Sprint 1 ‐ Entregable
Para este sprint, seguimos el diseño de alto nivel definido en el sprint anterior, enfocado en desarrollar una página web que permita a los usuarios cargar información a través de archivos de Excel. Posteriormente, esta información será utilizada en herramientas de análisis de datos para mejorar la precisión en pronósticos, optimizar la asignación de presupuestos y detectar anomalías en los costos de los proveedores.
No obstante, realizamos algunos cambios en las tecnologías seleccionadas para el desarrollo de la página web:
| Categoría | Tecnología |
|---|---|
| Lenguaje de Programación | Python |
| Base de Datos | SQLAlchemy/PostgreSQL |
| Frameworks | FastAPI, NextJS/React |
El cambio en la base de datos y en el ORM se realizó para facilitar la migración entre los diferentes miembros del equipo. Optamos por SQLAlchemy porque permite interactuar con la base de datos de manera más flexible y cambiar de PostgreSQL a MySQL con solo modificar unas líneas de configuración, lo que mejora la mantenibilidad y adaptabilidad del código.
En cuanto a la adopción de Next.js, la decisión se tomó porque trabajar con React puro generaba ciertos problemas de dependencias. Next.js, al ser un framework basado en React, ofrece una estructura más organizada y opciones de configuración integradas que simplifican el desarrollo. Aunque su curva de aprendizaje es ligeramente más alta debido a sus características adicionales, sus ventajas en términos de optimización y facilidad de implementación justifican el cambio.
Realizamos los siguientes cambios para mejorar la coherencia y flexibilidad del sistema:
-
nameencountry:
Cambiamos este campo de nullable a not null, ya que no tenía sentido almacenar un país sin nombre. Mantenerlo comoNULLsolo representaría un desperdicio de espacio en la base de datos. -
descriptionenevc:
Modificamos este campo de not null a nullable para facilitar la creación de una EVC en el sistema sin necesidad de proporcionar una descripción de inmediato.
Además, cambiamos su tipo de dato aTEXT, ya que es más adecuado cuando la longitud del contenido es variable y desconocida. Esto brinda mayor flexibilidad al registrar información sobre el proyecto que la EVC aborda. -
allocated_percentage:
Lo establecimos como nullable porque no siempre se tiene certeza de si la asignación de presupuesto se realiza de inmediato. Para darle mayor libertad al usuario en la gestión de esta información, decidimos permitir valoresNULL.
- Estado actual del backlog:
- Historias de usuario cerradas en este sprint.
Para este sprint se buscó realizar todas las historias de usuario planeadas para entrega, sin embargo, algunos criterios de aceptación no han sido completados para ciertas HU, a continuación se muestran las historias de usuario definidas para este sprint:
💼 Objetivo: Facilitar la carga, visualización y análisis de información presupuestaria.
| Historia de Usuario | Responsable | Criterios de Aceptación | Tareas Necesarias | Estimación de Esfuerzo |
|---|---|---|---|---|
| HU-001: Subida de archivos con información presupuestaria histórica | Lina Ballesteros (linasofi13) | - Permitir la carga de archivos en formato `.xlsx` o `.xls`. - Validar los datos antes de almacenarlos. - Generar errores en caso de inconsistencias. - Almacenar correctamente Año, Q, EVC, Monto y Comentarios. |
1. Implementar carga de archivos. 2. Validar estructura de datos. 3. Guardar información en BD. |
5 puntos |
| HU-011: Historial de archivos cargados | David Grisales (dgrisalesp) | - Vista con historial de archivos subidos. - Mostrar fecha, hora y usuario que realizó la carga. |
1. Implementar base de datos para historial. 2. Diseñar UI de historial de archivos. 3. Filtrar por usuario y fecha. |
3 puntos |
| HU-005: Visualización de tendencias de asignación presupuestaria y gastos históricos | Juan Diego Llorente (jdllorento) | - Generar reportes históricos de asignación vs gasto. - Mostrar tendencias de EVCs y proveedores. - Exportar reportes en Excel/PDF. |
1. Implementar cálculos de tendencias. 2. Diseñar gráficos e indicadores. 3. Integrar exportación de reportes. |
6 puntos |
| HUNF-005: Manejo de información | Juan Esteban García (Juanstevan1) | - Implementar herramientas de análisis con indicadores de eficiencia. - Generar reportes visuales para facilitar la toma de decisiones. |
1. Definir métricas clave. 2. Implementar dashboards visuales. 3. Configurar filtros avanzados. |
6 puntos |
| HUNF-002: Usabilidad | Lina Ballesteros (linasofi13) | - La interfaz debe ser clara y amigable. - Implementar sidebar, header y footer. - El tiempo de carga no debe superar 5 segundos. |
1. Diseñar layout base. 2. Optimizar carga de componentes. 3. Realizar pruebas de rendimiento. |
4 puntos |
💼 Objetivo: Administrar proveedores y optimizar costos de contratación.
| Historia de Usuario | Responsable | Criterios de Aceptación | Tareas Necesarias | Estimación de Esfuerzo |
|---|---|---|---|---|
| HU-002: Comparación de costos de proveedores | Lina Ballesteros (linasofi13) | - Registrar y actualizar información de proveedores. - Comparar precios entre distintos proveedores. - Filtrar por rol, proveedor y país. |
1. Diseñar formulario de proveedores. 2. Implementar comparación de costos. 3. Integrar alertas automáticas. |
5 puntos |
| HU-008: Registro de proveedores | Juan Esteban García (Juanstevan1) | - Permitir agregar, actualizar y eliminar proveedores. - Validar duplicados. - Registrar historial de costos. |
1. Implementar CRUD de proveedores. 2. Validar datos. 3. Diseñar UI de gestión. |
4 puntos |
| HU-007: Gestión centralizada de documentos | Juan Diego Llorente (jdllorento) | - Sección para almacenar y visualizar documentos. - Validación de formatos. - Permitir eliminación y actualización. |
1. Implementar módulo de documentos. 2. Crear validación de archivos. 3. Diseñar UI. |
4 puntos |
| HU-009: Registro de usuario en la plataforma | David Grisales (dgrisalesp) | - Formulario de registro con nombre, correo y contraseña. - Validación de duplicados. - Seguridad en contraseña. |
1. Crear formulario de registro. 2. Implementar autenticación. 3. Diseñar flujo de validación. |
4 puntos |
| HU-013: Inicio de sesión en la plataforma | Lina Ballesteros (linasofi13) | - Formulario con correo y contraseña. - Mensajes de error en fallos. - Redirección al dashboard. |
1. Implementar autenticación. 2. Diseñar UI de login. 3. Configurar redirección. |
3 puntos |
| HUNF-001: Seguridad | Juan Diego Llorente (jdllorento) | - Cifrado de datos sensibles. - Configuración de red privada. |
1. Implementar cifrado de BD. 2. Configurar firewall. 3. Realizar pruebas de seguridad. |
5 puntos |
- Historias de usuario pendientes para el siguiente sprint.
Para el próximo sprint se busca finalizar con criterios de aceptación pendientes de algunas historias de usuario del sprint 1, y se tienen pendientes las siguientes historias de usuario:
💼 Objetivo: Definir roles dentro de las EVCs, mejorar la administración y gestión de asignaciones presupuestales.
| Historia de Usuario | Responsable | Criterios de Aceptación | Tareas Necesarias | Estimación de Esfuerzo |
|---|---|---|---|---|
| HU-006: Creación y modificación de roles dentro de cada EVC | Lina Ballesteros (linasofi13) | - Permitir definir y modificar roles dentro de las EVCs. - Asegurar estructura clara y distribución correcta del presupuesto. |
1. Diseñar base de datos de roles. 2. Implementar CRUD de roles. 3. Agregar validaciones de permisos. |
5 puntos |
| HU-010: Organización jerárquica de los grupos de personal | Juan Diego Llorente (jdllorento) | - Vista con entornos de trabajo. - Visualización de EVCs dentro de cada entorno. - Listado de empleados por EVC. |
1. Diseñar estructura jerárquica. 2. Implementar navegación entre niveles. 3. Desarrollar UI visual. |
6 puntos |
| HU-015: Agregar fechas de inicio y fin a la contratación de roles de proveedores | Juan Esteban García (Juanstevan1) | - Agregar campo de fecha de inicio y fin en la BD. - Implementar lógica para calcular fecha fin. |
1. Modificar base de datos. 2. Implementar cálculo automático. 3. Actualizar UI de contratos. |
4 puntos |
| HU-016: Cambio de estado de EVC a "Cancelada" por administradores | David Grisales (dgrisalesp) | - Botón en la UI para cambiar estado a "Cancelada". - Solo el administrador puede realizar cambios. - Requiere confirmación de contraseña. |
1. Agregar campo de estado en BD. 2. Implementar lógica de permisos. 3. Diseñar flujo de confirmación. |
5 puntos |
| HU-017: Implementación de un sistema de notificaciones | Lina Ballesteros (linasofi13) | - Notificaciones en email y dentro de la plataforma. - Alertas configurables según tipo de usuario. |
1. Implementar módulo de notificaciones. 2. Configurar eventos de alerta. 3. Integrar con correo. |
6 puntos |
| HU-018: Garantizar la disponibilidad del sistema | Juan Esteban García (Juanstevan1) | - Disponibilidad mínima del 99.5%. - Implementación de monitoreo. - Estrategia de recuperación ante fallos. |
1. Configurar hosting. 2. Implementar herramientas de monitoreo. 3. Definir estrategia de recuperación. |
6 puntos |
| HU-020: Lectura de documentos con OCR para registro de presupuesto | David Grisales (dgrisalesp) | - Cargar documentos PDF o imágenes con información presupuestaria. - Implementar OCR para extraer datos. - Registrar presupuesto gastado automáticamente. |
1. Integrar librería OCR. 2. Extraer datos de documentos. 3. Guardar en BD. |
7 puntos |
| HU-021: Generación de alertas según presupuesto gastado | Lina Ballesteros (linasofi13) | - Alertar cuando una EVC haya gastado más del 80% del presupuesto. - Enviar notificaciones automáticas a administradores. - Mostrar indicadores en dashboard. |
1. Implementar lógica de alertas. 2. Configurar notificaciones. 3. Diseñar UI de alertas. |
5 puntos |
| HU-022: Dashboard ampliado con métricas del sistema | Juan Esteban García (Juanstevan1) | - Mostrar métricas de proveedores, EVCs y presupuesto. - Filtros por tiempo y entidad. - Representación visual con gráficas. |
1. Definir métricas clave. 2. Implementar visualización. 3. Agregar opciones de filtrado. |
6 puntos |
| HU-023: Gestión de roles y autenticación de usuarios | Juan Diego Llorente (jdllorento) | - Crear roles: Administrador, Auditor, Usuario Regular. - Control de acceso según permisos. - Implementar autenticación JWT. |
1. Diseñar estructura de roles. 2. Implementar autenticación basada en JWT. 3. Configurar permisos de acceso. |
6 puntos |
| HU-024: Desarrollo inicial del módulo de asignación presupuestal | David Grisales (dgrisalesp) | - Implementar gestión de bolsas presupuestales. - Permitir asignación de presupuesto a EVCs. - Registro de transacciones presupuestales. |
1. Diseñar base de datos de presupuesto. 2. Implementar lógica de asignación. 3. Crear interfaz de gestión. |
7 puntos |
- Reunión #1 - Planeación Sprint 1
Grabación de la reunión: Link
- Resumen de la Reunión :
La reunión se centró en revisar el progreso del Sprint 1, incluyendo la evaluación de tecnologías como FastAPI y React, la organización de los proveedores dentro del sistema y la necesidad de integrar pruebas unitarias en el desarrollo. Se discutieron ajustes en la planificación, identificando posibles cambios en el backlog y validando dependencias entre tareas. Además, se resaltó la importancia de estructurar correctamente la información de proveedores y garantizar que las funcionalidades críticas estuvieran alineadas con los objetivos del sprint.
- Preguntas:
- ¿Se debe continuar con FastAPI y React o considerar otras tecnologías?
- ¿Cómo estructurar la información de proveedores dentro del sistema?
- ¿Qué cambios se necesitan en la planificación inicial del sprint?
- ¿Cómo se integrarán las pruebas unitarias en el flujo de desarrollo?
- ¿Existen dependencias críticas entre las tareas del backlog que puedan afectar la entrega?
Grabación de la reunión: Link
Resumen de la Reunión :
La reunión se centró en la formalización del acuerdo entre el equipo de EAFIT y Bancolombia Panamá, destacando la importancia de documentar la colaboración como experiencia laboral para los estudiantes. Se discutió el alcance del proyecto, aclarando que se espera llegar a una implementación funcional con las necesidades identificadas previamente. También se abordaron temas de derechos de autor y confidencialidad, asegurando que la solución desarrollada será de uso exclusivo de la empresa. Se planteó la necesidad de mejorar la comunicación con Mayra y establecer un seguimiento más cercano al progreso del proyecto. Finalmente, se acordó enviar un video con un recorrido de la solución para recibir retroalimentación antes de la próxima reunión.
La reunión se realiza por dudas del cliente con el acuerdo que se solicitó firmar desde el sprint 0.
Preguntas
- ¿Cuál es el propósito del acuerdo y qué beneficios proporciona a ambas partes?
- ¿Bancolombia puede emitir una certificación oficial sobre la experiencia adquirida en el proyecto?
- ¿Cómo se asegurará la confidencialidad y la propiedad de la información dentro del desarrollo?
- ¿Hasta qué punto se compromete el equipo con la implementación de la solución?
- ¿Cómo se manejará la retroalimentación y el seguimiento del proyecto con el equipo de Bancolombia?
- ¿Es posible establecer una reunión semanal para mejorar la comunicación y resolver inquietudes más ágilmente?
Grabación de la reunión: Link
Resumen de la Reunión :
La reunión tuvo como objetivo revisar el estado actual del proyecto, identificar posibles bloqueos y garantizar que todas las tareas asignadas en el backlog estuvieran bien distribuidas y en progreso. Se implementó una metodología de semáforo para visualizar el estado de cada tarea, diferenciando entre las completadas, en progreso y las que presentan dificultades. Se abordó la carga de aprendizaje con tecnologías como React y Spring Boot, reconociendo que algunos miembros del equipo tenían menor experiencia en estas áreas. También se discutieron estrategias para apoyarse mutuamente, compartir conocimientos y optimizar el manejo de repositorios en Git. Se reforzó el compromiso de acompañamiento por parte del equipo, asegurando que cualquier obstáculo que surja pueda ser reportado a tiempo para recibir apoyo. Además, se destacó la importancia de la retroalimentación continua y la comunicación fluida dentro del equipo.
Preguntas
- ¿Cómo ha sido el avance de las tareas en la última semana?
- ¿Existen bloqueos o dificultades en la ejecución de las actividades?
- ¿Todos los miembros del equipo se sienten cómodos con sus asignaciones?
- ¿Cómo se está manejando la curva de aprendizaje con las tecnologías seleccionadas?
- ¿Hay necesidad de ajustar las historias de usuario o modificar la planificación del backlog?
- ¿De qué manera el equipo de apoyo puede intervenir para ayudar con cualquier dificultad?
Bancolombia Panamá enfrenta un proceso manual y fragmentado en la gestión de la capacidad y la asignación presupuestal de sus Equipos de Valor Continuo. Actualmente, la información se maneja a través de hojas de Excel y otros métodos manuales, lo que genera costos operativos, sobrecarga para la persona encargada y una limitada trazabilidad en la información financiera. La solución propuesta consiste en desarrollar una plataforma web que automatice la carga, validación y procesamiento de datos, permitiendo generar reportes interactivos, comparaciones históricas y alertas para identificar desviaciones en el presupuesto, optimizando la toma de decisiones. Además, esta plataforma centralizará la información proveniente de múltiples fuentes, integrándola en un repositorio único y accesible en tiempo real. Esto busca reducir significativamente los tiempos de procesamiento, minimizar los costos operativos y dar mayor precisión de los datos, lo que permitirá a los responsables dentro del proceso tomar decisiones informadas y basadas en datos actualizados, fortaleciendo la capacidad de respuesta ante cambios en el entorno financiero y asegurando una asignación óptima de los recursos.
El proyecto es realizado por estudiantes de Ingeniería de Sistemas de séptimo semestre de la Universidad EAFIT, en el marco del curso Proyecto Integrador 2 en un escenario real de colaboración con Bancolombia Panamá. Todo el equipo cuenta con al menos dos años de experiencia trabajando con Python, uno de los lenguajes clave que se utilizarán en el backend.
-
Lina Ballesteros
- Actúa como Scrum Master y responsable de la experiencia de usuario (UX-UI).
- Ha liderado diferentes proyectos y aporta un sólido conocimiento en metodologías ágiles y mejora continua.
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David Grisales
- Encargado de definir la arquitectura y escalabilidad del sistema.
- Posee amplio conocimiento en el diseño de sistemas y en la automatización de procesos, experiencia aplicada a lo largo de su carrera.
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Juan Diego Llorente
- A cargo de las pruebas y el aseguramiento de la calidad del sistema.
- Destaca por su capacidad para aprender rápidamente y adaptarse a nuevos desafíos como tester.
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Juan Esteban García
- Responsable del desarrollo e integración técnica de la solución.
- Ha desarrollado proyectos previos utilizando estrategias de programación modernas, lo que refuerza la solidez técnica del equipo.
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Andrés Felipe Álvarez
- En su rol de Product Owner, canaliza los requerimientos del cliente y asegura que la solución se alinee con las necesidades reales de Bancolombia Panamá.
Además, el equipo se caracteriza por un fuerte trabajo en equipo, liderazgo y comunicación efectiva. Varios integrantes ya han colaborado en proyectos previos, lo que facilita la integración y el desarrollo coherente de la solución, especialmente en el uso de frameworks como FastAPI y React/Next.js. Esto se refleja tanto en la parte técnica como en el desarrollo de la propuesta de valor, donde se aplican prácticas de ingeniería de software y metodologías ágiles para garantizar que la solución sea robusta, escalable y completamente alineada con las necesidades del cliente.
La plataforma propuesta integra múltiples módulos que abordan de forma integral la gestión de capacidad y presupuestal. Se incluye un módulo para el registro y comparación de proveedores, roles y costos, el cual permite identificar oportunidades de optimización en la contratación y gestión del talento. Además, se desarrolla un módulo de asignación presupuestal que facilita la creación y control de bolsas de presupuesto, el registro de gastos y la generación de informes financieros, permitiendo un seguimiento detallado y en tiempo real. Teniendo en cuenta lo anterior, la solución que se quiere implementar se destaca por centralizar toda la información en un único sistema, buscando garantizar la seguridad y la consistencia de la información. Además, se implementa un sistema de analítica con dashboards interactivos y alertas automáticas, junto con una función de gestión documental que permite la carga y validación de facturas y otros documentos.
Esta propuesta es innovadora y diferenciada, ya que, a diferencia de otras soluciones en el mercado, no solo centraliza la información sino que la integra de manera personalizada y adaptada a las necesidades específicas del cliente, por ejemplo, en el uso de tecnologías emergentes como OCR, análisis de datos y sistemas de notificaciones para mejorar el proceso de gestión, haciéndolo cada vez más inteligente y facilitando la toma de decisiones basadas en datos precisos y actualizados. Esto permite a Bancolombia Panamá optimizar sus procesos operativos y financieros, reduciendo significativamente los costos y tiempos asociados a la gestión manual.
Bancolombia Panamá es una de las principales instituciones financieras en la región, perteneciente al grupo Bancolombia, reconocido por su sólida trayectoria en el sector bancario y su compromiso con la innovación y la transformación digital. En Panamá, la entidad se destaca por ofrecer una amplia gama de productos y servicios financieros que responden tanto a clientes corporativos como individuales, promoviendo el desarrollo económico local y regional. En el contexto de este proyecto, el enfoque se dirige específicamente a la persona encargada de optimizar los procesos de capacidad y asignación presupuestal, Mayra Alejandra Zamora Chan, analista de proyectos en Bancolombia Panamá.
La función de Mayra como analista de proyectos en Bancolombia Panamá es asignar el presupuesto a las EVC en función del talento disponible que ofrecen los proveedores. Para ello, revisa y consolida la información proveniente de diversas fuentes, como hojas de Excel y otros registros, estableciendo criterios claros para la validación de estos procesos. Con base en estos datos, Mayra define los requerimientos funcionales para la toma de decisiones informadas y busca que la implementación de la solución digital de este proyecto centralice la información, mejore la trazabilidad y optimice la asignación de recursos de acuerdo con la capacidad y calidad del talento disponible.
En investigaciones previas se identificaron antecedentes de soluciones que abordan aspectos de la gestión de gastos y presupuestos, tales como Tickelia, Prophix y Workday Adaptive Planning. Estas herramientas han sido desarrolladas para gestionar gastos empresariales o para la planificación financiera a gran escala. Sin embargo, ninguna de ellas integra de forma completa la centralización de datos, la administración de capacidad y la asignación presupuestal enfocada en Equipos de Valor Continuo. Tickelia se centra en la digitalización de procesos contables y Prophix en la planificación de centros de costos, Workday Adaptive Planning ofrece dashboards avanzados pero sin módulos específicos para el manejo integral de proveedores y la asignación de talento.
Además, aunque la suite de Office o Google puede considerarse competencia en términos de gestión documental y procesamiento de datos, estas aplicaciones no reflejan todas las reglas del negocio. Tal como se encuentran actualmente, requieren la revisión manual de numerosos documentos y hojas de cálculo, lo que implica una fragmentación de la información y un proceso ineficiente. Esta diferenciación resalta la novedad de nuestra propuesta, que utiliza tecnologías emergentes como OCR, análisis de datos en tiempo real y sistemas de notificaciones automatizadas, permitiendo una solución personalizada y alineada con las necesidades específicas de Bancolombia Panamá.
Objetivos a Corto Plazo:
- Desarrollar prototipos de baja fidelidad para obtener retroalimentación temprana, lo que permitirá ajustar la propuesta de valor y mejorar la solución antes de avanzar en el desarrollo completo.
- Desarrollar un MVP funcional que integre módulos clave para la gestión de proveedores, administración de EVC, gestión documental y asignación presupuestal, automatizando la carga, validación y procesamiento de datos desde diversas fuentes.
- Incorporar funcionalidades esenciales de seguridad y control de acceso desde el inicio.
- Definir roles y responsabilidades claras dentro del equipo, asegurando que cada integrante sepa cuáles son sus tareas y cómo contribuir al objetivo común, fortaleciendo el trabajo en equipo y la comunicación.
- Implementar la aplicación como una solución local, de modo que el Product Owner ofrezca retroalimentación visual para evaluar la interfaz y funcionalidades.
- Adoptar un acercamiento a la línea gráfica de Bancolombia Panamá para asegurar coherencia visual y alineación con la identidad del cliente.
- Implementar acciones automatizadas mediante GitHub Actions para mejorar las buenas prácticas de desarrollo, pruebas y despliegue, garantizando una integración continua y una mayor calidad del código.
Objetivos a Largo Plazo:
- Evolucionar hacia un sistema robusto y escalable mediante la integración orquestada de todos los módulos desarrollados.
- Incorporar tecnologías emergentes, como inteligencia artificial para análisis predictivo y recomendaciones automatizadas, y OCR para optimizar la gestión documental.
- Desarrollar un módulo de Business Intelligence que ofrezca dashboards interactivos y notificaciones automáticas en tiempo real para facilitar la toma de decisiones estratégicas.
- Fortalecer los estándares de seguridad y garantizar la trazabilidad de la información, adaptándose a futuros crecimientos en usuarios y transacciones.
- Desplegar la solución en un entorno accesible para que el Product Owner pueda interactuar con ella y validar la funcionalidad del sistema de manera remota.
- Establecer mecanismos de integración y despliegue continuo (CI/CD) para asegurar la rápida y segura incorporación de nuevas funcionalidades y actualizaciones.
- Implementar un sistema de retroalimentación continua que permita recoger y analizar la experiencia del usuario final, facilitando iteraciones rápidas basadas en sugerencias y métricas de uso.
- Implementar un programa de capacitación y creación de documentación integral (manuales de usuario, guías de procesos) para promover la adopción y el uso efectivo de la solución en la organización.
- Establecer indicadores clave de desempeño (KPIs) y métricas de éxito, que permitan monitorear el impacto del sistema en la optimización de la asignación presupuestal y la gestión de capacidad.
Nuestra empresa nació con la motivación de reducir el riesgo operativo asociado a la carga manual de informes financieros en equipos de valor continuo. Detectamos que las empresas dependen de procesos manuales para cargar y analizar datos financieros, lo que no solo implica un alto riesgo operativo, sino también una limitación en la capacidad de realizar análisis avanzados y detectar tendencias.
Como respuesta a esta problemática, desarrollamos un software capaz de cargar archivos Excel en una base de datos, permitiendo el análisis automatizado de los datos, la detección de anomalías en costos y la generación de informes más precisos.
Desde su concepción, el proyecto ha alcanzado hitos importantes, como la formalización de la idea y el lanzamiento de un MVP funcional. Este MVP ya permite a los usuarios cargar archivos, visualizar gráficos y gestionar accesos mediante inicio y cierre de sesión.
Nuestro equipo cuenta con experiencia relevante en automatización de procesos. En el pasado, uno de nuestros miembros desarrolló un software que transformaba automáticamente tablas en archivos PDF a Excel, reduciendo significativamente el tiempo y el riesgo operativo para una empresa. Además, una de nuestras integrantes ha trabajado en el sector de automatización durante más de un año, lo que aporta un conocimiento valioso al proyecto.
Brindar a las empresas una plataforma inteligente de análisis financiero que automatice la carga de informes, mejore la precisión en la asignación de presupuestos y detecte anomalías en costos. Buscamos optimizar la gestión financiera mediante herramientas de análisis de datos avanzadas, permitiendo a las empresas tomar decisiones más eficientes y estratégicas.
Para 2026, buscamos que Bancolombia haya implementado con éxito nuestra tecnología, permitiéndole gestionar sus recursos de manera eficiente, reducir costos operativos y optimizar el tiempo dedicado a la gestión financiera. Nuestra meta es que esta solución mejore la calidad del trabajo dentro de la empresa, automatizando procesos clave y facilitando la toma de decisiones basadas en datos precisos.
Nuestros valores fundamentales guían nuestro trabajo y la forma en que interactuamos con nuestros clientes:
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Eficiencia: nos enfocamos en maximizar el rendimiento de los procesos financieros, eliminando tareas manuales innecesarias y optimizando el tiempo de nuestros clientes.
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Responsabilidad: nos comprometemos a desarrollar soluciones precisas y confiables que generen un impacto positivo en la gestión financiera de las empresas.
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Disciplina: mantenemos un enfoque riguroso en la calidad y mejora continua de nuestras soluciones.
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Innovación: utilizamos las mejores tecnologías disponibles para crear soluciones modernas y efectivas que se adapten a las necesidades reales de nuestros clientes.
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Simplicidad y minimalismo: diseñamos herramientas intuitivas y eficientes, eliminando elementos innecesarios y asegurando que la experiencia del usuario sea clara y sencilla.
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Escucha activa: trabajamos de cerca con nuestros clientes para entender sus necesidades reales, asegurando que nuestras soluciones sean verdaderamente útiles y no simplemente lo que creemos que es correcto.
Se llevaron a cabo múltiples sesiones para comprender en profundidad los procesos actuales y las necesidades de automatización en la gestión de capacidad y presupuestal. Se utilizaron entrevistas y reuniones retrospectivas para recopilar información de los usuarios clave y del Product Owner. Estas sesiones permitieron identificar las principales ineficiencias del proceso manual (uso de hojas de Excel, procesos fragmentados y altos costos operativos) y definir los requerimientos críticos para la solución.
Evidencia: Grabaciones, capturas de pantalla y documentación generada durante las sesiones de elicitación de requisitos.
El análisis se enfoca en el mercado interno de Bancolombia Panamá, considerando criterios que permitan dirigir la solución a las áreas que más requieren la transformación digital de sus procesos.
- Segmento: Áreas financieras y operativas de la entidad.
- Roles Clave: Especialmente dirigido a los responsables de la asignación presupuestal y gestión de capacidad, con especial atención a la analista de proyectos encargada de estos procesos.
- Necesidades Específicas: Automatización de la carga de datos, centralización de la información, análisis en tiempo real, y altos estándares de seguridad y control de acceso.
El cliente principal es Bancolombia Panamá, una de las principales instituciones financieras de la región, reconocida por su compromiso con la innovación y la transformación digital. Dentro de la organización, el enfoque se dirige a:
- Mayra Alejandra Zamora Chan: Analista de proyectos responsable de asignar el presupuesto a los Equipos de Valor Continuo (EVC), quien requiere una solución que centralice y automatice la información para facilitar la toma de decisiones basada en datos precisos y actualizados.
- Áreas Financieras y Operativas: Que demandan optimizar la asignación de recursos y mejorar la eficiencia en la gestión presupuestal, reduciendo errores y costos operativos.
En el mercado existen soluciones que abordan la gestión de gastos y la planificación financiera, pero ninguna integra de forma completa todos los módulos necesarios para una administración integral en Bancolombia Panamá.
| Competidor | Fortalezas | Debilidades |
|---|---|---|
| Tickelia | Digitaliza procesos contables y gestiona gastos individuales de manera intuitiva. | Se enfoca en la gestión de gastos individuales y reembolsos, sin integrar la administración de capacidad y presupuestos. |
| Prophix | Automatiza la planificación presupuestaria y el seguimiento de gastos en centros de costos. | No dispone de módulos específicos para gestionar proveedores ni para la asignación de talento en EVCs. |
| Workday Adaptive Planning | Ofrece dashboards avanzados y análisis financiero a nivel corporativo, con alta capacidad de personalización. | Su enfoque es demasiado general y carece de funcionalidades específicas para alertas y gestión integral de capacidad. |
| Suite de Office / Google | Herramientas conocidas y ampliamente utilizadas para la gestión documental y procesamiento de datos. | Requieren la revisión manual de múltiples documentos y hojas de cálculo, lo que genera fragmentación de la información. |
Este análisis resalta la oportunidad de implementar una solución única y personalizada que centralice la información y automatice los procesos críticos, utilizando tecnologías emergentes como OCR, análisis de datos en tiempo real y sistemas de notificaciones automatizadas, lo cual representa una ventaja competitiva significativa frente a las herramientas existentes.
Se trata de una plataforma web integral diseñada para centralizar y automatizar la gestión de capacidad y la asignación presupuestal en Bancolombia Panamá. La solución se compone de múltiples módulos que trabajan de forma coordinada para optimizar los procesos internos, reduciendo la dependencia de métodos manuales y fragmentados (como hojas de Excel) y permitiendo un control y seguimiento precisos de la información financiera y operativa.
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Módulo de Proveedores:
- Centraliza la información del talento humano disponible para la asignación de roles a los Equipos de Valor Continuo (EVC).
- Permite operaciones de registro, actualización y carga masiva mediante hojas de cálculo, además de la exportación de datos e información general de los proveedores.
- La información de este módulo se integra con el módulo de analítica para visualizar gráficos que muestran, por ejemplo, las empresas con mayor cantidad de talento, seguimiento de precios y comparaciones históricas de un proveedor.
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Módulo de EVCs (Equipos de Valor Continuo):
- Facilita la asignación y gestión de los equipos de valor continuo, permitiendo filtrar y asignar el talento específico proveniente del módulo de proveedores de acuerdo a métricas definidas.
- Permite gestionar las entregas de valor de cada EVC y hacer seguimiento del desempeño y del gasto acumulado, utilizando información automatizada para determinar si se ha excedido el presupuesto asignado en cada cuatrimestre (Q), entre otras opciones.
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Módulo de Asignación Presupuestal:
- Permite la creación y control de bolsas de presupuesto, gestionando la asignación y registro de gastos en tiempo real.
- Incorpora el uso de OCR para la lectura automática de facturas, lo que facilita la verificación del gasto acumulado hasta el momento y posibilita la generación de alertas en caso de desviaciones en el presupuesto.
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Módulo de Gestión Documental:
- Centraliza todos los archivos cargados por los usuarios, con información detallada como fecha de creación, tamaño y opciones de carga/descarga.
- Funciona como un repositorio digital de documentación, donde se almacena información relevante (contratos, facturas, historiales, etc.) para facilitar auditorías y consultas futuras.
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Módulo de Analítica:
- Integra datos de proveedores, EVCs, asignación presupuestal y gestión documental para ofrecer dashboards interactivos y notificaciones automáticas.
- Permite realizar comparaciones históricas, seguimiento de indicadores clave y visualización de tendencias que facilitan la toma de decisiones estratégicas en tiempo real.
La propuesta de valor se basa en transformar procesos manuales y dispersos en una solución digital integral que centraliza la información y automatiza la gestión de capacidad y presupuestos. Con esta plataforma no solo se reducen los errores operativos y mejoran la trazabilidad de los datos, sino que también se optimiza la asignación de recursos, permitiendo a Bancolombia Panamá tomar decisiones informadas y en tiempo real.
El alcance de la solución es amplio: se busca implementar un sistema que unifique la información de proveedores, equipos de valor continuo (EVCs) y presupuestos en un único repositorio digital. Esto incluye la automatización de la carga y validación de datos, la gestión documental de contratos y facturas mediante OCR, y la generación de tableros interactivos que muestren comparaciones históricas y notificaciones automatizadas. Además, la plataforma buscar estar diseñada para integrarse de forma escalable con la arquitectura tecnológica existente de Bancolombia Panamá, aportando beneficios tanto a nivel operativo como estratégico.
Implementar este sistema representa una excelente oportunidad para la entidad, ya que no solo agiliza procesos críticos, sino que también reduce costos y minimiza riesgos asociados a la gestión manual. Al centralizar y automatizar la información, la solución permite optimizar la asignación presupuestal y mejorar el seguimiento del desempeño de las EVCs, contribuyendo de manera significativa a la eficiencia y competitividad de Bancolombia Panamá en un entorno financiero cada vez más exigente.
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MVP Inicial: Se desarrollará una versión funcional que automatice la carga, validación y procesamiento de datos. Esta fase integrará los módulos esenciales de proveedores, EVCs, asignación presupuestal, gestión documental y analítica básica, permitiendo establecer la base del sistema con altos estándares de seguridad y un acercamiento a la línea gráfica de Bancolombia Panamá.
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Evolución y Expansión: Se añadirán funcionalidades avanzadas, tales como análisis predictivo mediante recomendaciones automatizadas, sistema de alertas y notificaciones, así como mejoras en los dashboards interactivos y notificaciones en tiempo real. Se optimizará la integración entre los módulos para mejorar la capacidad de filtrar y asignar talento específico a las EVCs, y se potenciará la automatización en el registro y análisis de gastos.
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Optimización Continua y Despliegue: La plataforma se migrará a una arquitectura escalable basada en microservicios, implementando mecanismos de integración y despliegue continuo (CI/CD). Se establecerá un sistema de retroalimentación continua para recoger y analizar la experiencia del usuario, permitiendo iteraciones rápidas y mejoras basadas en métricas y sugerencias. Además, se desplegará la solución en un entorno accesible para que el Product Owner pueda interactuar de manera remota y validar la funcionalidad del sistema, asegurando así un crecimiento sostenible y adaptado a futuras necesidades.
| Fase | Descripción | Fecha Estimada |
|---|---|---|
| ✅ MVP (Producto Mínimo Viable) | Implementación base con diseño y funcionalidades esenciales. | Marzo 2025 |
| 🔍 Pruebas con datos reales | Validación con datos de la empresa, análisis de tendencias y recomendaciones de presupuesto. | Abril 2025 |
| ☁️ Migración a la nube y optimización | Despliegue en AWS o GCP con servicios accesibles, mejoras de rendimiento y ajustes finales. | Mayo 2025 |
| 🚀 Lanzamiento oficial | Presentación de la versión estable y disponible para empresas. | Junio 2025 |
- Crear la plantilla base con el patrón de colores de Bancolombia.
- Implementar funciones de carga de datos con datos dummies.
- Desarrollar funcionalidades básicas de análisis de datos.
- Validación inicial con el cliente.
- Implementación completa del análisis de datos.
- Detección de anomalías en los datos.
- Generación de sugerencias para asignación de presupuesto.
- Despliegue superficial en web para pruebas.
- Pruebas con datos reales de la empresa.
- Validación del cliente.
- Subida del sistema a AWS/GCP con costos optimizados.
- Mejora del rendimiento y reducción del costo operativo.
- Ajustes finales antes del lanzamiento.
- Versión estable disponible para uso empresarial.
- Estrategia de comercialización y promoción.
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Infraestructura Técnica
- 2-3 servidores en AWS/GCP con servicios accesibles.
- Software de desarrollo (VS Code, Copilot, herramientas de IA).
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Equipo y Operaciones
- Conexión a internet estable para desarrollo y pruebas.
- Retroalimentación constante del cliente para mejoras iterativas.
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Aspectos Legales
- Acuerdo de confidencialidad y protección de la información compartida.
- Registro de marca y derechos sobre la solución desarrollada.
Se ha realizado un análisis detallado para justificar cada recurso asignado al proyecto, considerando tanto los aspectos técnicos como operativos. Cada recurso se asignó en función de la complejidad de las tareas y la experiencia del equipo, garantizando que se cuente con las herramientas y tecnologías necesarias para cumplir los objetivos establecidos. Esta asignación se fundamenta en:
- Experiencia previa: La experiencia del equipo en automatización, desarrollo con Python, y uso de frameworks como FastAPI y React/Next.js.
- Flexibilidad y escalabilidad: La elección de tecnologías (SQLAlchemy/PostgreSQL, Next.js) permite una fácil migración y escalabilidad del sistema.
- Optimización de procesos: La integración de herramientas de CI/CD (GitHub Actions) y linters (Black, Flake8, isort) asegura la calidad del código y una rápida incorporación de nuevas funcionalidades.
Se han identificado exhaustivamente posibles riesgos que podrían impactar en el desarrollo y la implementación del proyecto. Cada riesgo ha sido evaluado en términos de probabilidad e impacto, lo que nos permite priorizar las estrategias de mitigación. A continuación se presenta un resumen de algunos de los principales riesgos:
| Riesgo | Probabilidad | Impacto | Comentarios |
|---|---|---|---|
| Retrasos en la carga de datos manuales | Alta | Alto | Dependencia de fuentes de datos y validación manual. |
| Fallos en la integración de módulos | Media | Alto | Riesgo de incompatibilidad entre módulos (proveedores, EVCs, etc.) |
| Problemas de seguridad y control de acceso | Media | Muy Alto | Riesgo de vulnerabilidades en la centralización de datos. |
| Errores en el procesamiento de OCR | Baja | Medio | Posible fallo en la lectura automática de facturas. |
| Inconsistencias en la migración de datos | Media | Alto | Riesgo al cambiar configuraciones de base de datos o ORM. |
Se han diseñado planes de acción concretos para mitigar cada uno de los riesgos identificados. Las estrategias propuestas son las siguientes:
| Riesgo | Estrategia de Contingencia | Plan de Acción |
|---|---|---|
| Retrasos en la carga de datos manuales | Automatización parcial y revisión periódica de procesos | Implementar scripts de validación y realizar pruebas de carga frecuentes para detectar fallas. |
| Fallos en la integración de módulos | Desarrollo modular y pruebas de integración continuas | Establecer un pipeline de integración continua (CI/CD) para detectar problemas de integración temprana. |
| Problemas de seguridad y control de acceso | Uso de herramientas de análisis estático, auditorías periódicas y políticas estrictas de manejo de credenciales | Configurar firewalls, aplicar encriptación en datos sensibles y realizar pruebas de penetración. |
| Errores en el procesamiento de OCR | Implementación de validaciones adicionales y pruebas de precisión en la lectura de documentos | Desarrollar un sistema de verificación manual complementario que permita corregir errores detectados. |
| Inconsistencias en la migración de datos | Uso de herramientas como Alembic y pruebas de migración controladas | Realizar simulaciones de migración en entornos de pruebas y mantener backups actualizados. |
Estas estrategias son pertinentes y efectivas, ya que abordan tanto la prevención como la corrección de errores potenciales, asegurando la continuidad y el éxito del proyecto. Se ha documentado cada acción en el sistema de seguimiento de proyectos para facilitar la revisión y actualización constante de los planes de contingencia.
A continuación se presentan los prototipos iniciales desarrollados para la solución, donde se destacan las principales interfaces y funcionalidades:
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Descripción de las funcionalidades clave:
La interfaz principal del Home permite al usuario acceder al sistema mediante el login, visualizar el dashboard interactivo y navegar a los distintos módulos: proveedores, EVC, asignación presupuestal y gestión documental. Cada módulo presenta información consolidada y opciones para realizar operaciones clave, como registro y actualización de datos, carga masiva y exportación, además de reportes analíticos y notificaciones automáticas. -
Evidencias de pruebas realizadas:
Se llevaron a cabo sesiones de pruebas de usabilidad con usuarios internos, donde se evaluaron la navegación, tiempos de respuesta y la claridad de la interfaz.
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Descripción de las funcionalidades clave:
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Descripción de las funcionalidades clave:
La pantalla de login permite a los usuarios autenticarse en el sistema. Incluye campos para ingresar correo y contraseña, validaciones de datos, mensajes de error para credenciales incorrectas y una interfaz intuitiva que facilita la transición hacia el dashboard. -
Evidencias de pruebas realizadas:
Se realizaron pruebas de usabilidad que confirmaron la rápida identificación del formulario de autenticación.
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Descripción de las funcionalidades clave:
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Descripción de las funcionalidades clave:
El dashboard centraliza la visualización de indicadores clave, presentando datos consolidados de proveedores, EVCs, asignación presupuestal y gestión documental. Permite filtrar información y generar gráficos interactivos junto a notificaciones automáticas para facilitar la toma de decisiones en tiempo real. -
Evidencias de pruebas realizadas:
Se llevaron a cabo sesiones de prueba con usuarios internos que validaron la usabilidad del dashboard, con feedback positivo sobre la claridad de los gráficos y la efectividad de las notificaciones.
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Descripción de las funcionalidades clave:
Este módulo centraliza la información del talento humano disponible para la asignación de roles a las EVC. Permite operaciones de registro, actualización, carga masiva mediante hojas de cálculo y exportación de datos. La información se integra con el módulo de analítica para visualizar gráficos sobre empresas con mayor talento, seguimiento de precios y comparaciones históricas. -
Evidencias de pruebas realizadas:
Las pruebas de usabilidad demostraron que el proceso de carga y edición de datos es intuitivo.
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Descripción de las funcionalidades clave:
Este módulo facilita la gestión de Equipos de Valor Continuo, permitiendo asignar y filtrar talento específico de los proveedores de acuerdo a métricas definidas. Además, permite gestionar las entregas de valor de cada EVC y realizar seguimiento del desempeño y gasto acumulado, ayudando a determinar si se ha excedido el presupuesto asignado en cada cuatrimestre. -
Evidencias de pruebas realizadas:
Se realizaron pruebas que validaron la efectividad del filtrado y la asignación de talento.
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Descripción de las funcionalidades clave:
Este módulo permite la creación y control de bolsas presupuestales, el registro de gastos y la generación de informes financieros en tiempo real. Incorpora el uso de OCR para la lectura automática de facturas, facilitando la verificación del gasto acumulado y permitiendo la generación de alertas en caso de desviaciones en el presupuesto. -
Evidencias de pruebas realizadas:
Pruebas de usabilidad confirmaron la integración efectiva del OCR y la generación de alertas, además de validar que la interfaz facilita la comprensión y gestión de la asignación presupuestal.
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Descripción de las funcionalidades clave:
Este módulo centraliza todos los archivos cargados por los usuarios, mostrando detalles como fecha de creación, tamaño y opciones para cargar, visualizar y descargar documentos. Funciona como un repositorio digital que almacena información relevante, facilitando auditorías y consultas sobre contratos, facturas e historiales. -
Evidencias de pruebas realizadas:
Las pruebas de usabilidad demostraron que los usuarios pueden navegar y gestionar fácilmente la documentación.
Inicialmente se hacen casos de prueba sencillos para verificar el funcionamiento y la correcta definición de los modelos, durante estos tests se lanzan errores del tipo:
Y similares, al ir solucionando cada uno se asegura que las tablas estén correctamente relacionadas
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Casos de prueba por historia de usuario
- HU-008: Registro de proveedores.
- Permitir agregar, actualizar y eliminar proveedores.
- Datos usados: Información genérica acorde con el campo al que pertenece.
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Evidencia de ejecución
Resultados: Tests para crear, actualizar y eliminar proveedores pasados con éxito.
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HU-011/HU-007: Historial de archivos cargados
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Verificar el renderizado de archivos ya existentes y creados nuevos
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Evidencia de ejecución
- Resultados: Tests para renderizar listado de documentos existentes y nuevos pasados correctamente
Los demás tests están implementados en el código (branch: chore/tests_and_models_fix), verificando las funcionalidades más relevantes de la aplicación, tanto en la carpeta de frontend, como en la de backend.
El equipo ha aplicado y documentado las siguientes prácticas y estándares en el proyecto, en línea con las Reglas y Estilo de Programación definidas en el Wiki.
| Aspecto | Implementación | Argumento / Evidencia |
|---|---|---|
| Manejo de excepciones y mensajes de error | Se han implementado bloques de manejo de excepciones en endpoints y funciones críticas. | Pruebas automatizadas (pytest) muestran que los errores se capturan y se retornan mensajes claros y descriptivos. |
| Comentarios adecuados en el código | Se han documentado funciones y clases con docstrings según PEP 257, y se usan comentarios solo cuando es necesario. | Revisiones de código y configuración de Flake8 aseguran que la documentación es precisa y útil. |
| Indentación y formato del código | Se utiliza una indentación de 4 espacios, máximo 120 caracteres por línea y se emplean herramientas como Black e isort para el formateo automático. | La ejecución de black . && isort . && flake8 . garantiza uniformidad y legibilidad en todo el código. |
| Nombres consistentes de variables y funciones | Se sigue snake_case para variables y funciones, y PascalCase para nombres de clases, según PEP 8 y la Google Python Style Guide. | Revisiones de código y linters han verificado la coherencia en la nomenclatura a lo largo del proyecto. |
| Organización de archivos y carpetas | El código se organiza en módulos y paquetes que separan dependencias, lógica de negocio y controladores. | La estructura del repositorio facilita la mantenibilidad y escalabilidad, conforme a nuestras normas internas. |
| Relación entre historias de usuario y código | Cada historia de usuario tiene su correspondiente implementación documentada, con commits vinculados a los issues. | Uso de herramientas de seguimiento de issues y vinculación de commits que facilitan la trazabilidad y verificación de requerimientos. |
| Aspecto | Detalle | Resultado / Evidencia |
|---|---|---|
| Herramientas utilizadas | Black, Flake8, isort | Se ejecuta el comando: black . && isort . && flake8 . para formatear y analizar el código. |
| Configuración aplicada | Basada en PEP 8 y la Google Python Style Guide | La configuración se documenta en el Wiki y se ajusta a los estándares recomendados. |
| Resultados obtenidos | Identificación y corrección de inconsistencias en el código | Los linters y formateadores han mejorado la calidad y uniformidad del código, evidenciado en los informes generados. |
| Aspecto | Detalle | Referencia / Evidencia |
|---|---|---|
| Justificación del estándar | Uso de PEP 8 y Google Python Style Guide para garantizar un código descriptivo y coherente. | Documentación interna y revisiones de código que muestran cumplimiento de estas guías. |
| Enlace a documentación |
PEP 8 Google Python Style Guide |
Las referencias se incluyen en la documentación del proyecto en el Wiki. |
| Aspecto | Detalle | Resultado / Evidencia |
|---|---|---|
| Pipeline de integración continua (CI/CD) | Uso de GitHub Actions para ejecutar pruebas unitarias y análisis de código con cada push. | Configuración del pipeline que se activa automáticamente, evidenciado en los logs de GitHub Actions. |
| Estrategia de branching utilizada en Git | Implementación de una estrategia de branching basada en Git Flow (feature, develop, main). | Documentación en el Wiki y revisiones de pull requests que muestran el uso consistente de la estrategia de branching. |