Rollen und Rechte
Jedes Benutzerkonto der Verwaltung erhält eine oder mehrere Rollen. Die Rechte mehrerer Rollen werden addiert. Die Kasse im Demo-Verein hat zum Beispiel die Rollen Buchhaltung und Beitragsverwaltung und sieht damit Beiträge, Buchhaltung, Spenden und Auswertungen.
| Rolle | Gedacht für | Bereiche |
|---|---|---|
| Administrator | technische Verantwortung, Vorsitz | alle Bereiche einschließlich Auditlog und Konfiguration |
| Vereinsverwaltung | Vorstand, Geschäftsstelle | Mitglieder, Ämter/Abteilungen/Ehrungen, Auswertungen, Formulare, Inventar, Kalender, Buchungen, Kommunikation |
| Mitgliederverwaltung | Mitgliederbetreuung | Mitglieder, Ämter/Abteilungen/Ehrungen, Auswertungen, Formulare, Kalender, Buchungen, Kommunikation |
| Prüfer (Lesezugriff) | Datenschutz- oder Revisionsprüfung | Mitglieder und Ämter/Abteilungen/Ehrungen nur lesend, Auswertungen, Auditlog |
| Buchhaltung | Kasse, Schatzmeisterei | Auswertungen, Buchhaltung, Spenden |
| Beitragsverwaltung | Beitragseinzug | Beiträge, Auswertungen |
| Kassenprüfung | gewählte Kassenprüfer | Auswertungen, Buchhaltung, Auditlog |
Zusätzlich gilt: Ein Bereich erscheint nur, wenn das zugehörige Softwaremodul eingeschaltet ist.
Mit der Rolle Vereinsverwaltung sieht die Navigation zum Beispiel so aus: Beiträge, Buchhaltung, Spenden, Auditlog und Konfiguration fehlen.
Rollen vergibt die Administration unter Konfiguration → Benutzer und Rechte. Beim Bearbeiten eines Kontos steht zu jeder Rolle, welche Bereiche sie freischaltet.
Empfehlungen:
- Vergib nur die Rollen, die eine Person für ihre Aufgabe braucht. Für die Kassenprüfung reicht Kassenprüfung, sie braucht keine Buchhaltung mit Schreibrechten.
- Halte die Zahl der Administratoren klein, aber größer als eins, damit der Verein bei Ausfall einer Person handlungsfähig bleibt.
- Deaktiviere Konten ausgeschiedener Vorstandsmitglieder über Konto aktiv, statt das Passwort weiterzugeben. Ihr Name bleibt so in Belegen und Protokollen nachvollziehbar.
Ein Benutzerkonto ist kein Mitglied und umgekehrt. Ein Vorstandsmitglied hat typischerweise beides: einen Mitgliedsdatensatz unter Mitglieder und ein eigenes Benutzerkonto für die Verwaltung. Mitglieder ohne Verwaltungsaufgaben brauchen kein Benutzerkonto. Sie nutzen den Mitgliederbereich, der ohne Passwort auskommt.