lara-learning · Julian-Wogersien · Oct 23, 2025 · Oct 23, 2025
diff --git a/packages/api/src/email.ts b/packages/api/src/email.ts
@@ -9,7 +9,7 @@ export type BaseEmailPayload = {
 }
 
 export type TrainerMailPayload = BaseEmailPayload & {
-  emailType: 'acceptReport' | 'needChanges'
+  emailType: 'acceptReport' | 'needChangesComment' | 'needChangesNoComment'
   userData: BaseMailUserData & {
     trainer: string
   }
@@ -70,7 +70,8 @@ export type EmailTranslations = {
     error: string
     reportExport: string
     acceptReport: string
-    needChanges: string
+    needChangesComment: string
+    needChangesNoComment: string
     deleteYourTrainee: string
     deleteAccount: string
     deleteUser: string
@@ -80,7 +81,8 @@ export type EmailTranslations = {
   headline: {
     export: string
     accepted: string
-    needChanges: string
+    needChangesComment: string
+    needChangesNoComment: string
     deleteTrainee: string
     deleteAccount: string
     deleteUser: string
@@ -91,7 +93,8 @@ export type EmailTranslations = {
     error: string
     success: string
     accepted: string
-    needChanges: string
+    needChangesComment: string
+    needChangesNoComment: string
     deleteTrainee: string
     deleteAccount: string
     deleteUser: string

diff --git a/packages/backend/src/i18n/de.ts b/packages/backend/src/i18n/de.ts
@@ -37,7 +37,8 @@ export const GermanTranslations: Translations = {
       error: 'Fehler bei der pdf Generierung',
       reportExport: 'Dein Lara Export',
       acceptReport: 'Dein Bericht wurde genehmigt',
-      needChanges: 'Bericht zurückgegeben',
+      needChangesNoComment: 'Bericht zurückgegeben',
+      needChangesComment: 'Bericht zurückgegeben',
       deleteYourTrainee: 'Dein Azubi wird bald gelöscht',
       deleteAccount: 'Dein Account wird bald gelöscht',
       deleteUser: 'Ein Benutzer wird bald gelöscht',
@@ -47,7 +48,8 @@ export const GermanTranslations: Translations = {
     headline: {
       export: 'Dein Lara-Export!',
       accepted: 'Report genehmigt!',
-      needChanges: 'Änderungen erforderlich!',
+      needChangesComment: 'Änderungen erforderlich!',
+      needChangesNoComment: 'Änderungen erforderlich!',
       deleteTrainee: 'Dein Azubi wird bald gelöscht',
       deleteAccount: 'Dein Account wird bald gelöscht',
       deleteUser: 'Ein Benutzer wird bald gelöscht',
@@ -58,8 +60,9 @@ export const GermanTranslations: Translations = {
       error: 'etwas ist schiefgegangen. Bitte wende dich an einen Lara Admin oder Entwickler.',
       success: 'im Anhang findest du deinen Lara-Export. Wir wünschen dir ganz viel Spaß damit.',
       accepted: '{{ trainer }} hat dein Berichtsheft erhalten und genehmigt',
-      needChanges:
-        '{{ trainer }} hat dein Berichtsheft erhalten und es zurückgegeben. Zu dieser Woche gibt es einen Kommentar.',
+      needChangesComment:
+        '{{ trainer }} hat dein Berichtsheft erhalten und es zurückgegeben. Zu dieser Woche gibt es Rückmeldungen',
+      needChangesNoComment: '{{ trainer }} hat dein Berichtsheft erhalten und es zurückgegeben.',
       deleteTrainee:
         'Dein Auszubildener {{ trainee }} wird in 3 Monaten gelöscht. Sollte dies ein Fehler sein kannst du dich mit deinem Admin in Verbindung setzen, damit er die Löschung abbricht.',
       deleteAccount:

diff --git a/packages/backend/src/i18n/en.ts b/packages/backend/src/i18n/en.ts
@@ -37,7 +37,8 @@ export const EnglishTranslations: Translations = {
       error: 'Error while generating reports.',
       reportExport: 'Your Lara export',
       acceptReport: 'Your report got accepted',
-      needChanges: 'Your report got handed back',
+      needChangesComment: 'Your report got handed back',
+      needChangesNoComment: 'Your report got handed back',
       deleteYourTrainee: 'Your Trainee will be deleted soon',
       deleteAccount: 'Your account will be deleted',
       deleteUser: 'A User will be deleted soon',
@@ -47,7 +48,8 @@ export const EnglishTranslations: Translations = {
     headline: {
       export: 'Your Lara export!',
       accepted: 'Report accepted!',
-      needChanges: 'Changes necessary!',
+      needChangesNoComment: 'Changes necessary!',
+      needChangesComment: 'Changes necessary!',
       deleteTrainee: 'Your trainee will be delted soon',
       deleteAccount: 'Your account will be deleted',
       deleteUser: 'A User will be deleted soon',
@@ -58,7 +60,8 @@ export const EnglishTranslations: Translations = {
       error: 'Something went wring. Please conteact your Lara admin.',
       success: 'Your lara report is attached to this mail. Good luck with it.',
       accepted: '{{ trainer }} received your report and approved it',
-      needChanges: '{{ trainer }} received your report and handed it back. There are comments to your report.',
+      needChangesComment: '{{ trainer }} received your report and handed it back. There are comments to your report.',
+      needChangesNoComment: '{{ trainer }} received your report and handed it back.',
       deleteTrainee:
         'Your trainee {{ trainee }} will be deleted in 3 month. If this is wrong you should contact your Lara-Admin to solve this problem.',
       deleteAccount:

diff --git a/packages/backend/src/services/email.service.ts b/packages/backend/src/services/email.service.ts
@@ -28,8 +28,19 @@ const trainerNotificationMailPayload = (receiver: Trainer, sender: Trainee, repo
   translations: translations(receiver),
 })
 
+const hasComments = (report: Report) => {
+  let hasComments = report.comments.length > 0
+  report.days.forEach((day) => {
+    if (day.comments.length > 0) {
+      hasComments = true
+    }
+  })
+  return hasComments
+}
+
 const traineeNoficationMailPayload = (receiver: Trainee, sender: Trainer, report: Report): EmailPayload => ({
-  emailType: report.status === 'archived' ? 'acceptReport' : 'needChanges',
+  emailType:
+    report.status === 'archived' ? 'acceptReport' : hasComments(report) ? 'needChangesComment' : 'needChangesNoComment',
   userData: {
     receiverEmail: receiver.email,
     receiverName: receiver.firstName,

diff --git a/packages/email/src/mail-template.ts b/packages/email/src/mail-template.ts
@@ -59,13 +59,23 @@ export const generateEmailTemplate = (type: EmailType, translations: EmailTransl
         BUTTONTEXT: link.report,
       }
       break
-    case 'needChanges':
+    case 'needChangesComment':
       emailVariables = {
         ...emailVariables,
         DEFAULTBACKGROUND: createBase64UrlfromPng('background_1.png'),
-        HEADLINE: headline.needChanges,
+        HEADLINE: headline.needChangesComment,
         HEADLINEIMAGE: createBase64UrlfromPng('tablet.png'),
-        MAINTEXT: message.needChanges,
+        MAINTEXT: message.needChangesComment,
+        BUTTONTEXT: link.report,
+      }
+      break
+    case 'needChangesNoComment':
+      emailVariables = {
+        ...emailVariables,
+        DEFAULTBACKGROUND: createBase64UrlfromPng('background_1.png'),
+        HEADLINE: headline.needChangesNoComment,
+        HEADLINEIMAGE: createBase64UrlfromPng('tablet.png'),
+        MAINTEXT: message.needChangesNoComment,
         BUTTONTEXT: link.report,
       }
       break

diff --git a/packages/email/src/mock.ts b/packages/email/src/mock.ts
@@ -19,7 +19,8 @@ export const DUMMY_DATA: EmailPayload = {
       error: 'Fehler bei der pdf Generierung',
       reportExport: 'Dein Lara Export',
       acceptReport: 'Dein Bericht wurde genehmigt',
-      needChanges: 'Bericht zurückgegeben',
+      needChangesNoComment: 'Bericht zurückgegeben',
+      needChangesComment: 'Bericht zurückgegeben',
       deleteYourTrainee: 'Dein Azubi wird bald gelöscht',
       deleteAccount: 'Dein Account wird bald gelöscht',
       deleteUser: 'Ein Benutzer wird bald gelöscht',
@@ -29,7 +30,8 @@ export const DUMMY_DATA: EmailPayload = {
     headline: {
       export: 'Dein Lara-Export!',
       accepted: 'Report genehmigt!',
-      needChanges: 'Änderungen erforderlich!',
+      needChangesNoComment: 'Änderungen erforderlich!',
+      needChangesComment: 'Änderungen erforderlich!',
       deleteTrainee: 'Dein Azubi wird bald gelöscht',
       deleteAccount: 'Dein Account wird bald gelöscht',
       deleteUser: 'Ein Benutzer wird bald gelöscht',
@@ -40,8 +42,9 @@ export const DUMMY_DATA: EmailPayload = {
       error: 'etwas ist schiefgegangen. Bitte wende dich an einen Lara Admin oder Entwickler.',
       success: 'im Anhang findest du deinen Lara-Export. Wir wünschen dir ganz viel Spaß damit.',
       accepted: '{{ trainer }} hat dein Berichtsheft erhalten und genehmigt',
-      needChanges:
-        '{{ trainer }} hat dein Berichtsheft erhalten und es zurückgegeben. Zu dieser Woche gibt es einen Kommentar.',
+      needChangesComment:
+        '{{ trainer }} hat dein Berichtsheft erhalten und es zurückgegeben. Zu dieser Woche gibt es Rückmeldungen.',
+      needChangesNoComment: '{{ trainer }} hat dein Berichtsheft erhalten und es zurückgegeben.',
       deleteTrainee:
         'Dein Auszubildener {{ trainee }} wird in 3 Monaten gelöscht. Sollte dies ein Fehler sein kannst du dich mit deinem Admin in Verbindung setzen, damit er die Löschung abbricht.',
       deleteAccount:
@@ -83,7 +86,7 @@ const requestListener: RequestListener = (_req, res) => {
       break
     case '/needChanges':
       res.writeHead(200)
-      res.end(generateEmailTemplate('needChanges', translations))
+      res.end(generateEmailTemplate('needChangesNoComment', translations))
       break
     case '/deleteYourTrainee':
       res.writeHead(200)

diff --git a/packages/print/src/mock.ts b/packages/print/src/mock.ts
@@ -129,7 +129,8 @@ export const DUMMY_DATA: PrintData = {
       error: 'Fehler bei der pdf Generierung',
       reportExport: 'Dein Lara Export',
       acceptReport: 'Dein Bericht wurde genehmigt',
-      needChanges: 'Bericht zurückgegeben',
+      needChangesNoComment: 'Bericht zurückgegeben',
+      needChangesComment: 'Bericht zurückgegeben',
       deleteYourTrainee: 'Dein Azubi wird bald gelöscht',
       deleteAccount: 'Dein Account wird bald gelöscht',
       deleteUser: 'Ein Benutzer wird bald gelöscht',
@@ -139,7 +140,8 @@ export const DUMMY_DATA: PrintData = {
     headline: {
       export: 'Dein Lara-Export!',
       accepted: 'Report genehmigt!',
-      needChanges: 'Änderungen erforderlich!',
+      needChangesNoComment: 'Änderungen erforderlich!',
+      needChangesComment: 'Änderungen erforderlich!',
       deleteTrainee: 'Dein Azubi wird bald gelöscht',
       deleteAccount: 'Dein Account wird bald gelöscht',
       deleteUser: 'Ein Benutzer wird bald gelöscht',
@@ -150,8 +152,9 @@ export const DUMMY_DATA: PrintData = {
       error: 'etwas ist schiefgegangen. Bitte wende dich an einen Lara Admin oder Entwickler.',
       success: 'im Anhang findest du deinen Lara-Export. Wir wünschen dir ganz viel Spaß damit.',
       accepted: '{{ trainer }} hat dein Berichtsheft erhalten und genehmigt',
-      needChanges:
+      needChangesComment:
         '{{ trainer }} hat dein Berichtsheft erhalten und es zurückgegeben. Zu dieser Woche gibt es einen Kommentar.',
+      needChangesNoComment: '{{ trainer }} hat dein Berichtsheft erhalten und es zurückgegeben.',
       deleteTrainee:
         'Dein Auszubildener {{ trainee }} wird in 3 Monaten gelöscht. Sollte dies ein Fehler sein kannst du dich mit deinem Admin in Verbindung setzen, damit er die Löschung abbricht.',
       deleteAccount: