Vorlagen

📋 Wiki: Vorlagen- & Template-Management

Die Wiederverwendbarkeit von Belegen, Anschreiben und Benachrichtigungen wird über das CRM-Vorlagenmodul gesteuert. Das Vorlagen-System von Louis Smart CRM ermöglicht es, standardisierte Strukturen anzulegen, die dynamisch mit Kundendaten gefüllt werden können.

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🎨 1. Das Vorlagen-Tab (src/components/admin/TemplatesTab.tsx)

Im Administrationsbereich können Benutzer unter dem Reiter "Vorlagen" alle gespeicherten Textvorlagen verwalten:

• Erstellen neuer Briefvorlagen, Rechnungs-Begleitnotizen oder Mahnstufen-Texte.
• Festlegen eines Standard-Betreffs und vordefinierten Inhalts.
• Einbinden des KI-Textgenerators, um bestehende Vorlagen im Handumdrehen sprachlich aufzupolieren oder zu kürzen.

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🔁 2. Der Variablen-Ersetzungsmechanismus (Placeholders)

Beim Verwenden einer Vorlage sucht das System nach Platzhaltern in geschweiften Klammern {...} und ersetzt diese durch echte Attribute des geladenen Datensatzes.

Platzhalter	Datenbankfeld des Typs	Beispielhaftes Ergebnis
{first_name}	contact.first_name	Max
{last_name}	contact.last_name	Mustermann
{company_name}	company.full_legal_name	Bosch GmbH
{invoice_number}	invoice.invoice_number	RE-2026-0034
{due_date}	invoice.due_date	16. Juni 2026
{total_amount}	invoice.total_gross_amount	1.190,00 €

Programmiertechnischer Ersetzungs-Fahrplan (Regex-Interpolation):

export function renderTemplate(templateText: string, context: Record<string, any>): string {
  return templateText.replace(/{([^{}]+)}/g, (match, key) => {
    return context[key.trim()] !== undefined ? String(context[key.trim()]) : match;
  });
}

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🛡️ 3. Vorlagenkategorien

Zur besseren Strukturierung werden Vorlagen in Kategorien eingeteilt:

• invoice_delivery: Textbaustein für den Erstversand von Rechnungen.
• invoice_remind_1: Freundliche Zahlungserinnerung nach Verstreichen des Fälligkeitsdatums.
• invoice_remind_2: Bestimmte, formelle Mahnung inklusive Ankündigung von Verzugszinsen.
• customer_onboarding: Standardisiertes Begrüßungsschreiben für Neukunden.

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🚀 4. Integration in Louis AI und Mailing

Sowohl das SMTP-Mailsystem als auch der AI-Assistent nutzen diese Vorlagen als Baseline:

1. Bittet der Benutzer Louis AI, eine Mahnung zu schreiben, sucht Louis im Werkzeug local_knowledge nach einer Vorlage der Kategorie invoice_remind_x.
2. Findet der Agent eine passende Vorlage, wird deren Grundstruktur geladen und erst danach der KI-Schreibassistent gestartet. Dies garantiert, dass firmeninterne Richtlinien (z.B. rechtliche Klauseln oder Bankverbindungen) im Text erhalten bleiben und die KI lediglich die individuelle Formulierung optimiert.