Documentos con instancias múltiples

Cuando se da de alta un documento electrónico en SANDRA, se obtiene una referencia ENI que se asocia inicialmente a un único procedimiento y departamento tramitador.

A partir de esta referencia, un mismo documento puede ser asociado a otros procedimientos/departamento utilizando distintas operaciones de SANDRA (como por ejemplo envioComunicacionInterior). En este caso, los distintos procedimientos/departamento comparten el mismo documento sin que sea necesario hacer copias que repliquen los documentos y se consuma espacio adicional.

Sin embargo, SANDRA en su origen limitaba que una misma referencia pudiese estar duplicada en un mismo procedimiento/departamento. Esto obligaba a hacer copias en los casos que era necesario. Estas copias tenían una nueva referencia ENI y ocupaban un nuevo espacio en los discos.

Por ejemplo, si un mismo documento tenia que incorporarse a 1000 expedientes de un mismo procedimiento/departamento, había que dar de alta 1000 documentos nuevos aunque todos con el mismo contenido. También ocasionaba problemas en las comunicaciones interiores, pues un documento enviado en una comunicación a un procedimiento/departamento concreto no podía ser enviado más de una vez. En cierta forma, esto tenía su lógica, puesto que el destinatario ya disponía del documento con esa referencia.

Sin embargo, pueden ocurrir situaciones en las que hay que volver a enviar una comunicación con documentos ya remitidos anteriormente

por ejemplo, cuando se quiere dejar constancia en un único acuse de envió de todos los documentos que se remiten. Este caso no era posible si alguno de los documentos incluidos en la comunicación ya se había enviado previamente.

En Junio de 2021 se han introducido mejoras en SANDRA para posibilitar que un mismo documento pueda replicarse en un mismo procedimiento/departamento, sin necesidad de crear un documento ENI por cada una de las copias y sin que suponga un coste de almacenamiento adicional.

Para ello, se incorpora a la referencia ENI del documento un sufijo @nnnnn.

Por ejemplo:

Cuando se crea un documento la referencia ENI es
ES_A14013868_2021_DOCH179898389M1623052369003R2M, al crear una segunda copia, a esta se le añadiría el sufijo @00001, quedando la referencia como ES_A14013868_2021_DOCH179898389M1623052369003R2M@00001, y así sucesivamente.

El nº de copias lógicas está limitado a 99999 ejemplares por documento, procedimiento y departamento.

Estos sufijos solo tienen sentido en la capa Sandra, es decir, que internamente en INSIDE, el documento se guarda con su referencia ENI sin sufijo.

Se han adaptado los servicios de SANDRA para que se puedan realizar operaciones con documentos con sufijo y esto sea trasparente en la relación con los repositorios INSIDE de la CARM o del ESTADO (INSIDE en la Nube para el intercambio).

Se han adaptado las operaciones obtenDocumento, obtenCopiaPapel y visualizaDocumento para que devuelvan el documento ENI, tanto si se indica con sufijo de copia o sin ella.

También se ha adaptado envioComunicacionInterior para que genere copias con sufijo en el caso que en el procedimiento de destino ya existan los documentos remitidos.

La operación bandejaCambiaEstadoEvento, que se puede utilizar para reasignar un evento a otro procedimiento o departamento tramitador también se ha adaptado para que genere copias con sufijo si el procedimiento/departamento destino ya tiene dichos documentos.

También se ha adaptado la implementación interna de generaExpedienteSolicitud para que permita incorporar documentos copia con sufijo al expediente. En la descripción de la operación se dan más detalles sobre las particularidades de las instancias múltiples. Puede consultarlas AQUÍ.

La operación vinculaDocumentoEnExpediente permite incluir un documento en cualquier expediente de cualquier procedimiento al que esté autorizada la aplicación. La operación genera copia con sufijo si el documento ya existe en el procedimiento/departamento del expediente donde se quiere incluir. Puede consultar los detalles AQUÍ