Tanya Jawab Cetak Surat

T: Mengapa waktu cetak surat menggunakan Ekspor Dok tampil error seperti berikut?

J: Semua arsip surat disimpan di folder desa. Untuk itu semua sub-folder desa harus lengkap dan harus mempunyai permission 755 atau minimal 751. Untuk melacak masalah ini, lakukan:

1. Periksa semua subfolder desa lengkap. Lihat panduan Folder-Desa
2. Periksa permission untuk folder desa dan setiap subfoldernya adalah 755 atau minimal 751

Kalau subfolder desa sudah lengkap dan yakin permissionnya sudah betul, tapi masih mengalami masalah, silakan tanyakan di forum https://www.facebook.com/groups/OpenSID/.

Untuk mengubah permission suatu folder, bisa menggunakan menu File Manager di cPanel, seperti terlihat di gambar berikut.

T: Setelah update ke v18.09, ada tampilan form surat terlihat tidak rapi, tidak seperti tampilan form surat lain

J: Error ini disebabkan di folder desa/surat ada subfolder untuk surat bermasalah tersebut yang masih menggunakan format form lama (sebelum v18.09), seperti terlihat di gambar berikut. Untuk mengatasi masalah ini, perbaiki form surat di folder desa/surat tersebut supaya mengikuti format yang digunakan di v18.09. Ikuti contoh form surat bawaan sistem di folder surat.

T: Lampiran surat (F-1.01 atau lainnya) kosong

J: File lampiran (misalnya f-1.01.php) perlu tersimpan di folder yang sama dengan template .rtf untuk surat yang bersangkutan. Jika template .rtf-nya telah diubah sesuai kebutuhan desa, maka template tersebut akan tersimpan di folder desa/surat/export. Dalam hal ini file lampirannya perlu ada di folder itu juga.

Apabila file lampiran (misalnya f-1.01.php) untuk suatu surat dirilis sesudah suratnya diubah, maka file lampiran tersebut belum tersalin ke folder desa/surat/export.

Untuk memindahkan file lampiran suatu surat ke folder desa/surat/export, lakukan:

1. Di laman Master Surat, lakukan Download untuk surat yang bersangkutan
2. Kemudian langsung Upload file template yang telah di-download tersebut (tanpa diubah). Sistem akan menyalin file lampiran yang diperlukan secara otomatis.

T: Data ayah/ibu/suami/istri salah pada surat

J: Periksa pengisian Nomor Induk Kependudukan (NIK) untuk penduduk yang bersangkutan. SID membolehkan pengisian NIK dengan angka 0 (nol) apabila NIK seseorang tidak diketahui. Namun perlu diperhatikan, NIK 0 (yang jelas tidak unik) bisa menghasilkan data yang salah pada surat yang menampilkan data ayah/ibu/suami/istri. Untuk mencegah masalah ini, bisa menggunakan NIK-sementara berisi 16 angka (harus unik).

T: Pada waktu mencetak surat, ukuran kertas defaultnya A4. Bagaimana mengubahnya?

J: Surat yang dihasilkan oleh fitur Cetak Surat adalah HTML yang tidak mempunyai setting ukuran kertasnya. Yang memberi default A4 itu adalah fitur print pada sistem operasi (Windows, Linux, dsbnya) dan ukuran kertas yang tersedia pada printer anda. Untuk mengubahnya, ganti page size pada waktu print.

Misalnya, ukuran kertas surat keterangan desa umumnya F4 (216mm x 330mm). Di Windows, ukuran kertas ini biasanya dikenal sebagai Folio. Pada print dialog, pilih Folio sebelum mencetak surat.

Untuk membuat ukuran Folio itu sebagai default, pada Windows 10 lakukan di Control Panel. Pilih Devices and Printers dan klik printer yang akan dipakai. Pada klik-kanan, pilih Printing preferences dan klik tombol Advanced. Di isian Paper size ganti pilihan menjadi Folio dan klik OK. Sesudah itu, ukuran kertas default untuk printer itu akan tampil sebagai Folio.

[screen shot Windows 10 advanced printer settings]

T: Pada waktu mencetak surat, bagaimana menghilangkan tulisan nama file di footer dan header?

J: Ini terjadi saat mencetak memakai fitur Cetak Surat. Tulisan di footer dan header itu adalah setting default pada print dialog untuk sistem operasi (Windows, Linux, dsbnya) dan printer yang anda pakai untuk mencetak halaman web. Untuk menghilangkan tulisan di footer dan header itu, di print dialog di bagian Options, pilihan Headers and footers jangan dicentang.

[screen shot Windows 10 print dialog]

T: Di Master Surat, ada surat yang tidak menampilkan tombol Unduh

J: Pada daftar surat di laman Master Surat, surat yang tidak menampilkan tombol Unduh menandakan bahwa surat tersebut belum ada template untuk Export Doc. Template Export Doc untuk surat tersebut dapat dibuat dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Unduh contoh template Export Doc (mana saja), mengikuti langkah yang dijelaskan di Master Surat.
2. Ubah template yang sudah diunduh itu sesuai dengan kebutuhan surat baru yang belum memiliki template itu. Panduan menyunting template surat export bisa dilihat di atas.
3. Unggah template baru itu dengan menekan tombol Unggah pada surat yang belum memiliki template itu. Setelah diunggah, pencetakan selanjutnya untuk surat itu akan mempergunakan template baru itu. Tombol Unduh akan tampil sekarang untuk surat itu, dan dapat dipakai untuk mengunduh template itu lagi, apabila diperlukan.