operacionesAlta

Consideraciones generales sobre las altas de documentos

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Altas de documentos ORIGINALES

En general las aplicaciones solo pueden dar de alta documentos ORIGINALES de tipo DA (de origen administración).

Con la operación altaDocumentoOriginal se dan de alta documentos de tipo DA firmados. De forma obligatoria se deben incorporar a un expediente donde se custodian.

Los originales de tipo DI (de origen ciudadano) solo pueden ser incorporados a los expedientes a través de los procesos de presentación.

Sin embargo, durante la presentación, se puede utilizar la operación altaDocumentoOriginal para dar de alta documentos de tipo DI firmados por el ciudadano y sin que sea necesario especificar el expediente de destino (que puede no existir aún).

Esto puede ocurrir si la regulación del procedimiento exige que se presente el original en un formulario especifico. El servicio verifica la corrección de la firma y la validez de los certificados.

Estos documentos DI no estarán disponibles desde la bandeja de eventos (estarán en preSANDRA) hasta que se complete la presentación con entregaDocumentosPresentados, momento en el que el gestor podrá acceder a las solicitudes e incorporarlas a expedientes.

Existen otras dos posibilidades de incorporar documentos DI a nuestros expedientes:

1-Los que se remiten vía enviaComunicacionInterior

Con esta operación nos remiten los documentos DI desde el procedimiento que los recibió. No es necesario que los tipos de documentos que nos remiten estén predefinidos en nuestro procedimiento en DEXEL.

2.Con la operación altaDocumentoDigitalizado

Habitualmente esta operación con documentos DI (sin especificar expediente) se utilizará desde los registros presenciales para la digitalización de los documentos presentados. Estos documentos se registran en preSANDRA hasta que realicen la presentación completa con entregaDocumentosPresentados.

Cuando se utiliza por las aplicaciones sectoriales es necesario especificar el expediente donde se custodiará el documento. De esta forma se puede incorporar a expedientes electrónicos de SANDRA documentos DI o DA que tuvieran en formato papel (mediante la digitalización) o documentos en formato electrónico de archivos electrónicos particulares de esas aplicaciones.

También es posible utilizar altaDocumentoDigitalizado durante la transición para poder disponer de expedientes electrónicos en los que intervienen distintos departamentos y no todos tienen el mismo grado de desarrollo. En unos departamentos pueden estar gestionando documentos en papel (o electrónicos fuera de SANDRA) y esta es la única forma de incorporar los documentos.

Dar de alta el documento con altaDocumentoDigitalizado requiere que ese tipo de documento esté predefinido en nuestro procedimiento, aunque no sea nuestro departamento el que lo produce.

La operación altaDocumentoDigitalizado requiere que el documento este firmado. Estos documentos son almacenados en Sandra con el metadato ENI “copias auténticas procedentes de documento papel”. En este tipo de documentos, el significado de esta firma (con sello o de funcionario) solo implica que el documento es copia fiel del documento escaneado proporcionando la misma validez que tuvieran el documento fuente (ya fuese un original con firma autógrafa o una mera copia).

Altas de documentos NO ORIGINALES

Las aplicaciones sectoriales pueden dar de alta documentos NO ORIGINALES con altaDocumentOtros. Siempre es necesario indicar un expediente creado previamente. Estos documentos pueden ser de cualquier tipo DI, DA o AN.

La única forma de no indicar el expediente es si el alta documentos se realiza desde los procesos de presentación. En este caso se utilizará altaDocumentoPresentador para cualquier documento que presente el ciudadano. Como se indicado anteriormente también se podría utilizar altaDocumentoOriginal si se exige un original electrónico.

En cualquier caso estos documentos se registran en preSANDRA hasta que realicen la presentación completa con entregaDocumentosPresentados.

Operacion firmaDocumentos para alta de documentos originales sin expediente.

Las aplicaciones sectoriales pueden dar de alta documentos ORIGINALES sin especificar el expediente a través del servicio firmaDocumentos. De esta forma, los documentos una vez firmados, se entregan en la bandeja del procedimiento asociados al evento de firma. Esto permite que los gestores generen un expediente a partir de este documento o lo incorporen a un expediente ya existente.

Esto es útil, por ejemplo, en procedimientos que se inician de oficio a partir de un documento “DAxxx acuerdo de inicio del procedimiento” o similar.