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Administratorhandbuch — den Bereich einrichten

Für die Person, die den Bereich aufsetzt: was jeder Parameter entscheidet, in der Reihenfolge, in der der Fragebogen ihn abfragt, dann die Stammdaten, dann der Raumplan und seine Bilder. Die technische Seite steht im technischen Handbuch; wie eine Konfiguration von einem Entwicklungs- in einen Produktivbereich wandert, steht im Umgebungshandbuch.

Der Einrichtungsfragebogen

Der Web-Fragebogen fragt der Reihe nach nur das ab, was Ihre früheren Antworten möglich machen, und erzeugt die Bereichsdatei, die die App importiert. Jede Frage dort existiert als Parameter in der App, und jeder Parameter der App kommt dort vor — diese Symmetrie ist eine Regel, kein Zufall.

Identität und Pflichtangaben

Bereichseinstellungen → Rechtliche Identität und E-Rechnung. Füllen Sie das aus, bevor das erste Dokument das Haus verlässt: eine Rechnung, die ihren Aussteller nicht ordentlich benennt, ist keine Rechnung.

Die Organisationsform — Unternehmen oder Verein — entscheidet, welche Klauseln standardmäßig gedruckt werden. Verzugszinsen, Beitreibungspauschale und Skonto sind Pflichten zwischen Unternehmern; die Dokumente eines Vereins lassen diese Vorgaben deshalb weg und drucken trotzdem alles, was Sie selbst eintragen.

Danach der Reihe nach: Rechtsform und Kapital, unter dem Namen gedruckt; das Register, in dem eine Leserin Sie prüfen kann (Handelsregister und Ort für ein Unternehmen, Vereinsregister für einen Verein); das Umsatzsteuerregime, das entscheidet, ob die Norm von Ihnen eine Umsatzsteuer-ID oder eine Registernummer erwartet; die strukturierte Anschrift, die eine E-Rechnung trägt, weil eine Maschine eine einzeilige Adresse nicht zuverlässig zerlegen kann; und die acht Rechnungsangaben.

Jedes dieser Felder ist Feld für Feld im Benutzerhandbuch dokumentiert — das Hilfesymbol daneben öffnet genau seinen Absatz.

Zahlungshinweise (der Bankblock, den ein Dokument druckt) sind eine eigene Einheit und wandern deshalb für sich allein zwischen einem Entwicklungs- und einem Produktivbereich.

MwSt.

Welchen Satz eine Leistung trägt, entscheiden drei Dinge, nie eines allein: was sie ist (die Gruppe), wer sie kauft (die Behandlung) und wann sie stattfand (der Steuerentstehungszeitpunkt). Das ist die ERP-Form, und sie ist der Grund, warum eine Satzänderung nie ein altes Dokument umschreibt.

Sätze tragen einen Namen, einen Prozentwert und eine steuerliche Gruppe, und einer ist der Standard. Ein Satz ist nach Datum versioniert: von 19 % auf 20 % zu wechseln fügt eine ab einem Datum gültige Version hinzu, es ändert die alte nicht. Jedes bereits ausgestellte Dokument behält die Version, die bei seiner Ausstellung galt, auf dem Dokument selbst eingefroren; nur Leistungen ab dem Startdatum der neuen Version verwenden sie.

Gruppen sind, was eine Leistung ist — Regelsatz, ermäßigt, Nullsatz, steuerfrei, nicht steuerbar. Eine Dienstleistung, ein Tarif, ein Zubehör und ein Paket tragen eine Gruppe, keinen Prozentwert: Die Satztabelle eines Landes kann sich also unter ihnen ändern, ohne den Katalog anzufassen.

Der Ort der Besteuerung kommt zuerst (#2354). Ein Arbeitsplatz, ein Büro oder ein Raum ist eine Leistung, die mit dem Gebäude verbunden ist: Er trägt Ihre Umsatzsteuer, wo immer die Kundin lebt, ob Unternehmerin oder Verbraucherin (Art. 47 der Mehrwertsteuerrichtlinie). Eine Leistung des Katalogs gibt an, ob sie Mit den Räumlichkeiten verbunden ist (Voreinstellung) oder eine Allgemeine Dienstleistung (nicht mit den Räumlichkeiten verbunden), etwa Postbearbeitung oder ein virtuelles Büro, und jede erfasste Leistung behält diese Wahl.

Behandlungen sind, was die Gegenseite aus einer allgemeinen Dienstleistung macht: Inlands-Umsatzsteuer, Steuerschuldnerschaft des Empfängers für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land (die Kundin versteuert selbst nach Art. 196) oder nicht steuerbar für ein Unternehmen außerhalb der EU. Die angegebene Kundeneigenschaft (Unternehmer oder Verbraucher) und das Land entscheiden, was gilt, nie die bloße Umsatzsteuer-ID; eine Verbraucherin zahlt im In- wie im Ausland Ihre Umsatzsteuer, eine eigene Behandlung für innergemeinschaftliche Verbraucher gibt es daher nicht. Die E-Rechnungsprüfung verweigert den Versand eines Dokuments mit Steuerschuldnerschaft des Empfängers, solange die Umsatzsteuer-ID der Kundin fehlt — sie ist der Nachweis, dass die Steuer die ihre ist.

Wann die MwSt. fällig wird, ist eine Einstellung des Bereichs: nach vereinbarten Entgelten (fällig bei Ausstellung) oder nach vereinnahmten Entgelten (fällig an dem Tag, an dem die Kundin zahlt). Deutschland nennt Letzteres Ist-Versteuerung, Frankreich stellt Dienstleistungen ohne Gegenoption darauf, Italien nennt es IVA per cassa. Nach vereinnahmten Entgelten deckt ein Meldezeitraum die darin eingegangenen Zahlungen ab, eine Teilzahlung trägt anteilig einen Teil jedes Satzes des Dokuments, und die Rundung geht an den breitesten Satz, damit die Summe exakt dem entspricht, was eingegangen ist.

Meldungen werden für einen Zeitraum aus den darin enthaltenen Dokumenten (oder Zahlungen) gebildet, auf die Felder des Formulars Ihres Landes übertragen — UStVA in Deutschland, CA3 in Frankreich — und als PDF und XML erzeugt. Ihre Beträge berechnet der Server (compute_vat_return, #2357), die App sendet keine; eine Meldung geht von vorbereitet auf abgegeben, abgegeben vom Inhaber mit der Referenz der Eingangsbestätigung des Finanzamts, und eine abgegebene ändert sich nie mehr. Die App übermittelt keine Meldung: Deutschland gibt über ELSTER ab, Frankreich über EDI-TVA oder impots.gouv.

Der vollständige Satzkatalog eines Landes wird mit der App ausgeliefert (EU27, CH, NO, CA); ihn aktuell zu halten, wenn eine Regierung einen Satz ändert, liegt bei Ihnen.

Tarife und Abrechnungsregeln

Ein Tarif ist ein Abonnementanteil mit einem Monatsbetrag: 25 %, 50 %, 100 % der Arbeitshalbtage eines Monats, jeder mit eigenem Preis und eigener Umsatzsteuergruppe. Ein Mitglied hält einen Tarif; der Anteil wird zu einem Kontingent an Halbtagen, und der Betrag ist das, was der Monat kostet, ob das Kontingent genutzt wird oder nicht.

Der Halbtag ist die Einheit, in der alles zählt. Was einer ist, entscheiden die Öffnungszeiten und die Granularität: ein Vormittag, ein Nachmittag oder ein Raster, das Sie festlegen.

Mehrverbrauch ist, was jenseits des Kontingents geschieht. Entweder werden die zusätzlichen Halbtage abgelehnt, oder sie werden zum Mehrpreis je Halbtag berechnet — ein eigener Preis mit eigener Umsatzsteuergruppe. Zusätzliche Halbtage können auch je Mitglied beantragt und gewährt werden.

Wann ein Monat abgerechnet wird, ist eine Regel, keine Gewohnheit: Die Abonnementzeile wird vor dem Monat ausgestellt, den sie abdeckt, und die Nutzungszeilen folgen ihr. Jede Abonnementzeile benennt ihren Monat — September 100 % —, damit eine Rechnung immer an den Zeitraum gebunden ist, den sie bezahlt.

Die Arithmetik eines Monats ist auf dem Dokument eingefroren. Den Preis eines Tarifs zu ändern ändert, was der nächste Monat kostet; es ändert nie eine bereits ausgestellte Rechnung, und es öffnet nie einen bereits abgeschlossenen Monat erneut.

Dienstleistungen

Alles Verkaufte, das kein Platz ist: eine Stunde Besprechungsraum, ein Druckkontingent, ein Schließfach, ein Kaffee-Abo. Eine Dienstleistung hat einen Namen, einen Preis, eine Umsatzsteuergruppe und eine Einheit, und eine Administratorin kann sie auf eine Rechnung setzen oder an ein Paket hängen.

Dienstleistungen wandern als eigene Einheit zwischen einem Entwicklungs- und einem Produktivbereich — und weil sie eine Umsatzsteuergruppe statt eines Prozentwerts tragen, reisen die Sätze mit ihnen.

Tagespakete

Ein Tag, als ein Ganzes verkauft: ein Platz, ein Schließfach und zwei Stunden Besprechungsraum zu einem Preis. Ein Paket bündelt Dienstleistungen und ein Platzkontingent, trägt seine eigene Umsatzsteuergruppe und erscheint auf der Rechnung als eine Zeile, deren Bestandteile darunter aufgeführt werden, wenn das Layout es verlangt.

Nehmen Sie ein Paket, wo ein Mitglied den Tag nicht selbst zusammenstellen sollte, und einen Tarif, wo der Monat die Einheit ist.

Zubehör

Ausstattung, die an einem Platz hängt, statt für sich verkauft zu werden: ein zweiter Bildschirm, eine Dockingstation, ein Stehpultaufsatz, ein Whiteboard. Ein Zubehör hat einen Namen, einen optionalen Preis mit Umsatzsteuergruppe, und es wird auf dem Plan gegen einen Platz, einen Tisch oder einen Raum gesetzt.

Auf dem Plan gehört Zubehör zu dem, was eine Buchung bekommt. Trägt es einen Preis, fügt das Buchen des Platzes eine eigene Rechnungszeile zum eigenen Satz hinzu — deshalb wandern der Zubehörkatalog und die Umsatzsteuersätze gemeinsam.

Standorte

Mehrere Anschriften unter einer Organisation: welche ein Dokument benennt, welche Registrierung es trägt und wie ein Mitglied einer davon zugeordnet ist.

Verfügbarkeit und Buchungsregeln

Bereichseinstellungen → Verfügbarkeit. Jede Regel hier wird vom Server durchgesetzt, nicht vom Bildschirm: Eine Regel, die Sie setzen, hält also auch gegen eine veraltete App.

Öffnungstage und -zeiten bestimmen den Arbeitstag und, zusammen mit der Granularität, was ein Halbtag ist. Schließtage sind Daten, an denen der Bereich zu ist: Eine Buchung, die einen berührt, wird mit genau diesem Grund abgelehnt.

Feiertage lassen sich jahrweise erzeugen, statt Datum für Datum hinzugefügt zu werden (#1274). Wählen Sie das Jahr, lesen Sie die Liste, die der Server vorschlägt, und bestätigen Sie — das Erzeugen ist nie automatisch und nie stillschweigend. Ein Jahr erneut zu erzeugen fügt nichts hinzu; es zu wiederholen ist also gefahrlos.

Ein Monat, der bereits eine Rechnung trägt, wird übersprungen und am Bildschirm benannt. Ein Schließtag dort würde ändern, wie viele Halbtage dieser Monat enthielt, und damit eine bereits ausgestellte Rechnung; die Regel wird in der Datenbank durchgesetzt, nicht im Bildschirm (ADR 0025). Einen abgerechneten Monat zu korrigieren bleibt eine bewusste Handlung: Fügen Sie den Tag von Hand hinzu und kümmern Sie sich um die Rechnung.

Die Daten kommen vom Server, dieselbe Liste speist also auch eine Vorlage, die einen ganzen Bereich konfiguriert. Schalten Sie Feiertage ein, um die Aktion zu sehen; sie ist aus, bis Sie danach fragen.

Granularität ist, was eine Buchung sein darf — ein halber Tag, ein ganzer Tag oder ein Raster von N Minuten. Eine Buchung, die nicht auf dem Raster liegt, wird abgelehnt, und die Schrittweite wird genannt.

Der Horizont ist, wie weit im Voraus Buchungen öffnen. Mindest- und Höchstdauer begrenzen eine einzelne Buchung. Gleichzeitige Reservierungen begrenzen, wie viele ein Mitglied zugleich offen halten darf — je Bereich und je Mitglied überschreibbar. Eine Buchung endet immer an dem Tag, an dem sie beginnt.

Vergangene Buchungen werden abgelehnt, sofern Sie sie nicht erlauben; eine rückwirkende Buchung am selben Tag ist zulässig, denn wer sich um neun hingesetzt hat, soll das um zehn sagen dürfen.

Außerhalb der Öffnungszeiten kennt drei Modi: aus (abgelehnt), nur spontan (ein spontanes Einchecken ist möglich, im Voraus buchen nicht) oder berechnet (erlaubt und gezählt). Jeder hat seinen eigenen Ablehnungssatz, damit ein Mitglied erfährt, welche Tür zu ist.

Freigaberegeln entscheiden, welche Vorgänge eine menschliche Entscheidung brauchen — siehe unten.

Der Raumplan

Der Plan ist das, worauf Mitglieder buchen. Er entsteht aus drei ineinanderliegenden Formen über einem Hintergrundbild, auf einem Raster, dessen Zelle die Einheit der Platzierung ist. Bauen Sie ihn in dieser Reihenfolge: zuerst die Ebene und ihr Hintergrund, dann die Räume, dann die Tische und Plätze. Alles Folgende wird über das Bild gezeichnet, nie aus dem Gedächtnis.

Ebenen

Eine Ebene ist ein Stockwerk oder eine Gruppe von Räumen, die als eines behandelt wird. Sie trägt ihren Standort (zu welcher Anschrift sie gehört), ihr Hintergrundbild und, wenn sie als Ganzes buchbar ist, ihren Preis je Halbtag samt Umsatzsteuergruppe.

Als Ganzes buchbar ist ein Schalter an der Ebene selbst. Ohne ihn wird die Anfrage, die ganze Ebene zu reservieren, abgelehnt und nennt den fehlenden Schalter — die Ablehnung benennt die Einstellung, statt dem Mitglied die Schuld zu geben.

Räume, Tische und Plätze

Ein Raum ist ein Zimmer innerhalb einer Ebene. Ein Tisch steht in einem Raum oder frei auf der Ebene. Ein Platz ist ein Arbeitsplatz an einem Tisch — das, was ein Mitglied tatsächlich bucht. Jedes hat seine Grundfläche auf dem Raster; ein Platz belegt sechs Zellen in der Breite und vier in der Tiefe, und das setzt den Maßstab für alles andere.

Ein Platz trägt seine Ausrichtung (wohin der Stuhl schaut, damit der Plan sich liest wie der Raum), seine Ausstattung und sein Zubehör und seine Marken — ein Badge oder ein NFC-Tag macht den Platz an der Tür scanbar.

Als Ganzes buchbar gibt es auch am Tisch und am Raum: einschalten, und der Tisch oder das Zimmer lässt sich in einer Buchung reservieren statt Platz für Platz. Eine Ganzbuchung sperrt ihre Kinder für den Zeitraum, und eine Kindbuchung sperrt das Ganze.

Sperren nimmt einen Platz für Wartung außer Betrieb, ohne ihn zu löschen: Er bleibt auf dem Plan, ausgegraut, und jeder Buchungsversuch wird mit diesem Grund abgelehnt. Sperren wandern nie von einem Entwicklungs- in einen Produktivbereich, denn eine Wartungssperre ist eine Tatsache über ein Gebäude an einem Tag.

Das Hintergrundbild

Ein Plan liest sich am besten über einer Zeichnung des tatsächlichen Raums. Das Bild gehört zur Ebene, liegt unter dem Raster und bewegt sich nicht mehr, sobald die Plätze darüber gezeichnet sind.

Dieses Bild aus Fotografien erzeugen, mit einer KI

Sie brauchen keine Architektenzeichnung. Fotografieren Sie den Raum, bitten Sie ein Bildmodell um einen Grundriss von oben und nehmen Sie dessen Antwort als Hintergrund.

Fotografieren Sie gut. Stellen Sie sich in jede Ecke, halten Sie die Kamera auf Brusthöhe und machen Sie ein Bild je Ecke plus eines entlang jeder langen Wand. Auf mindestens zwei davon soll der ganze Boden zu sehen sein. Messen Sie eine Sache — die Länge eines Tisches, die Breite einer Tür — und notieren Sie die Zahl: Sie setzt später den Maßstab.

Bitten Sie um einen Plan, nicht um ein Bild. Die Eingabe, die funktioniert, verlangt eine orthografische Draufsicht, flache Farben, keine Perspektive, keine Schatten, keine Personen und Möbel als einfache Grundflächen:

Zeichne aus diesen Fotografien eines Raums einen orthografischen Grundriss von oben. Gerade Wände, exakte rechte Winkel, keine Perspektive und keine Schatten. Zeige nur das Feste: Wände, Türen mit ihrem Anschlag, Fenster, Heizkörper, Stützen, Küchen- und Sanitärblöcke sowie die Grundfläche jedes großen Möbels als schlichte umrissene Form. Gedämpfte, helle Farben auf weißem Grund; kein Text, keine Beschriftungen, keine Maße, keine Personen, keine Dekoration. Der [Tisch] im Raum ist [1,60] m lang — zeichne alles in diesem Maßstab. Gib ein einziges Bild aus, im Format [4:3], mindestens 1600 Pixel breit.

Prüfen Sie den Maßstab, bevor Sie zeichnen. Importieren Sie das Bild als Hintergrund der Ebene und messen Sie dann das notierte Objekt gegen das Raster: Ein Platz belegt sechs Zellen in der Breite und vier in der Tiefe, und eine Zelle ist die Einheit der Platzierung. Skalieren Sie das Bild, bis das reale Objekt seiner wahren Größe auf dem Raster entspricht; alles danach Gezeichnete ist dann ehrlich.

Zeichnen Sie nach, erfinden Sie nicht. Setzen Sie Räume, Tische und Plätze über das Bild. Der Hintergrund führt das Auge; gebucht werden die Plätze, die Sie setzen.

Was Sie nicht annehmen sollten. Eine perspektivische Ansicht, ein Rendering mit Schatten, einen Plan mit erfundenen Räumen oder einen, bei dem die Möbel nicht zu den Fotos passen. Fragen Sie mit einer strengeren Eingabe erneut, statt einen falschen Plan von Hand zu korrigieren.

Planbilder

Bilder, die auf dem Plan liegen statt darunter — ein Logo am Eingang, ein Schild, das Foto einer Ecke —, jedes mit eigener Position und Größe auf dem Raster. Sie sind Dekoration: Auf ihnen wird nichts gebucht, und sie liegen über dem Hintergrund und unter den Plätzen.

Sie wandern mit dem Plan, wenn er deployt wird, und die Bereichsdatei nimmt sie beim Export mit.

Dokumentenbibliothek

Dateien, die der Bereich aufbewahrt und den dazu Berechtigten zeigt: die Hausordnung, eine Versicherungsbescheinigung, ein Fluchtwegplan, eine Mustervereinbarung für Mitglieder. Jedes Dokument trägt die Rollen, die es lesen dürfen; die Bibliothek ist also ein Ort mit Sichtbarkeit je Rolle statt mehrerer Ordner.

Dokumentlayouts — die Gestaltung einer Rechnung oder eines Briefs — sind etwas anderes und stehen im technischen Handbuch.

Rollen und Berechtigungen

Einstellungen → Rollen. Eine Matrix: die Rollen auf der einen Seite, die Berechtigungen auf der anderen. Inhaberin, Mitinhaberin, Administratorin, Mitglied — und jede Berechtigung ist eine Zelle, die Sie ein- oder ausschalten können, außer denen, die eine Inhaberin immer hat.

Eine Berechtigung wird beim Server durch eine einzige Funktion abgefragt: Eine Berechtigung, die Sie entziehen, ist also überall zugleich entzogen. Der Bildschirm blendet die Schaltfläche aus, und der Aufruf dahinter verweigert ohnehin.

Die Umgebungsberechtigungen leben ebenfalls hier — Den Produktivbereich betreten, Nach Entwicklung deployen, Nach Produktion deployen — und werden im Umgebungshandbuch erklärt.

Freigaberegeln

Welche Vorgänge eine menschliche Entscheidung brauchen, bevor sie wirksam werden, und wer entscheidet. Jeder Bereich hat seine Regel: ein beitretendes Mitglied, eine gelöschte Reservierung, eine ausgebuchte Rechnung, gewährte Zusatzhalbtage und die übrigen.

Je Bereich wählen Sie, ob überhaupt eine Anfrage entsteht und ob die eigene Anfrage einer Administratorin oder einer Inhaberin automatisch freigegeben wird — dann wird das Ereignis bereits erledigt aufgezeichnet, statt eine Freigeberin zu bitten, die eigene Handlung zu genehmigen.

Eine Entscheidung ist immer ein Ereignis: wer entschieden hat, wann und worüber. Nichts wird stillschweigend freigegeben, und eine vom System getroffene Entscheidung sagt das.

Funktionen

Jede Funktionalität ist ein Schalter. Was ein Schalter abschaltet, was er nie abschaltet (die bereits angewandte Arithmetik) und der Abhängigkeitsgraph, der entscheidet, welche Schalter überhaupt verfügbar sind.