Releases: ParhamGhafouri/EmailTools
Release list
Email Tools v1.0.2
English
Email Tools v1.0.2 is a focused reliability release for Emergency Archive, Smart Archive, legacy PST draining, daily archive-season repair, mailbox-size detection, body indexing, and GAL synchronization.
This release contains only the fixes and maintenance improvements introduced for v1.0.2.
Emergency Archive Reliability
Earlier builds could temporarily fail to read mailbox size while Outlook was connecting and treat the unavailable value as if the mailbox were not full. Version 1.0.2 now:
- Treats missing mailbox metrics as not ready, never as not full.
- Retries the current-session size and quota reading without blocking Outlook.
- Preserves the last valid cached values instead of replacing them with zero.
- Updates an already-open Settings window when current values become available.
- Gives Emergency Archive priority over every other mailbox-maintenance task.
- Starts emergency relief without waiting for user inactivity.
- Runs the bounded 30-day, 20-day, and 10-day emergency sequence when required.
- Requires a fresh mailbox measurement before reporting that the emergency condition has been relieved.
- Keeps the separate normal daily archive due after emergency relief.
Smart Archive Status and Completion
Smart Archive could previously appear as running even when it had not started real archive work. Version 1.0.2 reports the actual phase and counters, including preparation, waiting, scanning, legacy drain, season checking, examined items, eligible items, successful moves, failures, no eligible items, and incomplete verification.
LastRunDate is now written only after the complete normal daily workflow succeeds. A blocked, unreadable, partially drained, or unverified run cannot be recorded as successful.
Strict Single-Owner Maintenance
Version 1.0.2 adds one exclusive maintenance lane for:
- Mailbox readiness and the emergency decision
- Emergency Archive
- Archive preparation
- Normal Smart Archive
- Vacation Mode mailbox changes
- Conversation History repair
- Flagged-mail recovery
- Body indexing
- GAL synchronization
Only one operation may perform Outlook/MAPI maintenance at a time. Active work is not interrupted halfway through; higher-priority pending work receives the next safe opportunity.
This prevents GAL from starting during indexing, indexing from starting during GAL, normal archive from entering Emergency Archive, and other mailbox operations from overtaking required emergency or archive work.
Faster Idle Resume Without UI Stalls
Normal indexing, archive movement, and Conversation History processing now resume after approximately one second of user inactivity instead of three seconds.
The first work slices remain deliberately small and grow only after longer inactivity. Emergency Archive still has no idle delay. Large folder discovery is also processed in bounded chunks to keep Outlook responsive.
Legacy PST Drain and Permanent Removal
The legacy migration path was reviewed from classification through physical deletion.
Version 1.0.2 now:
- Protects the default store and every configured account delivery PST.
- Fails closed when a store cannot be classified safely.
- Processes the live mailbox before normal legacy migration.
- Uses Outlook
Move()only; no copy-and-delete fallback is used. - Retries failed moves with a freshly resolved destination.
- Keeps Conversation History-owned folders under the dedicated repair process.
- Recursively verifies that the exact physical source-item count is zero.
- Removes source-targeting Move/Copy rules only after zero verification.
- Releases Outlook references before detaching the store.
- Confirms that Outlook no longer has the PST mounted.
- Permanently deletes the exact PST and verifies that the file is gone.
- Keeps the daily archive incomplete while an empty PST remains locked or present.
- Uses path, file length, and last-write time for deferred deletion authorization.
- Reprocesses a changed file through the complete safety pipeline instead of deleting it from stale metadata.
- Removes unsafe path-only reboot deletion.
A damaged, unreadable, non-empty, or partially drained PST is preserved and retried. Email Tools never deletes unverified leftover mail merely to make the archive appear complete.
Required Daily Archive-Season Self-Heal
Archive-season self-heal remains a required daily task and is now incremental:
- Stores, folders, and table rows are processed in bounded steps.
- A stable candidate list is built before modifying each folder.
- Misfiled messages are moved to the correct account, season, and folder.
- Moved identities are reconciled with the local body index.
- Any required self-heal failure keeps the daily run incomplete and prevents
LastRunDatefrom being written.
Body Index and GAL Coordination
- Active index cycles are no longer reset by repeated sweep requests.
- Additional sweeps are coalesced.
- GAL waits for both the index reader and database writer queue.
- A recovered external GAL worker is recognized as the current maintenance owner.
- Uncertain external-worker state blocks competing maintenance instead of failing open.
- A full body-index reconciliation runs after GAL completes.
Sent Items Archive Eligibility
Eligible Sent Items can now use SentOn or CreationTime when ReceivedTime is unavailable, preventing valid sent messages from being silently skipped.
Updated SQLite Stack
Version 1.0.2 updates and pins the local index stack to:
- Microsoft.Data.Sqlite.Core 8.0.29
- SQLitePCLRaw 3.0.4 packages
- SourceGear.sqlite3 3.53.3
- Current compatible System.Memory, System.Buffers, Unsafe, and Numerics.Vectors dependencies
Both x86 and x64 native SQLite payloads remain included by the installer build.
Installer and Release Reliability
- The build restores and verifies exact dependency versions and paths.
- VSTO manifests are recalculated and signed after the final add-in assembly is produced.
- The updater, GAL worker, and installer are verified against the pinned signing certificate.
- Stale release output is removed before a new build.
version.jsonmust match both the installer and RAR SHA-256 values.- Same-version repair is supported and downgrade to an older Email Tools release is blocked.
- The installer no longer removes unrelated Outlook resiliency registry data.
Installation
Existing v1.0.1 and v1.0.0 users do not need to uninstall first. Install the signed v1.0.2 package over the current installation after Outlook closes.
Email Tools remains a per-user installation and does not require administrator rights.
فارسی
نسخهٔ Email Tools v1.0.2 یک انتشار متمرکز بر پایداری Emergency Archive، Smart Archive، تخلیهٔ PSTهای قدیمی، اصلاح روزانهٔ فصلهای آرشیو، تشخیص حجم صندوق، ایندکس متن ایمیلها و همگامسازی GAL است.
این متن فقط اصلاحات و بهبودهای نگهداری اضافهشده در نسخهٔ 1.0.2 را توضیح میدهد.
پایداری Emergency Archive
در نسخههای قبلی ممکن بود هنگام اتصال اولیهٔ Outlook، حجم صندوق موقتاً خوانده نشود و این وضعیت بهاشتباه به معنی پرنبودن صندوق در نظر گرفته شود. نسخهٔ 1.0.2 اکنون:
- ناموجودبودن اطلاعات حجم صندوق را به معنی آمادهنبودن میداند، نه پرنبودن.
- حجم و سهمیهٔ نشست فعلی را بدون مسدودکردن Outlook دوباره تلاش میکند.
- در صورت خطای موقت، مقدار معتبر قبلی را با صفر جایگزین نمیکند.
- بعد از آمادهشدن مقادیر فعلی، پنجرهٔ Settings بازشده را بهروزرسانی میکند.
- Emergency Archive را در اولویت همهٔ عملیات نگهداری صندوق قرار میدهد.
- برای تخلیهٔ اضطراری منتظر بیکاری کاربر نمیماند.
- در صورت نیاز توالی محدود ۳۰ روز، ۲۰ روز و ۱۰ روز را اجرا میکند.
- پیش از اعلام رفع وضعیت اضطراری، یک اندازهگیری تازه از صندوق میخواهد.
- بعد از تخلیهٔ اضطراری، اجرای عادی روزانه را همچنان لازم نگه میدارد.
وضعیت و پایان واقعی Smart Archive
Smart Archive ممکن بود پیش از شروع کار واقعی در وضعیت Running نمایش داده شود. نسخهٔ 1.0.2 مرحله و شمارندهٔ واقعی را نمایش میدهد؛ از جمله آمادهسازی، انتظار، اسکن، تخلیهٔ Legacy، بررسی فصلها، موارد بررسیشده، موارد واجد شرایط، انتقالهای موفق، خطاها، نبود مورد واجد شرایط و بررسی ناقص.
LastRunDate فقط پس از موفقیت کامل فرآیند عادی روزانه نوشته میشود. اجرای مسدود، ناخوانا، نیمهتخلیهشده یا تأییدنشده دیگر موفق ثبت نمیشود.
مسیر انحصاری واحد برای نگهداری
نسخهٔ 1.0.2 یک مسیر انحصاری برای موارد زیر اضافه میکند:
- آمادهشدن اطلاعات صندوق و تصمیم اضطراری
- Emergency Archive
- آمادهسازی فضای آرشیو
- Smart Archive عادی
- تغییرات Vacation Mode
- اصلاح Conversation History
- بازیابی ایمیلهای پرچمدار
- ایندکس متن ایمیلها
- همگامسازی GAL
در هر لحظه فقط یک عملیات میتواند روی Outlook/MAPI کار کند. کار فعال در میانه قطع نمیشود و کار مهمتر در اولین فرصت امن بعدی اجرا میشود.
این تغییر از شروع GAL هنگام ایندکس، شروع ایندکس هنگام GAL، ورود آرشیو عادی به Emergency Archive و جلو زدن کارهای دیگر از تخلیهٔ ضروری جلوگیری میکند.
شروع دوباره پس از یک ثانیه بدون ایجاد وقفهٔ رابط کاربری
ایندکس عادی، انتقال آرشیو و Conversation History اکنون پس از حدود یک ثانیه بیکاری کاربر دوباره شروع میشوند؛ در نسخهٔ قبلی این زمان سه ثانیه بود.
اولین بخشهای پردازش کوچک نگه داشته شدهاند و فقط پس از بیکاری طولانیتر بزرگ میشوند. Emergency Archive همچنان بدون...
Email Tools v1.0.1
English
Email Tools v1.0.1 adds GAL-based Outlook display-name synchronization and delivers important reliability fixes for flagged mail, Advanced Search, automatic updates, and background mailbox maintenance.
Highlights
GAL Display-Name Synchronization
Email Tools can now reconcile historical Outlook display names with the current Global Address List (GAL), silently and without interrupting the user's visible Outlook session.
- Updates sender and sent-on-behalf-of display names in historical messages.
- Updates To, Cc, and Bcc recipient display names.
- Covers mailbox folders, shared stores, and mounted archive/PST folders.
- Repairs recognized outdated names in Outlook rules, views, and Exchange Search Folder criteria after Outlook closes.
- Uses address-based matching and changes a historical name only when it maps safely to a current GAL identity.
- Leaves external, deleted, unknown, or ambiguous recipients unchanged.
- Checkpoints progress and resumes automatically after Outlook or Windows restarts.
- Runs silently, with no prompts and no mailbox-content logging.
Flagged Mail Recovery
Earlier builds could move follow-up-flagged messages into managed seasonal archives, causing them to disappear from the live Outlook To-Do and Flagged Mail experience.
Version 1.0.1 performs a one-time recovery that:
- Scans Email Tools-managed seasonal archive stores.
- Detects both classic Outlook flags and modern To-Do flags.
- Moves affected mail back to the user's live Inbox.
- Runs in small background steps to keep Outlook responsive.
- Runs only after regular mailbox-moving operations have finished.
Advanced Search Now Shows Local Time
Advanced Search previously received some message timestamps from Outlook in UTC, which could make result times appear shifted from the time shown in Outlook.
Version 1.0.1 now converts those timestamps to the user's Windows local time. The results grid, preview details, date-range filtering, sorting, and CSV output now agree with Outlook's local-time display.
Faster, More Responsive Body Indexing
The local body index now batches database work more efficiently while giving Outlook priority whenever the user is active.
- Pauses Outlook message reads after keyboard, mouse, or folder-navigation activity, then resumes automatically during idle time.
- Uses larger batched index writes and bulk row matching to reduce database overhead on large mailboxes and mounted PST archives.
- Preserves completed store watermarks so later starts reconcile only new or changed messages instead of rebuilding the full index.
- Keeps indexed search available across the mailbox and managed seasonal archives without relying on Windows Search.
- The Status window now reports paused, scanning, building, writing, reconciling, and ready states with live committed-row and writer-queue values.
- Live status text is remeasured and wrapped at the current Windows DPI, so longer states and scaling changes no longer clip the index line.
More Accurate HTML Previews
Advanced Search preview processing now preserves complex HTML tables, inline formatting, signatures, and message layout more faithfully. This fixes cases where a table that looked correct in Outlook could previously appear stretched, transposed, or misaligned in the preview pane.
Reliability Improvements
- Prioritizes verified update checks before mailbox maintenance begins.
- Coordinates Smart Archive, flagged-mail recovery, GAL synchronization, and body indexing so competing background jobs do not interfere with one another.
- Prevents body indexing from running while mailbox-moving or GAL-repair work is active, then reconciles the index afterward.
- Makes legacy PST migration completion stricter: Smart Archive verifies that the source is fully drained, retries incomplete or temporarily locked cleanup, and removes only the exact unchanged source that was verified empty.
- Keeps Outlook's built-in AutoArchive disabled so it does not compete with managed seasonal archiving.
- Improves shutdown and Windows-restart recovery for unfinished GAL synchronization.
- Removes obsolete runtime diagnostic logging from normal operation.
Installation And Updates
- Existing Email Tools users do not need to uninstall the previous version.
- The verified automatic updater detects v1.0.1 from GitHub Releases, validates the installer with SHA-256 and the pinned Email Tools signing certificate, and installs it after Outlook closes.
- For a manual upgrade, download
EmailTools_Setup.rar, extract it, and runEmailTools_Setup.exeover the existing installation. - Installation remains per-user and does not require administrator rights.
Release Assets
EmailTools_Setup.rar- recommended manual download packageEmailTools_Setup.exe- signed installer used by automatic updatesversion.json- automatic-update manifest
Requirements
- Windows 10 or Windows 11
- Microsoft Outlook 2016, 2019, 2021, or Microsoft 365 desktop
- .NET Framework 4.8
Email Tools is free to use. If it improves your Outlook workflow, please star the project on GitHub to help more users discover it.
فارسی
نسخهٔ Email Tools v1.0.1 همگامسازی نامهای نمایشی اوتلوک با GAL را اضافه میکند و پایداری بازیابی ایمیلهای پرچمدار، Advanced Search، بهروزرسانی خودکار و کارهای پسزمینهٔ صندوق پستی را بهبود میدهد.
ویژگیهای برجسته
همگامسازی نامهای نمایشی با GAL
Email Tools اکنون میتواند نامهای نمایشی قدیمی در اوتلوک را با نام فعلی در Global Address List یا GAL هماهنگ کند؛ بدون ایجاد وقفه در پنجرهٔ قابل مشاهدهٔ اوتلوک.
- نام نمایشی فرستنده و ارسالکننده از طرف شخص دیگر را در پیامهای قدیمی بهروز میکند.
- نام نمایشی گیرندگان To، Cc و Bcc را بهروز میکند.
- پوشههای صندوق پستی، صندوقهای اشتراکی و آرشیوهای متصل PST را پوشش میدهد.
- نامهای قدیمی شناختهشده در Ruleها، Viewها و معیارهای Exchange Search Folder را بعد از بسته شدن اوتلوک اصلاح میکند.
- تطبیق را بر اساس آدرس انجام میدهد و فقط وقتی نام قدیمی را تغییر میدهد که هویت فعلی در GAL بدون ابهام باشد.
- گیرندگان بیرونی، حذفشده، ناشناخته یا مبهم را دستنخورده باقی میگذارد.
- پیشرفت را ذخیره میکند و بعد از باز شدن دوبارهٔ اوتلوک یا راهاندازی مجدد ویندوز خودکار ادامه میدهد.
- بدون پرسش از کاربر و بدون تولید لاگ از محتوای صندوق پستی اجرا میشود.
بازیابی ایمیلهای پرچمدار
نسخههای قبلی ممکن بود بعضی پیامهای دارای Follow Up Flag را به آرشیوهای فصلی مدیریتشده منتقل کنند و آنها از نمای زندهٔ Outlook To-Do و Flagged Mail ناپدید شوند.
نسخهٔ 1.0.1 یک بازیابی یکباره انجام میدهد که:
- آرشیوهای فصلی ساختهشده توسط Email Tools را بررسی میکند.
- پرچمهای کلاسیک اوتلوک و پرچمهای جدید To-Do را تشخیص میدهد.
- پیامهای آسیبدیده را به Inbox زندهٔ کاربر برمیگرداند.
- در گامهای کوچک پسزمینه اجرا میشود تا اوتلوک پاسخگو بماند.
- فقط بعد از پایان کارهای معمول انتقال و بایگانی ایمیل اجرا میشود.
نمایش زمان محلی در Advanced Search
Advanced Search پیشتر بعضی زمانهای پیام را از اوتلوک بهصورت UTC دریافت میکرد و ممکن بود زمان نتیجه با زمان نمایشدادهشده در اوتلوک تفاوت داشته باشد.
نسخهٔ 1.0.1 این زمانها را به زمان محلی ویندوز کاربر تبدیل میکند. جدول نتایج، جزئیات پیشنمایش، فیلتر بازهٔ زمانی، مرتبسازی و خروجی CSV اکنون با زمان محلی اوتلوک هماهنگاند.
ایندکس سریعتر و پاسخگوتر متن ایمیلها
ایندکس محلی متن پیامها اکنون عملیات پایگاه داده را گروهیتر انجام میدهد و هر زمان کاربر در اوتلوک فعال باشد، اولویت را به رابط کاربری میدهد.
- بعد از فعالیت صفحهکلید، ماوس یا جابهجایی بین پوشهها، خواندن پیامها را موقتاً متوقف میکند و در زمان بیکاری خودکار ادامه میدهد.
- با نوشتن گروهی بزرگتر و تطبیق گروهی رکوردها، سربار ایندکسسازی صندوقهای بزرگ و آرشیوهای PST متصل را کاهش میدهد.
- وضعیت پوشههای کاملشده را حفظ میکند تا اجرای بعدی فقط پیامهای جدید یا تغییریافته را هماهنگ کند و ایندکس کامل را دوباره نسازد.
- جستوجوی ایندکسشده را در صندوق پستی و آرشیوهای فصلی مدیریتشده، مستقل از Windows Search، در دسترس نگه میدارد.
- پنجرهٔ Status اکنون وضعیتهای توقف موقت، بررسی پوشهها، ساخت، نوشتن، هماهنگسازی نهایی و آماده را همراه با تعداد زندهٔ رکوردهای ثبتشده و صف نویسنده نشان میدهد.
- متن زندهٔ وضعیت بر اساس DPI فعلی ویندوز دوباره اندازهگیری و در صورت نیاز چندخطی میشود؛ بنابراین وضعیتهای طولانی و تغییر مقیاس دیگر خط ایندکس را ناقص نمایش نمیدهند.
پیشنمایش دقیقتر ایمیلهای HTML
پردازش پیشنمایش Advanced Search اکنون جدولهای پیچیدهٔ HTML، قالببندی درونخطی، امضا و چیدمان پیام را دقیقتر حفظ میکند. این تغییر مواردی را اصلاح میکند که یک جدول در خود اوتلوک درست بود، اما در پنل پیشنمایش کشیده، جابهجا یا نامرتب نمایش داده میشد.
بهبودهای پایداری
- بررسی بهروزرسانی تأییدشده را پیش از نگهداری صندوق پستی در اولویت قرار میدهد.
- Smart Archive، بازیابی ایمیلهای پرچمدار، همگامسازی GAL و ایندکس متن ایمیلها را هماهنگ میکند تا کارهای پسزمینه با یکدیگر تداخل نداشته باشند.
- هنگام انتقال ایمیل یا اصلاح GAL، ایندکسسازی متن را متوقف میکند و بعد از پایان کار، ایندکس را دوباره هماهنگ میکند.
- پایان انتقال آرشیوهای قدیمی PST را سختگیرانهتر بررسی میکند: Smart Archive ابتدا تخلیهٔ کامل منبع را تأیید میکند، پاکسازی ناقص یا فایل موقتاً قفلشده را دوباره تلاش میکند و فقط همان فایل تغییریافتهنبودهای را حذف می...
Email Tools v1.0.0
English
The first polished public release of Email Tools for Microsoft Outlook.
Email Tools adds a dedicated Email Tools ribbon tab to Outlook, with indexed body search, safe Smart Archive, attachment-aware replies, reminder cleanup, and verified self-updates. It installs per-user, needs no administrator rights, and keeps itself up to date after Outlook closes.
Highlights
- Indexed body search (
Ctrl+F3) across mailboxes and seasonal archives, built because Outlook/Windows indexing can miss old message bodies, late-mounted PSTs, or years of archive history - Advanced Search with sortable results and a live Outlook-style preview
- Bulk actions and CSV export for search results
- Attachment helpers: Reply / Reply All keep original attachments; Forward strips file attachments while preserving inline signature images
- Smart Archive moves older mail into dated local PST archives; mail is moved, never deleted
- Vacation Mode clears older Inbox mail before time away
- Reminder cleanup dismisses overdue meeting reminders
- Verified automatic updates using SHA-256 plus pinned Authenticode certificate validation
Install
Download EmailTools_Setup.rar, extract it, and run EmailTools_Setup.exe.
Setup installs only for your Windows account and does not require administrator rights.
Release Assets
EmailTools_Setup.rar: recommended manual download packageEmailTools_Setup.exe: installer used by the in-app updaterversion.json: updater manifest; do not download manually
Requirements
Windows 10 / 11 - Microsoft Outlook 2016, 2019, 2021, or Microsoft 365 desktop - .NET Framework 4.8
فارسی
اولین انتشار عمومی و کامل Email Tools برای Microsoft Outlook.
Email Tools یک زبانهٔ اختصاصی به ریبون اوتلوک اضافه میکند و جستوجوی ایندکسشده در متن ایمیلها، Smart Archive امن، پاسخهای هوشمند همراه با پیوست، پاکسازی یادآورها و بهروزرسانی خودکار تأییدشده را در اختیار کاربر قرار میدهد. افزونه فقط برای حساب ویندوز همان کاربر نصب میشود، به دسترسی مدیر نیاز ندارد و بعد از بسته شدن اوتلوک میتواند خود را بهروز نگه دارد.
ویژگیهای برجسته
- جستوجوی ایندکسشده در متن ایمیلها با
Ctrl+F3در صندوقها و آرشیوهای فصلی؛ برای زمانی که ایندکس Outlook یا Windows متن پیامهای قدیمی، PSTهای دیرتر متصلشده یا چند سال سابقهٔ آرشیو را پیدا نمیکند. - Advanced Search با نتایج قابل مرتبسازی و پیشنمایش زنده به سبک اوتلوک.
- عملیات گروهی و خروجی CSV برای نتایج جستوجو.
- ابزارهای پیوست: Reply و Reply All پیوستهای اصلی را نگه میدارند؛ Forward پیوستهای فایل را حذف میکند اما تصاویر درونخطی امضا را حفظ میکند.
- Smart Archive ایمیلهای قدیمی را به آرشیوهای محلی تاریخدار PST منتقل میکند؛ ایمیل جابهجا میشود و هرگز حذف نمیشود.
- Vacation Mode پیش از مرخصی، ایمیلهای قدیمیتر Inbox را بایگانی میکند.
- پاکسازی یادآورها یادآورهای عقبافتادهٔ جلسهها را رد میکند.
- بهروزرسانی خودکار تأییدشده با بررسی SHA-256 و گواهی Authenticode سنجاقشده.
نصب
فایل EmailTools_Setup.rar را دانلود و استخراج کنید، سپس EmailTools_Setup.exe را اجرا کنید.
نصب فقط برای حساب ویندوز شما انجام میشود و به دسترسی مدیر نیاز ندارد.
فایلهای انتشار
EmailTools_Setup.rar: بستهٔ پیشنهادی برای دانلود و نصب دستی.EmailTools_Setup.exe: نصبکنندهای که بهروزرسان داخلی نیز از آن استفاده میکند.version.json: اطلاعات بهروزرسان؛ نیازی به دانلود دستی آن نیست.
پیشنیازها
Windows 10 یا Windows 11 - نسخهٔ دسکتاپ Microsoft Outlook 2016، 2019، 2021 یا Microsoft 365 - .NET Framework 4.8