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Problema: En el centro de capacitación, la validación de vigencia de certificados, el agendamiento de citas y la resolución de dudas frecuentes se realizan de forma manual. Esto genera tiempos de espera prolongados, sobrecarga al personal administrativo y dificulta a empleadores y contratistas verificar rápidamente si un trabajador es apto para laborar.
Solución: Desarrollo de un chatbot inteligente y automatizado, integrado con la base de datos institucional, que permite a los usuarios consultar vigencias por número de cédula y resolver preguntas frecuentes, operando 24/7 y escalando a un humano solo cuando es estrictamente necesario.
| Foto | Nombre | Correo Institucional | Rol |
|---|---|---|---|
| 📸 | Sebastian Andres Medina Cabezas | samedinac@eafit.edu.co | Backend developer |
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Juan Andrés Young Hoyos | jayoungh@eafit.edu.co | Full-Stack Developer |
| 📸 | Daniel Urbano Viana Polo | [correo]@eafit.edu.co | [Rol] |
| 📸 | Diego Mesa | [correo]@eafit.edu.co | [Rol] |
- Trabajadores: Personas que interactúan con el bot para consultar el estado de su certificado y agendar cursos de reentrenamiento.
- Empleadores/Contratistas: Empresas que consultan el sistema usando la cédula de un tercero para validar la autenticidad de los certificados antes de una contratación.
- Personal Administrativo (Asis Altura): Usuarios que reciben los casos escalados y administran la base de datos centralizada.
- Sistemas que interactúan: El chatbot (frontend web), el backend de procesamiento de lenguaje/lógica, y la base de datos SQL/NoSQL que almacena las vigencias.
Diagrama de Contexto: (Inserta aquí la imagen de tu diagrama de contexto)
- El usuario (Trabajador/Empleador) ingresa a la web de Asis Altura y abre el widget del chatbot.
- El sistema despliega un menú de opciones (Validar Certificado, Agendar Cita, FAQ, Hablar con asesor).
- Si selecciona Validar Certificado, el bot solicita la cédula. El sistema consulta la base de datos y retorna la fecha de vigencia.
- Si la consulta es compleja, el sistema transfiere el chat al Personal Administrativo.
- Trabajo en alturas: Toda labor que se realiza a más de 1.50 metros sobre un nivel inferior.
- Certificado de vigencia: Documento que avala que el trabajador aprobó el curso de alturas y está apto por un periodo determinado.
- Reentrenamiento: Curso periódico obligatorio para renovar el certificado de alturas.
- Escalamiento (Handoff): Acción del chatbot de transferir la conversación a un asesor humano.
A partir del análisis de las necesidades del centro de alturas, se extraen los siguientes requerimientos core:
- El sistema debe permitir consultar la vigencia de un certificado ingresando un número de cédula.
- El sistema debe gestionar el agendamiento de citas mostrando fechas y horarios disponibles.
- El sistema debe registrar nuevos usuarios capturando sus datos básicos.
- El sistema debe permitir el escalamiento de la conversación a un asesor humano.
- Técnica usada: Entrevistas no estructuradas y análisis de requerimientos en audio suministrado por el cliente.
- Participantes: Equipo de desarrollo y representante de Asis Altura.
- Fecha: [Ingresa la fecha de la reunión].
- Evidencias: [Enlace a transcripción del audio o minutas de la reunión].
| Aplicación / Solución | Empresa que la ofrece | Costo Aproximado | Factor Diferenciador de nuestra propuesta |
|---|---|---|---|
| Zendesk Answer Bot | Zendesk | Desde $55 USD/mes | Nuestra solución está hecha a la medida del dominio de certificados de alturas, sin sobrecostos de licencias genéricas. |
| ManyChat (Integrado a DB) | ManyChat | Desde $15 USD/mes + Dev | Acceso directo y optimizado a la base de datos de Asis sin depender de integraciones complejas de terceros (como Zapier). |
| Chatbots Genéricos (Dialogflow) | Pago por uso | Enfoque nativo en la validación por cédula de contratistas, con flujos predefinidos para la normativa local. |
El diseño visual de nuestras historias de usuario, priorizadas por el viaje del usuario (Descubrimiento -> Consulta -> Agendamiento -> Soporte).
Enlace al Story Mapping: [Link a Miro / Canva] (Inserta imagen del tablero aquí)
El backlog completo (mínimo 20 historias agrupadas en épicas) está alojado en nuestra herramienta de gestión.
Enlace al Tablero de Gestión (Jira/Trello/GitHub Projects): [Link al Backlog]
Historias de usuario comprometidas para la primera iteración (Fase de configuración y validación pública).
- Descripción: Como contratista, quiero ingresar una cédula en el bot para verificar si un trabajador tiene su certificado de alturas vigente.
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Tareas:
- Diseñar el modelo de datos para certificados.
- Crear endpoint de consulta por cédula.
- Implementar el flujo de validación en el chatbot.
- Criterios de Aceptación: El bot debe solicitar cédula; si existe, devuelve estado y fecha; si no, arroja mensaje de error amigable.
- Estimación de esfuerzo: 5 Story Points.
- Responsable: Sebastian Medina.
(Añade aquí las demás historias del Sprint 1, como la configuración del repositorio, despliegue del widget básico, etc.)
El Producto Mínimo Viable (MVP) abarcará el despliegue del chatbot como un widget en entorno web, conectado a una base de datos propia que contendrá información simulada (o real) de usuarios y vigencias. No incluirá, en esta fase inicial, integraciones complejas con pasarelas de pago o despliegue en WhatsApp API, enfocándose estrictamente en consulta, agendamiento y handoff.
- Usuarios concurrentes esperados: 50 - 100 usuarios diarios (Empleadores y trabajadores).
- Tiempos de respuesta: < 2 segundos para consultas de base de datos (vigencias).
- Seguridad: Los datos sensibles de los trabajadores (historial médico o notas) no serán expuestos; la validación por cédula solo arrojará un estado binario (Vigente/Vencido) y fecha de expiración.
- Disponibilidad: 99.9% de Uptime esperado para el servicio de consulta.
Principales entidades del sistema:
- Usuario/Trabajador: Posee datos personales y está vinculado a certificados.
- Certificado: Tiene fecha de emisión, vigencia, tipo de curso (avanzado, reentrenamiento) y estado.
- Cita/Agendamiento: Relaciona un usuario con un curso y una fecha disponible.
Diagrama de Entidad Relación / Clases: (Inserta aquí tu diagrama de base de datos o clases)
- Frontend (Widget del Chatbot): Interfaz gráfica desarrollada en [React/HTML-JS] donde el usuario interactúa.
- Motor NLP / Controlador de flujos: Componente que procesa las intenciones del usuario (ej. [Node.js / Python / Dialogflow]).
- Backend API: Expone los endpoints de consulta de vigencia y agendamiento.
- Base de Datos: Almacena la información transaccional (ej. [PostgreSQL / MongoDB]).
Diagrama de Arquitectura: (Inserta el diagrama de componentes o arquitectura en la nube aquí)
Justificación: Se propone una arquitectura cliente-servidor basada en microservicios o monolito modular (según su elección), garantizando que el chatbot frontend esté desacoplado de la base de datos, lo que permite escalabilidad futura si se decide integrar canales móviles.
En esta sección se presentan los diseños de las interfaces con las que interactuará el usuario final, enfocadas en la ventana de chat y su adaptación a dispositivos móviles y escritorio.
Enlace al Prototipo Interactivo (Figma/Adobe XD): [Link a Figma]
- Vista de Bienvenida: Menú de opciones (Validar, Agendar, FAQ).
- Flujo de Consulta: Input de cédula y tarjeta de respuesta con la vigencia.
- Flujo de Agendamiento: Selección de fecha (Date picker dentro del chat) y confirmación.
- Vista del Asesor: Panel (Dashboard) administrativo donde el empleado de Asis Altura ve los chats escalados.
(Inserta imágenes representativas de las pantallas aquí)
- Fecha de la sesión de prueba: [Ingresa la fecha]
- Participantes: [Nombre del cliente/profesor] y equipo de desarrollo.
-
Casos de prueba iniciales:
- Navegar por el menú principal.
- Simular el ingreso de una cédula válida.
- Iniciar el proceso de agendamiento.
- Resultados y Aceptación: [Indicar el feedback recibido: "El cliente aprobó la paleta de colores y el flujo, solicitó que el botón de agendar sea más visible..."].