[Question]: about deleting emails from the server

[git-tec]

What is your question?

Good morning,

We are currently testing the software extensively to determine whether it can be used for mail archiving.

We have taken a mailbox for testing purposes and activated the deletion function in the mailbox after 365 days.

Unfortunately, no emails have been deleted from the server so far; emails from 2016 can still be found.

In addition, I believe the display in the email account details is incorrect. The text marked in yellow states that all emails in the archive will be deleted, even though no value has been entered there.

Application Version

2512.2
2601.1

[s1t5]

Den Text sollte ich wohl mal anpassen! Was für einen Mail Anbieter habt ihr da denn angebunden? Wichtig ist hier dass der Mailserver Expunge unterstützt, siehe: https://github.com/s1t5/mail-archiver/blob/main/doc/RetentionPolicies.md

[git-tec]

Wir nutzen unsere eigenen Server mit Dovecot und Co. IMAP4rev1 ist vorhanden, sodass Expunge nutzbar ist.

• OK [CAPABILITY IMAP4rev1 SASL-IR LOGIN-REFERRALS ID ENABLE IDLE LITERAL+ AUTH=PLAIN AUTH=LOGIN] Dovecot ready.

Kann ich irgendwo ein Detail-Log einsehen welche Mails er zum Löschen flagged?

[s1t5]

schau gerne mal in die docker compose logs, da wird die löschung während des syncs (em ende) protokolliert

[git-tec]

Habe mir die Log mal angeschaut, also er scheint das bei jedem Abruf/Sync entsprechend meiner Einstellung zu suchen. In dem Ordner INBOX.Archives.2016 sind auch 151 eMails aber alle von 2016.

Aber was meint er mit "No archived emails to delete in current batch from folder". Ich habe ja quasi aktiviert das im Archiv endlos gespeichert wird, aber eine Löschung auf dem IMAP-Server stattfindet.

  Starting deletion of emails older than 365 days (before 01/07/2025 16:05:51) for account abc@domain.de
  Retrieving all folders from IMAP server for account: abc@domain.de
  Total selectable folders found for abc@domain.de: 18
  SearchQuery.SentBefore found 151 emails in folder INBOX.Archives.2016 for account abc@domain.de
  Found 151 old emails in folder INBOX.Archives.2016 for account abc@domain.de
  No archived emails to delete in current batch from folder INBOX.Archives.2016 for account abc@domain.de
  No archived emails to delete in current batch from folder INBOX.Archives.2016 for account abc@domain.de
  No archived emails to delete in current batch from folder INBOX.Archives.2016 for account abc@domain.de
  No archived emails to delete in current batch from folder INBOX.Archives.2016 for account abc@domain.de

[s1t5]

Die Meldung ist an sich korrekt. Es besagt, dass in dem Batch 151 Mails gefunden wurden, welche einer Retention Polocy nach gelöscht werden müssten, diese scheinen jedoch noch nicht im MailArchiver zu liegen.
Könntest du hier bitte noch einmal einen full-sync ausführen (in dem Account Details möglich)

[git-tec]

Auch das ist erledigt und hat keine Besserung gebracht.

Interessanterweise sind im Mail-Archiver, wenn ich die Suche, für genau diesen Ordner (INBOX.Archives.2016) bemühe, 374 eMails auffindbar.

Gucke ich mir die eMails in dem Ordner INBOX.Archives.2016 (oder auch andere Ordner an) genauer an, fällt bei stichprobenartiger Kontrolle auf, dass diese keine Message-ID im header haben. Kann es sein das genau hier der Fehler liegt?

[git-tec]

2601.1 löst das Problem leider nicht.

[s1t5]

Könntest du mir von den betroffenen Mail ggf. eine Hand voll als EML zur Verfügung stellen? Gerne per Mail an mich.

Was mich wundert ist hier der fehlende Message Header

[git-tec]

@s1t5
Haben dich unsere Daten per eMail erreicht und konntest du ggf. schon entsprechende Schlüsse ziehen?

[STHNokat]

Wir haben dasselbe Problem.

[mac-linux-free]

wir jetzt auch mit einem account von 20

[s1t5]

@STHNokat @mac-linux-free was für mail provider habt ihr denn angebunden?

@git-tec bitte entschuldige die späte Antwort, aber könntest du mir die Testbelege noch einmal zukommen lassen?

[git-tec]

@git-tec bitte entschuldige die späte Antwort, aber könntest du mir die Testbelege noch einmal zukommen lassen?

erledigt

[mac-linux-free]

bei mir sind es nur mailcows...aber bei den meisten accounts geht es also da bei 19 von 20...ich kann den einen auch nochmal exportieren und frisch anlegen, dananch wieder die mbox importieren

[s1t5]

@git-tec Könntest du deinen Container einmal auf den Dev-Tag switchen und noch einmal einen Sync durchführen? Ich habe die Anwendung um entsprechende Fallback-Pfade erweitert, anhand deiner Testmails. Die Prüfung nutzt jetzt alle bekannten Schlüssel-Varianten, sodass auch älter archivierte und importierte Mails erkannt werden.

@mac-linux-free auch gerne einmal :)

[git-tec]

Es funktioniert 🥳es sind nun alle eMails verschwunden die weg sein müssen 🥳

[mac-linux-free]

Passt auch bei mir...wenn ich jetzt nur noch einen Weg gezeigt bekommen würde, wie oauth2 mit der Mailcow funktioniert... :)

[s1t5]

Ja, perfekt! @mac-linux-free habe ich auf der To-do-Liste stehen! Ich muss mir da nur noch eine Mailcow-Instanz aufsetzen, um das als Provider-Typ zu integrieren :) Ist aber als eines der nächsten features geplant