E Rechnung

E-Rechnung in YaBS

Diese Seite beschreibt, was die E-Rechnungspflicht in Deutschland für den Rechnungsversand bedeutet, wie YaBS E-Rechnungen erstellt und prüft und was beim Einzel- und Serienversand per E-Mail zu beachten ist.

Hinweis: Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die rechtlichen Angaben geben den Stand Ende 2026 vereinfacht wieder. Maßgeblich sind § 14 UStG, das BMF-Schreiben zur E-Rechnung und die Auskunft Ihrer Steuerberatung.

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1. Rechtlicher Rahmen (B2B, Inland)

Zeitraum	Ausstellen von Rechnungen an Unternehmen
seit 1.1.2025	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
bis 31.12.2026	Papierrechnungen weiter erlaubt; PDF und andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.
bis 31.12.2027	Wie oben, aber nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz.
ab 1.1.2028	E-Rechnung für alle Pflicht.

• Was als E-Rechnung gilt: ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, z.B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil EN16931 oder höher). Ein reines PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.
• Ausnahmen (weiterhin auch als PDF/Papier):
  • Rechnungen an Privatpersonen (B2C),
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto,
  • Fahrausweise.
• Kleinunternehmer: Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen E-Rechnungen empfangen, aber keine ausstellen.
• Öffentliche Auftraggeber (B2G): Sie verlangen schon länger XRechnungen und dafür eine Leitweg-ID. Sie nehmen Rechnungen meist über Portale (z.B. ZRE, OZG-RE) oder Peppol entgegen. Ob eine E-Mail an den Auftraggeber genügt, bitte dort erfragen.
• Maßgeblich und Aufbewahrung: Rechtlich maßgeblich ist der strukturierte Teil (das XML). Bei ZUGFeRD müssen PDF und XML inhaltlich übereinstimmen. E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren (GoBD, derzeit 8 Jahre für Buchungsbelege).

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2. Was YaBS erstellt

Format	Datei	Geeignet für
ZUGFeRD (Profil EN16931)	PDF/A-3 mit eingebettetem XML	Kunden, die ein lesbares PDF und eine E-Rechnung wollen. In der Regel die beste Wahl für B2B.
XRechnung	XML (UN/CEFACT CII)	Öffentliche Auftraggeber, Buchhaltungssoftware, Portale
PDF + XRechnung	zwei Anhänge	Kunden, die beides getrennt möchten
PDF (normal)	PDF aus der Rechnungsvorlage	Privatkunden, Kleinbeträge, Übergangszeit

E-Rechnungen werden nur für Rechnungen, Abschlagsrechnungen (Typ 326) und Anzahlungsrechnungen erstellt. Anzahlungsrechnungen tragen bei ZUGFeRD den Typ 386; bei XRechnung den Typ 380, weil XRechnung 386 nicht erlaubt. Angebote, Aufträge, Lieferscheine usw. werden immer als PDF versendet. Gutschriften (Typ 381) werden derzeit nicht als E-Rechnung unterstützt.

Wo die Daten herkommen

• Verkäufer: Werkzeuge > Einstellungen > Firmeninformation. Pflichtfelder für E-Rechnungen sind dort mit * markiert.

  • Firma oder Name, Straße, PLZ, Ort, Land
  • Telefon und E-Mail (Kontaktdaten des Verkäufers, BR-DE-5/6/7)
  • USt-IdNr. mit Ländercode, z.B. DE123456789. Eine Steuernummer allein genügt nicht (BR-CO-26). Steht die USt-IdNr. versehentlich im Feld „Steuernummer“, wird sie trotzdem erkannt.
  • IBAN (wird geprüft), BIC optional

• Bankkonto, auf das der Kunde zahlt: Weitere Konten unter Firmeninformation > Weitere Bankkonten… (Bezeichnung, IBAN, BIC, Bank). Im Kontakt, Reiter „E-Rechnung“, Feld „Zahlung an Konto“, wird das Konto des Kunden gewählt; „Standard“ ist das Konto aus den Feldern IBAN/BIC der Firmeninformation. Dieses Konto steht in der E-Rechnung und in den Vorlagen (item.paymentiban, item.paymentbic, item.paymentbank, item.paymentaccountname).

• Skonto:

  • Einstellen: beim Kontakt (Reiter „E-Rechnung“, Prozent und Tage), sonst der Standard aus der Firmeninformation („Skonto %“, „Skonto Tage“).
  • In der E-Rechnung: in der von XRechnung verlangten Form #SKONTO#TAGE=10#PROZENT=2.00# in den Zahlungsbedingungen (geprüft mit dem offiziellen Validator).
  • In Vorlagen: item.skontopercent, item.skontodays, item.skontodate, item.skontoamount (Skontobetrag vom Brutto) und item.skontopayamount (Zahlbetrag mit Skonto). Ohne Skonto bleiben diese Felder leer.

• Käufer: Rechnungsadresse des Kontakts (Firma/Name, Straße, PLZ, Ort, Land) und die E-Mail-Adresse des Kontakts, die in der E-Rechnung Pflicht ist (PEPPOL-EN16931-R010).

  • USt-IdNr. des Kunden (Feld „UST-ID“): nur eine gültige USt-IdNr. wird übernommen. Eine Steuernummer ist für den Käufer in EN 16931 nicht vorgesehen und wird weggelassen. YaBS weist darauf hin.
  • Leitweg-ID / Käuferreferenz (Reiter „E-Rechnung“ beim Kontakt): Pflicht für öffentliche Auftraggeber. Ist sie leer, wird die Kundennummer verwendet (sonst die Rechnungsnummer).

• Fälligkeit: Rechnungsdatum plus Zahlungsziel. Das Zahlungsziel kommt, in dieser Reihenfolge:

  1. vom Kunden: Kästchen „Sofort fällig“ im Reiter „E-Rechnung“, sonst Feld „Zahlungsbedingung“, wenn größer als 0,
  2. aus der Rechnungsvorlage: Werkzeuge > Einstellungen > Vorlagen Manager (englisch: Template Manager), Feld „Zahlungsziel“ (Tage; englisch „Pay days“),
  3. aus dem Standard in der Firmeninformation (Feld „Zahlungsziel (Tage)“),
  4. sonst 14 Tage.

  0 Tage = sofort fällig: In Vorlage und Firmeninformation bedeutet 0 „sofort fällig“, leer bedeutet „nicht gesetzt“. Beim Kunden steht 0 in „Zahlungsbedingung“ dagegen für „nicht gesetzt“, weil alle Kunden ohne Eintrag dort 0 haben; für ihn gibt es das Kästchen „Sofort fällig“. Bei sofortiger Fälligkeit ist das Fälligkeitsdatum das Rechnungsdatum, und als Zahlungsbedingung steht „Zahlbar sofort ohne Abzug“ in der E-Rechnung statt „Zahlbar bis …“.

  Wer das Zahlungsziel als Text in Vorlagen pro Kundengruppe hinterlegt, trägt die Tage dort zusätzlich ein. So passen PDF-Text und E-Rechnung zusammen.

  Das Zahlungsziel des Kunden lässt sich auch im Reiter „E-Rechnung“ einstellen (dasselbe Feld wie „Zahlungsbedingung“). In Vorlagen stehen item.paymentdays, item.paymentduedate und item.paymentterms („Zahlbar bis 29.11.2026“ bzw. „Zahlbar sofort ohne Abzug“) zur Verfügung, damit Text und E-Rechnung automatisch übereinstimmen.

• Positionen:

  • Textzeilen und Zeilen mit Menge 0 werden übersprungen.
  • Rabatte werden als Positionsnachlass übertragen.
  • Einheiten werden auf UN/ECE-Codes abgebildet: Stk → C62, Std. → HUR, pauschal → LS usw. Unbekannte Einheiten werden C62.

• 0 % USt.: Positionen ohne Umsatzsteuer erhalten die Kategorie „E“ (steuerbefreit) mit dem Befreiungsgrund aus der Benutzereigenschaft companyinfo.taxexemptionreason. Dafür gibt es in der Firmeninformation noch kein eigenes Feld. Ohne diese Eigenschaft lautet der Grund „Umsatzsteuerbefreit“. Für Kleinunternehmer kann hier z.B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ eingetragen werden.

Berechnung der Beträge

YaBS rechnet Rechnungsbeträge nach EN 16931, genau wie die E-Rechnung:

1. jede Position: Menge × Preis, Rabatt, Positionsnetto – jeweils kaufmännisch auf 2 Nachkommastellen gerundet,
2. je Steuersatz: Summe der Positionsnettos × Steuersatz, einmal gerundet,
3. Brutto = Netto + Steuer.

Dieselbe Leistung ergibt damit immer denselben Betrag, egal wie sie auf Positionen verteilt ist (z.B. aus mehreren Lieferscheinen). PDF und E-Rechnung stimmen auf den Cent überein.

• Ältere Versionen haben ungerundet und mit Gleitkommazahlen gerechnet. Dadurch gab es Cent-Abweichungen, z.B. 20,97 statt 20,98 € Umsatzsteuer auf 110,40 € netto.
• Bereits gespeicherte Rechnungen behalten ihre Beträge, bis sie geöffnet und erneut gespeichert werden.
• Zeilensummen: Die Bruttosumme einer einzelnen Zeile in der Positionstabelle ist nur zur Anzeige gerundet. Die Summe dieser Zeilen kann um einen Cent von der Rechnungssumme abweichen, weil die Steuer je Steuersatz und nicht je Zeile gerundet wird.

Prüfung

YaBS prüft jede E-Rechnung zweimal:

1. Vorprüfung der Daten: Pflichtfelder, Format von USt-IdNr. und IBAN, Land. Jeder Hinweis nennt das Menü und das Feld, in dem korrigiert werden muss.

2. Offizieller Validator (Mustang, enthält die KoSIT-/EN16931-Regeln) prüft:

   • XML-Schema,
   • EN 16931- und XRechnung-Regeln,
   • bei ZUGFeRD zusätzlich die PDF/A-3-Konformität (veraPDF).

   Die Meldungen werden, soweit bekannt, in Handlungsanweisungen übersetzt (z.B. „USt-IdNr. im Format DE123456789 eintragen …“). Die Regelnummer steht jeweils in Klammern.

Eine einzelne Datei lässt sich jederzeit prüfen, z.B. vor dem manuellen Versand: in einer Rechnung Schaltfläche E-Rechnung > E-Rechnung prüfen….

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3. Versand per E-Mail

Einstellung pro Kunde

Im Kontakt, Reiter „E-Rechnung“, Feld „Rechnungen per E-Mail“:

• PDF (normal): Standard für alle Kontakte ohne eigene Einstellung
• ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter E-Rechnung)
• XRechnung (nur XML)
• PDF + XRechnung (XML)

Die Einstellung und die Leitweg-ID werden beim Speichern des Kontakts übernommen. Sie gelten für den Einzelversand aus der Rechnung und für den Serienversand.

Einzelversand (aus der Rechnung)

• Ablauf: YaBS erstellt die Anhänge im gewählten Format, prüft sie und sendet die E-Mail mit der gewählten E-Mail-Vorlage.
• Daten unvollständig oder E-Rechnung ungültig: Es wird nichts gesendet. YaBS zeigt die Gründe mit Korrekturhinweisen an.
• Danach: Daten korrigieren und erneut senden. Alternativ für diesen Kunden vorübergehend „PDF (normal)“ einstellen, wenn der Kunde zustimmt (siehe Übergangsregeln oben).

Serienversand (Journal)

Im Journal Rechnungen markieren und per E-Mail versenden:

• Format: Jede Rechnung geht im Format des jeweiligen Kunden hinaus. In einem Lauf können also PDF-, ZUGFeRD- und XRechnung-Kunden gemischt sein.
• E-Mail-Vorlage: Sie wird einmal für den ganzen Lauf ausgewählt. Ihr Text gilt für alle Formate. Ein Satz wie „Im Anhang erhalten Sie Ihre Rechnung“ passt daher für alle.
• Bereits bezahlte Rechnungen werden wie bisher nicht versendet.
• Unvollständige oder ungültige E-Rechnungen:
  • Sie werden übersprungen; der Lauf geht mit der nächsten Rechnung weiter.
  • Das Protokoll am Ende (Fenster „Fertig“) listet jede übersprungene Rechnung mit Rechnungsnummer, Format und Grund.
  • Danach die Daten korrigieren und nur diese Rechnungen erneut senden.
• Häufige Gründe, wenn viele Rechnungen übersprungen werden:
  • eine fehlende USt-IdNr. in der Firmeninformation (betrifft alle E-Rechnungen),
  • fehlende E-Mail-Adressen oder Adressen bei einzelnen Kunden.
• Dauer:
  • Die Prüfung mit dem offiziellen Validator dauert pro E-Rechnung etwa 1–3 Sekunden.
  • Die erste Prüfung nach dem Programmstart dauert deutlich länger (die Regelwerke werden geladen).
  • Große Serien mit E-Rechnungen brauchen daher länger als reine PDF-Serien.
• Dateinamen:
  • Die Anhänge heißen wie beim bisherigen PDF-Versand, z.B. R-2026-0042.pdf / R-2026-0042.xml. Maßgeblich ist die Vorgabe unter Benutzereinstellungen > Filename Defaults.
  • ZUGFeRD-Dateien sind PDFs und öffnen sich wie gewohnt.
• E-Mail-Server: E-Rechnungen sind etwas größer als einfache PDFs (ZUGFeRD ist PDF/A-3 mit eingebetteten Schriften). Bei sehr vielen Mails in kurzer Zeit können E-Mail-Anbieter Versandlimits haben.

Sammelrechnungen aus der Vorgangssuche

Vorgangssuche: Belege markieren, Rechtsklick „Zu neuer Rechnung zusammenfassen“. Der Assistent erstellt pro Kunde eine Rechnung mit den Positionen der markierten Belege. Optionen:

• PDF exportieren: normales PDF aus der Rechnungsvorlage.
• E-Rechnungen gemäß Kundeneinstellung erzeugen (Dateien): im Ordner des PDF-Exports.
  • ZUGFeRD: das PDF mit eingebetteter XML. Es ersetzt für diese Kunden das normale PDF (gleicher Dateiname).
  • XRechnung / PDF + XRechnung: die XML-Datei, dazu auf Wunsch das normale PDF.
  • Jede Datei wird geprüft. Das Protokoll des Assistenten zeigt pro Rechnung „erstellt“, „ungültig“ (mit Fehlern) oder „nicht erstellt“ (mit fehlenden Daten). Unvollständige E-Rechnungen werden nicht geschrieben.
• Neue Rechnungen per E-Mail senden (standardmäßig aus): Vor dem Erstellen fragt YaBS nach, wie viele Rechnungen verschickt werden. Der Versand läuft danach genau wie der Serienversand im Journal, also PDF / E-Rechnung gemäß Kundeneinstellung, ungültige E-Rechnungen werden übersprungen und im Protokoll aufgeführt.

Archivierung

YaBS legt versendete E-Rechnungen nicht in einer eigenen Ablage ab. Die Aufbewahrung im Originalformat (siehe Abschnitt 1) ist Aufgabe des Absenders. Am einfachsten ist eine Bcc-Kopie an ein Archivpostfach:

• Einrichten: Werkzeuge > Einstellungen > Benutzereinstellungen, im Bereich E-Mail das Feld „Bcc (alle E-Mails)“ (englisch: User Properties, „Bcc (all mails)“). Das Feld wird rot, solange eine Adresse ungültig ist. Mit „Speichern“ übernehmen.
• Mehrere Adressen: mit ; trennen, z.B. archiv@firma.de; steuerbuero@kanzlei.de.
• Was im Archiv landet: jede von YaBS gesendete E-Mail – Einzel- und Serienversand, Rechnungen, Angebote usw. – mit allen Anhängen, also auch ZUGFeRD-PDF und XRechnung-XML im Originalformat.
• Für den Kunden unsichtbar: Die Bcc-Adresse erscheint nicht in der E-Mail an den Kunden.
• Gilt für alle Benutzer. Gespeichert wird die globale Eigenschaft org.openyabs.exportproperty.mailbcc.
• Sichtbare Kopie: Daneben gibt es das Feld „Cc (alle E-Mails)“ (org.openyabs.exportproperty.mailcc). Der Kunde sieht diese Adresse.
• Ungültige oder doppelte Adressen werden beim Versand ausgelassen.
• Revisionssicher ist das noch nicht: Ein Archivpostfach allein ist kein revisionssicheres Archiv. Ob es den GoBD genügt (Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation), mit der Steuerberatung klären. Viele Archiv- und DMS-Lösungen nehmen E-Mails über eine solche Adresse direkt entgegen.

Ablage im Archivordner (wie die PDFs): Über die Schaltfläche E-Rechnung > XRechnung (XML) bzw. ZUGFeRD (PDF…) in der Rechnung schlägt der Speichern-Dialog denselben Ordner und Dateinamen vor wie der PDF-Export (Benutzereinstellungen > Filename Defaults; Schrägstriche ergeben Unterordner). Wird dieser Ordner z.B. mit einer Cloud synchronisiert, liegen die E-Rechnungen dort neben den PDFs und lassen sich wie gewohnt per „Senden an“ an Buchhaltung oder DATEV weitergeben. Für DATEV & Co. ist die E-Rechnung (XML bzw. ZUGFeRD) das maßgebliche Dokument.

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4. Checkliste vor der Umstellung

1. Firmeninformation vervollständigen:

   • alle *-Felder,
   • USt-IdNr. mit DE,
   • gültige IBAN,
   • Bcc an ein Archivpostfach für die Aufbewahrung (Benutzereinstellungen, Bereich E-Mail).

   Ungültige Werte werden rot markiert.

2. Je Kunde: Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse und ggf. USt-IdNr. (nur USt-IdNr., keine Steuernummer) prüfen.

3. Öffentliche Auftraggeber: Leitweg-ID im Reiter „E-Rechnung“ eintragen und den Einreichungsweg klären (Portal, Peppol, E-Mail).

4. Format wählen: im Reiter „E-Rechnung“ das gewünschte Format einstellen. Für B2B-Kunden ist ZUGFeRD meist die passende Wahl.

5. Testen:

   • eine Testrechnung an sich selbst senden und den Anhang mit E-Rechnung > E-Rechnung prüfen… kontrollieren;
   • optional zusätzlich mit einem externen Validator prüfen, z.B. dem KoSIT-Validator oder dem Prüfwerkzeug Ihrer Buchhaltungssoftware.

6. Rechnungsvorlage: Für ZUGFeRD werden alle Schriften eingebettet. Ist eine Schrift der Vorlage nicht installiert, nimmt YaBS eine metrisch passende Ersatzschrift (z.B. Liberation statt Arial). Bei sehr speziellen Schriften die Vorlage auf eine installierte Schrift umstellen.

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5. Technischer Überblick (für Entwickler)

Klasse	Aufgabe
mpv5.utils.export.ZugpferdFile	erstellt die E-Rechnung (Mustang), Vorprüfung validate()
mpv5.utils.export.EInvoiceValidator	offizieller Validator, Meldungen → Hinweise
mpv5.utils.export.EInvoiceDelivery	Versandformat je Kontakt (ValueProperty einvoice.delivery)
mpv5.utils.export.InvoiceMail	erzeugt und prüft die Mail-Anhänge
mpv5.utils.export.Export#mail	Einzel- und Serienversand, wählt das Format
mpv5.utils.export.EInvoiceFiles	E-Rechnung als Datei gemäß Kundeneinstellung (Sammelrechnung)
mpv5.mail.SimpleMail	Versand mit mehreren Anhängen
mpv5.utils.text.Iban	Prüfung von IBAN und BIC

Die Leitweg-ID ist die ValueProperty leitweg-id am Kontakt oder an der Rechnung; der Wert an der Rechnung hat Vorrang.