MuSeUM Plus

Eindverslag MuSeUM Plus - Juli 2012

Samenvatting

Belangrijkste conclusie bij de afronding van het project MuSeUM Plus is dat de praktijk weerbarstig is. Het grootste deel van de doelen die we ons bij het begin stelden is gerealiseerd. De ingebruikname van de ontwikkelde producten in en buiten het Gemeentemuseum tijdens de looptijd van het project bleek echter niet haalbaar. Eens te meer werd duidelijk dat softwaretoepassingen pas geaccepteerd worden als ze uitontwikkeld zijn en zichtbaar aantonen dat ze van nut zijn. Dit gegeven veranderde de aard van het project van een experimentele zoektocht in een ontwikkelingstraject van overtuigende producten. Er kwam naar verhouding meer nadruk te liggen op de ontwerpfase van de verschillende onderdelen. Het MuSeUM Plus project moest de theoretische aanbevelingen uit het voorafgaande Catch project MuSeUM toepassen in de praktijk. Dit uitgangspunt bleef, ook bij de veranderde aanpak, telkens overeind. Eén van de aanbevelingen van het oorspronkelijke project bleek echter lastig uitvoerbaar. Het zoeken met behulp van relaties tussen verschillende databases leverde zulke praktische problemen op dat dit onderdeel opgeleverd moest worden in een schetsmatige uitvoering, los van de overige eindproducten.

MuSeUM Plus

Het MuSeUM Plus project is gericht op het ondersteunen en zo mogelijk verbeteren van de collectieontsluiting van musea. Daarbij gaat het uit van een aantal observaties:

• In veel musea is de informatie over de collectie verspreid over meerdere informatiesystemen.
• De gebruikte informatiesystemen zijn in de loop der tijd aangepast aan de wensen en eisen van de dagelijkse praktijk, maar de reeds aanwezige informatie is veelal niet omgewerkt volgens deze nieuwe inzichten. Het zelfde geldt voor de onderlinge samenhang van de verschillende informatiesystemen.
• De kwaliteit van de informatie in de verschillende systemen is van wisselende kwaliteit (ongecontroleerde invoer uit digitaliseringsprojecten; verouderde beschrijvingen; etc.).
• Er zijn weinig afspraken tussen musea over beschrijvingsmethodiek en gestandaardiseerde uitwisseling van gegevens over de collecties.
• Veel musea kampen met een gebrek aan middelen voor collectieontsluiting
• Museummedewerkers zijn in het algemeen huiverig om ongeredigeerde informatie op grote schaal beschikbaar te stellen

Gevolg van bovenstaande praktijk is dat het vinden van relevante informatie zonder tussenkomst van een intermediair veelal niet mogelijk is en dat er in verhouding weinig museummedewerkers beschikbaar zijn voor deze taak. MuSeUM Plus biedt musea en andere erfgoedinstellingen de mogelijkheid om hun informatiesystemen zonder tussenkomst van een intermediair doorzoekbaar te maken en het resultaat zo goed mogelijk te rangschikken naar relevantie. MuSeUM Plus maakt daarbij een onderscheid tussen zoeken naar en presenteren van relevante informatie. Het is aan elke afzonderlijke instelling om te bepalen hoeveel informatie uit de afzonderlijke informatiebronnen direct beschikbaar wordt gesteld. De gebruiker weet na het zoeken in welke bronnen zich mogelijk relevante informatie bevindt, maar zal alleen de openbare informatie direct kunnen raadplegen.

Het project

Het aan MuSeUM PLUS voorafgaande Catch project MuSeUM leverde een reeks aanbevelingen op m.b.t. manipulatie van queries en query-resultaten om een zo goed mogelijk resultaat te verkrijgen bij het integraal doorzoeken van (gekoppelde) vervuilde databases. Bovendien is tijdens MuSeUM een eerste aanzet gegeven voor een experimenteel platform voor uitwisselen ideeën, testen prototypen, ontwikkelen nieuwe functionaliteit (Geméén).

MuSeUM-PLUS heeft beide onderdelen als startpunt gebruikt voor de eigen ontwikkelingen. Daarbij moesten de beperkingen van MuSeUM worden weggenomen. Het oorspronkelijke Catch project werkte met een vaste set gegevens (eenmalige dump van de collecties van het Gemeentemuseum Den Haag (gM), voor een beperkte groep gebruikers (de onderzoekers) en ten behoeve van een specifiek doel (wetenschappelijke experimenten). MuSeUM-PLUS moest gebaseerd worden op up to date bestanden en geschikt zijn voor verschillende gebruikers en meerdere toepassingen (in het bijzonder: andere databases dan die van het gM). Daarvoor zou o.a. het platform Geméén ook geschikt gemaakt moeten worden voor externe gebruikers.

Bij de start van het project werden de volgende voornemens geformuleerd:

• Eerste stap van MuSeUM-PLUS is het bouwen van een testomgeving voor het zoeken. Deze omgeving zal gebruik maken van de (open source) software die in MuSeUm is gebruikt, scripts mbt manipulatie van query en query-resultaat gebaseerd op de aanbevelingen van MuSeUm, regelmatige (dagelijkse) updates van de databases van het gM en een gebruikersvriendelijke interface
• Zodra een acceptabel resultaat is bereikt zal de omgeving met beschrijving van de functionaliteit via het platform Geméén beschikbaar worden gesteld voor gebruik door andere instellingen. Ook het voorafgaande proces van het testen en uitwerken van de zoekmachine zal via Geméén kunnen worden gevolgd door belangstellenden.
• Het Gemeentemuseum zal MuSeUM-PLUS een onderdeel maken van een lange termijnplanning waarbij Geméén gebruikt wordt voor een reeks experimenten op het gebied van beschrijving en presentatie van objectgegevens. Ontwikkeling en resultaten van dit experimentele programma zullen op een vergelijkbare manier worden gepubliceerd op Geméén.

Bovenstaande uitgangspunten werden vertaald in een reeks deliverables: D2.2.2 Importmodule voor (Adlib)museumcollecties in Drupal M19 D2.2.3 Zoekmodule op basis van Drupal, in combinatie met Indri M22 (werktitel MuS) D2.2.4 Functioneel ontwerp werkgroepenopzet MuSeUM-object (inclusief rollen/ bevoegdhedenstructuur) M23 (werktitel O_og) D2.2.5 Planning verdere uitbreiding MuSeUM-object / O_og M24

In het algemeen kan geconstateerd worden dat het eerste voornemen (het bouwen van MuS en O_og) verreweg de meeste tijd en energie van het project in beslag heeft genomen. Pas nu, bij de oplevering worden de producten beschikbaar gesteld aan derden en kan het proces van testen en bijstellen beginnen. In de eerste opzet was een geleidelijke, bescheiden ontwikkeling van de voorgenomen producten voorzien waarmee we gaandeweg zouden gaan zoeken naar manieren om aan te sluiten bij andere IT initiatieven in het Gemeentemuseum en bij vergelijkbare instituten. Het idee was dat we met een eerste grove testversie een aantal experimenten konden uitvoeren en op die manier gaandeweg draagvlak (en mogelijk aanvullende financiering) konden creëren.

De aankondiging en toelichting van onze Catch Plus plannen in het museum hebben als positief effect gehad dat er een interne gedachtevorming in gang gezet is. Zowel bij de plannen voor het gM intranet als die voor het nieuwe webbeleid van het museum is gekeken hoe de producten van MuSeUM plus daar een rol zouden kunnen spelen. Dit had tot gevolg dat de specificaties van de deliverables veel gedetailleerder moesten worden uitgewerkt. Om aan de oplopende verwachtingen te kunnen voldoen moest extra aandacht worden besteed aan een uitnodigende vormgeving, heldere interactie met gebruikers en goed werkende functionaliteit.

Een vergelijkbare ontwikkeling deed zich voor n.a.v. gesprekken met het Catch Plus bureau. Er werden een aantal interessante aanknopingspunten gevonden tussen het MuSeUM plus project en de centrale deliverables van Catch Plus (o.a de ontwikkelingen rond de PURLs en OAI). Dit had tot gevolg dat we onze plannen in dit ruimere perspectief moesten bekijken. In het algemeen kan worden geconcludeerd dat onze plannen veel uitgebreider hebben uitgewerkt dan oorspronkelijk bedacht om op die manier rekening te houden met zeer waarschijnlijke toekomstige ontwikkelingen in en rond het museum.

De deliverables

D2.2.2 Importmodule voor (Adlib)museumcollecties in Drupal M19 Een module voor het open source cms Drupal waarmee musea collectiegegevens van AdLib kunnen inlezen in Drupal via XML.

De importmodule is volgens plan gebouwd en gepubliceerd op Drupal.org. Bij het bouwen is extra aandacht besteed aan het zo zuiver en generiek mogelijk opzetten van de functionaliteit. Het is een tool geworden waarmee in principe alle Adlib databases kunnen worden benaderd en geoogst. Er is tijdens het bouwproces enige vertraging opgetreden omdat de ontwikkeling synchroon moest lopen met het verschijnen van de nieuwste officiële release van de Drupal software (Drupal 7).

De volgende onderdelen van deliverable D2.2.2 zijn niet uitgevoerd:

• Vervolg testfase met Adib databases Gemeentemuseum
• testen met Adlib databases van andere erfgoedinstellingen

D2.2.3 Zoekmodule op basis van Drupal, in combinatie met Indri M22 (werktitel MuS)

Het ontwikkelen van de zoekmodule heeft veel tijd gekost omdat er eerst een aantal discussies moesten worden afgerond die van invloed waren op het functionele en technische ontwerp.

• De keuze van geschikte software is met verschillende specialisten besproken. Uiteindelijk is besloten om met het pakket SOLr in zee te gaan.
• Over de precieze afstemming van de zoekfunctionaliteit in SOLr en de interface in Drupal liepen de meningen van de specialisten nogal uiteen. Belangrijkste vraag daarbij was waar SOLr de zoekindexen die nodig zijn voor het zoeken aan moest maken. Worden de geïmporteerde gegevens (uit bijv. de Adlib databases) eerst allemaal in de Drupalomgeving gezet om vervolgens daar door SOLr te worden bewerkt, of vindt deze bewerking plaats onafhankelijk van Drupal? Besloten is om voor de testfase met de Gemeentemuseum databases uit te gaan van het opbouwen van de Drupalvariant.
• Tijdens het project bleek vooral de praktische uitwerking en inrichting van MuS complexer dan gedacht. Het was lastig om een ontwikkelaar te vinden die de door ons gewenste functionaliteit om kon zetten in een duidelijke en goed beheersbare offerte. Om ervoor te zorgen dat de ontwikkelingen niet stil kwamen te vallen is besloten om een extra onderzoek van mogelijke knelpunten in de technische uitwerking in te lassen. Dit heeft de kosten van de verschillende onderdelen en eventuele alternatieven helder in kaart gebracht.

Ook bij de oplevering van MuS blijkt de praktijk weerbarstiger dan gedacht. Hoewel de functionaliteit nauwkeurig gebouwd is volgens de theoretische aanwijzingen uit, en in overleg met de onderzoeker van het oorspronkelijke Catch project MuSeUM, leveren de resultaten van de eerste test vooral teleurstelling op. Er moet nog worden gesleuteld aan de precieze instellingen van de zoekmachine om een ranking te verkrijgen die acceptabel is. De verwachting is dat dit na enkele testen en aanpassingen kan worden bereikt. Het is echter wel een absolute voorwaarde voor het verder in gebruik nemen van het product. Eindgebruikers hebben getoond weinig geduld te hebben met producten die weliswaar veelbelovend zijn maar het net nog niet doen.

Een brug te ver bleek de aanbeveling van het MuSeUM project mbt gerelateerd zoeken. Idee is dat dezelfde query wordt losgelaten op verschillende, gekoppelde databases. Het resultaat van deze reeks queries zou vervolgens gecombineerd, als één lijst moeten worden gepresenteerd. Op die manier zou gebruik gemaakt kunnen worden van verwijzingen. Boekbeschrijving x wordt gevonden als relevant voor query 1 en bevat verwijzingen naar objectbeschrijving y. Daarmee is y ook relevant voor query 1. MuSeUM Plus levert een schetsmatig uitwerking van deze functionaliteit op waarbij dezelfde query in uiteenlopende, onderling gekoppelde databases kan worden uitgevoerd. De verwerking van dit resultaat in O_og bleek echter teveel performance problemen op te leveren en vereiste te grote aanpassingen van visueel en interactie ontwerp.

Alle ontwikkelde code rondom MuS wordt Open source (in Github) opgeleverd - je moet echter wel een ICTer zijn om dit te kunnen gebruiken. Eigenlijk zou je MuS in een OTAP distributieomgeving willen aanbieden, inclusief installer (downloader) en met een neutrale vormgeving. Daarnaast zou je een omgeving willen maken waarin erfgoedinstellingen MuS op een of meerdere eigen databases kunnen testen. Hiervoor moet een website worden ingericht waarin om MuS een gebruiksvriendelijke schil wordt gebouwd en waarin Mus als dienst wordt aangeboden. Ook moet er een lichtgewicht versie gemaakt worden van Geméén voor het tonen van zoekresultaat. Helaas hebben we deze wensen niet binnen het MuSeUM Plus project kunnen realiseren.

De volgende onderdelen van deliverable D2.2.3 zijn niet uitgevoerd:

• functioneel en visueel ontwerp interface aanbieden nieuwe te doorzoeken bron
• testen met (Adlib) databases van andere musea

D2.2.4 Functioneel ontwerp werkgroepenopzet MuSeUM-object (inclusief rollen / bevoegdheden structuur) M23 (werktitel O_og)

De ontwikkeling van O_og is in twee fasen opgedeeld. Fase 1: update en omvorming bestaande collaboratieve platform Geméén; klaarmaken voor ondersteuning werkgroepen algemeen Fase 2: inrichting functionaliteit t.b.v. specifieke werkgroepen rondom bewerking objectbeschrijvingen per deelcollectie

Zoals gezegd kwam tijdens de looptijd van het MuSeUM Plus project de nadruk steeds meer te liggen op het ontwikkelen van overtuigende producten. In plaats van al experimenterend door te bouwen op schetsmatige ontwerpen is besloten te werken a.d.h.v. sterk uitontwikkelde functionele en visuele ontwerpen. De tijd en energie die hieraan is besteed heeft zich uitbetaald in een betrekkelijke korte en probleemloze bouwfase.

De volgende onderdelen van deliverable D2.2.4 zijn niet uitgevoerd (maar nog wel voorzien in zomer/najaar 2012):

• Afwerking lijst van laatste bugs / discussiepunten / wensen
• Testfase met Adib databases Gemeentemuseum

D2.2.5 Planning verdere uitbreiding MuSeUM-object / O_og M24

Het echte testen en bijschaven was helaas niet haalbaar binnen de doorlooptijd van het project. Na officiële afronding in juni 2012 zal nog een testronde worden doorlopen om de grootste bugs in kaart te brengen en zo mogelijk op te lossen. Het Gemeentemuseum zal zorgdragen voor een verdere verfijning van de producten binnen de eigen toepassingen. Voor meer generieke doorontwikkeling is aparte aansturing en financiering noodzakelijk.

Toepassingen Catch Plus producten in het gM

Het Gemeentemuseum Den Haag wil in de komende periode een versnelling bewerkstelligen in het beschikbaarstellen van informatie over de collectie. Het museum zoekt daarbij naar een goede balans tussen een verantwoorde presentatie en een zo groot mogelijke toegankelijkheid van de informatiebronnen. Het zal initiatieven ontplooien om de meest recente gegevens over de museumobjecten in hun context te presenteren én het zal het publiek de mogelijkheid bieden om de gehele collectie te doorzoeken en mee te helpen met het verzamelen van ontbrekende informatie. Op de centrale website van het museum zal de eigen verzameling worden gepresenteerd als een onuitputtelijke bron van inspiratie en onderzoek waar telkens weer andere verbanden tussen de objecten kunnen worden gelegd en waarin iedereen wat van zijn gading kan vinden.

Naast schatkamer is het museum echter ook een rijke bron van ervaring en expertise. Op een aantal gebieden geldt het Gemeentemuseum als dé autoriteit of een belangrijke expert. Deze kwalificatie is gebaseerd op de aanwezigheid van een belangrijke deelcollectie, gespecialiseerde medewerkers en een opgebouwde historie van presentaties en publicaties rond het onderwerp. Het Gemeentemuseum zal in de komende jaren ook deze kwaliteit inzetten in verantwoorde en goed toegankelijke online presentaties waarin telkens een thema centraal staat.

Beide online presentatievormen zullen gebruik maken van de resultaten van het MuSeUM Plusproject. De zoekmachine MuS zal worden aangeboden bij de online collectiepresentatie van het museum. Hiermee kan het publiek antwoord krijgen op de vraag of er zich in de collectie van het Gemeentemuseum voor hen relevante objecten bevinden, ook als deze nog niet online zijn gepubliceerd. Op het experimentele platform Geméén zal de mogelijkheid worden geboden om het gevonden resultaat te beoordelen en te bewerken en daarmee de basis te leggen voor een nieuwe zgn. expertisesite.

Met de hierboven beschreven integratie van de MuSeUM Plus deliverables in de beleidsuitgangspunten van het Gemeentemuseum wordt de basis gelegd voor een duurzaam onderhoud en verdere uitbouw van de verschillende modules. Alle onderdelen zijn, hoewel generiek en open qua ontwerp, door en voor het museum ontwikkeld. Hiermee is het Gemeentemuseum ook eigenaar van alle hiermee samenhangende intellectuele rechten. De auteursrechten van de functionele en visuele ontwerpen van Geméén / O_og zijn via een contract overgedragen. De bredere toepassing van de MuSeUM Plus producten waarbij bijvoorbeeld in één zoekactie databases van meerdere instellingen kunnen worden doorzocht is hiermee echter nog niet verzekerd. Het Gemeentemuseum zal de ontwikkelde producten en de opgedane expertise kunnen inbrengen in een dergelijke ontwikkeling maar ziet zichzelf niet als centrale moderator. Voor het toepassen van de producten in een bredere context zijn aanvullende initiatieven nodig.

Toepassingen Catch Plus producten in bredere context

Van elk Catch Plus deelproject is een businessplan opgesteld waarin de mogelijkheden van doorontwikkeling van de producten is geïnventariseerd. Dit is een schetsmatig en beknopt overzicht. Het is belangrijk om de meerwaarde van de MuSeUM Plus producten nog wat uitvoeriger te beschrijven.

MuSeUM plus gaat uit van het gegeven dat databases van erfgoedinstellingen in meerdere of mindere mate vervuiling kennen. Gegevens staan niet in het juiste veld, zijn niet consequent ingevoerd of bevatten tekstuele en inhoudelijke onjuistheden. In de loop der tijd heeft voortschrijdend inzicht geleid tot aanpassingen van de beschrijvingsmethodiek die niet met terugwerkende kracht zijn doorgevoerd in de hele database. Voor de specifieke praktijk van musea geldt dat de softwarepakketten voor collectieregistratie zich kenmerken door een wildgroei van tabbladen en velden waardoor een goed beheer van invoer wordt bemoeilijkt. Bovendien sluit het datamodel van de systemen slecht aan op de beschrijvingspraktijk van veel museummedewerkers, waardoor individueel “misbruik” van velden in de hand wordt gewerkt.

Musea besteden veel geld en personeel aan het (al dan niet geautomatiseerd) op orde krijgen van hun databases. Omvangrijke en zeer arbeidsintensieve registratieprojecten worden opgezet om bestaande objectbeschrijvingen te corrigeren en aan te vullen of ontbrekende beschrijvingen toe te voegen. Ondanks deze kostbare en langdurige inspanningen is nog slechts een fractie van alle museale collecties online beschikbaar. Musea gebruiken meerdere argumenten tegen het ruimhartig en grootschalig beschikbaar stellen van hun gegevens. Naast de algemene weerzin van musea om hun “vuile was” buiten te hangen kan geconstateerd worden dat veel musea “slachtoffer” zijn van hun nodeloos complexe en inefficiënte beschrijvingsmethodiek die vaak gedicteerd wordt door de software pakketten waarmee zij werken.

In het basisontwerp van deze softwarepakketten is het leven helder en overzichtelijk. Er is een logische veldstructuur met duidelijke spelregels voor de invoer en het gebruik. Naast plekken waar je min of meer vrij tekst kan invoeren zijn er veel velden die een belangrijke rol spelen bij het zoeken en terugvinden van informatie. Voor deze velden gelden extra regels; samenhangende beschrijvingen moeten als het ware worden opgeknipt en verdeeld over de verschillende velden; er zijn redactionele voorschriften voor de invoer (Mondriaan, Piet ipv Piet Mondriaan) en de te gebruiken termen worden bij voorkeur gekozen uit een centraal beheerde thesaurus. Een behoorlijk complexe praktijk die nauw aansluit bij de ervaren, systematische en consequente informatiespecialist, maar wezensvreemd is voor de doorsnee museummedewerker.

MuSeUM plus stelt vraagtekens bij nut en noodzaak van deze gespecialiseerde zoekvelden. Het toont aan dat een veel grovere zoekmethodiek een vergelijkbaar en, in het geval van vervuilde databases, beter resultaat oplevert. Musea hebben voor hun collectieregistratie een bescheiden aantal gegevens nodig die absoluut betrouwbaar en onvervuild moeten zijn en die met specialistische zoekacties moeten kunnen worden teruggevonden (basale identificatie, herkomst, standplaats etc.). Alle overige informatie zou zonder problemen in een eenvoudigere, vrijere en flexibelere structuur kunnen worden verzameld. Een structuur die nauwer aansluit bij de dagelijkse praktijk van de museummedewerkers en die minder gevoelig is voor vervuiling. Een dergelijke opzet kan leiden tot efficiëntere collectieontsluiting, snellere beschikbaarstelling van objectbeschrijvingen en betere terugvindbaarheid.

De inschatting is dat vooral directies van erfgoedinstellingen (in het bijzonder musea) gevoelig zijn voor de efficiencyslag die zij kunnen maken in de doorzoekbaarheid van hun collecties met de MuSeUM Plus benadering. Hetzelfde geldt voor subsidiegevers / inspecties (overheid) die kostenbesparingen door efficiencyverbetering nastreven. Opleidingen op het gebied van erfgoed vinden de achterliggend ideeën van het project wellicht interessant voor hun lessen over collectieregistratie. Softwareleveranciers van collectieregistratiepakketten zullen deze verschuiving van focus waarschijnlijk niet meteen omarmen maar kunnen via druk uit het veld geïnteresseerd raken.

Om potentiële partners voor het verder uitbouwen van de MuSeUM Plus producten te verzamelen zal een actieve promotie van producten en achterliggende ideeën moeten worden opgezet. Via o.a. presentaties en demonstraties kunnen geïnteresseerde instellingen worden benaderd en gevraagd worden om bijdragen. Het Gemeentemuseum wil hier graag aan meewerken en stelt daarvoor de eigen projectcoördinator Catch Plus beschikbaar.

Centrale diensten Catch Plus

Met name de initiatieven die door het Catch Plus Bureau zijn genomen op het gebied van OAI-PMH, persistent identifiers en de zgn. annotatie workspaces sluiten nauw aan bij het MuSeUM Plus project. Het MuSeUM Plus project heeft in de verschillende ontwerpen de zgn. PIDs opgenomen en sluit daarmee aan op de ontwikkelingen rondom de persistente identifiers. Op iets meer afstand zijn de ontwikkelingen rond de centrale deliverables van Catch Plus Vocabulary and Alignment Repository en de Annotatie Repository gevolgd. Bij alle ontwikkelde software is in gestreefd naar het zo generiek mogelijk opzetten van de verschillende onderdelen, dwz. onafhankelijk van de specifieke praktijk binnen het Gemeentemuseum en de daar gebruikte software (Adlib).