Skip to content

Manual

Jump to bottom
Karl Thorén edited this page Oct 25, 2026 · 4 revisions

Manual

Office 365 användarkonton - synkronisering med Scoutnet

Synkroniserar personer som som är med på e-postlistor från Scoutnet genom att man anger id-numret för e-postlistan i workbooken. Det går bra att ange flera e-postlistor med kommatecken. Se exemplen i filen.

Om inget id-nummer för en e-postlista anges så tolkar programmet det som alla personer i kåren som har en avdelningsroll eller roll på kårnivå och skapar användarkonton på kårens Office 365 åt dem.

Om ett användarkonto vid nästkommande synkronisering ej matchar någon person som synkroniseras så inaktiveras konto. Om personen senare matchas aktiveras kontot igen. Det är bara konton som finns i säkerhetsgruppen Scoutnet i Office 365 som berörs vid en synkronisering. Användarkonton skapas på formen fornamn.efternamn@domännamn.se

Om det finns personer som har samma namn (för- och efternamn) angivet i Scoutnet kommer de som skapas som nr2 osv skapas på formen fornamn.efternamn.x@domännamn.se där X motsvarar en siffra från 1-5.

Exchange fältet CustomAttribute1 innehåller Scoutnet ID. Lägger du till användare manuellt och de ska kunna automatisk komma med i distributionsgrupper så behöver du fylla i CustomAttribute1 med personens Scoutnet ID.

Funktionen för användarsynkronisering heter Invoke-SNSUppdateOffice365User.

Inställningar

I exempelfilen så är det några inställningar att ändra:

  • Ändra kårens domän namn på variabeln $conf.DomainName.
  • Ändra mottagaradress i variabeln LogEmailToAddress.
  • Ändra licensinställningen i variabeln LicenseAssignment.
  • Ändra eller ta bort grupp för alla ledare i variabeln $conf.AllUsersGroupName.
  • Ändra standardsignatur i $conf.SignatureText och $conf.SignatureHtml.
  • Ändra rubrik och text på välkomstbrev i $conf.NewUserEmailSubject och $conf.NewUserEmailText. Välkomstbrevet skickas till medlemmens primära e-postadress i scouten.
  • Ändra rubrik och test på informationsbrev i $conf.NewUserInfoEmailSubject och $conf.NewUserInfoEmailText.
    • Informationsbrevet skickas till användarens nya e-postadress. Kan t.ex innehålla information om var du kan hitta sharepointsiten.

Office 365 distributionsgrupper - synkronisering med Scoutnet

Synkronisering av Office 365 distributionsgrupper med e-postlistor i Scoutnet. Där en distributionsgrupp är kopplad till en e-postlista i Scoutnet.

  1. Logga in på office 365 adminkonsollen och skapa de distributions listor du vill använda.

    1. Typen ska vara Distribution list för att synkroniseringen ska fungera. :warning: Office365 grupper stöds ej.
    2. Namnet kan vara beskrivande, men skriv ett alias som är kort och bara har ASCII tecken i sig.

  2. I Scoutnet skapa Fördefinierade listor för distributions listorna. T.ex. en lista för Spårare som är avsedd för att skicka brev till scouternas föräldrar. För att synkroniseringen ska fungera smidigt skapar du följande regler på varje lista. Regeln ledare hanteras av ledare_synk_option. Övriga regler styrs av scouter_synk_option.

    • Ledare: Regel som matchar ledarna på avdelningen. Döp den till ledare. Hur adresser synkroniseras styrs av ledare_synk_option.
    • Assistenter: Regel som matchar assistenterna på avdelningen. Döp den till assistenter. Hur adresser synkroniseras styrs av scouter_synk_option.
    • Scouter: Regel som matchar scouterna på avdelningen. Döp den till scouter. Hur adresser synkroniseras styrs av scouter_synk_option.

    Regelnamnen behöver inte användas om du bara vill styra med scouter_synk_option.

  3. Vill du låta scoutnet kunna styra vilka medlemmar som kommer med på en lista så sätt listtypen till statisk_lista. Då fungerar scoutnets inkluderande och exkluderande regelhantering. Se statisk_lista för mer information.

mailListSettings

I variabel $conf.MailListSettings ställ in de Office 365 distributionsgrupper som ska synkroniseras med Scoutnet. Namnet måste gå att matcha mot en distributionsgrupp i Office365.

Exempel:

$conf.MailListSettings = @{
    "utmanare" = @{ # Namnet på distributions gruppen i office 365.
        "scoutnet_list_id"= "0001"; # Listans Id i Scoutnet.
        "scouter_synk_option" = ""; # Alla adresser i scoutnet.
        "ledare_synk_option" = "@"; # Bara office 365 adresser
        "email_addresses" = "test1@domain.se","test2@domain.se";
        # Lista med e-postadresser.
        "ignore_user" = "12345", "54321"; # Lista med ScoutnetId som ignoreras.
    };
    "aventyrare" = @{ Namnet på distributions gruppen i office 365.
        "scoutnet_list_id"= "0002";
        "scouter_synk_option" = ""; # Alla adresser i scoutnet.
        "ledare_synk_option" = "@"; # Bara office 365 adresser
        "email_addresses" = "";
    };
    "lager" = @{ Namnet på distributions gruppen i office 365.
        "statisk_lista" = "Ja"; # Listat är en statisk Scoutnetlista.
        "scoutnet_list_id"= "0003";
        "ledare_synk_option" = "t"; # Office 365 adresser eller scoutnet adress.
        "scouter_synk_option" = ""; # Används inte för statiska listor
        "email_addresses" = "";
    };

scouter_synk_option

I fältet scouter_synk_option kan du för respektive distributionsgrupp ange följande:

  • "@" Lägg till personens Office365-konto om den har något, annars hoppa över personen.
  • "t" Lägg till personens Office365-konto om den har något, annars personens e-postadress som listad i Scoutnet.
  • "-" Lägg endast till personens e-postadress som listad i Scoutnet.
  • "&" Lägg till både personens e-postadress som listad i Scoutnet samt Office365-konto om den har något.
  • Standard för scouter_synk_option är "-" Lägg endast till personens e-postadress som listad i Scoutnet.

Det går också att ställa in i detta fält vilka e-postadressfält från scoutnet som ska läggas till:

  • "p" Lägg till en medlems primära e-postadress
  • "f" Lägg till de e-postadresser som är angivet i fälten Anhörig 1,2. Alltså vanligtvis föräldrarna.
  • "a" Lägg till en medlems alternativ e-postadress.
  • Om man inte anger något används fälten primär e-postadress, anhörig 1, anhörig 2 och alternativ e-postadress.

ledare_synk_option

I fältet ledare_synk_option kan du för respektive distributionsgrupp ange följande:

  • "@" Lägg till personens Office365-konto om den har något, annars hoppa över personen.
  • "t" Lägg till personens Office365-konto om den har något, annars personens e-postadress som listad i Scoutnet.
  • "-" Lägg endast till personens primära e-postadress som listad i Scoutnet.
  • "&" Lägg till både personens primära e-postadress som listad i Scoutnet samt Office365-konto om den har något.
  • Standard för ledare_synk_option är "@" Lägg till personens Office365-konto om den har något, annars hoppa över personen.

email_addresses

Fältet email_addresses används för att lägga till extra e-postadresser till en distributionsgrupp. Lägg adresserna kommaseparerade.

Exempel:

"email_addresses" = "test1@domain.se","test2@domain.se";

ignore_user

Fältet ignore_user används för att inte lägga till specifika användare till en distributionsgrupp. Används om en e-postlista i Scoutnet matchar lite mer än vad du vill ha med.

Lägg ScoutnetId kommaseparerade.

Exempel:

"ignore_user" = "12345", "54321";

statisk_lista

Fältet statisk_lista används för att markera att listan är en statiskt konfigurerad lista i Scoutnet. Statiska listor i Scoutnet hanteras bara med reglerna ifrån ledare_synk_option

Resultatet är att Scoutnets huvudlista används för att hämta adresserna för listan. Dvs inte listorna för de individuella reglerna. Funktionen kan då även användas för om Scoutnets funktionen med exkluderande och inkluderande regler används.

Exempel:

"statisk_lista" = "Ja";

Rapport över obligatoriska moment

Modulen stödjer att skicka en HTML-rapport till de adresser som anges i $conf.MandatoryMomentReportRecipients i MaillistSynk.ps1. Rapporten innehåller separata avsnitt för Trygga möten (pc_course_89) och Registerutdrag (latest_police_check). Varje avsnitt visar en konfigurerbar beskrivning, efternamn, förnamn, senaste datum samt roller i kåren och på avdelning. Beskrivningarna ställs in med $conf.MandatoryMomentCourseDescription och $conf.MandatoryMomentPoliceCheckDescription. Före varje tabell anges varför medlemmar tas med: åldersgränsen, kravet på en ej exkluderad roll samt att momentet saknas eller behöver förnyas enligt giltighetstiden. Roller som inte i sig ska göra att en medlem tas med kan anges i $conf.MandatoryMomentExcludedRoles som en lista med rollnamn. En medlem med minst en annan, ej exkluderad roll tas fortfarande med; rapporten visar då alla medlemmens roller. Exkluderingen matchar Scoutnets namn på rollen. T.ex om rollen Övrig ledare inte ska generera rapport så sätt MandatoryMomentExcludedRoles = @("Övrig ledare").

Som standard omfattar rapporten medlemmar som är äldre än 15 år, har minst en roll i kåren eller på en avdelning och inte har utfört momentet inom de senaste tre åren. Saknat datum räknas som att momentet aldrig utförts. Dessa regler kan ändras med $conf.MandatoryMomentMinimumAge och $conf.MandatoryMomentValidityYears. Lämna mottagarlistan tom för att inte skicka rapporten. Medlemmar utan födelsedatum kan inte ålderskontrolleras och tas inte med.

Rapporten skickas en gång per period enligt $conf.MandatoryMomentReportFrequency: Monthly (standard, endast den 1:a), Weekly (måndagar) eller Daily. För att hålla koll på om rapporten ska göras igen så behöver info om när senaste körningen sparas. MaillistSynk.ps1 har exempel på hur den informationen kan sparas.

Clone this wiki locally