fix: prevent silent data overwrites on concurrent edits (#15749)

### What

Adds stale data detection to prevent silent overwrites when multiple
users edit the same document.

### Why

Currently, when two users edit the same document, the last save wins
with no warning. User 1 can make changes, then User 2 saves, overwriting
User 1's work silently.

This is separate from document locking and addresses a specific
scenario:

1. Both users already have the same document open at the same time. 
2. User 1 makes changes and saves. 
3. User 2, still viewing their original version, then decides to make
edits.
4. Without this fix, User 2 would unknowingly overwrite User 1's changes
with no warning.

### How

Now we track the document's `updatedAt` timestamp when it initially
loads. On first edit, check if the database version has a newer
timestamp.

If stale, show a modal with the option to reload (get latest). The check
only happens once per edit session to avoid excessive DB queries.

<img width="693" height="360" alt="Screenshot 2026-02-24 at 1 37 01 PM"
src="https://github.com/user-attachments/assets/1d63973c-fa40-4213-8718-9ea739f267c9"
/>

Fixes #15486

Author: PatrikKozak

packages/payload/src/admin/forms/Form.ts

@@ -101,6 +101,11 @@ export type FormStateWithoutComponents = {
 }
 
 export type BuildFormStateArgs = {
+  /**
+   * If true, will check if the document has been modified since it was loaded.
+   * This helps detect stale data when multiple users are editing the same document.
+   */
+  checkForStaleData?: boolean
   data?: Data
   docPermissions: SanitizedDocumentPermissions | undefined
   docPreferences: DocumentPreferences
@@ -127,6 +132,11 @@ export type BuildFormStateArgs = {
    */
   mockRSCs?: boolean
   operation?: 'create' | 'update'
+  /**
+   * The original updatedAt timestamp from when the document was initially loaded.
+   * Used with checkForStaleData to detect if the document has been modified.
+   */
+  originalUpdatedAt?: string
   readOnly?: boolean
   /**
    * If true, will render field components within their state object.

packages/translations/src/clientKeys.ts

@@ -234,6 +234,8 @@ export const clientTranslationKeys = createClientTranslationKeys([
   'general:document',
   'general:documentIsTrashed',
   'general:documentLocked',
+  'general:documentModified',
+  'general:documentOutOfDate',
   'general:documents',
   'general:duplicate',
   'general:duplicateWithoutSaving',
@@ -315,6 +317,7 @@ export const clientTranslationKeys = createClientTranslationKeys([
   'general:previous',
   'general:reindex',
   'general:reindexingAll',
+  'general:reloadDocument',
   'general:remove',
   'general:rename',
   'general:reset',

packages/translations/src/languages/ar.ts

@@ -292,6 +292,8 @@ export const arTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     document: 'وثيقة',
     documentIsTrashed: 'تم تحويل {{label}} هذا إلى المهملات وهو للقراءة فقط.',
     documentLocked: 'تم قفل المستند',
+    documentModified: 'تم تعديل المستند',
+    documentOutOfDate: 'تم تحديث هذا المستند مؤخرًا بواسطة مستخدم آخر. عرضك غير محدث.',
     documents: 'وثائق',
     duplicate: 'استنساخ',
     duplicateWithoutSaving: 'استنساخ بدون حفظ التغييرات',
@@ -380,6 +382,7 @@ export const arTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     previous: 'سابق',
     reindex: 'إعادة الفهرسة',
     reindexingAll: 'جاري إعادة فهرسة جميع {{collections}}.',
+    reloadDocument: 'أعد تحميل الوثيقة',
     remove: 'إزالة',
     rename: 'إعادة تسمية',
     reset: 'إعادة تعيين',

packages/translations/src/languages/az.ts

@@ -304,6 +304,9 @@ export const azTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     document: 'Sənəd',
     documentIsTrashed: 'Bu {{label}} zibil qutusuna atılıb və yalnız oxuna bilər.',
     documentLocked: 'Sənəd kilidləndi',
+    documentModified: 'Sənəd dəyişdirildi',
+    documentOutOfDate:
+      'Bu sənəd yeni başqa bir istifadəçi tərəfindən yenilənib. Sizin baxışınız köhnədir.',
     documents: 'Sənədlər',
     duplicate: 'Dublikat',
     duplicateWithoutSaving: 'Dəyişiklikləri saxlamadan dublikatla',
@@ -394,6 +397,7 @@ export const azTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     previous: 'Əvvəlki',
     reindex: 'Yenidən indekslə',
     reindexingAll: 'Bütün {{collections}} yenidən indekslənir.',
+    reloadDocument: 'Sənədə yenidən yükləyin',
     remove: 'Sil',
     rename: 'Yenidən adlandırın',
     reset: 'Yenidən başlat',

packages/translations/src/languages/bg.ts

@@ -301,6 +301,9 @@ export const bgTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     document: 'Документ',
     documentIsTrashed: 'Този {{label}} е изтрит и е само за четене.',
     documentLocked: 'Документът е заключен',
+    documentModified: 'Модифициран документ',
+    documentOutOfDate:
+      'Този документ беше наскоро обновен от друг потребител. Вашият изглед е неактуален.',
     documents: 'Документи',
     duplicate: 'Дупликирай',
     duplicateWithoutSaving: 'Дупликирай без да запазваш промените',
@@ -391,6 +394,7 @@ export const bgTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     previous: 'Предишен',
     reindex: 'Преиндексиране',
     reindexingAll: 'Преиндексиране на всички {{collections}}.',
+    reloadDocument: 'Презареди документ',
     remove: 'Премахни',
     rename: 'Преименувайте',
     reset: 'Нулиране',

packages/translations/src/languages/bnBd.ts

@@ -306,6 +306,9 @@ export const bnBdTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     document: 'ডকুমেন্ট',
     documentIsTrashed: 'এই {{label}} ট্র্যাশ করা হয়েছে এবং এটি শুধুমাত্র পাঠনীয়।',
     documentLocked: 'ডকুমেন্ট লক করা হয়েছে',
+    documentModified: 'নথি পরিবর্তিত হয়েছে',
+    documentOutOfDate:
+      'এই নথিটি সাম্প্রতিকভাবে অন্য ব্যবহারকারীর দ্বারা আপডেট করা হয়েছে। আপনার দর্শন আপতিত।',
     documents: 'ডকুমেন্টগুলি',
     duplicate: 'ডুপ্লিকেট করুন',
     duplicateWithoutSaving: 'পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ না করে ডুপ্লিকেট করুন',
@@ -397,6 +400,7 @@ export const bnBdTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     previous: 'পূর্ববর্তী',
     reindex: 'পুনরায় সূচিবদ্ধ করুন',
     reindexingAll: 'সমস্ত {{collections}} পুনরায় সূচিবদ্ধ করা হচ্ছে।',
+    reloadDocument: 'নথি পুনরায় লোড করুন',
     remove: 'অপসারণ করুন',
     rename: 'নাম পরিবর্তন করুন',
     reset: 'রিসেট করুন',

packages/translations/src/languages/bnIn.ts

@@ -305,6 +305,9 @@ export const bnInTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     document: 'ডকুমেন্ট',
     documentIsTrashed: 'এই {{label}} টি মুছে ফেলা হয়েছে এবং এটি কেবল পড়ার জন্য।',
     documentLocked: 'ডকুমেন্ট লক করা হয়েছে',
+    documentModified: 'নথি পরিবর্তিত হয়েছে',
+    documentOutOfDate:
+      'এই নথিটি সম্প্রতি অন্য ব্যবহারকারীর দ্বারা আপডেট করা হয়েছে। আপনার দেখানো ভার্সন আপ টু ডেট নয়।',
     documents: 'ডকুমেন্টগুলি',
     duplicate: 'ডুপ্লিকেট করুন',
     duplicateWithoutSaving: 'পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ না করে ডুপ্লিকেট করুন',
@@ -396,6 +399,7 @@ export const bnInTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     previous: 'পূর্ববর্তী',
     reindex: 'পুনরায় সূচিবদ্ধ করুন',
     reindexingAll: 'সমস্ত {{collections}} পুনরায় সূচিবদ্ধ করা হচ্ছে।',
+    reloadDocument: 'নথি পুনরায় লোড করুন',
     remove: 'অপসারণ করুন',
     rename: 'নাম পরিবর্তন করুন',
     reset: 'রিসেট করুন',

packages/translations/src/languages/ca.ts

@@ -303,6 +303,9 @@ export const caTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     document: 'Document',
     documentIsTrashed: "Aquesta {{label}} s'ha eliminat i és de només lectura.",
     documentLocked: 'Document bloquejat',
+    documentModified: 'Document modificat',
+    documentOutOfDate:
+      'Aquest document ha estat actualitzat recentment per un altre usuari. La seva vista està desactualitzada.',
     documents: 'Documents',
     duplicate: 'Duplicar',
     duplicateWithoutSaving: 'Duplica sense desar',
@@ -394,6 +397,7 @@ export const caTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     previous: 'Previ',
     reindex: 'Reindexa',
     reindexingAll: 'Reindexa tots el {{collections}}.',
+    reloadDocument: 'Recarrega el document',
     remove: 'Elimina',
     rename: 'Canvia el nom',
     reset: 'Restableix',

packages/translations/src/languages/cs.ts

@@ -300,6 +300,9 @@ export const csTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     document: 'Dokument',
     documentIsTrashed: 'Tento {{label}} je v koši a je pouze pro čtení.',
     documentLocked: 'Dokument je uzamčen',
+    documentModified: 'Dokument upraven',
+    documentOutOfDate:
+      'Tento dokument byl nedávno aktualizován jiným uživatelem. Váš pohled je zastaralý.',
     documents: 'Dokumenty',
     duplicate: 'Duplikovat',
     duplicateWithoutSaving: 'Duplikovat bez uložení změn',
@@ -390,6 +393,7 @@ export const csTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     previous: 'Předchozí',
     reindex: 'Přeindexovat',
     reindexingAll: 'Přeindexování všech {{collections}}.',
+    reloadDocument: 'Obnovit dokument',
     remove: 'Odstranit',
     rename: 'Přejmenovat',
     reset: 'Resetovat',

packages/translations/src/languages/da.ts

@@ -300,6 +300,9 @@ export const daTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     document: 'Dokument',
     documentIsTrashed: 'Denne {{label}} er smidt væk og er kun til læsning.',
     documentLocked: 'Dette dokument er låst',
+    documentModified: 'Dokument ændret',
+    documentOutOfDate:
+      'Dette dokument er for nylig blevet opdateret af en anden bruger. Din visning er forældet.',
     documents: 'Dokumenter',
     duplicate: 'Duplikér',
     duplicateWithoutSaving: 'Dupliker uden at gemme ændringer',
@@ -390,6 +393,7 @@ export const daTranslations: DefaultTranslationsObject = {
     previous: 'Tidligere',
     reindex: 'Genindekser',
     reindexingAll: 'Genindekserer alle {{collections}}.',
+    reloadDocument: 'Genindlæs dokument',
     remove: 'Fjern',
     rename: 'Omdøb',
     reset: 'Nulstil',