퍼실리테이션
패러프레이징이란 다른 사람이 한 말을 바꿔서 다시 한 번 말하는 것이다. 퍼실리테이션에서 패러프레이징은 상대방이 사용한 단어를 그대로 활용해 재구술 하는 것을 의미한다.
참석자가 두서 없이 말 한 내용을 정리하고 참석자들이 집중하지 않을 때 분위기를 환기시킨다. 퍼실리테이터가 상대의 말을 놓치지 않고 경청하면서 다른 생각을 하는 것을 방지하는 데 효과적이다.
참석자의 장황한 발언을 정리하거나 토론을 마무리 할 때 요약 기술이 필요하다. 요약한 내용의 개수를 제시한다. 참석자들의 관심 제고 및 수정작업 시 참여유도 가능하다.
- 자연스러운 생각의 흐름을 통해 결론에 도달하는 질문법
- International Cultual Affaris가 고안
- 정식 명칭은 집중대화법이다.
- Objective, Reflective, Interpretive, Decisional의 4단계로 구성
- 객관적인 정보를 공유하는 단계
- 회의 참석자의 경험에 대한 질문
- 무엇을 보았나? 들었나? 읽었나? 기억에 남는 문구는?
- 토론 주제에 대한 공통의 이미지를 만드는 단계
- Objective 질문 생략 시 상대 발언의 정확한 이해 불가능
- 객관적 정보에 대한 참석자들의 감정을 공유하는 단계
- 무엇이 연상되나? 기뻤던 점은? 아쉬웠던 점은?
- 참석자 간 인간적 친밀감 및 이해를 높이는 단계
- 새로운 관점에서 독특한 의견 제시 가능
- 핵심 의미와 시사점을 파악하는 단계
- 업무에 미치는 영향은? 우리에게 시사하는 바는?
- 근본 원인은 무엇인가?
- 파악한 정보를 바탕으로 심도 있는 사고 유도
- 결정을 내기리 위한 질문을 던지는 단계
- 어떤 결정을 내려야 할까? 우리가 무엇을 해야 하나?
- 의사결정을 촉구하는 질문을 통해 결론 유도
- 일을 쉽게 하도록 도와주다라는 의미
- 회의에서 참석자들이 좀 더 쉽게 소통할 수 있도록 도와주는 것
- 리더는 회의를 총체적으로 기획하고 진행하는 퍼실리테이터
- 회의의 판을 짜라
- 회의 결과 미리 인지
- 적절한 회의 참석자 선정
- 회의 진행 계획 수립
- 구체적인 회의 기법 마련
- 유연하게 이끌어라
- 참석자들이 회의안건에 몰입하도록 유도
- 돌발상황 발생 시 유연하게 방향 수정
- 비상시 회의 연장, 비상 종료 등 대처
- 오케스트라의 지휘자가 되라
- 참석자간 소통의 매개체 역할
- 말하는 대신 듣고, 지시하는 대신 질문하기
- 회의 내용을 기록 및 요약해 참석자들에게 제시
프로젝트 팀의 첫 모임에서 이뤄지는 회의이다. 프로젝트 계획 수립에 필요한 기본요소 등을 확정한다.
- 지난해 회고
- 팀원 개개인의 일상, 팀의 공식적 업무 두가지를 나눠 부드러운 회의를 한다.
- 팀원들의 지난 1년 회고
- 인생 그래프 활용
- 서로의 일상을 공유하며 친밀감 형성
- 팀의 1년간 성과 공유
- 성과에 기여한 팀원에게 감사 표현, 고생한 팀원은 격려
- 업무결과 회고(잘한 일과 아쉬운 일을 공유한다)
- 올해의 주요업무 공유
- 팀의 1년간 주요과제와 전략을 공유
- 부서장이 일방적으로 발표하지 않도록 주의
- 팀원들이 전략을 고민하도록 해 공감대 형성
- 팀 연간계획 수립
- 대형 달력 인쇄
- 팀의 1년 계획 확인 및 조정
Assimiliation Workshop으로도 불린다. 신규 팀원(or 신임 리더)과 기존 팀원간 이해를 돕고 새 팀원이 조직에 신속히 정착할 수 있도록 돕는 회의이다. 제너럴일렉트릭(GE)에서 처음 시작했다.
소통의 골든타임은 최초 한 달이다. 신인 리더 부임 후 한 단 동안의 소통 시간은 이후 팀워크에 막대한 영향
혼자 일을 하다가 동료들과 의견을 나누고 다양한 의견을 모아 조직의 발전 그리고 구성원들의 잠재력을 극대화할 수 있다.
좋은 회의를 하려면 준비를 해야한다. 퍼실리테이션 회의를 몇가지 다르다.
벽면을 활용하는 것은 집단의 기억장치이다. 개인의 노트는 개인의 기억장치이다. 그래서 벽명, 차트, 화이트 보드를 통해 집단 전체가 볼 수 있어야 한다
퍼실리테이션의 중요한 것 중 하나가 프로세스이다. 회의가 진행되고 결론이 못낼때가 있다. 그러한 순서를 정하는 것이다. 일반적인 순서는 아이디어 도출이다. 이때는 평가를 하지 않는 다. 그리고 확산 및 판단을 하게 된다.
주제자가 중립성을 지키지 않으면 참여자의 참여를 막는 다. 회의의 주제와 결정을 위해서는 중립성을 지키고 독려해야한다.
- 아키텍트
- 기획단계에서 고객에 대한 정보를 모은다.
- 워크숍의 맥락을 파악한다.
- 목적과 기대하는 산출물을 파악한다.
- 기획안을 작성한다. 기획안은 산출물을 기반으로 작성한다.
- 유연한 아젠다와 결과를 표현한다.
- 조종사
- 회의실, 요구사항에 맞게 준비됬는 지 확인한다.
- 중요한 순간에 지원할 사람이 있는 지 파악한다.
- 서기, 시간관리자, 통역사, 음향기술자 등
- 회의가 시작하면 진행 계획과 그라운드 룰을 설명한다.
- 퍼실리테이터의 역할과 회의 목적을 설명한다.
- 회의의 목적에 맞게 진행하고 예외상황이 왔을 때 운항을 변경하기도 한다.
- 회의가 끝나면 여정을 마친 것에 감사를 표하고 마지막을 안내한다.
- 가이드
- 생소한 영역에 대한 이야기를 할 때 불안한 순간을 해쳐날 수 있도록 해야 한다.
- 참석자들이 해결 가능하다고 독려해야 한다.
참고 영상
https://youtu.be/fyfP-3a4X1Q
https://youtu.be/r2YHqfMdOMU
퍼실리테이션은 사전적으로 쉽게 하다. 용이하게 하다라고 한다. 퍼실리테이션은 여러사람이 모여서 무언가를 할 때 쉽게하게 하는 것을 말한다. 다수의 상호작용을 쉽게하는 것이다. 일반적인 상황은 회의가 있고, 회의를 쉽게하는 것이다.
갈등을 하지 않게 하고 효과적으로 해결하는 것이다.
상명하복이라는 문화에서는 현재는 트렌드에 신속하게 반응하는 문화로 변경되었다. 창의적이고 혁신적을 위해서 수평적인 문화를 만들게 되었다. 구성원들의 아이디어를 수집하고 협의하는 과정이 필요하다.
- 협력적 조직문화 구축 활동
- 효과적인 회의 및 워크숍 주도
- 교육 환경
- 전통적으로는 주입식 교육이었으나 현재는 토론활동을 통한 교육이다.
- 갈등 해결 방안으로도 사용
- 기업에서는 문제 해결 및 전략 회의
- 정치 사회 분야에서 적용(대표적으로 캐나다에서 퍼실리테이션활동을 함)
- 참여 독려로 조직이 활성화
- 자발적인 의견 개진
- 개인 성향을 뛰어넘은 자발적인 토론
- 다수의 합리적인 의사결정을 도출
- 다양한 아이디어 도출
- 회의 결과물에 대한 실행력 증대
- 회의 전반의 운영방식 설계
- 물리적, 심리적인 회의환경 준비
- 참여자 지식 고려하여 동기 부여 및 격려
- 정기적 논의 초점 환기
- 계속적으로 논의 초점이 이어지도록 함
- 이야기가 산으로 가지 않도록 중간중간에 이야기를 함
- 자연스러운 논의 흐름 조성
- 논의 내용 연결 및 중재 역할
- 갈등 중재하는 장치
- 중립적 태도를 유지해야함
- 판단하지 말아야함
- 긍정적인 태도
- 지속적인 격려 및 참여 유도
IAF(International Association of Facilitator)에서 지정한 역량
- 상호 협력적으로 고객과의 관계유지
- 고객의 의뢰에 효율적인 일정을 협의를 통해 결정
- 상황에 적합한 계획 수립
- 어떠한 상황의 어떠한 단계를 통해 결론이 도출가능하다라고 계획 수립
- 다양한 구성원들의 의견 독려
- 참여적 환경 조성
- 개인의 특성에 맞춘 환경 조성
- 집단 내 갈등 중재 역할
- 원인이 무엇인지 파악하여 모두 알게해야 함
- 회의 목적 달성을 위한 진행
- 필수적인 전문적인 지식
- 긍정적이고 전문가적인 자세
- 가장 중요한 역량
- 모두 잘하고자 함이라는 객관적인 시선이 필요
- 평가를 하지 않고 바라봐야함