Sobre as entidades

Histórico de cadastros

Quando o site foi originalmente criado no fim do século passado, parece que houve uma importação inicial de entidades a partir de alguma fonte. Ou seja, até hoje existem entidades no site que não pediram e nem nunca se cadastraram por si mesmas. Depois disso, durante muito tempo as entidades que desejavam se cadastrar no site preenchiam um formulário online cuja resposta era enviada por e-mail para posterior inserção manual dos dados no banco. No final de 2017 houve uma grande reformulação do site, e o cadastro de novas entidades ficou suspenso até que esta funcionalidade fosse implementada em 10 de janeiro 2019. Com isso, o usuário responsável por cadastrar a entidade no site passou a ter autonomia para alterar o cadastro a qualquer tempo. Antes disso, eventuais alterações precisavam ser solicitadas via e-mail. Assim, do ponto de vista da maneira em que o cadastro de uma entidade foi realizado, temos as seguintes possibilidades:

1. Importação inicial via planilha (1998?)
2. Solicitação de cadastro via formulário (até o final de 2017)
3. Cadastro feito diretamente no site (a partir do início de 2019)

Tecnicamente, não há hoje como distinguir entre os casos (1) e (2). Em ambos, o campo "importado" é verdadeiro, pois o mesmo foi criado para distinguir entre cadastros novos feitos pelo site em contraposição aos cadastros vindos do sistema antigo. Ou seja, somente no caso (3) o campo "importado" é falso. Da mesma forma os campos "data_cadastro" e "ultima_atualizacao" só passaram a ser preenchidos no sistema atual. Todas as entidades vindas do sistema antigo possuem "data_cadastro" e "ultima_atualizacao" com valor nulo.

Atualização de cadastros

Antes de 2019, qualquer atualização em cadastro de entidade era feita internamente por alguém do Voluntários. Somente a partir desta data os usuários responsáveis pelo cadastro de entidades (caso 3) ficavam "vinculados" a ela no banco de dados e assim passaram a ter a possibilidade de atualizar seus dados ao longo do tempo. Nessa transição, para as entidades antigas (casos 1 e 2) foi criado um mecanismo automático permitindo a qualquer usuário vincular-se a ela - desde que tenha acesso à caixa postal do e-mail da entidade. Isso ainda hoje pode ser feito clicando-se no botão "gerenciar cadastro de entidade", que aparece na página da entidade quando o usuário está logado, a entidade possui um e-mail, e não existe ninguém responsável pela entidade no sistema. Tivemos vários casos em que isso foi feito, ou seja, algumas entidades "órfãs" passaram a ter uma pessoa responsável. Tecnicamente, para saber se uma entidade possui ou não alguém responsável, basta inspecionar a tabela "VinculoEntidade", que é quem relaciona usuários a entidades.

Quando foi lançada a funcionalidade de poder vincular-se a uma entidade "órfã", fizemos uma mala direta para as entidades antigas dando instruções de como proceder. O problema é que muitas entidades sequer possuíam e-mail cadastrado; e as que possuíam e-mail, muitos estavam desatualizados. Essa situação motivou a criação de uma força tarefa para descobrir o e-mail de entidades sem e-mail e entrar em contato com elas. Mesmo assim, ainda hoje várias entidades continuam sem e-mail, e muitas com e-mail quebrado.

Monitoramento de atividades da entidade

Hoje, existem 3 tipos de atividade que uma pessoa ligada a uma entidade pode desempenhar no sistema:

1. Atualizar o cadastro (e-mail, descrição, redes sociais, doações aceitas, etc.)
2. Buscar voluntários
3. Gerenciar termos de adesão de trabalho voluntário

A atualização de cadastro é algo bastante esporádico, não sendo portanto uma forma muito efetiva de monitorar a atuação de uma entidade no site. De qualquer forma, é possível detectar esse tipo de atividade através do campo "ultima_atualizacao", e inclusive o formulário de busca de entidades até oferece um critério de busca baseado na data da última data de atualização cadastral, excluindo dos resultados entidades antigas e potencialmente com dados mais desatualizados.

A busca por voluntários não é uma atividade sendo monitorada hoje. Poderíamos até criar um campo para armazenar a data da última busca por voluntários feita por uma entidade, mas se o usuário logado estiver vinculado a mais de uma entidade não teremos como saber para qual entidade está sendo feita a busca.

A funcionalidade de emitir e gerenciar termos de adesão de trabalho voluntário ainda é pouquíssimo usada, mas seu uso pode ser monitorado buscando os termos emitidos pela entidade juntamente com a respectiva data de emissão.

Outra forma de monitorar a atividade de uma entidade seria pela última data de login de um dos responsáveis por ela, mas não teríamos como saber o motivo do login, pois o usuário também pode ser um voluntário, além de poder estar vinculado a mais de uma entidade.

É bom observar que talvez a atividade mais importante de uma entidade no sistema ainda não está implementada: anúncio de vagas de trabalho voluntário. Quando essa funcionalidade estiver disponível, teremos como saber se a entidade possui vagas em aberto e, se não possuir, quando foi feito o último anúncio.

Monitoramento da situação da entidade no mundo real

Em meados de 2021 passamos a utilizar um serviço que retorna a situação cadastral de uma entidade perante a receita federal a partir do seu CNPJ. Essa verificação é feita a cada 3 meses para cada entidade. O resultado do status atual fica armazenado em campos na própria tabela "Entidade", e quando há alguma mudança, o histórico fica armazenado na tabela "HistoricoStatusCnpj". As possíveis situações na receita federal são: BAIXADA, SUSPENSA, INAPTA, ATIVA. E há também a chamada "situação especial" que pode indicar uma INTERVENCAO. Todas as entidades com problema na receita (status diferente de ATIVA) podem ser consultadas no painel de controle do Voluntários para que possamos tomar alguma providência em relação ao seu cadastro no sistema. A limitação deste mecanismo é que muitas entidades não possuem CNPJ cadastrado.

Estratégia para gerenciamento de cadastros

Ações quanto à situação na receita federal

• BAIXADA
  • Extinção Por Encerramento Liquidação Voluntária -> rejeitar cadastro
  • INCORPORACAO -> rejeitar cadastro
  • Inaptidão -> rejeitar cadastro
• SUSPENSA
  • Interrupção Temporária Das Atividades -> manter como está
  • SOLICITACAO BAIXA INDEFERIDA -> rejeitar cadastro, pois já pediu baixa
  • Pedido De Baixa Indeferida -> rejeitar cadastro, pois já pediu baixa
  • INCONSISTENCIA CADASTRAL -> manter como está
• INAPTA
  • OMISSÃO DE DECLARAÇÕES -> manter como está
  • Localização Desconhecida -> ?
  • INEXISTENTE DE FATO -> rejeitar cadastro

Obs: a rejeição de cadastro mantém a entidade no sistema, porém ela fica invisível aos usuários

Ações com base em feedback de usuários

Como funcionaria e que tipo de feedback? Botão "Reportar problema no cadastro" na página da entidade? O que deveria ser exibido na janela ao clicar no botão?

Além disso, que dados adicionais poderíamos exibir na página das entidades para ajudar os usuários a entender a situação daquela entidade no sistema?

Ações com base em mala direta

Envio periódico de e-mails a entidades que estejam na condição ...(?) pedindo para confirmarem se desejam permanecer no sistema?