Aide Rencontres

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Quand vous photographiez quelqu'un dans la rue, la page Personnes (barre latérale, groupe « Travailler ») réunit ce qui le concerne : sa demande, son accord ou son refus, et les photos où il apparaît. Chaque rencontre (une personne, un jour) a sa fiche.

Les personnes

La page Personnes (barre latérale, groupe « Travailler ») montre une ligne par personne photographiée, qu'elle ait été rencontrée une fois ou lors de plusieurs sorties : son visage, son nom, ses références de cartes, ses rencontres et ses photos, sa décision (dernier accord, ou refus), et les signaux à traiter (nouvelle demande, demande de droits, rapprochement proposé). Demandes et rencontres ouvre la liste détaillée des rencontres.

• Une rencontre par sortie : chaque rencontre a sa carte et son accord. Un accord ne vaut que pour la sortie où il a été donné ; un refus vaut pour tout : le refus le plus récent d'une personne s'étend à toutes ses rencontres (noté « refus étendu » dans leur historique). Un accord donné plus tard, avec le code de la carte, vaut pour sa sortie ; il ne défait pas les autres refus, à lever à la main si la personne le demande.
• Créer : d'abord sur le téléphone, avec Nouvelle rencontre ; dans l'app, Déjà rencontrée ? propose les personnes vues ces 30 derniers jours par ce photographe, pour ajouter la rencontre du jour à sa fiche (un nouvel accord reste à signer). Une carte signée saisie ou une demande sur /bonjour créent aussi une personne.
• Rapprocher : quand deux personnes ont la même adresse e-mail, la fiche propose C'est la même personne (leurs rencontres sont réunies) ou Ce n'est pas elle (la proposition disparaît). Jamais d'après le visage. Rattacher une rencontre existante réunit à la main ; Ce n'est pas elle, sur une rencontre, la sépare.
• Sorties et photos : Était aussi là lors de la sortie ajoute une rencontre sans décision ; Lier des photos où elle figure rattache chaque photo à sa rencontre de la sortie de la photo (créée sans décision si besoin) : la photo reste à vérifier tant que l'accord de cette sortie manque.
• Droits : Exporter ses données réunit toutes ses rencontres dans une archive ; Effacer cette personne efface toutes ses rencontres (photos comprises sur demande ; un refus reste appliqué sous forme anonyme si des photos liées restent).

Sur le terrain

La page Sur le terrain (barre latérale, « App, cartes, QR ») réunit ce qui part dans la rue avec vous, pour le photographe choisi en haut (le vôtre par défaut) :

• L'app Rencontre : le bouton Nouvelle rencontre, la prochaine référence, et comment l'installer sur l'iPhone (voir plus bas) ;
• Cartes d'accord : combien de cartes numérotées imprimées restent à utiliser, et Préparer une planche ;
• QR des vêtements : la composition du dos, avec le logo, à montrer telle quelle ou à faire imprimer (SVG, encre noire ou blanche) ;
• Avant de partir : jusqu'à quand votre connexion reste valable (24 heures au plus : reconnectez-vous avant une longue sortie), les cartes en réserve, et si le récapitulatif part tout seul par e-mail.

Les cartes

Chaque photographe a sa lettre (J pour Julien, S pour Sébastien, réglable dans Photographes) et numérote ses cartes : J-0142. Une rencontre, c'est une paire de cartes avec le même numéro :

• la carte « pour nous » : l'accord signé (site, Instagram, expositions et tirages, avec ou sans le prénom), le nom, la date, le lieu ; vous la gardez ;
• la carte « pour eux » : un merci, la référence et un QR vers nicephos.art/bonjour/J-0142 ; la personne la garde.

Astuce : juste après la photo, photographiez la carte que vous tendez. Elle marque la suite d'images et vous retrouverez la bonne photo sans hésiter.

Imprimer les cartes : Sur le terrain → Cartes d'accord → Préparer une planche. Choisissez le photographe, puis :

• Numérotées : chaque paire a sa référence et son propre QR ; la série continue d'une planche à l'autre (le prochain numéro est proposé) ;
• Génériques : sans numéro, avec un QR vers /bonjour : le modèle à confier à un imprimeur, puis numérotez les deux cartes de chaque paire au tampon numéroteur.

La planche s'ouvre prête à imprimer : cinq paires par feuille A4, d'un seul côté. Imprimez à 100 % (taille réelle, sans « ajuster à la page »), sur du papier épais (250 à 350 g/m²), et découpez le long des pointillés. Pour changer les textes des cartes, demandez-le : ils sont réunis au même endroit.

Les cartes imprimées par le site portent un code de contrôle (J-0142-K7Q) : la demande arrive alors marquée carte vérifiée. Une référence tapée sans le code (cartes numérotées au tampon) est acceptée, marquée non vérifiée. Sur une rencontre déjà établie (carte signée, accord signé sur le téléphone, ou demande déjà vérifiée), une demande sans code ne change ni l'accord, ni l'adresse, ni le nom : un refus est appliqué (il protège la personne), une demande de droits est signalée (vérifiez l'identité), et le reste est seulement noté dans l'historique, marqué non vérifié.

Le QR des vêtements

Pour un tee-shirt ou un sac : Sur le terrain → QR des vêtements. L'écran montre une seule composition, celle du dos avec le logo : c'est elle qu'on montre et qu'on imprime. Ce QR ouvre nicephos.art/bonjour/J (ou /S) : la page accueille la personne avec le nom du photographe (« Vous avez croisé Julien ? ») ; sans numéro de carte, elle indique la date et le lieu.

• Composition : le logo envoyé dans Apparence (le nom du site s'il n'y en a pas), « Bonjour ! », la phrase en trois langues, le QR et l'adresse ; 12 × 19,8 cm.
• Encre noire pour un textile clair, encre blanche pour un textile foncé (le QR est alors un carré blanc évidé, lisible par tous les téléphones).
• Fichiers : SVG vectoriel (le texte est converti en tracés : l'imprimeur n'a pas besoin des polices du site ; le logo y est intégré en haute définition, à la couleur de l'encre) ou PNG transparent à 300 dpi.
• Taille : 8 à 10 cm de côté au moins pour le QR sur un dos (lisible à un ou deux mètres), 4 à 5 cm sur une casquette ou un écusson. Gardez la marge blanche autour du QR. Le QR résiste aux plis et à l'usure (correction d'erreur maximale), et son adresse ne changera jamais.

La page /bonjour

C'est la page du QR (en français, anglais et allemand, sans lien dans le menu, jamais indexée). La personne y indique sa référence, ou à défaut la date, le lieu et un détail, puis ce qu'elle souhaite :

• recevoir la photo par e-mail ;
• accepter la publication (site, Instagram, expositions et tirages, avec son prénom), avec son nom et son e-mail ;
• refuser la publication (possible sans donner d'adresse) ;
• écrire un message.

Elle peut revenir à tout moment et changer d'avis : le dernier choix l'emporte, l'historique garde les précédents. Contre les abus : 8 demandes par heure et par connexion, et un piège pour les robots.

Sur le téléphone : l'accueil Terrain et l'app Rencontre

Pour remplir avec la personne, au moment de la photo, sans carte papier : Sur le terrain → Nouvelle rencontre (ou Personnes → Nouvelle rencontre), ou directement nicephos.art/admin/rencontre sur l'iPhone.

L'installer comme une app (une fois) : dans Safari, ouvrez la page, touchez Partager puis Sur l'écran d'accueil. Il faut être connecté à l'admin (connexion à refaire au plus une fois par jour).

L'icône « Rencontre » ouvre l'accueil Terrain (/admin/rencontre/accueil), aussi accessible par l'onglet Terrain de la barre du bas de l'admin sur le téléphone :

• ＋ Nouvelle rencontre, avec la prochaine référence de vos cartes ;
• Montrer mon QR : la composition des vêtements (avec le logo), en grand ; la personne la scanne sur votre écran quand vous n'avez plus de carte ;
• Ma sortie du jour : les personnes déjà rencontrées aujourd'hui, avec leur visage et leur décision (✓ accord et usages, ✕ refus, en attente) ; regardez-la avant de redemander un accord ; Ouvrir la sortie dans l'admin ;
• Admin complet, en haut à droite. Si votre compte n'est lié à aucun photographe, choisissez votre nom en haut.

En une minute :

1. Vous : le photographe (celui de votre compte), la position (demandée au téléphone, gardée à 100 m près ; la ville en est déduite), une photo de repère de la personne (gardée en privé, pour retrouver les bonnes images), des notes.
2. Tendez le téléphone : la personne choisit sa langue (FR · EN · DE), lit le consentement, coche ce qu'elle accepte (ou refuse, ou ne décide pas), indique son nom, son e-mail si elle veut recevoir la photo, son âge (moins de 18 ans : un parent signe avec elle, son nom est demandé) et signe avec le doigt.
3. Enregistrer : la rencontre reçoit le numéro suivant de vos cartes (J-0143). L'écran Merci s'affiche dans sa langue avec un QR : en le scannant, elle retrouve sa page /bonjour/J-0143-… pour recevoir sa photo, changer d'avis ou vous écrire.
4. Récapitulatif : si l'envoi d'e-mails est configuré sur le serveur, il part tout seul (son accord, ce qu'elle a coché, le lien vers sa page) ; sinon, Envoyer le récapitulatif depuis Mail ouvre le message tout prêt, dans sa langue, à envoyer depuis votre adresse.

Il faut du réseau (la 4G suffit) : sans réseau, l'enregistrement échoue sans rien perdre à l'écran ; réessayez un peu plus loin. Un accord signé sur le téléphone vaut une carte signée : la fiche montre la signature et la photo de repère.

Les sorties

La page Sorties (barre latérale, groupe « Travailler ») montre une ligne par journée de prise de vue d'un photographe : la date et le lieu, quelques vignettes, le nombre de photos (et de publiées), les visages des personnes rencontrées avec leurs accords et refus, et un état lisible sans la couleur : ✕ refus à appliquer (une personne a refusé et des photos publiées de la sortie ne sont pas exclues pour elle), ▲ à trier (brouillons, ou personne sans décision), ✓ terminée. Les pastilles filtrent par état et par photographe.

Une sortie se crée toute seule : à l'import (la date que l'appareil inscrit dans chaque photo) ou à la première rencontre du jour. Rien à déclarer.

La fiche d'une sortie met côte à côte :

• les photos (avec leur heure de prise de vue et les personnes liées) : cochez-en, puis Lier à cette personne (celle qui y figure), Personne de la sortie n'y figure (un paysage, une autre scène : les accords et refus de la sortie ne la concernent plus ; les photos liées à la main restent liées) ou Rétablir ;
• les personnes rencontrées, avec leur visage et leurs usages acceptés, et Nouvelle rencontre ;
• le lieu (proposé d'après les rencontres et les villes des photos, modifiable) ;
• Couper la sortie à une heure : matin à Angers, soir à Saumur. Les photos (heure de l'appareil) et les rencontres (heure de saisie) d'après forment une autre sortie ; l'accord d'une personne ne couvre plus que sa partie de la journée. Réunir avec la sortie précédente annule la coupure. Une photo ou une rencontre sans heure connue compte dans toutes les parties du jour, par prudence.

Les fiches d'une rencontre et d'une photo ont un bouton Ouvrir la sortie →.

Les voyages

Un voyage regroupe des sorties : « Maroc 2025 », dix journées de prise de vue. C’est facultatif. Une journée d’un photographe appartient à un voyage au plus.

• Créer : page Voyages (sous Sorties dans le menu, ou le bouton Voyages de la page Sorties), un nom, puis Créer le voyage. Un administrateur choisit s’il est celui d’un photographe ou des deux photographes ; un photographe crée les siens.
• Rattacher des journées : sur la page du voyage, Du … Au … rattache toutes les journées de prise de vue entre ces deux dates (photos datées par l’appareil, ou rencontres) ; ou cochez des sorties dans la liste. Depuis la page d’une sortie, le menu Voyage la rattache, la change de voyage ou l’en détache. Une journée déjà dans un autre voyage y est déplacée.
• La page du voyage : ses journées dans l’ordre (J1, J2…), chacune avec son lieu, ses photos, ses personnes et un lien vers la sortie ; toutes les photos du voyage avec leur état ; Proposer les photos prêtes (ou Publier les photos prêtes) d’un coup, comme pour une sortie.
• Page publique : nom et texte en trois langues, et la case Publier la page du voyage sur le site. Une fois cochée, et dès qu’une photo du voyage est publiée, le voyage a sa page (/voyage/…) et le menu du site gagne un lien Voyages. Avant cela, l’équipe la voit en aperçu. Voir Site public.
• Retirer une journée, ou Supprimer ce voyage : les sorties et les photos restent.
• Photographe : il ne voit que ses voyages et n’y rattache que ses journées.

Visages et état des photos

À l'import, le serveur repère les visages de chaque photo (combien, et où). Il ne reconnaît personne et ne garde aucune empreinte de visage : seulement le nombre et les cadres. Les photos importées avant cette fonction sont examinées une fois, en arrière-plan.

Chaque photo a alors un état pour chaque usage (site, Instagram), lisible par sa forme :

• ✓ prête : aucun visage, ou toutes les personnes concernées ont accepté cet usage, par un accord sûr (carte signée, signature sur le téléphone, ou demande en ligne avec le code de la carte) ;
• ▲ à vérifier : un visage, et un accord manque (personne rencontrée ce jour-là, une personne sans décision, un usage non accepté, ou une personne qui a refusé dans la même sortie). La publier demande de cocher une confirmation (« les personnes reconnaissables ont accepté, ou n'y sont pas reconnaissables ») ; la confirmation est gardée avec ce qui manquait, et ne vaut que pour ces raisons-là ;
• ✕ bloquée : site : un refus lié à la photo ; Instagram : une personne concernée refuse ou n'a pas accepté Instagram. Aucune confirmation ne lève un blocage.

Un accord donné en ligne sans code de carte (QR des vêtements, référence tapée à la main) peut venir de n'importe qui : il laisse la photo à vérifier (« accord en ligne non vérifié »). Une photo déjà en ligne à vérifier se confirme aussi depuis sa fiche, sans la dépublier ; confirmée, elle ne réapparaît plus dans « Aujourd'hui ».

Personnes concernées : celles liées à la photo, et celles de sa sortie si la photo a un visage. Une photo sans visage ne concerne donc personne de la sortie : un paysage est prêt d'office.

Corriger la détection (un profil manqué, un visage flou, une affiche) : en tête de la fiche, Il y a quelqu'un, Personne de reconnaissable ou Revenir à la détection. Une photo pas encore examinée compte comme ayant un visage.

Où le voir : la bande en tête de la fiche (état site et Instagram, visages, raisons, confirmations) ; une pastille ▲ ou ✕ sur les vignettes de la photothèque et les filtres ▲ À vérifier, ✕ Bloquées, Sans visage ; l'état de chaque photo dans la fiche d'une sortie, avec Publier les photos prêtes ; « Aujourd'hui » signale les photos publiées à vérifier.

Publier en un clic (Aujourd'hui, actions groupées, lot, sortie) ne publie que les photos prêtes : les autres restent en brouillon, le message dit pourquoi, et la confirmation se fait dans leur fiche.

Un accord couvre la sortie

Un accord vaut pour la sortie : toutes les photos que le photographe a prises ce jour-là (la date que l'appareil inscrit dans chaque photo), ou seulement sa partie de journée si la sortie est coupée. Rien à lier photo par photo.

• Fiche de la rencontre → Photos de la sortie : les photos du jour, couvertes par l'accord. Exclure celles qui ne concernent pas la personne (une autre prise de vue le même jour, par exemple) ; Rétablir pour revenir en arrière.
• Horloge de l'appareil décalée (changement d'heure oublié, réglage faux) : indiquez la Date de la sortie, celle que portent les photos, dans le formulaire de la fiche.
• Fiche d'une photo → Personnes & accords : les personnes rencontrées par son photographe ce jour-là (« même sortie ») et celles liées à la photo, avec leur accord, leur visage et leurs usages acceptés. Vérifiez que celles qui apparaissent sur la photo ont accepté l'usage prévu.
• Un refus, lui, est ciblé pour le site : il ne bloque que les photos liées (les autres personnes du jour ont pu accepter). Liez au refus les photos où la personne apparaît ; la fiche d'une photo de la sortie le rappelle.

Instagram suit les accords

• Instagram suppose le site : refuser le site, c'est refuser Instagram (l'inverse non). Dans les formulaires, cocher Instagram coche le site ; un accord « Instagram sans le site » est refusé (sur une carte papier mal remplie : cochez le site seulement si la carte l'indique, sinon décochez Instagram).
• Une photo est bloquée pour Instagram, sans confirmation possible, dès qu'une personne liée à la photo ou rencontrée pendant la sortie (si la photo a un visage) refuse la publication ou n'a pas accepté Instagram. La fiche de la photo l'affiche (« Instagram bloqué ») à la place du formulaire Instagram. Une photo à vérifier n'entre dans la file que si vous cochez la confirmation sous le formulaire Instagram.
• La personne n'est pas sur cette photo : dans la fiche de la photo, Personnes & accords → Pas sur cette photo l'exclut de la sortie pour cette photo ; le blocage tombe si plus personne ne bloque.
• Un refus arrive alors que la photo attend dans la file : elle sort de la file tout de suite, en échec « bloquée : … » (page Instagram), et Réessayer est refusé tant que le blocage dure. Elle est aussi revérifiée juste avant l'envoi.

Un visage sur le nom

La photo de la personne (son visage) aide à savoir qui a signé et à retrouver les bonnes images : prise dans l'app sur le téléphone (« Photographier la personne »), ou ajoutée dans le formulaire de la fiche (carte papier, photo de votre téléphone). Elle apparaît en rond dans la liste, sur la fiche et dans « Personnes & accords » de la fiche photo. Gardée en privé, aussi longtemps que l'accord ; sans accord, effacée après 6 mois. Le texte du consentement (app et cartes) le dit à la personne.

Traiter une rencontre

Les nouvelles demandes s'affichent en tête, avec un compteur dans la barre latérale. Dans la fiche d'une rencontre :

• Écrire ouvre votre messagerie avec l'adresse de la personne : le site n'envoie aucun e-mail.
• Lier des photos (pour un refus, une photo offerte, ou une photo hors sortie) : les photos du photographe prises ou importées ce jour-là sont proposées en premier ; une recherche permet d'en trouver d'autres.
• Carte signée : cochez « La carte « pour nous » est signée » et les usages acceptés, puis joignez la photo de la carte (preuve, visible seulement dans l'admin). Saisir une carte signée, en bas de la liste, crée une rencontre directement depuis la carte papier.
• Marquer « En cours » / « Traitée » pour suivre où vous en êtes.

Un accord donné en ligne est moins sûr qu'une carte signée (la fiche le rappelle) : pour une exposition ou une vente de tirages, demandez une signature.

Offrir la photo

Dans la fiche d'une rencontre, sous chaque photo liée : Offrir cette photo. Un lien privé est créé, valable 30 jours :

• il ouvre une page « Votre photo » dans la langue de la personne, avec un bouton Télécharger ;
• la photo est une belle version JPEG (2048 px), jamais l'original, marquée « usage personnel » ;
• Envoyer ouvre votre messagerie avec le message tout prêt (dans sa langue) et le lien ; relisez et envoyez ;
• la fiche indique combien de fois le lien a été vu et la photo téléchargée ; Retirer le lien le désactive.

Après 30 jours, la page indique que le lien a expiré et invite à vous écrire ; créez-en un nouveau si besoin.

Refus de publication

Dès qu'une personne refuse, les photos liées ne peuvent plus être publiées : ni depuis la fiche, ni par une action groupée (un message explique pourquoi). La fiche de la photo l'indique (« Personne photographiée »). Si certaines sont déjà en ligne, Appliquer le refus les repasse en brouillon et les retire de la file Instagram. Les posts déjà publiés sur Instagram ne sont pas touchés : supprimez-les dans l'application.

Droits des personnes (RGPD)

Une personne peut demander une copie de ses données ou leur effacement : sur /bonjour (« Vos données »), par e-mail, ou de vive voix. La loi laisse un mois pour répondre.

• Demande reçue sur /bonjour : la rencontre porte un badge rouge « Demande d’accès / d’effacement · avant le … » (liste et fiche). Si la référence n'est pas vérifiée, assurez-vous que la demande vient bien de cette personne (même adresse, réponse à votre message) avant de lui envoyer quoi que ce soit.
• Exporter ses données (.zip) (fiche, « Droits de la personne ») : une archive avec tout ce que le site garde sur elle (rencontre, choix, accord ou refus, historique de ses demandes), sa signature, les photos de repère et de carte, et les photos où elle apparaît (JPEG 2048 px, jamais l'original), avec un mode d'emploi dans sa langue. Envoyez-la-lui en pièce jointe.
• Effacer les données de cette personne (en bas de la fiche) : nom, adresse, messages, signature, images et historique disparaissent. Cochez Supprimer aussi les photos où elle apparaît si elle le demande : originaux et images sont supprimés, et effacés des sauvegardes sous 90 jours. Si elle avait refusé la publication et que vous gardez des photos, une trace anonyme garde ce refus (sans aucune donnée sur elle) : ces photos restent impossibles à publier.
• Les posts déjà publiés sur Instagram sont rappelés après l'effacement : supprimez-les dans l'application.
• Marquer la demande comme traitée une fois la réponse envoyée.
• Relances par e-mail (si l'envoi d'e-mails est configuré) : dès l'arrivée de la demande, un e-mail part au photographe concerné, même s'il n'a pas choisi les e-mails. Un rappel suit au quart du délai (environ 8 jours), puis un autre à la moitié avec l'administrateur en copie, et un dernier e-mail prioritaire aux trois quarts (il reste moins d'une semaine). Sans photographe joignable, l'administrateur les reçoit directement. Les e-mails ne donnent que la référence de la carte, jamais le nom ni l'adresse de la personne. Tout s'arrête quand la demande est marquée traitée.

Données

• Seul ce que la personne écrit est gardé : référence, adresse, nom, choix, messages, et la photo de la carte signée.
• Supprimer cette rencontre efface tout, à la demande de la personne.
• Durées, automatiques et annoncées sur la page /confidentialite :
  • demande sans accord ni refus : effacée après 12 mois sans nouvelle ;
  • photo de la personne (visage) : gardée avec l'accord ; sans accord, effacée après 6 mois ;
  • accord ou refus (avec la signature) : gardé tant qu'une photo liée existe, puis 5 ans (délai pour agir en justice) ;
  • photo supprimée : effacée des sauvegardes après 90 jours.
• La photo de la carte est rangée dans la base de données, dont les sauvegardes tournent sur 14 jours : une suppression disparaît aussi des sauvegardes au bout de deux semaines.