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Workflow‐Triggers

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ren-AI-ssance® edited this page Jun 8, 2026 · 1 revision

⚡ Wiki: Automatisierte Workflow-Trigger in Louis Smart CRM

Eines der mächtigsten Werkzeuge in Louis Smart CRM ist das integrierte, ereignisgesteuerte Automatisierungssystem. Es ermöglicht Unternehmen, repetitive Geschäftsprozesse vollautomatisch und fehlerfrei im Hintergrund ablaufen zu lassen, sobald bestimmte Schlüsselereignisse (sogenannte Trigger) im CRM eintreffen.

Durch die intelligente Kopplung von System-Triggern mit dem Louis AI Assistenten können Sie komplexe Handlungsabfolgen ("Rezepte") definieren, die ohne manuelles Zutun ausgeführt werden.

🏗️ 1. Die vier intelligenten System-Trigger

Das CRM überwacht kontinuierlich alle Datenbewegungen und löst bei definierten Zustandsänderungen sofort die entsprechenden Workflows aus. Im Speziellen sind vier zentrale Trigger im Kern des Systems verankert:

🟢 A. invoice.paid (Rechnung wurde bezahlt)

  • Wann wird es ausgelöst? Sobald der Zahlungseingang für eine offene Rechnung im System registriert und die Rechnung als "bezahlt" (Status: paid) gebucht wird.
  • Typische Anwendungen:
    • Automatischer Versand einer Zahlungsbestätigung per E-Mail an den Kunden.
    • Erstellung einer internen Timeline-Notiz ("Zahlung erhalten").
    • Aktualisierung von Kunden-Labels (z.B. Entfernen des Tags "Zahlung ausstehend").

🔴 B. invoice.overdue (Rechnung ist überfällig)

  • Wann wird es ausgelöst? Das System prüft über einen zeitgesteuerten Hintergrund-Scheduler (Heartbeat) kontinuierlich alle ausstehenden Posten. Erreicht eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum (due_date) ohne Zahlungseingang, wechselt ihr Status automatisch auf "überfällig" (overdue). In diesem Moment zündet der Trigger.
  • Typische Anwendungen:
    • Vorbereitung eines freundlichen Zahlungserinnerungs-Entwurfs im Postausgang.
    • Automatische Zuweisung des Labels "Zahlungsverzug" an das verknüpfte Kundenprofil.
    • Benachrichtigung der Buchhaltung zur weiteren Überwachung.

👥 C. contact.updated (Ansprechpartner wurde aktualisiert)

  • Wann wird es ausgelöst? Sobald die Daten eines bestehenden Kontaktes (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Zuständigkeiten, Wohnort oder zugewiesene Tags) bearbeitet oder aktualisiert werden.
  • Typische Anwendungen:
    • Automatischer Abgleich der Kontaktdaten mit verknüpften Systemen.
    • Dokumentation der vorgenommenen Änderungen im globalen Änderungsverlauf (Audit Log).
    • Ansteuerung von Folge-Workflows, falls sich spezifische Verantwortlichkeiten ändern.

🏢 D. company.updated (Unternehmensprofil wurde aktualisiert)

  • Wann wird es ausgelöst? Bei jeder Änderung an den Stammdaten eines Kundenunternehmens (z.B. Firmenname, Steuernummern, Leitweg-ID, Bankverbindungen oder Labels).
  • Typische Anwendungen:
    • Konsistenzprüfung verknüpfter Verträge und Rechnungen.
    • Aktualisierung von Zuständigkeiten bei den im Unternehmen beschäftigten Kontakten.

⚙️ 2. Wie Sie Workflows einrichten und verwalten

Die Verwaltung aller automatischen Abläufe erfolgt komfortabel über die Benutzeroberfläche im Admin-Bereich unter dem Reiter "Louis AI Workflows" (src/components/admin/LouisAiWorkflowsTab.tsx).

                    ADMIN-BEREICH ➔ WORKFLOW-VERWALTUNG
+-------------------------------------------------------------------------+
|                                                                         |
|  1. TRIGGER-TYP WÄHLEN          2. AKTIONEN DEFINIEREN (Rezepte)         |
|  [ CRM_EVENT               ▼ ]  [+] E-Mail vorbereiten / versenden      |
|  Ereignis: [ invoice.paid  ▼ ]  [+] Kontakt-Label hinzufügen             |
|                                 [+] Historien-Notiz schreiben           |
+-------------------------------------------------------------------------+

Ein Workflow besteht immer aus einem Auslöser (Trigger) und einer Kette von Aktionen (Rezepte/Toolchains):

Die drei verfügbaren Trigger-Arten:

  1. MANUAL (Manueller Start): Der Workflow wird vom Benutzer gezielt per Knopfdruck oder per Chat-Anweisung an Louis gestartet.
  2. CRM_EVENT (Ereignisgesteuert): Der Workflow lauscht im Hintergrund auf die oben genannten System-Ereignisse (wie invoice.overdue) und startet sekundenschnell.
  3. TIMER (Zeitgesteuert / Scheduler): Der Workflow wird zyklisch ausgeführt – entweder stündlich oder täglich zu einer exakt definiertem Uhrzeit (z.B. jeden Morgen um 08:30 Uhr).

💡 3. Praxisbeispiel: Der automatisierte Mahnlauf

Dieses Beispiel zeigt, wie ein vollautomatisierter Mahnprozess im CRM im Zusammenspiel mit Louis AI abläuft:

┌─────────────────────────────────┐
│     Hintergrund-Scheduler       │  ➔ Errechnet Fälligkeit
└────────────────┬────────────────┘
                 ▼
┌─────────────────────────────────┐
│   Trigger: `invoice.overdue`    │  ➔ Zündet bei Überschreitung des Termins
└────────────────┬────────────────┘
                 ▼
┌─────────────────────────────────┐
│   Schritt 1: Notiz in Timeline  │  ➔ Schreibt: "Rechnung Nr. 1042 überfällig"
└────────────────┬────────────────┘
                 ▼
┌─────────────────────────────────┐
│  Schritt 2: Frist-Label setzen  │  ➔ Fügt dem Kunden "In Verzug" als Tag hinzu
└────────────────┬────────────────┘
                 ▼
┌─────────────────────────────────┐
│  Schritt 3: Mail-Draft erstellen │  ➔ Erzeugt vorbereiteten E-Mail-Entwurf 
└────────────────┬────────────────┘     (Status: PENDING zur Freigabe)
                 ▼
 🛑 [ HUMAN-IN-THE-LOOP CHECK ]    ➔ Mitarbeiter prüft & gibt per Klick frei
                 ▼
┌─────────────────────────────────┐
│       Versand über SMTP         │  ➔ E-Mail geht rechtskonform an den Kunden
└─────────────────────────────────┘

🛡️ 4. Sicherheit, Integrität & Schutzmechanismen

Um maximale geschäftliche Stabilität und Verlässlichkeit zu garantieren, verfügt die Workflow-Engine über integrierte Absicherungssysteme:

1. Doppel-Ausführungsschutz (Idempotency Guard)

Damit Kunden beispielsweise bei einem Netzwerk-Schluckauf oder schnellen Klicks nicht mit mehreren Mahnungs-E-Mails bombardiert werden, blockiert ein intelligenter Schutz die mehrfache Ausführung:

  • Duplikats-Filter: Erkennt und blockiert identische Ereignisse innerhalb eines kurzen Zeitfensters (15 Sekunden).
  • Pipeline-Sperre: Bevor ein zeitverzögerter Schritt startet, wird geprüft, ob bereits ein identischer Workflow für denselben Vorgang aktiv ist.

2. "Human-in-the-Loop" standardmäßig aktiv

Aus Sicherheitsgründen wird Louis AI niemals eigenmächtig unüberprüfte E-Mails direkt an Kunden versenden.

  • Entwurfs-Sperre: Der Workflow erstellt die E-Mail zunächst als Entwurf im Status PENDING.
  • Mitarbeiter-Kontrolle: Der Entwurf wird im E-Mail Freigabe-Center (src/components/admin/EmailDraftsApprovalPanel.tsx) angezeigt. Erst wenn ein Mitarbeiter die E-Mail liest und auf Freigeben klickt, wird sie über das Firmen-SMTP-Postfach versendet.

3. Asynchrone Fehlerbehandlung

Falls ein externer Dienst (z.B. Ihr SMTP-Server) kurzfristig nicht erreichbar ist, bricht das System nicht ab. Fehler werden präzise abgefangen, die Workflow-Instanz wird geordnet auf FAILED gesetzt und die genaue Ursache im systeminternen Logbuch festgehalten, sodass Sie die Aktion nach Behebung manuell fortsetzen können.

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