Layanan Surat

Salah satu fungsi OpenSID yang sangat membantu kantor desa adalah kemampuannya untuk mencetak berbagai surat administrasi kependudukan yang biasa disiapkan oleh kantor desa. Data untuk setiap surat diambil secara langsung dari database penduduk.

Modul Layanan Surat menyediakan fitur untuk pengaturan surat, mencetak surat, untuk mengelola arsip layanan, untuk mengelola jenis surat yang disediakan dan untuk mengubah format surat sesuai kebutuhan desa.

Setiap tab/sub-menu Layanan Surat dijelaskan berikut ini.

Tab: Pengaturan Surat

Gunakan submenu ini untuk mengelola jenis surat yang tersedia. Surat dapat diaktif/non-aktifkan, dibuat menjadi favorit, dll. Jenis surat yang dikelola di submenu ini mencakup jenis surat bawaan sistem, ataupun surat yang ditambah sendiri oleh desa. Submenu ini juga menyediakan fitur untuk membuat surat baru, untuk situasi di mana desa memerlukan surat yang belum disediakan OpenSID.

Petunjuk pengelolaan Pengaturan Surat ada di Pengaturan Surat.

Tab: Cetak Surat

Cetak surat menggunakan submenu ini. Panduan mencetak surat dapat dilihat di Panduan Mencetak Surat.

Tab: Arsip Layanan

Setiap kali mencetak surat Export Doc, berkas surat yang dihasilkan akan direkam dan ditampilkan dalam Arsip Layanan. Berkas surat di Arsip Layanan dapat di unduh untuk dilihat atau cetak ulang. Untuk surat Cetak langsung, log di Arsip Layanan tidak merekam berkas surat yang dihasilkan.

Petunjuk pengelolaan Arsip Layanan ada di Arsip Layanan.

Tab: Panduan

Submenu ini berisi panduan pelayanan surat administrasi kependudukan termasuk langkah-langkah untuk mencetak surat yang diminta oleh warga.

Mengubah Surat

Format surat yang disediakan dalam rilis OpenSID belum tentu sesuai dengan kebutuhan desa. Format surat yang disediakan OpenSID dapat diubah. Ikuti panduan berikut untuk mengubah format surat:

• Untuk mengubah surat dengan format Surat Cetak, diperlukan penguasaan programming. Ikuti Panduan Mengubah Template Surat Cetak
• Surat dengan format Surat Export Doc dapat diubah menggunakan MS Word. Ikuti Panduan Mengubah Template Surat Export

Berbagi Surat dan Menggabungkan Surat dari Desa Lain

Setiap desa bisa saja membuat surat sendiri atau menyesuaikan surat bawaan sistem. Surat tambahan atau ubahan tersebut bisa dibagi dengan mudah untuk dimanfaatkan oleh desa lain. Petunjuk membagi surat dan menggabungkan surat yang dibagi ada di Berbagi Surat.

Tanya Jawab

Tanya jawab cetak surat ada di Tanya Jawab Cetak Surat.