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Admin Configuration Guide.fr
Pour la personne qui installe l'espace : ce que décide chaque paramètre, dans l'ordre où le questionnaire les demande, puis les données de référence, puis le plan des locaux et ses images. Le côté technique est dans le guide technique ; déplacer une configuration d'un espace de développement vers un espace de production est dans le guide des environnements.
Le questionnaire web ne pose, dans l'ordre, que ce que vos réponses précédentes rendent possible, et produit le fichier d'espace que l'app importe. Chaque question qui s'y trouve existe comme paramètre dans l'app, et chaque paramètre de l'app s'y trouve — cette symétrie est une règle, pas une coïncidence.
Réglages de l'espace → Identité légale et facturation électronique. Remplissez ceci avant que le premier document ne quitte la maison : une facture qui ne nomme pas correctement son vendeur n'est pas une facture.
Le type d'organisation — société ou association — décide des clauses imprimées par défaut. La pénalité de retard, l'indemnité de recouvrement et l'escompte sont des obligations entre professionnels : les documents d'une association abandonnent donc ces mentions par défaut, tout en imprimant ce que vous y écrivez vous-même.
Ensuite, dans l'ordre : la forme juridique et le capital imprimés sous le nom ; le registre où un lecteur peut vous vérifier (RCS et ville pour une société, RNA W… et SIRET pour une association) ; le régime de TVA, qui décide si la norme attend de vous un numéro de TVA ou un numéro d'immatriculation ; l'adresse structurée, que porte la facture électronique parce qu'une machine ne sait pas découper une adresse d'une seule ligne de façon fiable ; et les huit mentions de facture.
Chacun de ces champs est documenté, champ par champ, dans le guide utilisateur — le symbole d'aide placé à côté ouvre exactement son paragraphe.
Les instructions de paiement (le bloc bancaire qu'imprime un document) forment une entité distincte : elles se déploient donc seules entre un espace de développement et un espace de production.
Le taux que porte une prestation est décidé par trois choses, jamais par une seule : ce qu'elle est (le groupe), qui l'achète (le traitement) et quand elle a eu lieu (le fait générateur). C'est la forme ERP, et c'est pourquoi un changement de taux ne réécrit jamais un ancien document.
Les taux portent un nom, un pourcentage et un groupe fiscal, et l'un d'eux est celui par défaut. Un taux est versionné par date : passer de 20 % à 21 % ajoute une version valable à partir d'une date, cela ne modifie pas l'ancienne. Tout document déjà émis conserve la version en vigueur au moment de son émission, figée sur le document lui-même ; seules les prestations datées du jour de la nouvelle version ou après l'utilisent.
Les groupes sont ce qu'une prestation est — normal, réduit, taux zéro, exonéré, hors champ. Un service, un tarif, un accessoire et un forfait portent un groupe, pas un pourcentage : la table des taux d'un pays peut donc changer sous eux sans toucher au catalogue.
Le lieu d'imposition vient d'abord (#2354). Un poste, un bureau ou une salle est un service rattaché à l'immeuble : il porte votre TVA où que vive le client, professionnel ou consommateur (art. 47 de la directive TVA). Un service du catalogue indique s'il est Rattaché aux locaux (par défaut) ou une Prestation générale (non rattachée aux locaux), comme le traitement du courrier ou la domiciliation, et chaque prestation enregistrée garde ce choix.
Les traitements sont ce que la contrepartie fait d'une prestation générale : TVA nationale, autoliquidation pour une entreprise d'un autre pays de l'UE (le client s'impose lui-même au titre de l'art. 196), ou hors champ pour une entreprise hors de l'UE. La qualité déclarée du client (professionnel ou consommateur) et son pays décident lequel s'applique, jamais la seule présence d'un numéro de TVA ; un consommateur, en France ou ailleurs, paie votre TVA, il n'y a donc pas de traitement distinct pour un particulier intracommunautaire. Le contrôle de facturation électronique refuse d'envoyer un document en autoliquidation tant que le numéro de TVA du client est absent : c'est lui qui prouve que la taxe est la sienne.
Le moment où la TVA devient exigible est un réglage de l'espace : sur les débits (exigible à l'émission) ou sur les encaissements (exigible le jour où le client paie). La France place les services sur les encaissements sauf option contraire ; l'Allemagne appelle cela Ist-Versteuerung, l'Italie IVA per cassa. Sur les encaissements, une période de déclaration couvre les paiements reçus à l'intérieur, un paiement partiel porte une part de chaque taux du document au prorata, et l'arrondi va au taux le plus large pour que le total corresponde exactement à ce qui a été reçu.
Les déclarations sont construites pour une période à partir des
documents (ou des paiements) qu'elle contient, transposées dans les
cases du formulaire de votre pays — CA3 en France, UStVA en Allemagne —
et produites en PDF et en XML. Ses montants sont calculés par le
serveur (compute_vat_return, #2357), jamais envoyés par l'app ; elle
passe de préparée à déposée, déposée par le propriétaire avec la
référence de l'accusé de réception de l'administration, et une
déclaration déposée ne change plus. L'app ne télétransmet aucune
déclaration : la France dépose par EDI-TVA ou impots.gouv, l'Allemagne
par ELSTER.
Le catalogue complet des taux d'un pays est livré avec l'app (UE27, CH, NO, CA) ; le tenir à jour quand un gouvernement change un taux vous revient.
Un tarif est un pourcentage d'abonnement assorti d'un montant mensuel : 25 %, 50 %, 100 % des demi-journées ouvrées du mois, chacun avec son prix et son groupe de TVA. Un membre détient un tarif ; le pourcentage devient un forfait de demi-journées, et le montant est ce que coûte le mois, que le forfait soit consommé ou non.
La demi-journée est l'unité dans laquelle tout se compte. Ce qui en constitue une est décidé par les heures d'ouverture et la granularité : une matinée, une après-midi, ou un créneau de la grille que vous définissez.
Le dépassement est ce qui se passe au-delà du forfait. Soit les demi-journées supplémentaires sont refusées, soit elles sont facturées au prix de dépassement par demi-journée, qui est un prix distinct avec son propre groupe de TVA. Des demi-journées supplémentaires peuvent aussi être demandées et accordées membre par membre.
Le moment où un mois se facture est une règle, pas une habitude : la ligne d'abonnement est émise avant le mois qu'elle couvre, et les lignes d'usage la suivent. Chaque ligne d'abonnement nomme son mois — septembre 100 % — pour qu'une facture soit toujours rattachée à la période qu'elle paie.
L'arithmétique d'un mois est figée sur le document. Changer le prix d'un tarif change ce que coûtera le mois suivant ; cela ne change jamais une facture déjà émise, et cela ne rouvre jamais un mois déjà soldé.
Tout ce qui se vend et qui n'est pas une place : une heure de salle de réunion, un forfait d'impression, un casier, un abonnement au café. Un service a un nom, un prix, un groupe de TVA et une unité, et un administrateur peut le porter sur une facture ou le rattacher à un forfait.
Les services se déploient entre un espace de développement et un espace de production comme leur propre entité — et parce qu'ils portent un groupe de TVA plutôt qu'un pourcentage, les taux de TVA voyagent avec eux.
Une journée vendue comme un tout : un poste, un casier et deux heures de salle de réunion, à un seul prix. Un forfait réunit des services et un quota de place, porte son propre groupe de TVA, et apparaît sur la facture comme une ligne unique dont les composants sont listés en dessous lorsque la mise en page le demande.
Utilisez un forfait là où un membre ne devrait pas avoir à assembler sa journée lui-même, et un tarif là où le mois est l'unité.
L'équipement attaché à une place plutôt que vendu séparément : un second écran, une station d'accueil, un rehausseur de bureau, un tableau blanc. Un accessoire a un nom, un prix facultatif avec son groupe de TVA, et il est posé sur le plan contre une place, un bureau ou une salle.
Sur le plan, un accessoire fait partie de ce qu'obtient une réservation. Lorsqu'il porte un prix, réserver la place ajoute sa propre ligne de facture à son propre taux — c'est pourquoi le catalogue d'accessoires et les taux de TVA se déploient ensemble.
Plusieurs adresses sous une même organisation : laquelle un document nomme, quelle immatriculation il porte, et comment un membre est rattaché à l'une d'elles.
Réglages de l'espace → Disponibilité. Chaque règle définie ici est appliquée par le serveur et non par l'écran : une règle que vous posez tient donc même face à une app qui n'est plus à jour.
Les jours et heures d'ouverture définissent la journée de travail et, avec la granularité, ce qu'est une demi-journée. Les jours de fermeture sont des dates où l'espace est clos : une réservation qui en touche une est refusée, avec ce motif nommé.
Les jours fériés peuvent être générés une année entière d'un coup plutôt qu'ajoutés date par date (#1274). Choisissez l'année, lisez la liste que le serveur propose, et confirmez — la génération n'est jamais automatique et jamais silencieuse. Relancer une année n'ajoute rien : la répéter est donc sans danger.
Un mois qui porte déjà une facture est ignoré et nommé à l'écran. Un jour de fermeture y changerait le nombre de demi-journées incluses dans ce mois, et donc une facture déjà émise ; la règle est appliquée dans la base de données plutôt que dans l'écran (ADR 0025). Corriger un mois facturé reste un acte délibéré : ajoutez le jour à la main et traitez la facture.
Les dates viennent du serveur : la même liste alimente donc un modèle qui configure un espace entier. Activez Jours fériés pour voir l'action ; elle est désactivée tant que vous ne la demandez pas.
La granularité est ce que peut être une réservation — une demi-journée, une journée entière, ou un créneau sur une grille de N minutes. Une réservation qui ne tombe pas sur la grille est refusée, et le pas lui est indiqué.
L'horizon est la distance à laquelle les réservations s'ouvrent. Les durées minimale et maximale bornent une réservation. Les réservations simultanées bornent le nombre qu'un membre peut détenir ouvertes en même temps, par espace et redéfinissable par membre. Une réservation se termine toujours le jour où elle commence.
Les réservations passées sont refusées sauf si vous les autorisez ; une réservation rétroactive le jour même est légitime, parce que quelqu'un qui s'est assis à neuf heures doit pouvoir le dire à dix.
En dehors des heures d'ouverture offre trois modes : désactivé (refusé), accueil spontané seulement (une arrivée spontanée est possible, réserver à l'avance ne l'est pas), ou facturé (autorisé et compté). Chacun a sa propre phrase de refus, pour qu'un membre apprenne quelle porte est fermée.
Les règles de validation décident quels actes demandent une décision humaine — voir plus bas.
Le plan est ce sur quoi les membres réservent. Il se construit à partir de trois formes imbriquées posées sur une image de fond, sur une grille dont la cellule est l'unité de placement. Construisez-le dans cet ordre : le niveau et son fond d'abord, puis les salles, puis les bureaux et les places. Tout ce qui suit se trace par-dessus l'image, jamais de mémoire.
Un niveau est un étage, ou un ensemble de pièces traité comme un tout. Il porte son site (l'adresse à laquelle il appartient), son image de fond, et, lorsqu'il est réservable en entier, son prix par demi-journée et son groupe de TVA.
Réservable en entier est un interrupteur sur le niveau lui-même. Sans lui, une demande de réservation du niveau complet est refusée en indiquant quel interrupteur manque — le refus nomme le réglage plutôt que de blâmer le membre.
Une salle est une pièce à l'intérieur d'un niveau. Un bureau est une table dans une salle ou posée librement sur le niveau. Une place est un poste à un bureau — ce qu'un membre réserve réellement. Chacun a son emprise sur la grille ; une place occupe six cellules de large et quatre de profondeur, ce qui fixe l'échelle de tout le reste.
Une place porte son orientation (le sens vers lequel la chaise regarde, pour que le plan se lise comme la pièce), son équipement et ses accessoires, et ses étiquettes — un badge ou une étiquette NFC rend la place scannable à la porte.
Réservable en entier existe aussi sur le bureau et sur la salle : activez-le et le bureau ou la pièce se réserve en une fois plutôt que place par place. Une réservation d'ensemble bloque ses enfants pour la période, et une réservation d'enfant bloque l'ensemble.
Bloquer une place la retire du service pour maintenance sans la supprimer : elle reste sur le plan, grisée, et toute tentative de réservation est refusée avec ce motif. Les blocages ne voyagent jamais d'un espace de développement vers un espace de production, parce qu'un blocage de maintenance est un fait qui concerne un bâtiment un jour donné.
Un plan se lit mieux par-dessus un dessin de la pièce réelle. L'image est propre au niveau, se place sous la grille, et ne bouge plus une fois les places tracées dessus.
Vous n'avez pas besoin du dessin d'un architecte. Photographiez la pièce, demandez à un modèle d'image une vue en plan, et servez-vous de sa réponse comme fond.
Photographiez correctement. Placez-vous dans chaque coin, tenez l'appareil à hauteur de poitrine, et prenez une image par coin plus une le long de chaque grand mur. Faites tenir tout le sol dans au moins deux d'entre elles. Mesurez une chose — la longueur d'une table, la largeur d'une porte — et notez le nombre : c'est lui qui fixera l'échelle.
Demandez un plan, pas une image. L'invite qui fonctionne demande une vue orthographique de dessus, des aplats de couleur, aucune perspective, aucune ombre, aucune personne, et le mobilier comme de simples emprises :
À partir de ces photographies d'une même pièce, dessine-en un plan orthographique vu de dessus. Murs droits, angles droits exacts, aucune perspective et aucune ombre. Ne montre que les éléments fixes : murs, portes avec leur débattement, fenêtres, radiateurs, poteaux, blocs cuisine et sanitaires, et l'emprise de chaque grand meuble comme une forme pleine simplement détourée. Couleurs claires et sourdes sur fond blanc ; aucun texte, aucune étiquette, aucune cote, aucune personne, aucune décoration. La [table] de la pièce mesure [1,60] m de long — dessine tout à cette échelle. Produis une seule image, en [4:3], d'au moins 1600 pixels de large.
Vérifiez l'échelle avant de tracer. Importez l'image comme fond du niveau, puis mesurez l'objet que vous avez noté contre la grille : une place occupe six cellules de large et quatre de profondeur, et la cellule est l'unité de placement de l'app. Mettez l'image à l'échelle jusqu'à ce que l'objet réel corresponde à sa vraie taille sur la grille ; tout ce qui sera tracé ensuite est alors honnête.
Tracez, ne dessinez pas. Posez les salles, les bureaux et les places par-dessus l'image. Le fond guide l'œil ; ce que l'app réserve, ce sont les places que vous posez.
Ce qu'il ne faut pas accepter. Une vue en perspective, un rendu avec des ombres, un plan comportant des pièces inventées, ou un plan dont le mobilier ne correspond pas aux photographies. Redemandez avec une invite plus serrée plutôt que de corriger un plan faux à la main.
Des images posées sur le plan plutôt qu'en dessous — un logo près de l'entrée, un panneau, la photographie d'un coin — chacune avec sa position et sa taille sur la grille. Ce sont des décorations : rien ne s'y réserve, et elles se placent au-dessus du fond et sous les places.
Elles voyagent avec le plan lors d'un déploiement, et le fichier d'espace les emporte à l'export.
Les fichiers que l'espace conserve et montre aux personnes autorisées à les voir : le règlement intérieur, une attestation d'assurance, un plan d'évacuation, un modèle de contrat de membre. Chaque document porte les rôles qui peuvent le lire : la bibliothèque est donc un seul endroit à visibilité par rôle, plutôt que plusieurs dossiers.
Les mises en page de documents — la composition d'une facture ou d'une lettre — sont autre chose, et vivent dans le guide technique.
Réglages → Rôles. Une matrice : les rôles d'un côté, les permissions de l'autre. Propriétaire, copropriétaire, administrateur, membre — et chaque permission est une case que vous pouvez activer ou désactiver, sauf celles qu'un propriétaire détient toujours.
Une permission est demandée au serveur par une seule fonction : une permission que vous retirez est donc retirée partout à la fois. L'écran masque le bouton, et l'appel derrière refuse de toute façon.
Les permissions d'environnement vivent ici également — Entrer dans l'espace de production, Déployer vers le développement, Déployer vers la production — et sont expliquées dans le guide des environnements.
Quels actes demandent une décision humaine avant de prendre effet, et qui décide. Chaque domaine a sa règle : un membre qui rejoint, une réservation supprimée, une facture passée en perte, des demi-journées supplémentaires accordées, et les autres.
Par domaine, vous choisissez si une demande est seulement émise, et si la demande d'un administrateur ou d'un propriétaire est validée automatiquement — auquel cas l'événement est enregistré déjà réglé, plutôt que de solliciter un validateur pour approuver sa propre action.
Une décision est toujours un événement : qui a décidé, quand, et sur quoi. Rien n'est validé en silence, et une décision prise par le système le dit.
Chaque fonctionnalité est un interrupteur. Ce qu'un interrupteur désactive, ce qu'il ne désactive jamais (l'arithmétique déjà appliquée), et le graphe de dépendances qui décide quels interrupteurs sont disponibles.
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