Admin Configuration Guide.it

Guida dell'amministratore — configurare lo spazio

Per chi mette in piedi lo spazio: che cosa decide ogni parametro, nell'ordine in cui il questionario li chiede, poi i dati anagrafici, poi la piantina e le sue immagini. La parte tecnica sta nella guida tecnica; spostare una configurazione da uno spazio di sviluppo a uno di produzione sta nella guida degli ambienti.

Il questionario di installazione

Il questionario web chiede, nell'ordine, solo ciò che le risposte precedenti rendono possibile, e produce il file di spazio che l'app importa. Ogni domanda che vi compare esiste come parametro nell'app, e ogni parametro dell'app compare lì — quella simmetria è una regola, non una coincidenza.

Identità e menzioni legali

Impostazioni dello spazio → Identità legale e fatturazione elettronica. Compila questa parte prima che il primo documento esca di casa: una fattura che non nomina correttamente chi la emette non è una fattura.

Il tipo di organizzazione — società o associazione — decide quali clausole vengono stampate per impostazione predefinita. Gli interessi di mora, l'indennizzo per il recupero e lo sconto per pagamento anticipato sono obblighi tra professionisti: i documenti di un'associazione lasciano cadere quelle menzioni predefinite e stampano comunque tutto ciò che scrivi tu.

Poi, in ordine: la forma giuridica e il capitale stampati sotto il nome; il registro in cui chi legge può verificarti (Registro delle imprese e città per una società, registro delle associazioni per un'associazione); il regime IVA, che decide se la norma si aspetta da te una partita IVA o un numero di iscrizione; l'indirizzo strutturato, che è ciò che porta una fattura elettronica perché una macchina non sa spezzare in modo affidabile un indirizzo su una sola riga; e le otto menzioni di fattura.

Ognuno di quei campi è documentato, campo per campo, nella guida utente — il simbolo di aiuto accanto apre esattamente il suo paragrafo.

Le istruzioni di pagamento (il blocco bancario che un documento stampa) sono un'entità separata, quindi si distribuiscono da sole tra uno spazio di sviluppo e uno di produzione.

IVA

L'aliquota che una prestazione porta è decisa da tre cose, mai da una sola: che cosa è (il gruppo), chi la compra (il trattamento) e quando è avvenuta (il momento di esigibilità). È la forma ERP, ed è il motivo per cui un cambio di aliquota non riscrive mai un documento vecchio.

Le aliquote portano un nome, una percentuale e un gruppo fiscale, e una è quella predefinita. Un'aliquota è versionata per data: passare dal 22 % al 23 % aggiunge una versione valida da una data, non modifica quella vecchia. Ogni documento già emesso conserva la versione in vigore al momento dell'emissione, congelata sul documento stesso; solo le prestazioni datate dal giorno di inizio della nuova versione in poi la usano.

I gruppi sono ciò che una prestazione è — ordinaria, ridotta, aliquota zero, esente, fuori campo. Un servizio, un abbonamento, un accessorio e un pacchetto portano un gruppo, non una percentuale: la tabella delle aliquote di un paese può quindi cambiare sotto di loro senza toccare il catalogo.

Il luogo di imposizione viene prima (#2354). Una postazione, un ufficio o una sala è un servizio connesso all'immobile: porta la Sua IVA ovunque viva il cliente, impresa o consumatore (art. 47 della direttiva IVA). Un servizio del catalogo indica se è Connesso ai locali (predefinito) o un Servizio generico (non connesso ai locali), come la gestione della posta o un ufficio virtuale, e ogni addebito registrato conserva questa scelta.

I trattamenti sono ciò che la controparte fa di un servizio generico: IVA interna, inversione contabile per un'impresa di un altro Paese UE (il cliente assolve l'imposta secondo l'art. 196), o fuori campo per un'impresa fuori dall'UE. La qualità dichiarata del cliente (impresa o consumatore) e il suo paese decidono quale si applica, mai la sola presenza di una partita IVA; un consumatore, in Italia o altrove, paga la Sua IVA, quindi non esiste un trattamento a parte per i consumatori intracomunitari. Il controllo della fatturazione elettronica rifiuta di inviare un documento in inversione contabile finché manca la partita IVA del cliente: è ciò che prova che l'imposta è sua.

Quando l'IVA diventa esigibile è un'impostazione dello spazio: sulle fatture (esigibile all'emissione) oppure sugli incassi (esigibile il giorno in cui il cliente paga). L'Italia lo chiama IVA per cassa; la Francia mette i servizi sugli incassi salvo opzione contraria; la Germania lo chiama Ist-Versteuerung. Sugli incassi, un periodo di dichiarazione copre gli incassi ricevuti al suo interno, un pagamento parziale porta una quota proporzionale di ogni aliquota del documento, e l'arrotondamento va all'aliquota più ampia perché il totale corrisponda esattamente a quanto ricevuto.

Le dichiarazioni sono costruite per un periodo a partire dai documenti (o dagli incassi) che contiene, riportate nelle caselle del modulo del tuo paese — CA3 in Francia, UStVA in Germania — e prodotte in PDF e XML. I suoi importi sono calcolati dal server (compute_vat_return, #2357), mai inviati dall'app; passa da preparata a presentata, presentata dal proprietario con il riferimento della ricevuta dell'amministrazione finanziaria, e una presentata non cambia più. L'app non trasmette alcuna dichiarazione: la Francia presenta tramite EDI-TVA o impots.gouv, la Germania tramite ELSTER.

Il catalogo completo delle aliquote di un paese è fornito con l'app (UE27, CH, NO, CA); tenerlo aggiornato quando un governo cambia un'aliquota spetta a te.

Abbonamenti e regole di fatturazione

Un abbonamento è una percentuale con un importo mensile: 25 %, 50 %, 100 % delle mezze giornate lavorative di un mese, ciascuna con il proprio prezzo e il proprio gruppo IVA. Un membro ha un abbonamento; la percentuale diventa una dotazione di mezze giornate, e l'importo è ciò che costa il mese, che la dotazione venga usata o no.

La mezza giornata è l'unità in cui tutto si conta. Che cosa ne costituisce una lo decidono gli orari di apertura e la granularità: una mattina, un pomeriggio, o una fascia della griglia che imposti tu.

L'eccedenza è ciò che succede oltre la dotazione. O le mezze giornate in più vengono rifiutate, oppure vengono addebitate al prezzo di eccedenza per mezza giornata, che è un prezzo separato con il proprio gruppo IVA. Mezze giornate aggiuntive possono anche essere richieste e concesse per singolo membro.

Quando un mese viene fatturato è una regola, non un'abitudine: la riga di abbonamento è emessa prima del mese che copre, e le righe di utilizzo la seguono. Ogni riga di abbonamento nomina il proprio mese — settembre 100 % — così una fattura è sempre legata al periodo che paga.

L'aritmetica di un mese è congelata sul documento. Cambiare il prezzo di un abbonamento cambia quanto costerà il mese successivo; non cambia mai una fattura già emessa, e non riapre mai un mese già chiuso.

Servizi

Tutto ciò che si vende e non è una postazione: un'ora di sala riunioni, un pacchetto di stampe, un armadietto, un abbonamento al caffè. Un servizio ha un nome, un prezzo, un gruppo IVA e un'unità, e un amministratore può metterlo su una fattura o collegarlo a un pacchetto.

I servizi si distribuiscono tra uno spazio di sviluppo e uno di produzione come entità propria — e poiché portano un gruppo IVA anziché una percentuale, le aliquote viaggiano con loro.

Pacchetti giornalieri

Una giornata venduta come una cosa sola: una postazione, un armadietto e due ore di sala riunioni, a un unico prezzo. Un pacchetto raggruppa servizi e una dotazione di postazioni, porta il proprio gruppo IVA, e compare in fattura come una riga con le sue parti elencate sotto quando il layout lo richiede.

Usa un pacchetto dove un membro non dovrebbe doversi comporre la giornata da solo, e un abbonamento dove l'unità è il mese.

Accessori

Attrezzatura collegata a una postazione anziché venduta a sé: un secondo schermo, una docking station, un rialzo per lavorare in piedi, una lavagna. Un accessorio ha un nome, un prezzo facoltativo con il suo gruppo IVA, e viene posato sulla piantina contro una postazione, un tavolo o un ufficio.

Sulla piantina un accessorio fa parte di ciò che una prenotazione ottiene. Quando porta un prezzo, prenotare la postazione aggiunge la sua riga di fattura alla sua aliquota — per questo il catalogo degli accessori e le aliquote IVA si distribuiscono insieme.

Sedi

Più indirizzi sotto una stessa organizzazione: quale ne nomina un documento, quale iscrizione porta, e come un membro è collegato a una di esse.

Disponibilità e regole di prenotazione

Impostazioni dello spazio → Disponibilità. Ogni regola qui è applicata dal server, non dalla schermata: una regola che imposti tiene anche contro un'app non aggiornata.

I giorni e gli orari di apertura definiscono la giornata lavorativa e, insieme alla granularità, che cosa sia una mezza giornata. I giorni di chiusura sono date in cui lo spazio è chiuso: una prenotazione che ne tocca uno viene rifiutata nominando quel motivo.

I giorni festivi possono essere generati un anno alla volta anziché aggiunti data per data (#1274). Scegli l'anno, leggi l'elenco che il server propone, e conferma — la generazione non è mai automatica né silenziosa. Rilanciare un anno non aggiunge nulla, quindi ripeterlo è sicuro.

Un mese che porta già una fattura viene saltato e nominato a schermo. Un giorno di chiusura lì cambierebbe quante mezze giornate quel mese includeva, e quindi una fattura già emessa; la regola è applicata nel database e non nella schermata (ADR 0025). Correggere un mese fatturato resta un atto deliberato: aggiungi il giorno a mano e occupati della fattura.

Le date vengono dal server, quindi lo stesso elenco alimenta un modello che configura uno spazio intero. Attiva Giorni festivi per vedere l'azione; è spenta finché non la chiedi.

La granularità è ciò che una prenotazione può essere — una mezza giornata, una giornata intera, o una fascia su una griglia di N minuti. Una prenotazione che non cade sulla griglia viene rifiutata, e le viene detto il passo.

L'orizzonte è quanto in anticipo si aprono le prenotazioni. La durata minima e massima limitano una singola prenotazione. Le prenotazioni simultanee limitano quante un membro può tenerne aperte insieme, per spazio e ridefinibile per membro. Una prenotazione finisce sempre il giorno in cui inizia.

Le prenotazioni nel passato vengono rifiutate se non le consenti; una prenotazione retroattiva in giornata è legittima, perché chi si è seduto alle nove deve poterlo dire alle dieci.

Fuori dagli orari di apertura ha tre modi: spento (rifiutato), solo accesso spontaneo (un check-in spontaneo è possibile, prenotare in anticipo no) oppure addebitato (consentito e conteggiato). Ciascuno ha la propria frase di rifiuto, così un membro impara quale porta è chiusa.

Le regole di validazione decidono quali atti richiedono una decisione umana — vedi più sotto.

La piantina

La piantina è ciò su cui i membri prenotano. È costruita con tre forme annidate sopra un'immagine di sfondo, su una griglia la cui cella è l'unità di posizionamento. Costruiscila in quest'ordine: prima il piano e il suo sfondo, poi gli uffici, poi i tavoli e le postazioni. Tutto quanto segue si ricalca sopra l'immagine, mai a memoria.

Piani

Un piano è un livello dell'edificio, o un insieme di stanze trattato come uno solo. Porta la sua sede (a quale indirizzo appartiene), la sua immagine di sfondo e, quando è prenotabile per intero, il suo prezzo per mezza giornata e il suo gruppo IVA.

Prenotabile per intero è un interruttore sul piano stesso. Senza di esso, una richiesta di prenotare l'intero piano viene rifiutata indicando quale interruttore manca — il rifiuto nomina l'impostazione invece di dare la colpa al membro.

Uffici, tavoli e postazioni

Un ufficio è una stanza dentro un piano. Un tavolo sta dentro un ufficio o libero sul piano. Una postazione è un posto a un tavolo — ciò che un membro prenota davvero. Ciascuno ha la propria impronta sulla griglia; una postazione occupa sei celle in larghezza e quattro in profondità, e questo fissa la scala di tutto il resto.

Una postazione porta il suo orientamento (da che parte guarda la sedia, così la piantina si legge come la stanza), la sua dotazione e i suoi accessori, e le sue etichette — un badge o un tag NFC rende la postazione scansionabile alla porta.

Prenotabile per intero esiste anche sul tavolo e sull'ufficio: attivalo e il tavolo o la stanza si prenota in una volta anziché postazione per postazione. Una prenotazione dell'insieme blocca i suoi figli per il periodo, e la prenotazione di un figlio blocca l'insieme.

Bloccare una postazione la toglie dal servizio per manutenzione senza cancellarla: resta sulla piantina, in grigio, e ogni tentativo di prenotazione viene rifiutato con quel motivo. I blocchi non viaggiano mai da uno spazio di sviluppo a uno di produzione, perché un blocco di manutenzione è un fatto che riguarda un edificio in un giorno.

L'immagine di sfondo

Una piantina si legge meglio sopra un disegno della stanza reale. L'immagine è per piano, sta sotto la griglia, e non si muove più una volta ricalcate sopra le postazioni.

Ricavare quell'immagine da fotografie, con un'IA

Non serve il disegno di un architetto. Fotografa la stanza, chiedi a un modello di immagini una pianta dall'alto, e usa la sua risposta come sfondo.

Fotografa bene. Mettiti in ogni angolo, tieni la fotocamera all'altezza del petto, e scatta una foto per angolo più una lungo ogni parete lunga. In almeno due di esse deve entrare tutto il pavimento. Misura una cosa — la lunghezza di un tavolo, la larghezza di una porta — e annota il numero: è ciò che fisserà la scala.

Chiedi una pianta, non un'immagine. Il prompt che funziona chiede una vista ortografica dall'alto, colori piatti, nessuna prospettiva, nessuna ombra, nessuna persona, e i mobili come semplici impronte:

Da queste fotografie di una stessa stanza, disegna una pianta ortografica vista dall'alto. Muri dritti, angoli retti esatti, nessuna prospettiva e nessuna ombra. Mostra solo gli elementi fissi: muri, porte con il loro verso di apertura, finestre, termosifoni, pilastri, blocchi cucina e servizi, e l'impronta di ogni mobile grande come una forma semplice con il contorno. Colori chiari e tenui su fondo bianco; nessun testo, nessuna etichetta, nessuna quota, nessuna persona, nessuna decorazione. Il [tavolo] nella stanza è lungo [1,60] m — disegna tutto in quella scala. Produci una sola immagine, in [4:3], di almeno 1600 pixel di larghezza.

Verifica la scala prima di ricalcare. Importa l'immagine come sfondo del piano, poi misura l'oggetto che hai annotato contro la griglia: una postazione occupa sei celle in larghezza e quattro in profondità, e una cella è l'unità di posizionamento dell'app. Scala l'immagine finché l'oggetto reale non corrisponde alla sua dimensione vera sulla griglia; tutto ciò che ricalchi dopo è allora onesto.

Ricalca, non disegnare. Posiziona uffici, tavoli e postazioni sopra l'immagine. Lo sfondo guida l'occhio; ciò che l'app prenota sono le postazioni che posizioni tu.

Che cosa non accettare. Una vista in prospettiva, un rendering con ombre, una pianta con stanze inventate, o una in cui i mobili non corrispondono alle fotografie. Richiedila con un prompt più stretto invece di correggere a mano una pianta sbagliata.

Immagini della piantina

Immagini posate sopra la piantina anziché sotto — un logo vicino all'ingresso, un cartello, la foto di un angolo —, ciascuna con la propria posizione e dimensione sulla griglia. Sono decorazione: su di esse non si prenota nulla, e stanno sopra lo sfondo e sotto le postazioni.

Viaggiano con la piantina quando viene distribuita, e il file di spazio se le porta all'esportazione.

Biblioteca dei documenti

File che lo spazio conserva e mostra a chi ha diritto di vederli: il regolamento interno, un certificato di assicurazione, una pianta di evacuazione, un modello di accordo per i membri. Ogni documento porta i ruoli che possono leggerlo, quindi la biblioteca è un unico posto con visibilità per ruolo invece di più cartelle.

I layout dei documenti — l'impaginazione di una fattura o di una lettera — sono un'altra cosa, e stanno nella guida tecnica.

Ruoli e permessi

Impostazioni → Ruoli. Una matrice: i ruoli da un lato, i permessi dall'altro. Proprietario, comproprietario, amministratore, membro — e ogni permesso è una casella che puoi attivare o disattivare, tranne quelle che un proprietario ha sempre.

Un permesso viene chiesto al server attraverso un'unica funzione: un permesso che togli è tolto ovunque nello stesso momento. La schermata nasconde il pulsante, e la chiamata dietro rifiuta comunque.

Anche i permessi di ambiente vivono qui — Entrare nello spazio di produzione, Distribuire allo sviluppo, Distribuire alla produzione — e sono spiegati nella guida degli ambienti.

Regole di validazione

Quali atti richiedono una decisione umana prima di avere effetto, e chi decide. Ogni dominio ha la sua regola: un membro che entra, una prenotazione eliminata, una fattura stralciata, mezze giornate aggiuntive concesse, e le altre.

Per dominio scegli se una richiesta venga sollevata del tutto, e se la richiesta di un amministratore o di un proprietario venga validata automaticamente — nel qual caso l'evento è registrato già risolto, anziché avvisare un validatore perché approvi la propria azione.

Una decisione è sempre un evento: chi ha deciso, quando e su che cosa. Nulla viene validato in silenzio, e una decisione presa dal sistema lo dice.

Funzionalità

Ogni funzionalità è un interruttore. Che cosa spegne un interruttore, che cosa non spegne mai (l'aritmetica già applicata), e il grafo delle dipendenze che decide quali interruttori siano disponibili.