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Workflows & Tools

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ren-AI-ssance® edited this page Jun 8, 2026 · 2 revisions

⚙️ Wiki: Workflows & Tool-Integration

Die Flexibilität von Louis Smart CRM resultiert aus der sequentiellen Ausführung von vordefinierten Workflows und dynamischen Modul-Schnittstellen (Tools). Das System erlaubt es Benutzern, Prozesse zu automatisieren und der KI gezielte Handlungsmuster an die Hand zu geben.

🏗️ 1. Der ReAct Agent-Loop & Tools

Anstatt starr vorformulierte Skripte abzuarbeiten, agiert die KI im ReAct-Modus (Reasoning + Acting). Bei jeder Benutzeranweisung entscheidet das zugrundeliegende LLM dynamisch, welche Werkzeuge geladen und in welcher Reihenfolge sie ausgeführt werden müssen.

Die im Backend (src/server/ai/tools/) modular deklarierten und in der Registry (src/server/ai/tools.ts) vereinten Kern-Tools umfassen:

Die registrierten System-Tools:

  1. local_knowledge (RAG / Wissensdatenbank-Suche):

    • Funktionsweise: Durchsucht Mandanten-Dokumente und geteilte PDFs. Unterstützt eine Kontext-sensitive Entitätserkennung, um bei Anfragen automatisch zugehörige Unternehmens- oder Kontaktspeicher mit einzubeziehen.
    • Bestandsliste: Interzeptiert allgemeine Suchen nach verfügbaren Dateien und gibt eine strukturierte Übersicht der indizierten RAG-Dokumente zurück.

  2. crm_data_analyst (Strukturierte DB-Abfragen):

    • Funktionsweise: Ermöglicht eine flexible Aggregation und Filterung der CRM-Tabellen (Unternehmen, Kontakte, Rechnungen).
    • Merkmale: Suchbegriffe werden über eine Stoppwort-Filterung gereinigt und mittels eines hybriden SQL-Scorings (bzw. In-Memory Levenshtein-Fuzzy-Matching im Fallback-Modus) bewertet, um fehlerhafte Eingaben auszugleichen. Berechnet komplexe Summen wie ausstehende Bruttoumsätze oder bezahlte Posten.

  3. web_search (Konfigurierbare Websuche):

    • Funktionsweise: Bietet vier integrierte Suchverfahren, gesteuert über die Admin-Einstellungen:
      • Gemini Google Grounding: Nutzt die native Websuche von Google über das Gemini-Modell inklusive automatischer Quellen-Zitierung im Metadaten-Strom.
      • Google Custom Search API: Direkte, parametrisierte JSON-Suche über das Google Search API-Gateway.
      • SearXNG API / Scraper: Verteilte Abfrage über eigene SearXNG-Knoten.
      • DuckDuckGo Scraper: Robuster, anonymer HTML-Fallback mit integriertem linearen Backoff-Wiederholungsverfahren bei Timeouts.

  4. create_draft_invoice (Rechnungsentwurfs-Generator):

    • Funktionsweise: Ermöglicht es dem Agenten, vollständige Rechnungsentwürfe anzulegen. Die Umsatzsteuer (standardmäßig 19%) sowie Gesamt-Netto- und Bruttobeträge werden automatisch berechnet und GoBD-konform gerundet.

  5. create_draft_company (Unternehmensentwurfs-Generator):

    • Funktionsweise: Legt neue Firmenprofile mit Anschrift, Kontaktdaten, IBAN/BIC, Steuernummern und Leitweg-ID im Entwurfsmodus an.

  6. create_draft_contact (Kontaktentwurfs-Generator):

    • Funktionsweise: Erstellt neue Kontakte, verknüpft sie auf Wunsch mit einer übergeordneten Firmen-UUID und fügt ansteuerbare Kommunikationskanäle hinzu.

  7. learn_workflow (Rezept-Lern-Modus):

    • Funktionsweise: Ermöglicht es der KI, basierend auf einer natürlichen Handlungsanweisung ein wiederverwendbares Workflow-Rezept (Toolchain) zu entwerfen und persistent im System zu speichern.

  8. send_smtp_email (E-Mail-Vorbereitung & GoBD-Compliance):

    • Funktionsweise: Analysiert unstrukturierte Textanweisungen, löst Empfänger-Pseudonyme über das CRM auf und durchsucht physische Dateiordner (Wissensdatenbank-Pfad, Kontakt-/Unternehmens-Vaults) nach passenden E-Mail-Anhängen.
    • Sicherheits-Schranke: Im Sinne der GoBD-Richtlinien wird die E-Mail nicht blind versandt. Das Tool übergibt stattdessen einen strukturierten Vorschlag an den Human-in-the-Loop-Layer (proposedChanges), um dem Anwender die Freigabe des SMTP-Versands vorzulegen.

📋 2. Custom Workflows (Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe)

Über die Workflow-Verwaltung (src/components/admin/LouisAiWorkflowsTab.tsx) können wiederholbare Prozessketten definiert werden. Ein Workflow besteht aus einer logischen Abfolge von Schritten (Toolchains). Jedes Rezept wird durch einen der folgenden drei Trigger gestartet:

Die drei Workflow-Trigger:

  1. MANUAL (Manueller Start):
    • Wird direkt im UI oder im Chat durch den Benutzer gezielt aufgerufen.
  2. CRM_EVENT (Ereignis-gesteuert):
    • Lauscht auf den System-Eventbus (src/server/ai/workflowEventBus.ts). Sobald eine CRM-Aktion eintritt (z. B. ein neuer Neukunde angelegt oder eine Rechnung als überfällig markiert wird), triggert die Engine den verknüpften Workflow.
  3. TIMER (Zeitgesteuert / Cron-System):
    • Erlaubt zyklische Automatisierungen. Unterstützt stündliche Ausführungen (hourly) sowie tägliche Ausführungen (daily) zu einer exakten Uhrzeit (z. B. "08:30" Uhr).

💾 3. Workflow-Engine & Hintergrund-Scheduler

Die Louis Workflow Engine (src/server/ai/workflowEngine.ts) steuert die asynchrone Bearbeitung aller laufenden Instanzen:

  • Taktfrequenz (Heartbeat): Ein kontinuierlicher Hintergrund-Scheduler prüft alle 10 Sekunden fällige Aufgaben (Delayed Queue) sowie periodisch fällige Timer-Jobs.
  • Verzögerungs-Warteschlange (Delayed Queue): Workflow-Schritte können mit einer Verzögerung (delay_seconds) versehen werden. Die Engine speichert diese im Zustand PENDING_DELAY und reaktiviert sie präzise, sobald der geplante Ausführungszeitpunkt (execute_at_utc) erreicht ist.
  • Doppel-Ausführungsschutz (Idempotency Guard):
    • Um race conditions und mehrfache Zusendungen bei parallelen Ereignissen zu verhindern, greift ein zweistufiger Idempotenz-Schutz:
      1. In-Memory-Sliding-Window: Speichert Kaskaden-Auslöser für 15 Sekunden im Arbeitsspeicher und filtert identische Payloads für dieselbe Entität sofort aus.
      2. Datenbank-Audit: Validiert vor dem Start, ob sich bereits eine aktive Instanz im Zustand PENDING_DELAY oder RUNNING für dieselbe Rezeptur und Entitäts-ID in der Pipeline befindet.

⚙️ 4. Workflow-Executor & Schritt-Abarbeitung

Der Workflow Executor (src/server/ai/workflowExecutor.ts) verarbeitet Schritt für Schritt die modellierten Toolchains einer Instanz.

Die unterstützten Schritt-Aktionen:

  • Mailing-Aktionen (SendEmail / EmailClient / send_smtp_email):

    • Direkter Versand (direct_send_email: true): Die E-Mail wird über das registrierte SMTP-Relay gesendet und im Dateisystem archiviert.
    • Entwurfspause (direct_send_email: false): Der Executor erzeugt einen E-Mail-Draft in sys_louis_mail_drafts mit dem Status PENDING. Das Workflow-Verfahren wechselt in den Zustand WAITING_FOR_DRAFT_APPROVAL und pausiert die Ausführung so lange, bis ein Mitarbeiter den Entwurf im Freigabe-Center (src/components/admin/EmailDraftsApprovalPanel.tsx) geprüft und freigegeben hat. Nach Freigabe wird der Workflow nahtlos fortgeführt.
    • RAG-Integration: Gesendete E-Mails werden automatisch über den Ingestion-Kanal (ingestEmailToRag) als Interaktionsverlauf erfasst und stehen kommenden KI-Fragen zur Verfügung.

  • Labeling-Aktion (AddLabel / UpdateContactLabels):

    • Heftet dynamisch anpassbare Tags an Kontakt-Datensätze im Dateisystem oder in der PostgreSQL-Registry (mit automatischer De-Duplizierung).

  • Timeline-Notizen (CreateEntityNote / AddNote):

    • Erstellt strukturierte Notiz-Einträge und protokolliert die erzeugten Inhalte als auditierungsfähige Ereignisse im CRM-Aktivitätsverlauf.

Fehlerbehandlung & Resilienz:

Sollte ein Einzelschritt fehlschlagen (z. B. SMTP-Timeout, fehlender API-Key, gelöschte Dateien), bricht das System nicht unkontrolliert ab. Die Instanz fängt Ausnahmen ab, wechselt geordnet in den Zustand FAILED und dokumentiert die exakte Fehlerursache mit Zeitstempel im internen execution_log, um volle Transparenz und einfache Nachbesserung zu gewährleisten.

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