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Visión del proyecto
Desarrollar un chatbot inteligente para Asis Altura, centro de capacitación y certificación para trabajo seguro en alturas, que automatice la atención al cliente, optimice los procesos administrativos y permita a trabajadores, empresas y contratistas realizar consultas, verificaciones de certificados y agendamiento de citas de manera rápida, segura y disponible 24/7. El sistema estará integrado con una base de datos institucional en tiempo real para agilizar la gestión de servicios y mejorar la eficiencia operativa.
El sistema estará dirigido a:
- Trabajadores en alturas: Personas que necesitan obtener por primera vez su certificación o consultar la fecha de vencimiento y estado de su certificado actual.
- Empresas, Contratistas y Particulares (Empleadores): Terceros que requieren verificar la autenticidad e idoneidad de la certificación de un trabajador mediante su número de cédula antes de vincularlo o permitirle realizar labores de alto riesgo.
- Personal Administrativo de Asis Altura: Usuarios internos que utilizarán la herramienta para reducir la atención manual repetitiva, gestionar el agendamiento y consultar la información centralizada.
Actualmente, la atención de solicitudes y la verificación de certificados se realizan manualmente por canales tradicionales, lo que genera cuellos de botella, tiempos de espera y sobrecarga administrativa.
La empresa necesita una solución que permita:
- Consulta Pública Directa: Permitir a cualquier contratista o empleador validar al instante la autenticidad de un certificado ingresando el número de documento del trabajador.
- Consulta Privada del Trabajador: Permitir al usuario consultar el estado de sus certificaciones, días restantes de vigencia e historial.
- Agendamiento Inteligente: Consultar disponibilidad de cupos en tiempo real y registrar citas para cursos o reentrenamientos.
- Automatización de Registro y FAQ: Capturar datos de nuevos usuarios y resolver dudas frecuentes (costos, requisitos, horarios, ubicación).
- Escalamiento Controlado: Derivar la conversación a un asesor humano cuando la solicitud sea compleja o requiera atención especializada.
- Centralización de Datos: Almacenar e interconectar toda la información en una base de datos estructurada e institucional.
Se desarrollará un chatbot inteligente estructurado bajo las siguientes características funcionales y técnicas:
- Módulo de Verificación Pública de Certificados: Consulta rápida por número de cédula para confirmar la validez y estado del certificado.
- Módulo de Consulta de Vigencia Individual: Información detallada para el trabajador sobre la fecha exacta de expiración y alertas preventivas de vencimiento.
- Módulo de Agendamiento de Citas: Selección de fechas, cursos y horarios disponibles para registro previo.
- Módulo de Preguntas Frecuentes (FAQ) y Registro: Respuestas automatizadas sobre requisitos y captura de datos para prospectos.
- Módulo de Escalamiento: Transferencia de contexto a un canal de atención humana (ej. soporte por WhatsApp o correo administrativo).
- Definición del MVP (Producto Mínimo Viable): Despliegue inicial mediante un Web Widget interactivo integrado en la página web de Asis Altura, conectado a una base de datos centralizada (con arquitectura preparada para su posterior integración a WhatsApp Business API).
- Reducción de tiempos de respuesta: Disminuir en un 80% el tiempo promedio de atención para consultas de vigencia y validación de certificados.
- Optimización operativa: Reducir en un 60% la carga de trabajo manual del personal administrativo vinculada a preguntas frecuentes y agendamiento de citas durante el primer trimestre de implementación.
- Disponibilidad continua: Ofrecer canal de validación 24/7 para empresas y contratistas que requieren verificar personal fuera del horario laboral estándar.
- Disminución de errores: Eliminar en un 95% los cruces de agenda y errores de digitación en la asignación de citas.
- Satisfacción del usuario: Lograr un índice de satisfacción (CSAT) superior al 85% en las interacciones atendidas por el chatbot.
Actualmente, las necesidades se atienden mediante:
- Atención presencial en las instalaciones del centro.
- Llamadas telefónicas y correos electrónicos.
- Mensajería manual por WhatsApp gestionada por asesores.
- Verificación manual de archivos y planillas por parte del personal administrativo.