Secretary

Секретар ДЕК

Роль секретаря державної екзаменаційної комісії — координувати дипломи обраної сесії захисту: бачити всіх студентів, призначати рецензента, допускати до захисту, за потреби виправляти дані вручну.

Роль призначається на сесію захисту адміністратором.

Вхід і сесія захисту

1. Увійдіть під робочою поштою.
2. У меню — «Кабінет секретаря».
3. Якщо сесій кілька — оберіть сесію захисту (рік, бакалавр/магістр). Вибір зберігається; перемкнути можна зверху кабінету.

Без призначеної ролі секретаря на жодну сесію система покаже попередження.

Кабінет (дашборд)

На головній сторінці кабінету:

• назва поточної сесії захисту;
• картка «Усього …» — усі дипломи сесії;
• картки за етапами (очікують керівника, тема на розгляді, тема затверджена, рецензента призначено, перевірки, готові до допуску тощо).

Натисніть картку — відкриється список дипломів уже з відповідним фільтром.

Список дипломів

Шлях: Кабінет → картка «Усього» або з дашборду за етапом

Таблиця всіх студентів сесії. Фільтри:

Фільтр	Призначення
Етап життєвого циклу	Де зараз «застряг» диплом
Крок допуску	Яка перевірка зараз активна
Група	Навчальна група
Пошук	ПІБ або email

У кожному рядку — «Деталі» для повної картки диплома.

Картка диплома

Відкривається зі списку. Зверху — прогрес по дев’яти кроках (як у студента), документи, історія тем, кроки допуску, коментарі.

Нижче — дії секретаря (з’являються залежно від стану; якщо дія недоступна — сірий текст із поясненням).

Призначити рецензента

Коли тема затверджена і рецензент ще не призначений:

1. Оберіть викладача зі списку.
2. Натисніть «Призначити».

Після призначення рецензент бачить завдання в своєму кабінеті. Якщо рецензент уже є — блок показує поточного; повторне призначення недоступне, поки рецензія не завершена (система пояснить чому).

Призначення рецензента — обов’язковий крок до виконання роботи. Поки його немає, студент не може завантажити PDF або заявити готовність до перевірок. Після призначення диплом отримує статус «Рецензента призначено».

Якщо для викладача вичерпано ліміт рецензентів на сесію (задає адмін), призначення буде відхилено з відповідним повідомленням.

Змінити керівника

Примусова зміна керівника — лише до затвердження теми (поки студент ще не перейшов до виконання роботи).

1. Оберіть нового викладача.
2. Вкажіть причину (обов’язково).
3. «Змінити».

Після затвердження теми цей блок показує, що зміна неможлива.

Якщо у нового керівника вичерпано ліміт студентів-керівників на сесію, зміну буде відхилено (навіть якщо студент уже надсилав йому заявку).

Допустити до захисту

Фінальний крок допуску для секретаря.

Доступно, коли:

• тема затверджена;
• рецензент призначений;
• пройдені відгук керівника, нормоконтроль, антиплагіат, рецензія;
• студент ще не допущений.

Натисніть «Допустити». Дата захисту не вказується на цьому кроці.

Після допуску прогрес — 100 %. Далі студент або керівник може подати побажання дати, а ви окремо підтверджуєте фінальну дату.

Підтвердити дату захисту

На картці допущеного студента:

1. Оберіть дату зі доступних дат сесії (див. «Налаштування сесії»).
2. Натисніть «Зберегти дату».

Фінальна дата може відрізнятися від побажання студента/керівника. Список побажань — у розділі «Побажання дат».

Налаштування сесії

Шлях: /Secretary/SessionSetup

1. Задайте три майлстоуни: дата контрольної точки та очікуваний % виконання (наприклад 40 / 70 / 100).
2. Задайте доступні дати захисту (дні захисту).
3. Дату, на яку вже є побажання або фінальне призначення, не можна видалити.

Побажання дат

Шлях: /Secretary/DefenceDates

Черга запитів: хто подав (студент чи керівник), коли, яку дату обрано, чи вже підтверджено фінальну дату.

Примусова зміна кроку допуску

Якщо перевірку має виконати викладач, але потрібно зафіксувати результат вручну (форс-мажор, погоджено з кафедрою):

1. Переконайтесь, що студент уже на етапі перевірок.
2. У блоці «Примусова зміна кроку допуску» видно поточний крок.
3. Оберіть результат: Допущено, Зауваження або Не допущено.
4. Додайте обов’язковий коментар (у журналі буде позначка примусової зміни).
5. «Застосувати зміну».

Використовуйте обережно — у історії спроб видно, що рішення зафіксував секретар.

Додати коментар

Внутрішня нотатка до диплома (бачать усі, хто відкриває картку). Недоступно для заархівованої сесії або вже допущених.

Звіт допущених

Шлях: /Secretary/Reports/Admitted (посилання зі звіту або закладка)

Таблиця всіх допущених студентів поточної сесії: ПІБ, група, тема, керівник, рецензент, дата захисту.

«Завантажити CSV» — експорт для протоколу або Excel.

Типовий робочий цикл секретаря

Дашборд → знайти «застряглих» за картками
    → Деталі → коментар / призначити рецензента
Після всіх перевірок → Деталі → Допустити
    → за потреби підтвердити дату захисту
В кінці семестру → Звіт допущених → CSV

Типові ситуації

Не можу призначити рецензента.
Перевірте: тема затверджена? Робота ще не перейшла до перевірок? Рецензент уже призначений? Є активні викладачі кафедри в системі?

Кнопка «Допустити» неактивна.
Прочитайте сірий текст під блоком — зазвичай не всі чотири перевірки пройдені або рецензія не завершена.

Студент у «готові до допуску», але допуск сірий.
Перевірте кроки в картці; можливо, не призначено рецензента або рецензія ще в роботі.

Потрібно змінити керівника після затвердження теми.
У системі v1 — неможливо; лише до затвердження теми через блок «Змінити керівника».

Архівна сесія.
Усі дії заблоковані — лише перегляд.

Зв’язок з іншими ролями

Етап	Хто виконує
Керівник, тема	Студент, Керівник, Завідувач
Обов’язкове призначення рецензента	Секретар
Перевірки 5–8	Керівник, нормоконтролер, антиплагіат, рецензент
Допуск	Секретар

Загальна схема — загальний процес.