Budget und Finanzen

Finanzverwaltung der Wehr: Budgets je Kostenstelle planen, Ausgaben mit Beleg einreichen und genehmigen, Einnahmen buchen, Jahresabschluss und Export für Steuerberater und Behörden. Das Modul ist nach der Installation ausgeschaltet; ein Admin aktiviert es unter Admin → Module und schaltet über „x Kameraden“ frei (oder „automatisch freischalten“ für alle). Rollen: Kassenwart (Kostenstellen, Budget, direkt buchen, bezahlen, Jahresabschluss) und Wehrführung (genehmigen, alle Buchungen mit Belegen, Auswertung und Export); Admins dürfen alles. Alle anderen mit Zugang reichen eigene Ausgaben ein und sehen nur diese mit ihrem Bearbeitungsstand; die Gesamtübersicht (Budgetstand, alle Ausgaben) haben Kassenwart, Wehrführung und Admins – außer der Kassenwart schaltet „Übersicht für alle Kameraden“ ein. Beträge werden in Cent gespeichert und deutsch geschrieben („1.234,56“).

• Einstellungen (unten auf „Budget & Kostenstellen“, Kassenwart und Admins): was die Wehr nutzt.
  • Budget (Standard an): aus, gibt es keine Budgets und kein „verfügbar“ – die Seite heißt dann „Kostenstellen & Einstellungen“, Übersicht, Jahresabschluss und Druck zeigen nur das Ist. Gespeicherte Budgets bleiben und sind beim Wiedereinschalten zurück.
  • Jahresabschluss (Standard an): aus, verschwindet die Seite „Jahresabschluss“ (mit Druck und „Jahr abschließen“); der CSV- und Beleg-Export steht dann oben unter „Buchungen“. Schon abgeschlossene Jahre bleiben gesperrt.
  • Übersicht für alle Kameraden (Standard aus): an, sehen alle Kameraden den Stand je Kostenstelle und alle genehmigten und bezahlten Ausgaben (ohne Belege und Namen) wie früher.
  • Einreichen, Genehmigen, Bezahlen und die Buchungsliste funktionieren in jeder Kombination; wer nur die eingereichten Rechnungen braucht, schaltet Budget und Jahresabschluss aus.
• Übersicht (/finanzen): Kameraden sehen hier Meine Ausgaben {Jahr} – ihre eingereichten Ausgaben mit Status (eingereicht, genehmigt, abgelehnt, bezahlt), sonst nichts; der Reiter heißt für sie „Meine Ausgaben“. Kassenwart, Wehrführung und Admins (oder alle, wenn die Übersicht öffentlich ist) sehen je Kostenstelle Budget, Ausgegeben (bezahlt), Genehmigt-offen und Verfügbar mit Balken (rot, wenn überzogen), dazu Einnahmen; oben die Summen. Ohne Budget stehen nur Ausgegeben, Genehmigt-offen und Einnahmen da. Darunter Meine Ausgaben mit Status und Ausgaben {Jahr}: alle genehmigten und bezahlten Ausgaben mit Bezeichnung, Datum und Kostenstelle – ohne Belege und ohne Namen. Nach Jahr umschaltbar.
• Ausgabe einreichen (/finanzen/einreichen): Wofür, Betrag, Datum des Belegs, Kostenstelle, Händler und Bemerkung (optional), dazu mindestens ein Beleg – Foto direkt mit der Handykamera (wird auf 2000 px verkleinert und als WebP gespeichert) oder PDF bis 10 MB, höchstens 5 je Buchung. Belege liegen in der Datenbank (fin_receipts) und sind nur für den Einreicher, Kassenwart, Wehrführung und Admins abrufbar. Jede Buchung bekommt eine laufende Belegnummer je Jahr (2027-001).
• Genehmigung: Kassenwart und Wehrführung bekommen eine Mail und den Eintrag in der Glocke, die Startseite zeigt „x Ausgaben zu genehmigen“. In der Buchung (/finanzen/buchung/{id}) „Genehmigen“ (Kommentar optional) oder „Ablehnen“ (Kommentar Pflicht); die eigene Ausgabe genehmigt immer jemand anderes (außer Admins). Gilt die erste von zwei gleichzeitigen Entscheidungen. Danach trägt der Kassenwart „Als bezahlt“ ein, mit Zahlungshinweis (z. B. Überweisung). Der Kamerad bekommt bei Genehmigung, Ablehnung und Zahlung eine Mail. Bis zur Entscheidung kann er die Ausgabe ändern oder zurückziehen; danach ändert nur der Kassenwart. Jede Änderung steht unter „Änderungen“ und in den Logs.
• Budget planen (/finanzen/budget, Kassenwart): Betrag je Kostenstelle und Jahr, „Budgets aus {Vorjahr} übernehmen“ für Kostenstellen ohne Budget. Darunter die Kostenstellen (Nr., Name, Beschreibung, aktiv); benutzte Kostenstellen lassen sich nur ausschalten, nicht löschen. Ausgeschaltete sind nicht mehr wählbar, alte Buchungen behalten sie.
• Buchungen (/finanzen/buchungen, Kassenwart und Wehrführung): alle Buchungen mit Filtern (Jahr, Status, Art, Kostenstelle, Suche), „Zu genehmigen“ über alle Jahre, Summen von Ausgaben, Einnahmen und Saldo. Buchung erfassen (/finanzen/buchen, Kassenwart): Einnahmen (z. B. Spenden, Zuschüsse) und bereits bezahlte Ausgaben ohne Genehmigung.
• Jahresabschluss (/finanzen/jahresabschluss): Budget und Ist je Kostenstelle mit Summen und Saldo; Drucken / PDF (A4 mit Buchungsliste und Unterschriftszeilen für Kassenwart, Kassenprüfer und Wehrführung), Buchungen als CSV (Excel: Semikolon, Dezimalkomma, UTF-8; Belegnummer, Datum, Art, Kostenstelle, Bezeichnung, Händler, Betrag, Status, Genehmigt von/am, Bezahlt am) und Belege als ZIP (Dateien nach Belegnummer benannt, CSV dabei). Exportiert werden genehmigte und bezahlte Buchungen. „Jahr abschließen“ (Kassenwart) geht erst, wenn keine Ausgabe des Jahres mehr offen ist; danach sind Buchungen und Budgets des Jahres gesperrt. Wieder öffnen können nur Admins.