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Calendarios

Sin duda esta es una de las secciones más innovadoras y prácticas de Evolution, ya que te permite gestionar una agenda personal de lo más completa, llena de citas, tareas, notas, y alertas.

Entorno de trabajo del calendario

Para entrar a este apartado, debes hacer clic en el botón Calendarios del panel lateral izquierdo de la ventana.

En la ventana que se abre puedes observar que en esta sección el entorno de trabajo es algo diferente al del resto de apartados. En la barra de iconos aparecen botones que ya conoces en Evolution, y otros nuevos que pertenecen exclusivamente al entorno de los calendarios y que te explicamos a continuación:

-Retroceder: retrocede un día, una semana, un mes,… en el calendario, según sea el formato con el que estás trabajando.

-Hoy: si haces clic en este botón te marca en el calendario el día y la hora en la que te encuentras en ese momento.

-Avanzar: adelanta un día, una semana, un mes… en el calendario, según sea el formato con el que estás trabajando.

Explicación animada

-Ir a: te permite seleccionar una fecha específica.

Explicación animada

-Día: muestra sólo un día en el calendario.

-Semana laboral: muestra en el calendario la semana laboral de lunes a viernes.

-Semana: muestra una semana en el calendario.

-Mes: muestra un mes entero en el calendario.

-Lista: muestra como una lista.

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Citas, tareas y notas

Aunque las tareas y las notas tienen su propio apartado en el panel lateral de la izquierda de la ventana, te recomendamos que trabajes con tus citas, notas y tareas desde esta sección de calendarios, ya que te permite la posibilidad de ir organizandolas pudiendo mirar las fechas del calendario a la misma vez.

Para explicarte esta parte vamos a utilizar un ejemplo para que lo veas de forma gráfica y puedas entenderlo a la perfección.

En nuestro ejemplo vas a utilizar el formato Semana del calendario, para seleccionarlo tienes que hacer clic en el botón Semana de la barra de iconos. A continuación, vas a crear una cita de reunión de trabajo y una tarea pendiente que debes realizar.

Para crear la cita, colócate con el ratón encima del día de la cita, haz clic con el botón derecho, y escoge la opción Cita nueva del menú desplegable.

En esa ventana debes incluir los datos de la cita, como un breve resumen de la misma que viene a ser como el título de la misma, el lugar, el día y la hora, y una descripción.

Cuando acabes de rellenar todos los datos, no olvides hacer clic en el botón Guardar de la barra de iconos.

Ya has creado tu cita, y debería aparecerte ya en tu calendario, además, si colocas el ratón encima te muestra todos los detalles de esa cita.

Explicación animada

Imagínate ahora que en tu trabajo tienes que entregar un informe de presupuestos con fecha límite, y quieres registrarlo como tareas pendientes para que no se te olvide ni hacerlo, ni entregarlo a tiempo. Lo que puedes hacer es registrarlo como una tarea en Evolution.

Para hacer esto, colócate con el ratón encima del día del calendario que quieras, haz clic con el botón derecho, y elige la opción Tarea nueva del menú desplegable.

En esa ventana, vas incluir todos los datos o detalles de la tarea, como el resumen o título, fecha de inicio, fecha de vencimiento, y descripción, y cuando acabes de rellenar todos los datos, haces clic en el botón Guardar de la barra de iconos.

Tu tarea está creada y debería de aparecer en la parte derecha de tu ventana, en el apartado de tareas, junto al calendario.

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Modificar y borrar citas y tareas

Para modificar alguna cita o tarea, tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón encima de la cita o tarea que quieres cambiar y escoger la opción Abrir del menú desplegable. A continuación, te encontrarás dentro de la misma ventana donde la creaste y con posibilidad de modificar esos datos.

Explicación animada

En el caso de que quieras borrar citas o tareas, posiciónate con el ratón encima de la cita o tarea que quieras eliminar de tu calendario, haces clic con el botón derecho del ratón, y escoges la opción Borrar del menú desplegable. Así de fácil y rápido.

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Calendario del panel superior del escritorio

Ahora que ya sabes registrar tus citas y tu tareas pendientes de realizar, quizá te preguntes si cada vez que quieres ver tu calendario con las citas y tareas incluidas, tienes que abrir el Evolution para poder consultar tu agenda.

Como te hemos comentado anteriormente, Evolution interactúa con el calendario del panel superior de tu escritorio para que puedas consultar tu agenda de forma rápida sin tener que abrir el programa. Sólo tienes que hacer clic encima de la fecha y hora del panel , desplegar el calendario, y observarás como los días que tienen asignadas citas o tareas aparecen señalados en otro color, haz clic encima del día concreto y ya verás las cosas que tienes que hacer y que registraste en la agenda.

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Convertir en tarea

Todas las secciones del panel lateral izquierdo de la ventana principal de Evolution interactuan entre sí para facilitarte las tareas. Es posible que recibas, por ejemplo, un correo de tu jefe en el que te especifica una serie de tareas que debes realizar y entregar en una fecha determinada. Lo más lógico, es que registraras todo ese trabajo que tienes que realizar para tu jefe en la sección de Tareas, pero Evolution te permite pasar directamente ese correo de tu jefe a la sección de tareas.

Para ello, debes colocarte con el ratón encima del correo concreto, hacer clic con el botón derecho, y elegir la opción Convertir en tarea del menú desplegable. A continuación, puedes abrir el apartado de Tareas y comprobar que ese correo aparece registrado ya como tareas pendientes.

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Alertas

Aunque los calendarios en Evolution están pensados para que los utilices como agenda personal y apuntes todas tus citas y tareas pendientes para que no se te olviden, seguro que también te gustaría que el programa te avisara de alguna forma antes de una cita. Evolution incorpora un sistema de alertas que puede avisarte cuando tú quieras, y ese aviso lo realiza a través de ventanas emergentes en tu pantalla que puedes configurar a tu gusto.

Para acceder a las opciones de alerta para las citas, primero debes posicionarte con el ratón encima de la cita concreta, hacer clic con el botón derecho del ratón y escoger la opción Abrir del menú desplegable, como si fueras a modificar los datos.

En esa ventana, en la barra de iconos, debes hacer clic en el icono de Alertas. Te permite la posibilidad de configurar la alerta para que aparezca una ventana emergente 15 minutos , una hora, o un día antes de la cita.

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Pero si lo que quieres es personalizar la alerta y especificar tú mismo el tiempo, tienes que escoger la opción Personalizar y hacer clic en el botón Añadir.

Debes ir rellenando todos esos datos según sea la forma en que quieres que te avise el programa, si deseas que te avise con una alerta emergente antes del comienzo de la cita, después del comienzo de la cita, si quieres repetir la alerta cada cierto tiempo, incluso, hasta puedes establecer un mensaje personalizado que será el texto que aparezca en la ventana emergente que te avisa.

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Te aconsejamos que utilices las alertas, ya que son herramientas muy prácticas que no dejan que se te olviden las cosas.

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