Intelligente Fax-Archivierung für Arztpraxen — powered by Vision-LLM (Ollama)
FaxFinity überwacht einen Eingangsordner auf neue Fax-PDFs und verarbeitet diese vollautomatisch:
- 📂 Backup → Sofortige Sicherung ins Archiv mit Zeitstempel
- 🤖 KI-Analyse → Vision-LLM erkennt Kategorie, Absender und Patient
- ✏️ Umbenennung → Intelligente Namensgebung nach Schema
- 📁 Sortierung → Ablage im Zielordner
| Kategorie | Dateiname |
|---|---|
| Arztbrief | Arztbrief_Pneumologe_Dr._Müller_Wagner_20240115.pdf |
| Rezeptanforderung | Rezeptanforderung_Blindeninstitut_Meyer_20240115.pdf |
| Kommunikation | Kommunikation_Seniorenresidenz_Abendsonne_20240115.pdf |
| Werbung | Werbung_20240115.pdf |
Bevor FaxFinity funktioniert, müssen zwei Programme einmalig installiert werden:
| Programm | Link | Wichtiger Hinweis |
|---|---|---|
| Python 3.10+ | python.org/downloads | |
| Ollama | ollama.ai/download | Nach der Installation einmal die Kommandozeile öffnen und ollama pull llama3.2-vision eingeben. |
Important
Beide Programme müssen installiert sein, bevor FaxFinity gestartet wird!
-
Herunterladen
→ Gehe auf die 📦 Releases-Seite und lade dort die DateiFaxFinity_Portable.zipherunter. -
Entpacken
→ Rechtsklick auf die ZIP-Datei → „Alle extrahieren..." → Zielordner wählen → „Extrahieren" klicken. -
Starten
→ Im entpackten Ordner doppelt aufFaxFinity.exeklicken.
→ Beim allerersten Start werden automatisch alle nötigen Dateien eingerichtet — das dauert ein paar Minuten.
→ Danach öffnet sich FaxFinity von selbst im Browser!
Tip
Du kannst eine Verknüpfung zur FaxFinity.exe auf dem Desktop anlegen (Rechtsklick → „Senden an" → „Desktop (Verknüpfung erstellen)"), um das Programm schnell starten zu können.
Wenn sich FaxFinity im Browser öffnet, siehst du links eine Seitenleiste (Sidebar) mit den Einstellungen.
Dort musst du folgende Dinge eintragen:
| Einstellung | Was du eintragen musst | Beispiel |
|---|---|---|
| 📂 Eingangsordner | Der Ordner, in dem deine Faxe als PDF landen | C:\Faxeingang |
| 🤖 Ollama URL | Die Adresse deines Ollama-Servers (normalerweise lassen wie es ist) | http://localhost:11434 |
| 🧠 Vision-Modell | Das KI-Modell für die Fax-Erkennung | llama3.2-vision |
| 👤 Eigener Name | Dein Name / Name der Praxis (wird aus Dateinamen gefiltert) | Dr. Müller |
| ⏱️ Scan-Intervall | Wie oft geprüft wird (in Sekunden) | 120 |
Note
Die Einstellungen werden gespeichert und du musst sie nur einmal eintragen.
- Lege deine Fax-PDFs in den Eingangsordner (den du in den Einstellungen angegeben hast).
- FaxFinity prüft den Ordner automatisch alle paar Sekunden (je nach Scan-Intervall).
- Jede PDF wird:
- 📂 Gesichert → Eine Kopie landet im Unterordner
Archiv/ - 🤖 Analysiert → Die KI erkennt, was das Fax enthält
- ✏️ Umbenannt → Die Datei bekommt einen sinnvollen Namen
- 📁 Einsortiert → Die Datei landet im Unterordner
Umbenannt/
- 📂 Gesichert → Eine Kopie landet im Unterordner
- Im Hauptfenster siehst du den Status jeder Verarbeitung und eine Vorschau der Ergebnisse.
Du kannst auch jederzeit auf den „Verarbeitung starten"-Button klicken, um den Eingangsordner sofort zu prüfen — ohne auf das automatische Intervall zu warten.
Nach der Verarbeitung sieht dein Eingangsordner so aus:
Eingangsordner/
├── Fax001.pdf ← Eingehende Faxe (werden verarbeitet)
├── Archiv/ ← Unveränderte Backups mit Zeitstempel
│ └── 20240115_143022_Fax001.pdf
├── Umbenannt/ ← Fertig verarbeitete & umbenannte PDFs
│ └── Arztbrief_Pneumologe_Dr._Müller_Wagner_20240115.pdf
└── Fehler/ ← Nicht verarbeitbare Dateien
└── ANALYSE_20240115_144000_Fax003.pdf
❓ Die Seitenleiste (Sidebar) ist verschwunden
- Drücke die Taste
cauf deiner Tastatur. - Es erscheint kurz „Cache cleared" oben im Bild.
- Drücke F5 zum Neuladen — die Seitenleiste ist wieder da.
❓ Beim Start kommt eine Fehlermeldung
- Stelle sicher, dass Python installiert ist UND bei der Installation „Add Python to PATH" aktiviert war.
- Versuche, Python nochmal zu installieren und das Häkchen zu setzen.
- Starte danach den PC einmal neu.
❓ Faxe werden nicht erkannt / falsch benannt
- Prüfe, ob Ollama läuft (Ollama-Symbol in der Taskleiste unten rechts).
- Prüfe in den Einstellungen, ob das Vision-Modell korrekt eingetragen ist.
- Führe in der Kommandozeile aus:
ollama pull llama3.2-vision
❓ „Ollama nicht erreichbar"
- Stelle sicher, dass Ollama installiert und gestartet ist.
- Die Standard-Adresse ist
http://localhost:11434— ändere sie nur, wenn Ollama auf einem anderen PC läuft.
- Backup-First: Jede Datei wird vor der Verarbeitung archiviert
- 100% Lokal: Alle Analysen laufen auf dem eigenen PC (Ollama) — keine Cloud!
- Keine Datenverluste: Eindeutige Zeitstempel verhindern Kollisionen
- Fehlertoleranz: Fehlerhafte Dateien landen in
/Fehler, nicht im Nirwana - Empfänger-Filter: Der eigene Name wird automatisch aus Dateinamen gefiltert
Das LLM erkennt u.a. folgende Kategorien — und kann bei Bedarf eigene erfinden:
Arztbrief · Labor · Medikationsplan · Sturzprotokoll · Rezeptanforderung · Bestellung · Werbung · Kommunikation · Überweisung · Befund
Installation aus dem Quellcode
- Python 3.10+
- Ollama mit einem Vision-Modell (z.B.
llama3.2-vision)
# Ollama installieren: https://ollama.ai
# Vision-Modell herunterladen:
ollama pull llama3.2-visiongit clone https://github.com/lollylan/FaxFinity.git
cd FaxFinity
pip install -r requirements.txt# Per Launcher (öffnet Browser automatisch):
python launcher.py
# Oder direkt per Streamlit:
streamlit run faxsort_ai.pyDie Anwendung öffnet sich im Browser unter http://localhost:8501.
python build_portable.pyErstellt den Ordner FaxFinity_Portable/ mit EXE und allen Dateien.
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