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Dateien und Integrationen

plMail kann eine Datei aus einem Dienst holen, den du ohnehin benutzt, und sie an eine Nachricht hängen — und einen Anhang in die andere Richtung in diesen Dienst schieben. Unterstützt werden sieben Dienste: Nextcloud, Immich, Paperless-ngx, Google Drive, Google Photos, OneDrive und Dropbox.

Verbindungen gehören einer Person und lassen sich einzeln widerrufen. Welche Dienste überhaupt angeboten werden, entscheidet die Administration — siehe Administration.

Einen Dienst verbinden

Einstellungen → Integrationen. Dienste, die deine Administration freigeschaltet hat, erscheinen unter Dienst verbinden; bei allem, was nicht freigeschaltet ist, steht Deine Administration hat diesen Dienst nicht freigeschaltet., und alles, was plMail noch nicht ansprechen kann, steht getrennt unter Hier nicht verfügbar, wobei die Einrichtungshinweise weiterhin lesbar bleiben.

Wie du dich verbindest, hängt vom Dienst ab:

Dienst	Wie er authentifiziert	Was du angibst
Nextcloud	App-Passwort	Serveradresse, Benutzername, App-Passwort
Immich	API-Schlüssel	Serveradresse, API-Schlüssel
Paperless-ngx	API-Token	Serveradresse, API-Token
Google Drive	Anmeldung	Nichts — die Zustimmungsseite
Google Photos	Anmeldung	Nichts — die Zustimmungsseite
OneDrive	Anmeldung	Nichts — die Zustimmungsseite
Dropbox	Anmeldung	Nichts — die Zustimmungsseite

Die Dienste mit App-Passwort nehmen zusätzlich einen Namen, der nur dir angezeigt wird und dafür da ist, zwei Verbindungen auseinanderzuhalten. Das ist keine Zierde: Du kannst berechtigterweise zwei Nextclouds haben, privat und dienstlich, und genau deshalb bleibt der Knopf nach der ersten Verbindung erreichbar.

Hat deine Administration für einen selbst gehosteten Dienst eine Serveradresse festgelegt, fehlt das Adressfeld ganz, statt deaktiviert zu sein, und ein trotzdem abgeschickter Wert wird ignoriert.

Lege bei den selbst gehosteten Diensten Zugangsdaten auf dem Dienst an, statt dein Anmeldepasswort zu verwenden. Nextcloud führt App-Passwörter unter Einstellungen → Sicherheit → Geräte & Sitzungen; Immich führt API-Schlüssel unter Account Settings → API Keys; Paperless-ngx zeigt ein API-Token unter My Profile → API Auth Token. Ein App-Passwort oder Token lässt sich einzeln widerrufen und funktioniert neben der Zwei-Faktor-Authentifizierung; ein Anmeldepasswort kann beides nicht.

Beim Speichern wird die Verbindung immer sofort geprüft. Eine Verbindung, die sauber abgelegt wird und keinen Ordner auflisten kann, ist schlimmer als ein sichtbarer Fehler, denn du fändest es erst mitten beim Schreiben einer Nachricht heraus. Das Ergebnis bleibt an der Verbindung vermerkt, sodass die Liste sagen kann, dass eine Verbindung schal geworden ist, bevor du sie das nächste Mal brauchst.

Eine Verbindung verwalten

Jeder verbundene Dienst bietet Testen, Pausieren / Fortsetzen, Bearbeiten und Trennen.

Testen prüft auf Zuruf erneut, für den Fall, dass der Dienst ausgefallen war oder am anderen Ende Zugangsdaten gewechselt wurden. Pausieren behält die Verbindung, nimmt sie aber aus jedem Menü. Trennen entfernt sie; bereits an Mail gehängte Dateien bleiben unberührt.

Im Bearbeitungsformular ist das Feld für die Zugangsdaten schreibgeschützt in dem Sinne, dass nur hineingeschrieben werden kann. Lässt du es leer, bleibt das Gespeicherte erhalten, eine Verbindung umzubenennen heißt also nicht, ein App-Passwort neu einzufügen, das du womöglich gar nicht mehr hast.

Was jeder Dienst kann

Nicht jeder Dienst kann alles, und die Oberfläche richtet sich nach der Fähigkeit und nicht nach dem Namen des Dienstes — ein Dienst, der eine Fähigkeit gewinnt oder verliert, ändert sich also an genau einer Stelle.

	Durchsehen	Herunterladen	Hochladen	Freigabelink	Vorschau	Suche	Zeitleiste
Nextcloud	ja	ja	ja	ja	ja	ja	—
Google Drive	ja	ja	ja	ja	ja	ja	—
OneDrive	ja	ja	ja	ja	ja	ja	—
Dropbox	ja	ja	ja	ja	ja	ja	—
Paperless-ngx	ja	ja	ja	—	ja	ja	—
Immich	ja	ja	ja	—	ja	ja	ja
Google Photos	ja	ja	ja	—	ja	—	—

Die praktischen Folgen: Ein Dienst ohne Hochladen erscheint nie unter Speichern in oder in der Filteraktion saveToIntegration; ein Dienst ohne Freigabelink kann nur eine Kopie anhängen; ein Dienst ohne Suche bekommt in der Dateiauswahl kein Suchfeld. Immich ist der einzige, der seine Bibliothek als Daten zusammenfassen kann, und genau das ist sein Schieber.

Google Photos hat keine Textsuche, weil seine Library-API keine anbietet — nur Album- und Datumsfilter.

Paperless-ngx hat aus einem anderen Grund keinen Freigabelink: Es kann ein Dokument teilen, aber nur über eine eigene, rechtegesteuerte Funktion mit eigenem Ablaufdatum, und ein abgelegtes Dokument zu veröffentlichen ist ein viel größerer Schritt, als es an eine Nachricht zu hängen.

Paperless-ngx, das keine Ordner hat

Paperless hat Ordner bewusst durch Schlagwörter ersetzt, also benutzt plMail seine Schlagwörter als Ordnerebene. Die Dateiauswahl öffnet mit allen Schlagwörtern als Ordnern und den neuesten Dokumenten darunter; ein Schlagwort zu öffnen listet dessen Dokumente. Speichern in legt einen Anhang unter einem Schlagwort ab, und ein leeres Ziel legt ihn unter keinem ab — im Posteingang von Paperless selbst, wo ein unsortiertes Dokument hingehört.

Die Suche läuft über den Volltextindex von Paperless, der auch die OCR-Ebene liest, nicht nur Titel und Metadaten. Eine gescannte Quittung ist damit über eine Zeile auffindbar, die nie jemand getippt hat, und genau darum geht es: Es gibt keinen Grund, erst Paperless zu öffnen, ein Dokument zu suchen und herunterzuladen, bevor du es anhängst. Eine Suche aus einem Schlagwort heraus bleibt in diesem Schlagwort.

Angehängt wird die archivierte Fassung — das durchsuchbare PDF, das Paperless beim Ablegen erzeugt hat — und ersatzweise das Original, wo keine erzeugt werden konnte.

Aus einem Dienst anhängen

Im Schreibfenster öffnet Aus einem Dienst anhängen die Dateiauswahl in einem Dialog. Sie bietet jeden verbundenen Dienst an, aus dem plMail herunterladen kann, denn ein Dienst, den man auflisten, aber nicht abrufen kann, öffnete eine Auswahl, die nichts anhängen könnte.

Ordner sind schlichte Links innerhalb des Dialogs, es gibt also kein Routing im Browser, und der Zurück-Knopf verhält sich anständig. Fotobibliotheken erscheinen als Raster aus Vorschaubildern und Dateispeicher als Liste von Namen — niemand erkennt ein Foto daran, IMG_4821.jpg zu lesen, und niemand sucht eine Tabelle aus einer Wand von Miniaturbildern heraus.

Vorschaubilder laufen über plMail und werden nicht vom Browser geholt, denn die Dienste legen Vorschauen hinter dieselben Zugangsdaten wie die Originale. Etwas ganz ohne Vorschau — ein Zip, ein nie erzeugter Gesichtsausschnitt — bekommt einen neutralen Platzhalter statt eines gescheiterten Requests.

Jede ausgewählte Datei wird als Kopie angehängt oder, wo der Dienst es unterstützt, als Link. Eine Kopie zieht die Bytes in den Entwurf und zählt gegen die Anhangsgrenze von 25 MB je Datei; ein Link fragt den Dienst nach einer öffentlichen URL und bewegt nichts.

Ist ein Dienst ausgefallen, sagt die Dateiauswahl das dort, wo die Dateien gestanden hätten. Sie antwortet nicht mit einer Fehlerseite — ein ausgefallener Dienst ist eine Tatsache über die Verbindung, an ihr vermerkt, damit die Einstellungsliste sie zeigen kann, und kein Grund, mit dem Zeichnen aufzuhören.

Einen Anhang hinausspeichern

Speichern in auf einem Anhang in einer Nachricht lädt ihn in einen verbundenen Dienst hoch, der Uploads unterstützt. Wo er landet, ist die Vorgabe des Dienstes selbst — die Wurzel der Dateien oder kein Album —, sofern an der Verbindung kein Ordner eingestellt ist.

Das funktioniert auch für Anhänge, die plMail nie lokal gespeichert hat: Ein Anhang aus Gmail oder Microsoft Graph wird beim ersten Zugriff materialisiert und lädt genau so hoch wie ein lokal gespeicherter.

Ein Filter kann dasselbe automatisch tun, mit der Aktion Anhänge speichern in; siehe Filter.

Wo du weiterliest

• Administration — Dienste freischalten, OAuth-Anwendungen registrieren, eine Serveradresse festlegen.
• Filter — Anhänge in einen Dienst speichern, ohne gefragt zu werden.
• Mail — das Schreibfenster und die Anhangsgrenze.
• Sicherheitsmodell — wie gespeicherte Zugangsdaten verschlüsselt werden.

Fallstricke

Eine private Adresse oder eine Loopback-Adresse wird abgelehnt, solange sie nicht auf der Erlaubnisliste steht. Selbst gehostete Dienste liegen auf Adressen, auf die eine angemeldete Person plMails ausgehenden HTTP-Client sonst richten könnte — darunter localhost:5432 und der Cloud-Metadaten-Endpunkt unter 169.254.169.254. Loopback, Link-Local, RFC1918 und die Bereiche für Carrier-Grade NAT sind alle gesperrt, solange der Host nicht in INTEGRATIONS_ALLOWED_HOSTS steht. In einem Heimnetz ist das die Einstellung, die Nextcloud, Immich und Paperless-ngx überhaupt erreichbar macht.

http:// wird abgelehnt, solange INTEGRATIONS_ALLOW_HTTP nicht an ist. Selbst hosten im LAN ohne TLS ist eine ganz gewöhnliche Lage, diese Option wird also oft gesetzt sein — der Punkt ist, dass Zugangsdaten im Klartext zu verschicken eine bewusste Entscheidung wird und keine stille Voreinstellung.

Eine Datei über der Anhangsgrenze lässt sich aus Immich, Google Photos oder Paperless-ngx überhaupt nicht anhängen. Die Fotobibliotheken können für ein einzelnes Objekt keine öffentliche URL erzeugen, ohne ein geteiltes Album anzulegen; Paperless kann ein Dokument teilen, aber nur über eine rechtegesteuerte Funktion mit eigenem Ablaufdatum, und ein abgelegtes Dokument zu veröffentlichen ist eine schwerere Nebenwirkung, als das Anhängen einer Datei haben sollte. Es gibt deshalb bei keinem der drei einen Rückfall auf einen Link: über 25 MB lautet die Antwort nein.

Das Speichern nach Paperless-ngx meldet die Übergabe, nicht das abgelegte Dokument. Der Upload-Endpunkt arbeitet asynchron: Er übergibt die Datei an den Paperless-Consumer und antwortet mit einer Task-ID, und das Dokument erscheint Sekunden später, sobald der Consumer es eingelesen hat — oder gar nicht, wenn Paperless es als Dublette ablehnt. plMail meldet Erfolg, sobald Paperless die Datei angenommen hat, und das ist der letzte Moment, von dem plMail etwas weiß. Schau in Paperless nach, wenn ein Dokument nicht auftaucht.

Eine frisch registrierte Google-Photos-Anwendung kann eine bestehende Bibliothek meist nicht durchsehen. Google hat die Photos-Lesescopes im März 2025 eingeschränkt; eine neue App bekommt in der Regel nur appcreateddata und sieht damit nichts als Medien, die plMail selbst hochgeladen hat. Anhänge nach Photos zu speichern funktioniert unabhängig davon — beim Durchsehen kann eine leere Bibliothek erscheinen, bis der Lesescope bewilligt ist.

Google Drive fragt nach dem vollen drive-Scope, und der braucht Googles Überprüfung. Der engere drive.file sieht immer nur Dateien, die die Anwendung selbst erzeugt hat oder die die Person über Googles eigene Auswahl im Browser bestimmt hat — ein serverseitig gerenderter Browser zeigte also ein leeres Drive, und ein Freigabelink braucht Schreibzugriff auf die Datei, die geteilt wird.

Eine festgelegte Serveradresse überschreibt bestehende Verbindungen rückwirkend. Legt die Administration eine fest, hören vor der Festlegung angelegte Verbindungen auf, ihre eigene Adresse zu benutzen; eine alte Zeile darf nicht weiter woandershin greifen.

Eine Verbindung wird neu geprüft, wenn ein Filter sie benutzt, und nicht aus der gespeicherten Regel heraus geglaubt. Ein getrennter, pausierter oder nicht mehr upload-fähiger Dienst macht die Speicheraktion des Filters zu einem Nichtstun mit einer Warnung im Protokoll, statt zu einem Fehler, den die Person zu sehen bekommt.

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