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Einladungen und Termine aus E-Mails

Das meiste, was in einen Kalender gehört, kommt zuerst als E-Mail an — eine Besprechungsanfrage, eine Flugbestätigung, ein Paket mit einem Lieferfenster oder ein Satz, in dem jemand Donnerstag um zwei zusagt. plMail liest alle vier und behandelt sie unterschiedlich, je nachdem, wie viel es ehrlicherweise zu wissen behaupten kann.

Es gibt drei Stufen der Zuversicht, und es lohnt sich zu wissen, welche man gerade vor sich hat:

Was ankam	Was plMail tut	Wo es erscheint
Eine echte Einladung (ein text/calendar-Teil)	Bietet dir die Antwortschaltflächen an und legt sie in den Kalender, sobald du Zusagen oder Vielleicht sagst	Die Karte über der Nachricht, und — sobald beantwortet — der Kalender
Eine Buchung mit schema.org-Auszeichnung — Flüge, Pakete, Hotels, Restaurants, Tickets, Bestellungen	Legt sie in den Kalender, gekennzeichnet als in der Mail gefunden	Der Kalender, und Demnächst
Ein Datum in gewöhnlicher Prosa	Bietet es an und trägt nichts ein, bis du zustimmst	Nur eine Karte über der Nachricht

Das Dritte schreibt nie von sich aus in deinen Kalender. Diese Unterscheidung ist in den Daten durchgesetzt und nicht per Übereinkunft — ein Vorschlag hat nirgends eine Termininstanz, also kann keine Kalenderansicht ihn versehentlich zeigen.

Einladungen

Trägt eine Nachricht eine Kalendereinladung, erscheint darüber eine Karte mit dem Titel der Besprechung, wann sie ist, wo sie ist und wer sie einberufen hat. Die Karte beschreibt die Besprechung so, wie sie jetzt steht, und nicht so, wie diese eine Nachricht sie beschrieben hat: Ist inzwischen eine Aktualisierung eingetroffen, ist die ursprüngliche Einladung immer noch die Stelle, an der du antwortest, und die Antwort gehört zur aktuellen Besprechung.

Zusagen, Vielleicht und Absagen sind die drei Antworten. Deine aktuelle Antwort ist hervorgehoben und wird als Chip neben der Besprechung gezeigt — Zugesagt, Vielleicht, Abgesagt. Eine Einladung, die du nicht beantwortet hast, sagt Keine Antwort.

Darunter klappt N eingeladen die vollständige Teilnehmerliste mit der Antwort jeder Person auf, wobei die Organisation als solche gekennzeichnet ist und deine eigene Zeile fett steht.

Antworten tut zwei getrennte Dinge, und sie können unabhängig voneinander scheitern:

1. Deine Antwort wird hier immer gespeichert. Sie steht sofort am Termin, was auch immer als Nächstes passiert.
2. Eine Antwort geht an die Organisation, als gewöhnliche iTIP-Antwort, über dasselbe Konto, auf dem die Einladung ankam — ein Gmail-Konto sendet sie über die Gmail-API, ein IMAP-Konto über sein eigenes SMTP. Scheitert das, wird es dir gesagt: „Deine Antwort wurde hier gespeichert, konnte aber nicht an die Organisation gesendet werden.“ Es wird nichts zurückgerollt. Eine Organisation, die nie ein „Nein“ gehört hat, hält einen Platz für jemanden frei, der sich für abgesagt hält — das sagt man also besser laut, als es zu schlucken.

Es wird keine Kopie der Antwort in Gesendet abgelegt.

Eine Absage zeigt den Titel durchgestrichen und sagt Dieser Termin wurde abgesagt., ohne Antwortschaltflächen. Der Termin bleibt durchgestrichen im Kalender stehen, statt zu verschwinden — „wurde das abgesagt, oder habe ich mir das eingebildet?“ ist eine Frage, die ein Kalender beantworten können sollte.

Eine Einladung steht in deinem Kalender, sobald du sie zusagst, und vorher nicht. Bis dahin lebt sie auf der Karte über der Nachricht und sonst nirgends. Vielleicht zählt als Ja — ein vorläufiger Termin ist einer, dessen Platz du dir freihalten musst, und ihn zu verstecken ist der Weg zur Doppelbuchung — und Absagen nimmt ihn wieder heraus. Nichts daran ist einseitig: Die Einladung selbst verschwindet nie, du kannst es dir also später anders überlegen, und der Termin wandert wieder hinein oder heraus.

Das gilt für Einladungen an dich und für sonst nichts. Eine Flugbestätigung, ein Paket, ein Datum, das du aus einem Satz übernommen hast, ein von Google gespiegelter Kalender, eine Besprechung, die du einberufen hast — nichts davon ist irgendjemandes Zusage, und all das erscheint sofort, wie es das immer getan hat.

Eine Einladung zu beantworten, zählt nicht als Bearbeiten des Termins. Die Organisation bleibt die Instanz dafür, wann die Besprechung ist, eine spätere Nachricht, die sie verschiebt, verschiebt sie hier also auch nach deiner Zusage noch. Ihre Aktualisierung kann die Zusage auch nicht zurücknehmen: Ein „Update senden“ trägt die Teilnehmerliste so, wie sie sie zuletzt gesehen hat, und darin steht regelmäßig noch, dass niemand geantwortet hat — das zu glauben würde einen zugesagten Termin lautlos aus deinem Kalender nehmen.

Termine aus einer Buchung

Bestätigungsmail von Fluggesellschaften, Paketdiensten, Hotels, Restaurants und Ticketverkäufern trägt regelmäßig eine maschinenlesbare Auszeichnung der Buchung — die absendende Stelle hat sie bereits in strukturierte Felder zerlegt, sie zu lesen ist also Rechnen und kein Raten. Das ist es, was es sicher macht, sie ungefragt in den Kalender zu schreiben.

Jeder solche Termin trägt eine Art, die über das Symbol entscheidet, mit dem er gezeichnet wird:

Termin · Lieferung · Flug · Zug · Übernachtung · Reservierung · Mietwagen · Ticket · Bestellung · Anruf

Die Art ist auch das, was den Termin als aus der Mail stammend kennzeichnet und nicht als von dir angelegt. Öffne einen im Editor, und er sagt es: „Dieser Termin stammt aus einer E-Mail. Wenn du ihn bearbeitest, überschreiben spätere Nachrichten zur selben Buchung deine Änderungen nicht mehr.“

Dieser Satz ist eine echte Regel und keine Warnung. Buchungsmail kommt in einer Folge an — eine Bestätigung, dann eine Änderung, dann vielleicht eine Stornierung — und oft in der falschen Reihenfolge, also überarbeitet plMail denselben Termin weiter, während mehr Mail dazu eintrifft. Eine spätere Fassung gewinnt anhand der Versionsnummer, die die absendende Stelle angegeben hat, ersatzweise anhand des Eintreffens der Mail; eine überholte Aussage wird trotzdem festgehalten, damit „warum steht das in meinem Kalender?“ beantwortbar bleibt. Eine Stornierung setzt den Status und streicht den Termin durch; sie löscht die Zeile nie.

Sobald du den Termin selbst bearbeitest, hört das auf. Deine Fassung ist die, die bleibt.

Kein Termin

Ein aus der Mail gelesener Termin hat im Editor eine Schaltfläche Kein Termin, und die ist etwas anderes als Löschen. Löschen heißt „ab jetzt nicht mehr“. Verwerfen heißt „das war nie ein Termin“, und nur das Zweite ist es wert, gemerkt zu werden:

Diesen Termin entfernen und nicht wieder anlegen? Spätere E-Mails zur selben Buchung tragen ihn nicht erneut in den Kalender ein.

Gemerkt wird dabei die Identität der Buchung und nicht die Zeile, sodass die nächste Nachricht zu derselben Buchung ebenfalls abgewiesen wird — und genau die wäre es, die sonst eine zweite Kopie dessen zurückbrächte, was du gerade weggeworfen hast. Es überlebt außerdem einen erneuten Lauf der Auswertung über deine gespeicherte Mail, den plMail immer dann macht, wenn das Lesen besser geworden ist.

Nur ausgelesene Termine lassen sich verwerfen. Hinter einem von Hand angelegten Termin steht keine Aussage, und nichts würde ihn je wieder anlegen.

Daten in Prosa

Eine Nachricht mit „sollen wir Donnerstag um 14:00 sagen?“ trägt keine Auszeichnung und keine Einladung. plMail liest sie trotzdem und tut dann das einzig Ehrliche, was zur Verfügung steht: Es bietet sie an.

Über der Nachricht erscheint eine Vorschlagskarte mit gestricheltem Rand und ohne Kalenderfarbe, weil noch nichts in einen Kalender eingetragen wurde — sie sagt „In dieser E-Mail gefunden — im Kalender steht noch nichts.“ Darunter steht der Satz, aus dem gelesen wurde, wörtlich zitiert, und darin liegt der Sinn der Karte: Eine Vermutung, deren Beleg man sehen kann, ist in einer Sekunde zu beurteilen, ein nacktes Datum mit einer Hinzufügen-Schaltfläche ist überhaupt nicht zu beurteilen.

In den Kalender schreibt den Termin, und zwar in den Kalender, in den das Konto der Nachricht einsortiert, und behält den Satz als Beschreibung des Termins, damit die Begründung die Karte überlebt. Der Termin ist von da an ein ganz gewöhnlicher: keine „in deiner E-Mail gefunden“-Hinweise, keine Abgleicherei, die ihn überarbeitet, volle Zuversicht — du hast den Satz gelesen und ihm zugestimmt.

Kein Termin merkt sich die Ablehnung genauso, wie es ein Verwerfen tut, sodass das Datum nicht erneut angeboten wird, wie oft die Nachricht auch gelesen wird.

Wann plMail bereit ist zu raten

Durchgehend Genauigkeit vor Vollständigkeit, denn die beiden Fehler kosten nicht dasselbe: Ein entgangener Vorschlag ist eine Karte, die niemand sieht, und eine Karte, die anbietet, „Sale endet Freitag!“ in den Kalender zu legen, ist der Moment, in dem jemand nach dem Schalter sucht. Jede Regel lehnt im Zweifel ab.

Eine Nachricht kommt nur in Betracht, wenn alle diese Punkte zutreffen:

• Sie ist kein Entwurf und gehört jemandem.
• Sie wurde beim Eintreffen nach Allgemein einsortiert — Massen-, Werbe- und Mailinglisten-Mail fällt heraus.
• Sie trägt keine Listen- oder Bulk-Header, auch wenn sie trotzdem unter Allgemein gelandet ist. Ein Laden, dem du einmal geschrieben hast, bleibt ein Laden.
• Eine deiner eigenen Adressen steht in An oder Cc. Ein Datum, das an eine Liste geht, ist eine Ankündigung; ein Datum, das an dich geht, ist eine Verabredung. Diese Regel entfernt das meiste, was die vorigen überlebt hat.
• Es gibt nichts, was eine Auswertung lesen könnte — kein Kalenderteil, keine Besprechungsmarkierung, keine schema.org-Auszeichnung. Ein echter Termin ist unterwegs und wird besser sein als eine Vermutung.
• Das Datum liegt nicht in der Vergangenheit und höchstens ein Jahr voraus, gemessen am Datum der Nachricht selbst und nicht an jetzt, sodass erneutes Lesen alter Mail zu dem Urteil kommt, zu dem es an dem Tag gekommen wäre, an dem die Mail ankam.
• Nichts daran wurde zuvor abgelehnt.

Und der Text selbst muss eindeutig sein. Gelesen werden ausdrückliche und halb ausdrückliche Formen auf Deutsch und Englisch — 04.08.2026 um 14 Uhr, 4. August 2026, 14:00, 2026-08-04 14:00, Samstag um 15 Uhr, Saturday at 3pm, tomorrow at 9, next Tuesday 10:30 — mit einer Dauer, sofern die Mail eine nennt (2 Stunden, 90 Minuten, 2 hours).

Drei Regeln prägen das Lesen:

• Ein Datum und eine Uhrzeit, im selben Satz, nahe beieinander. Ein Datum allein wird abgelehnt, denn „gültig bis 31.12.2026“ in einer Fußzeile ist ein Datum. Eine Uhrzeit allein wird aus demselben Grund abgelehnt, nur fehlt hier der Tag statt der Stunde. Und ein Absatz, der in seiner ersten Zeile eine Frist und in seiner letzten eine Öffnungszeit nennt, stellt zwei Tatsachen fest und keine Verabredung.
• Der erste Satz, der beides hergibt, gewinnt — nicht das erste Datum in der Nachricht. Signaturblöcke, Copyright-Jahre und Abmeldefußzeilen tragen alle Daten, und keines davon trägt eines neben einer Uhrzeit.
• Relative Wörter beziehen sich auf die Nachricht. „Samstag“ in einer Mail, die an einem Freitag gesendet wurde, meint auch ein Jahr später noch diesen Samstag.

Was ausdrücklich abgelehnt wird: eine zweistellige Jahreszahl (04.08.26), Tag und Monat in Ziffern ganz ohne Jahr (04.08.), ein Datum mit Schrägstrichen, das die eigene Locale als unmöglich liest (13/25/2026), und eine nackte Stunde, die kein um und kein at einleitet — „Raum 3, Plätze 12“ ist nicht halb eins. Stunden werden auf einer 24-Stunden-Uhr gelesen, sofern nichts anderes dabei steht, tomorrow at 9 ist also neun Uhr morgens.

Ausgeschrieben wird 4. August angenommen: Der Monatsname nimmt die Mehrdeutigkeit, und das Jahr ergibt sich vorwärts aus der Nachricht.

Demnächst

Wenn etwas ansteht, erscheint in der Kopfleiste eine Schaltfläche mit dem Symbol des nächsten Dings — ein Flugzeug, ein Paket, ein Zug, oder ein schlichtes Kalenderzeichen für einen Termin, den du selbst eingetragen hast. Ein Druck darauf öffnet Demnächst: alles, was in den nächsten zwei Wochen fällig ist, das Nächste zuerst, bis zu zwölf Einträge.

Jede Zeile nennt ein Symbol, wann es ist, was es ist und — bei den aus der Mail gelesenen Zeilen — aus welcher Nachricht es stammt. Das Letzte ist das, worauf es ankommt: Eine ausgelesene Zeile ist eine Vermutung, die ein Programm über deine Mail angestellt hat, und „warum steht das in meinem Kalender?“ muss mit einem Klick beantwortbar sein, sonst lässt sich die Vermutung gar nicht prüfen. Eine Zeile, deren Nachricht inzwischen weg ist, wird ohne den Link gezeichnet statt mit einem toten — und eine Zeile, die du selbst eingetragen hast, ebenso, denn die hat niemand gemacht außer dir.

Die Schaltfläche ist bewusst nur da, wenn es etwas zu öffnen gibt. Ein Bedienelement, das immer da ist und meistens „nichts in Sicht“ sagt, erzieht Menschen dazu, es nicht zu drücken; eines, das auftaucht, wenn ein Paket ansteht, ist eine Nachricht.

Eines steht nicht in dieser Liste, und das ist Absicht:

• Vorschläge. Ein Datum, das aus einem Satz gelesen und noch nicht angenommen wurde, hat nichts in einer Liste verloren, der die Leute glauben, dass sie wahr ist, und ohne den Satz, aus dem es stammt, ließe es sich ohnehin nicht beurteilen. Ein Vorschlag wird dort beantwortet, wo sein Beleg steht: an der Nachricht.

Es werden nur sichtbare Kalender gelesen, einen Kalender auszublenden versteckt seine Buchungen hier also ebenfalls.

Davon getrennt trägt die Kalenderschaltfläche in der Kopfleiste einen farbigen Punkt für das, was heute noch bevorsteht — innerhalb der Stunde, in wenigen Stunden oder später heute. Es sind drei Bänder und kein Countdown, denn eine Farbe, von der man eine Zahl ablesen muss, ist kein Punkt, und es zählt nur der heutige Tag: Eine Besprechung, die vor einer Stunde endete, ist keine Neuigkeit, und die von morgen ist nicht dringend.

Mail erneut lesen, die du schon hast

Die Auswertung und das Erkennen von Vorschlägen werden beide mit der Zeit besser, und beide lassen sich über bereits synchronisierte Mail erneut laufen lassen:

docker compose exec php php bin/console app:backfill events
docker compose exec php php bin/console app:backfill proposals

Ohne Argument aufgerufen, listet app:backfill die verfügbaren Aufgaben auf und fragt nach. Ein erneuter Lauf ist ungefährlich: Was du verworfen hast, bleibt verworfen, und was du selbst bearbeitet hast, wird nicht überschrieben.

Fallstricke

Eine Einladung, die du nicht beantwortet hast, steht nicht in deinem Kalender. Das ist Absicht — siehe oben —, es heißt aber auch, dass eine Woche voller unbeantworteter Anfragen wie eine freie Woche aussieht. Die Karte über jeder Nachricht ist der Ort, an dem sie liegen; drück Zusagen oder Vielleicht, und sie erscheinen.

Eine Einladung, die vor dieser Änderung ankam, bleibt im Kalender stehen, ganz gleich, was du geantwortet hast. Beim Upgrade wurde nichts umgeschrieben, und zwar mit Absicht: jemandem während eines docker compose up den Kalender zu leeren, ist keine annehmbare Art, eine Funktion auszuliefern. app:backfill events liest die Mail neu und bringt die alten in Ordnung.

Deine Antwort kann gespeichert werden, ohne dass die Organisation davon erfährt. Die beiden Hälften sind mit Absicht unabhängig. Kann die Antwort nicht gesendet werden, sagt die Meldung das — und das ist der einzige Hinweis, den du bekommst. Prüf, ob das Konto, auf dem die Einladung ankam, überhaupt senden kann.

Für Daten in Prosa wird ausschließlich Mail unter Allgemein gelesen. Ist eine Nachricht, von der du einen Vorschlag erwartet hast, in einer anderen Kategorie gelandet, trägt sie Listen-Header oder war sie an eine Liste statt an dich gerichtet, erscheint keine Karte, und es ist nichts kaputt. Das ist die Regel, die das meiste Rauschen entfernt, und es ist auch die, die gelegentlich etwas entfernt, was du haben wolltest.

Einen Vorschlag oder einen ausgelesenen Termin zu verwerfen, gilt dauerhaft für diese Buchung. Beides schreibt eine Ablehnung, geschlüsselt auf die Identität der Buchung, spätere Mail zu derselben Buchung wird also ebenfalls abgewiesen. Es gibt keinen Bildschirm zum Rückgängigmachen; leg den Termin von Hand an, wenn du es dir anders überlegst.

Einen ausgelesenen Termin zu bearbeiten, beendet, dass er der Buchung folgt. Das ist es, was der Hinweis im Editor meint. Korrigierst du eine falsche Zeit von Hand, verschiebt eine spätere Mail, die die Besprechung verlegt, sie nicht mehr für dich.

Es zählt allerdings nur eine echte Korrektur. Den Termin zu öffnen und einen weiteren Kalender anzuhaken — dieselbe Besprechung auch auf den Arbeitskalender zu legen — ändert nichts an der Besprechung; es beendet also nicht, dass sie der Buchung folgt, und eine spätere Mail, die sie verlegt, verschiebt jede Kopie. Früher war es umgekehrt: Ein Teilen wurde als Bearbeitung verbucht, der Termin verstummte, und das Einzige, woran man es merkte, war, dass eine angekündigte Verlegung nie ankam.

Einen ausgelesenen Termin zu löschen, ist nicht dasselbe wie ihn zu verwerfen. Ein einfaches Löschen hält, bis die nächste Nachricht zu dieser Buchung ankommt oder bis die Auswertung das nächste Mal erneut läuft — und dann ist er wieder da. Kein Termin ist das, was hält.

Eine abgesagte Besprechung bleibt im Kalender. Sie wird durchgestrichen statt entfernt, denn die brauchbare Antwort auf „war da heute nicht etwas?“ ist der durchgestrichene Eintrag und nicht eine Lücke. Lösch sie selbst, wenn sie weg soll.

Demnächst reicht genau zwei Wochen weit. Ein Flug in drei Wochen steht im Kalender und nicht in der Liste. Zwei Wochen sind so weit voraus, wie eine Buchung noch etwas ist, weswegen man heute handeln würde.

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Verwandt: Kalender · Erinnerungen · Verbundene Kalender

Wie es funktioniert: Termine aus Mail auslesen — wie aus einer Einladung und wie aus einem Satz ein Kalendereintrag wird, und wie spätere Mail ihn überarbeitet.

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