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Admin Configuration Guide.es
Para quien pone el espacio en marcha: qué decide cada parámetro, en el orden en que el cuestionario los pregunta, después los datos maestros y después el plano y sus imágenes. La parte técnica está en la guía técnica; mover una configuración de un espacio de desarrollo a uno de producción está en la guía de entornos.
El cuestionario web pregunta, en orden, solo lo que sus respuestas anteriores hacen posible, y produce el archivo de espacio que la app importa. Cada pregunta que aparece allí existe como parámetro en la app, y cada parámetro de la app aparece allí — esa simetría es una regla, no una casualidad.
Ajustes del espacio → Identidad legal y facturación electrónica. Rellene esto antes de que el primer documento salga de la casa: una factura que no nombra correctamente a quien la emite no es una factura.
El tipo de organización — empresa o asociación — decide qué cláusulas se imprimen por defecto. El interés de demora, la indemnización por recobro y el descuento por pronto pago son obligaciones entre profesionales: los documentos de una asociación prescinden de esas menciones por defecto y siguen imprimiendo lo que usted escriba.
Después, en orden: la forma jurídica y el capital impresos bajo el nombre; el registro donde un lector puede comprobarle (Registro Mercantil y ciudad para una empresa, registro de asociaciones para una asociación); el régimen de IVA, que decide si la norma espera de usted un número de IVA o un número de registro; la dirección estructurada, que es lo que lleva una factura electrónica porque una máquina no sabe partir con fiabilidad una dirección de una sola línea; y las ocho menciones de factura.
Cada uno de esos campos está documentado, campo por campo, en la guía de usuario — el símbolo de ayuda que hay al lado abre exactamente su párrafo.
Las instrucciones de pago (el bloque bancario que imprime un documento) son una entidad aparte, así que se despliegan solas entre un espacio de desarrollo y uno de producción.
El tipo que lleva una prestación lo deciden tres cosas, nunca una sola: qué es (el grupo), quién la compra (el tratamiento) y cuándo ocurrió (el devengo). Esa es la forma ERP, y es la razón por la que un cambio de tipo nunca reescribe un documento antiguo.
Los tipos llevan un nombre, un porcentaje y un grupo fiscal, y uno es el predeterminado. Un tipo está versionado por fecha: pasar del 21 % al 22 % añade una versión válida desde una fecha, no modifica la anterior. Todo documento ya emitido conserva la versión que estaba en vigor cuando se emitió, congelada en el propio documento; solo las prestaciones con fecha igual o posterior al inicio de la nueva versión la usan.
Los grupos son lo que una prestación es — general, reducido, tipo cero, exento, no sujeto. Un servicio, una cuota, un accesorio y un paquete llevan un grupo, no un porcentaje: la tabla de tipos de un país puede cambiar bajo ellos sin tocar el catálogo.
El lugar de tributación va primero (#2354). Un puesto, una oficina o una sala es un servicio vinculado al inmueble: lleva su IVA viva donde viva el cliente, empresa o consumidor (art. 47 de la Directiva del IVA). Un servicio del catálogo indica si está Vinculado a los locales (por defecto) o es un Servicio general (no vinculado a los locales), como la gestión del correo o una oficina virtual, y cada cargo registrado conserva esa elección.
Los tratamientos son lo que la contraparte hace con un servicio general: IVA interior, inversión del sujeto pasivo para una empresa de otro país de la UE (el cliente se autoliquida según el art. 196), o fuera del ámbito para una empresa fuera de la UE. La condición declarada del cliente (empresa o consumidor) y su país deciden cuál se aplica, nunca la mera presencia de un número de IVA; un consumidor, en España o fuera, paga su IVA, por lo que no existe un tratamiento aparte para consumidores intracomunitarios. La comprobación de facturación electrónica se niega a enviar un documento con inversión del sujeto pasivo mientras falte el número de IVA del cliente, porque es lo que prueba que el impuesto es suyo.
Cuándo se devenga el IVA es un ajuste del espacio: por facturas (devengado al emitir) o por cobros (devengado el día en que el cliente paga). España lo llama criterio de caja; Francia pone los servicios sobre los cobros salvo opción en contra; Alemania lo llama Ist-Versteuerung. Por cobros, un periodo de declaración cubre los cobros recibidos dentro de él, un pago parcial lleva una parte proporcional de cada tipo del documento, y el redondeo va al tipo más amplio para que el total coincida exactamente con lo recibido.
Las declaraciones se construyen para un periodo a partir de los
documentos (o los cobros) que contiene, trasladadas a las casillas del
formulario de su país — CA3 en Francia, UStVA en Alemania — y se producen
en PDF y XML. Sus importes los calcula el servidor
(compute_vat_return, #2357), nunca los envía la app; pasa de preparada
a presentada, presentada por el propietario con la referencia del
justificante de la administración tributaria, y una presentada ya no
cambia. La app no transmite ninguna declaración: Francia presenta por
EDI-TVA o impots.gouv, Alemania por ELSTER.
El catálogo completo de tipos de un país viene con la app (UE27, CH, NO, CA); mantenerlo al día cuando un gobierno cambia un tipo le corresponde a usted.
Una cuota es un porcentaje de abono con un importe mensual: 25 %, 50 %, 100 % de las medias jornadas laborables de un mes, cada una con su precio y su grupo de IVA. Un miembro tiene una cuota; el porcentaje se convierte en una bolsa de medias jornadas, y el importe es lo que cuesta el mes, se use o no la bolsa.
La media jornada es la unidad en la que todo se cuenta. Qué cuenta como una lo deciden el horario de apertura y la granularidad: una mañana, una tarde, o una franja de la rejilla que usted defina.
El exceso es lo que ocurre más allá de la bolsa. O bien las medias jornadas de más se rechazan, o bien se cobran al precio de exceso por media jornada, que es un precio aparte con su propio grupo de IVA. También pueden solicitarse y concederse medias jornadas adicionales por miembro.
Cuándo se factura un mes es una regla, no una costumbre: la línea de abono se emite antes del mes que cubre, y las líneas de uso la siguen. Cada línea de abono nombra su mes — septiembre 100 % — para que una factura esté siempre atada al periodo que paga.
La aritmética de un mes queda congelada en el documento. Cambiar el precio de una cuota cambia lo que costará el mes siguiente; no cambia nunca una factura ya emitida, y no reabre nunca un mes ya liquidado.
Todo lo que se vende y no es un puesto: una hora de sala de reuniones, un bono de impresión, una taquilla, una suscripción de café. Un servicio tiene nombre, precio, grupo de IVA y unidad, y un administrador puede ponerlo en una factura o adjuntarlo a un paquete.
Los servicios se despliegan entre un espacio de desarrollo y uno de producción como entidad propia — y como llevan un grupo de IVA en lugar de un porcentaje, los tipos viajan con ellos.
Un día vendido como una sola cosa: un puesto, una taquilla y dos horas de sala de reuniones, a un precio. Un paquete agrupa servicios y una bolsa de puestos, lleva su propio grupo de IVA, y aparece en la factura como una línea con sus partes detalladas debajo cuando el diseño lo pide.
Use un paquete donde un miembro no debería tener que montarse el día él mismo, y una cuota donde el mes es la unidad.
Equipamiento adosado a un puesto en lugar de vendido por separado: una segunda pantalla, una base de conexión, un elevador de escritorio, una pizarra. Un accesorio tiene nombre, precio opcional con su grupo de IVA, y se coloca en el plano contra un puesto, una mesa o una oficina.
En el plano, un accesorio forma parte de lo que obtiene una reserva. Cuando lleva precio, reservar el puesto añade su propia línea de factura a su propio tipo — por eso el catálogo de accesorios y los tipos de IVA se despliegan juntos.
Varias direcciones bajo una misma organización: cuál nombra un documento, qué registro lleva y cómo se adscribe un miembro a una de ellas.
Ajustes del espacio → Disponibilidad. Cada regla de aquí la aplica el servidor, no la pantalla: una regla que usted fije se sostiene incluso frente a una app desactualizada.
Los días y horas de apertura definen la jornada laboral y, junto con la granularidad, qué es una media jornada. Los días de cierre son fechas en que el espacio está cerrado: una reserva que toque uno se rechaza nombrando ese motivo.
Los festivos pueden generarse un año entero en lugar de añadirse fecha a fecha (#1274). Elija el año, lea la lista que propone el servidor, y confirme — la generación nunca es automática ni silenciosa. Volver a lanzar un año no añade nada, así que repetirlo es seguro.
Un mes que ya lleva una factura se omite y se nombra en pantalla. Un día de cierre ahí cambiaría cuántas medias jornadas incluía ese mes, y por tanto una factura ya emitida; la regla se aplica en la base de datos y no en la pantalla (ADR 0025). Corregir un mes facturado sigue siendo un acto deliberado: añada el día a mano y ocúpese de la factura.
Las fechas vienen del servidor, así que la misma lista alimenta una plantilla que configura un espacio entero. Active Festivos para ver la acción; está desactivada hasta que la pida.
La granularidad es lo que puede ser una reserva — media jornada, jornada completa, o una franja en una rejilla de N minutos. Una reserva que no cae en la rejilla se rechaza indicando el paso.
El horizonte es con cuánta antelación se abren las reservas. La duración mínima y máxima acotan una reserva. Las reservas simultáneas acotan cuántas puede tener abiertas un miembro a la vez, por espacio y redefinible por miembro. Una reserva termina siempre el día en que empieza.
Las reservas pasadas se rechazan salvo que usted las permita; una reserva retroactiva del mismo día es legítima, porque quien se sentó a las nueve debe poder decirlo a las diez.
Fuera del horario de apertura tiene tres modos: desactivado (rechazado), solo entrada espontánea (se puede hacer un check-in espontáneo, reservar con antelación no) o cobrado (permitido y contado). Cada uno tiene su propia frase de rechazo, para que un miembro sepa qué puerta está cerrada.
Las reglas de validación deciden qué actos necesitan una decisión humana — véase más abajo.
El plano es aquello sobre lo que reservan los miembros. Se construye con tres formas anidadas sobre una imagen de fondo, en una rejilla cuya celda es la unidad de colocación. Constrúyalo en este orden: primero la planta y su fondo, después las oficinas, después las mesas y los puestos. Todo lo de abajo se calca sobre la imagen, nunca de memoria.
Una planta es un piso, o un conjunto de salas tratado como uno solo. Lleva su sede (a qué dirección pertenece), su imagen de fondo y, cuando es reservable entera, su precio por media jornada y su grupo de IVA.
Reservable entera es un interruptor en la propia planta. Sin él, una petición de reservar la planta completa se rechaza indicando qué interruptor falta — el rechazo nombra el ajuste en vez de culpar al miembro.
Una oficina es una sala dentro de una planta. Una mesa es una mesa dentro de una oficina o suelta en la planta. Un puesto es un sitio en una mesa — lo que un miembro reserva realmente. Cada uno tiene su huella en la rejilla; un puesto ocupa seis celdas de ancho y cuatro de fondo, y eso fija la escala de todo lo demás.
Un puesto lleva su orientación (hacia dónde mira la silla, para que el plano se lea como la sala), su equipamiento y accesorios y sus etiquetas — una credencial o una etiqueta NFC hace el puesto escaneable en la puerta.
Reservable entera existe también en la mesa y en la oficina: actívelo y la mesa o la sala se reserva de una vez en lugar de puesto a puesto. Una reserva del conjunto bloquea a sus hijos durante el periodo, y una reserva de un hijo bloquea el conjunto.
Bloquear un puesto lo retira del servicio por mantenimiento sin borrarlo: sigue en el plano, atenuado, y todo intento de reserva se rechaza con ese motivo. Los bloqueos nunca viajan de un espacio de desarrollo a uno de producción, porque un bloqueo de mantenimiento es un hecho sobre un edificio en un día.
Un plano se lee mejor sobre un dibujo de la sala real. La imagen es por planta, va bajo la rejilla, y no se mueve una vez calcados los puestos sobre ella.
No hace falta el dibujo de un arquitecto. Fotografíe la sala, pida a un modelo de imagen un plano cenital, y use su respuesta como fondo.
Fotografíe bien. Colóquese en cada esquina, sostenga la cámara a la altura del pecho, y tome una foto por esquina más una a lo largo de cada pared larga. Que el suelo entero aparezca en al menos dos de ellas. Mida una cosa — el largo de una mesa, el ancho de una puerta — y anote el número: es lo que fijará la escala.
Pida un plano, no una imagen. La instrucción que funciona pide una vista cenital ortográfica, colores planos, sin perspectiva, sin sombras, sin personas, y el mobiliario como simples huellas:
A partir de estas fotografías de una misma sala, dibuja un plano ortográfico cenital de ella. Paredes rectas, ángulos rectos exactos, sin perspectiva y sin sombras. Muestra solo los elementos fijos: paredes, puertas con su abatimiento, ventanas, radiadores, pilares, bloques de cocina y sanitarios, y la huella de cada mueble grande como una forma sencilla con contorno. Colores claros y apagados sobre fondo blanco; sin texto, sin etiquetas, sin cotas, sin personas, sin decoración. La [mesa] de la sala mide [1,60] m de largo — dibuja todo a esa escala. Devuelve una sola imagen, en [4:3], de al menos 1600 píxeles de ancho.
Compruebe la escala antes de calcar. Importe la imagen como fondo de la planta y mida el objeto que anotó contra la rejilla: un puesto ocupa seis celdas de ancho y cuatro de fondo, y una celda es la unidad de colocación de la app. Escale la imagen hasta que el objeto real coincida con su tamaño verdadero en la rejilla; todo lo calcado después será entonces honesto.
Calque, no dibuje. Coloque oficinas, mesas y puestos sobre la imagen. El fondo guía el ojo; lo que la app reserva son los puestos que usted coloca.
Qué no aceptar. Una vista en perspectiva, un render con sombras, un plano con salas inventadas, o uno cuyo mobiliario no coincide con las fotografías. Vuelva a pedirlo con una instrucción más estricta en lugar de corregir a mano un plano equivocado.
Imágenes colocadas sobre el plano en lugar de debajo — un logotipo junto a la entrada, un cartel, la foto de un rincón —, cada una con su posición y su tamaño en la rejilla. Son decoración: no se reserva nada sobre ellas, y van por encima del fondo y por debajo de los puestos.
Viajan con el plano cuando se despliega, y el archivo de espacio se las lleva al exportar.
Archivos que el espacio guarda y muestra a quienes tienen derecho a verlos: el reglamento interno, un certificado de seguro, un plano de evacuación, un modelo de acuerdo de socio. Cada documento lleva los roles que pueden leerlo, así que la biblioteca es un único sitio con visibilidad por rol en lugar de varias carpetas.
Los diseños de documento — la maquetación de una factura o de una carta — son otra cosa, y están en la guía técnica.
Ajustes → Roles. Una matriz: los roles a un lado, los permisos al otro. Propietario, copropietario, administrador, miembro — y cada permiso es una casilla que puede activar o desactivar, salvo las que un propietario tiene siempre.
Un permiso se le pide al servidor a través de una sola función: un permiso que usted retira queda retirado en todas partes a la vez. La pantalla oculta el botón, y la llamada que hay detrás se niega de todos modos.
Los permisos de entorno viven aquí también — Entrar en el espacio de producción, Desplegar a desarrollo, Desplegar a producción — y se explican en la guía de entornos.
Qué actos necesitan una decisión humana antes de surtir efecto, y quién decide. Cada dominio tiene su regla: un miembro que se incorpora, una reserva que se elimina, una factura que se da por fallida, medias jornadas adicionales que se conceden, y las demás.
Por dominio elige usted si llega a plantearse una solicitud, y si la solicitud de un administrador o de un propietario se valida automáticamente — en cuyo caso el evento se registra ya resuelto, en lugar de avisar a un validador para que apruebe su propia acción.
Una decisión es siempre un evento: quién decidió, cuándo y sobre qué. Nada se valida en silencio, y una decisión tomada por el sistema lo dice.
Cada funcionalidad es un interruptor. Qué apaga un interruptor, qué no apaga nunca (la aritmética ya aplicada), y el grafo de dependencias que decide qué interruptores están disponibles siquiera.
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