Kommunikation
Das Modul Kommunikation erzeugt personalisierte Serien-E-Mails und Serienbriefe für gefilterte Mitgliedergruppen und protokolliert jeden Versand.
Serien-E-Mails und Serienbriefe beginnen mit derselben Empfängerauswahl:
- Suche nach Name, Mitgliedsnummer, E-Mail oder Ort,
- Mitgliedsstatus, standardmäßig nur aktive Mitglieder,
- beliebige weitere Filterfelder aus den Mitgliedsfeldern, etwa Abteilung, Amt oder Zahlungsart.
Nach Filter anwenden zeigen die Kacheln, wie viele Empfänger gefiltert sind, wie viele davon eine E-Mail-Adresse und wie viele eine vollständige Anschrift haben. Die Empfängervorschau listet sie zur Kontrolle seitenweise auf.
- Empfänger filtern und in der Vorschau prüfen.
- Betreff und Nachricht schreiben. Der Editor kann fett, kursiv, Überschriften, Listen, Zitate, Links, Ausrichtung und eingebettete Bilder (bis 1 MB). Die Formatierung erscheint so in der E-Mail.
- Optional Anhänge: bis zu 5 Dateien, je höchstens 2 MB und zusammen höchstens 5 MB. Erlaubt sind PDF, DOCX, XLSX, CSV, TXT, PNG, JPEG und WebP.
-
Platzhalter aus der Liste rechts einfügen, etwa
{{mitglied.briefanrede}}. Ein Klick fügt den Platzhalter in das zuletzt aktive Feld ein, auch in den Betreff. - Das Bestätigungskästchen anhaken und senden.
Jedes Mitglied erhält eine eigene E-Mail. Andere Empfänger sieht es nicht. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen. Absender ist die unter Konfiguration → E-Mail-Versand eingestellte Adresse.
Note
Steht der Mailtransport auf Log, weist ein Hinweis darauf hin: Die Nachrichten werden dann nur protokolliert und nicht zugestellt.
Für Mitglieder ohne E-Mail oder für förmliche Schreiben wie die Einladung zur Mitgliederversammlung:
- Empfänger filtern.
-
Brieftext schreiben, mit Platzhaltern wie
{{mitglied.adresse}}für das Anschriftfeld und{{mitglied.briefanrede}}für die Anrede. -
Downloadformat wählen:
- Ein Gesamt-PDF: alle Briefe hintereinander, jeder beginnt auf einer eigenen A4-Seite, praktisch zum Drucken.
- ZIP mit Einzel-PDFs: eine benannte Datei pro Mitglied.
- Bestätigen und Serienbriefe herunterladen.
Der Verlauf listet alle Serienmail-Versände, Willkommensmails und Briefexporte mit Zeitpunkt, Betreff, Zahl der erfolgreichen, übersprungenen und fehlgeschlagenen Empfänger und der auslösenden Person.
Anzeigen öffnet die Details mit allen Empfängern und ihrem Status. Von dort lässt sich ein Vorgang als Vorlage verwenden, etwa für die Einladung im nächsten Jahr, oder als PDF-Bericht ausgeben.