Kalender und Termine

Zentraler Kalender für Übungen, Dienste, Arbeitsdienste, Veranstaltungen und Wartungen. Das Modul ist nach der Installation ausgeschaltet; ein Admin aktiviert es unter Admin → Module und vergibt den Modulzugang. Wer Termine anlegt und externe Kalender einbindet, bekommt die Rolle „Terminverwalter“ (Admins dürfen es immer).

• Gemeinsame Übungen: Im Feld „Gemeinsam mit“ stehen die beteiligten Wehren oder Organisationen (z. B. „FF Nachbarstadt, THW Ortsverband“); es erscheint am Termin, in der Mail zum neuen Termin, im Kalender-Abo und in Vorlagen.
• Kalender (/kalender): drei Ansichten – Monat (Montag bis Sonntag, mehrtägige Termine an jedem Tag, heute markiert), Woche (sieben Tage mit Uhrzeit und Ort, auf dem Handy untereinander, mit Kalenderwoche) und Liste (alle Termine des Monats nach Tagen, mit eigener Rückmeldung). Mit ‹ › blättert man monats- bzw. wochenweise, „Heute“ springt zurück. Welche Ansicht beim Öffnen kommt, bestimmt die Profileinstellung „Standardansicht in den Kalendern“, dieselbe wie bei der Fahrzeugbuchung. Unter Monat und Woche stehen die Termine der nächsten 60 Tage mit der eigenen Rückmeldung. Filter nach Terminart: Übung, Dienst, Arbeitsdienst, Veranstaltung, Wartung, Sonstiges. Abgesagte Termine bleiben durchgestrichen sichtbar.
• Sichtbarkeit: Ein Termin gilt für alle Kameraden mit Kalender-Zugang oder nur für ausgewählte Abteilungen, Funktionen (eine Funktion schließt ihre Unterfunktionen ein, z. B. „Maschinist“ auch „Maschinist HLF“) und/oder einzeln eingeladene Kameraden (z. B. der Jugendwart aus der Einsatzabteilung beim JF-Ausflug, oder nur die Führung bei einer Besprechung); Terminverwalter sehen alles.
• Termin anlegen: Titel, Art, Beginn und Ende mit dem Datums- und Zeitwähler des Browsers wie bei der Fahrzeugbuchung (ein neuer Termin dauert 60 Minuten; wird der Beginn verschoben, wandert das Ende mit) oder ganztägig, auch über mehrere Tage, Ort, Beschreibung, Zielgruppe. Optional Wiederholung jede Woche, alle 2 Wochen oder jeden Monat bis zu einem Datum (höchstens 104 Termine; 19 Uhr bleibt auch nach der Zeitumstellung 19 Uhr; der 31. wird in kürzeren Monaten zum letzten Tag). Optional eine Mail an die Zielgruppe.
• Für welche Abteilung: Wer mehreren Abteilungen angehört (z. B. Einsatzabteilung und Jugendfeuerwehr, wo beide einen „Übungsdienst“ haben) oder als Terminverwalter alle Termine sieht, bekommt bei jedem Termin mit Zielgruppe die Abteilung angezeigt: im Kalender (Monat, Woche, Liste, „Demnächst“), auf der Startseite bei „Nächster Termin“ und „Nächster Übungsdienst“ („Für: Jugendfeuerwehr“). Termine für alle tragen keine Angabe. Übungsdienste übernehmen die Abteilung aus „Du planst für“ und „Für wen?“ im Übungsdienstplaner automatisch. Die Mail „Neuer Termin“ nennt die Zielgruppe für alle.
• Terminarten (/kalender/terminarten, Reiter, nur Admins): Die Arten, aus denen beim Anlegen gewählt wird (am Anfang Übung, Dienst, Veranstaltung, Wartung, Arbeitsdienst, Sonstiges), mit Namen, Farbe (Farbwähler; die Farbe gilt für die Markierung im Kalender, auf der Startseite und im Dienstplan), Reihenfolge (▲/▼) und aktiv. „Neue Terminart“ legt eine weitere an, z. B. „Jugenddienst“ oder „Sitzung“. Ausgeschaltete Arten werden nicht mehr angeboten; Termine, Terminabfragen und externe Kalender, die sie schon haben, behalten sie. Löschen geht nur bei Arten, die nirgends verwendet werden. Übung, Veranstaltung, Wartung und Sonstiges legen auch andere Module an (Übungsdienstplaner, Schichtplan, Fahrzeuge, Führerscheine) – sie lassen sich umbenennen und umfärben, aber nicht löschen. Die Dienstbeteiligung der Personalverwaltung und der Jahresbericht zählen nach denselben Arten.
• Ort und Kleidung: Der Ort kommt aus der Liste „Orte“ (Name und Adresse; der Termin zeigt dann die Adresse und einen Link „Navigation“ zu Google Maps) oder wird frei eingegeben – ein freier Ort, der genau wie ein gespeicherter heißt, bekommt Adresse und Navigation auch. Dazu lässt sich die geforderte Kleidung ankreuzen (mehrere möglich, z. B. Einsatzkleidung, Dienstuniform). Beides steht beim Termin, auf der Karte „Nächster Termin“, in der Mail zum neuen Termin und im Kalender-Abo (Adresse als Ort, Kleidung in der Beschreibung).
• Orte & Kleidung (/kalender/orte-kleidung, Terminverwalter): Orte mit Adresse und Kleidung anlegen, ändern, sortieren und löschen. Die Listen gehören nicht einem Modul, sondern allen: Der Übungsdienstplaner pflegt dieselben (unter Übungsdienstplaner → „Orte & Kleidung“), was in einem Modul hinzukommt, steht im anderen sofort zur Auswahl. Ein gelöschter Ort bleibt bei Terminen als Name stehen. Auch die Ort-Felder im Schichtplan und bei Terminabfragen schlagen die gespeicherten Orte vor; der Schichtplan zeigt bei einem gespeicherten Ort die Adresse und „Navigation“.
• Ausführend: Optional steht bei jedem Termin, wer ihn ausrichtet (z. B. Vorstand, Wehrführung, Festausschuss). Es erscheint auf der Terminseite und in der Spalte „Ausführend“ des Dienstplans; Übungsdienste übernehmen es aus dem Übungsdienstplaner.
• Termin-Monitor (/kalender/monitor): wie der Wachen-Monitor der Fahrzeugbuchung, für einen Bildschirm in der Wache – Uhr, der nächste Termin groß mit Art, Zeit, Ort, Kleidung, Zielgruppe, Ausführend und Countdown, darunter heute und die nächsten 14 Tage nach Tagen, in den Farben der Terminarten. Er zeigt die Termine aller Abteilungen (er hängt in der Wache), aber keine persönlichen (Führerschein-, Fahrzeugfristen), abgesagten oder externen. Aktualisiert sich jede Minute, lädt alle 6 Stunden neu. Zugang wie beim Wachen-Monitor: Admins direkt (Link „Termin-Monitor“ oben im Kalender), der Bildschirm ohne Anmeldung mit /kalender/monitor/<DISPLAY_TOKEN>; sonst 404.
• Dienstplan drucken (/kalender/dienstplan, Reiter „Dienstplan“, für alle mit Kalender-Zugang): der Dienstplan zum Aushängen, z. B. für den Schaukasten in der Wache. Wählbar sind Jahr, Zeitraum (ganzes Jahr, 1. oder 2. Halbjahr), für welche Abteilung (ihre Termine und die für alle), die Arten (z. B. nur Übungen und Dienste), Überschrift, Unterzeile, ein Hinweis unter der Tabelle (die erste Zeile fett und rot, z. B. „Abmelden ist zwingend erforderlich!“) und ob die Ansprechpartner (Admin → Ansprechpartner) mit Telefon darunter stehen (ohne die Gruppen, bei denen „Im Dienstplan aufführen“ aus ist, z. B. externe Kontakte). Die Tabelle zeigt Datum mit Wochentag, Zeit, Dienst (mit „Gemeinsam mit“), Ort, Anzug (Kleidung), Teilnehmer (Zielgruppe oder „Alle“) und Ausführend; jede Zeile in der Farbe ihrer Art, mit Legende und Logo der Wehr. „Drucken / als PDF speichern“ öffnet den Druckdialog (A4, Hochformat). Es stehen nur Termine darauf, die man selbst sehen darf; abgesagte, persönliche Termine (z. B. Führerschein-Fristen, Fahrzeugfristen) und externe Kalender fehlen.
• Termine aus anderen Modulen: Termine aus dem Übungsdienstplaner und vom Schichtplan angelegte Termine tragen den Hinweis, wo sie gepflegt werden; Änderungen dort werden übernommen.
• Termin-Vorlagen: Für regelmäßige Termine (z. B. „Arbeitsdienst Samstag 9–12 Uhr“) speichert „Als Vorlage speichern“ Titel, Art, Uhrzeit, Dauer, Ort, Beschreibung, Rückmeldung mit Frist (als Tage vor dem Termin), Mindestbesetzung und Zielgruppe. Beim Anlegen füllt „Vorlage übernehmen“ das Formular für das gewählte Datum; Vorlagen gelten für alle Terminverwalter.
• Terminabfrage (/kalender/abfragen): Terminverwalter schlagen 2 bis 30 Termine vor (Doodle-Prinzip), mit Art, Ort, Zielgruppe wie beim Termin und optionaler Antwortfrist; die Zielgruppe bekommt eine Mail. Jeder kreuzt pro Vorschlag „Ja“, „Wenn nötig“ oder „Nein“ an und kann bis zum Abschluss ändern; alle sehen die Antworten, der beste Termin (Ja zählt doppelt, „Wenn nötig“ einfach) ist hervorgehoben. „Festlegen“ legt daraus den Kalendertermin mit derselben Zielgruppe an, übernimmt Ja und „Wenn nötig“ als Zu- bzw. Vielleicht-Rückmeldung und benachrichtigt die Zielgruppe; danach ist die Abfrage geschlossen. Abfragen lassen sich auch ohne Termin schließen, wieder öffnen oder löschen. Wer noch nicht geantwortet hat, wird zwei Tage vor der Frist einmal erinnert. Offene, unbeantwortete Abfragen stehen auf der Startseite.
• Rückmeldung: „Rückmeldung erwünscht“ ist bei neuen Terminen und Übungsdiensten vorausgewählt (abwählbar, z. B. für reine Info-Termine); bestehende Termine behalten ihre Einstellung. Für Termine mit „Rückmeldung erwünscht“ sagen Kameraden der Zielgruppe zu, ab oder „vielleicht“, mit Kommentar. Wer den Termin einstellt, legt eine Frist mit Datum und Uhrzeit fest, bis wann geantwortet werden soll – vorbelegt einen Tag vor Beginn (ganztägig: am Vorabend um 20 Uhr); sie wandert mit, wenn der Beginn verschoben wird, bis man sie selbst ändert, leer = bis zum Beginn (bei Terminreihen mit gleichem Abstand je Termin); ändern lässt sich die eigene Antwort jederzeit bis zum Beginn, auch nach der Frist – dann steht „(nach der Frist)“ dabei. In den Termin-Details steht die eigene Antwort mit Datum und Uhrzeit („Zugesagt – am 12.06.2027 um 18:04 Uhr“) und, falls jemand anderes sie eingetragen hat, von wem. Wer den Termin einstellt, ist automatisch zugesagt (wie jede Antwort änderbar); ebenso die Verantwortlichen eines Übungsdienstes. Beim Anlegen entscheidet der Einstellende mit „Kameraden per E-Mail informieren“, ob die Zielgruppe eine Mail bekommt. Alle sehen, wer zu-, ab- oder vielleicht zugesagt hat; Terminverwalter sehen zusätzlich, wer noch nicht geantwortet hat. Optional lässt sich eine Mindestbesetzung angeben („Mindestens Kameraden benötigt“); Termin und Liste zeigen dann, wie viele Zusagen noch fehlen. Wer nicht geantwortet hat, bekommt einmal eine Erinnerung per Mail – zwei Tage vor der Frist, ohne Frist drei Tage vor dem Termin (kalender:remind-responses, stündlich).
• Teilnehmer verwalten: Auf der Terminseite sehen Terminverwalter alle Eingeladenen, tragen Rückmeldungen für andere ein (etwa nach einem Anruf, auch nach der Frist) und erfassen ab Beginn die Anwesenheit, auch für Kameraden, die nicht eingeladen waren. Die Liste mit Abteilungen, Rückmeldung, Kommentar, den getrennten Antworten von Kind und Eltern und der Anwesenheit gibt es als CSV und als Druckansicht (A4, mit Spalte für die Unterschrift).
• Anwesenheit an die Wehrführung (Arten einstellbar, Standard: Übung – also auch die Übungsdienste): Nach dem Dienst tippt der Wehrführer oder ein Stellvertreter (die Funktionen mit „Wehrführer“ im Namen, dazu Admins) auf der Terminseite auf „Anwesenheit abschließen“. Die Liste geht dann per E-Mail an die Empfänger – in der Mail die Anwesenden mit Abteilung, im Anhang die vollständige Liste als CSV (Name, Abteilungen, Rückmeldung, Kommentar, Anwesend; öffnet direkt in Excel), z. B. zum Übertragen in die Verwaltungssoftware der Kommune. Wehrführer und Stellvertreter dürfen dafür auch die Anwesenheit erfassen. Ohne Abschluss geht die Liste 24 Stunden nach dem Ende automatisch raus; ist dann noch niemand als anwesend vermerkt, geht keine leere Liste raus, sondern die Abschließenden bekommen einmal die Erinnerung „Anwesenheit fehlt“ (Glocke und Mail) – sobald die Anwesenheit erfasst ist, wird die Liste zur nächsten vollen Stunde verschickt. Wird die Anwesenheit nach dem Abschluss geändert, steht auf der Terminseite „Seit dem Abschluss geändert“ und der Wehrführer verschickt mit „Korrektur senden“ die neue Liste (Betreff „Korrektur – Anwesenheit …“). Einstellungen (/kalender/anwesenheit, Reiter „Anwesenheit“, nur Admins): für welche Terminarten, welche Funktionen abschließen, Empfänger nach Funktion (Standard: die Funktion „Wehrführer“), einzelne Kameraden und E-Mail-Adressen außerhalb der Wehr (z. B. die Gemeindeverwaltung); ist niemand eingestellt, geht die Liste an die Admins. Termine, die vor dem Update schon vorbei waren, gelten als abgeschlossen.
• Bearbeiten, absagen, löschen: Bei Terminreihen lassen sich Titel, Art, Ort, Beschreibung, Rückmeldung und Zielgruppe auf die folgenden Termine übertragen; die Zeiten gelten nur für den einen Termin. Absagen schickt allen, die zu- oder vielleicht zugesagt haben, eine Mail; „Doch stattfinden lassen“ macht es rückgängig und sagt es ihnen ebenfalls. Ändern sich Zeit oder Ort eines kommenden Termins, bekommen alle, die zu- oder vielleicht zugesagt haben, eine Mail mit neuem und bisherigem Stand; mit „Änderung an alle der Zielgruppe per E-Mail schicken“ geht jede Änderung an die ganze Zielgruppe. Löschen geht für einen Termin oder mit allen Folgeterminen.
• Externe Kalender (/kalender/externe-kalender): Kalender anderer Stellen (Kreisfeuerwehrverband, Gemeinde, Schulferien …) per iCal-Adresse (https:// oder webcal://) einbinden. Die Termine erscheinen für alle mit der gewählten Terminart, sind nur lesbar und werden stündlich aktualisiert (kalender:sync-sources) sowie auf Knopfdruck. Was aus dem Kalender verschwindet, verschwindet auch hier; Fehler beim Abruf stehen an der Quelle. Wiederholungen werden mit Häufigkeit, Intervall, Anzahl, Enddatum, Ausnahmen und verschobenen Einzelterminen aufgelöst; feinere Regeln (z. B. „jeder zweite Dienstag im Monat“) nicht.
• Auf der Website einbinden: Termine mit dem Häkchen „Öffentlich“ (z. B. Tag der offenen Tür) erscheinen ohne Login unter /kalender/oeffentlich als schlichte Liste zum Einbetten per <iframe> und unter /kalender/oeffentlich.ics als Abo – nur Titel, Zeit, Ort und Beschreibung, nie Namen oder Rückmeldungen, keine abgesagten Termine. Den fertigen HTML-Code gibt es unter „Externe Kalender & Einbindung“.
• Kalender-Abo: Unter „Im Handy-Kalender abonnieren“ steht eine persönliche Adresse für Google, Apple oder Outlook mit allen Terminen, die für den Kameraden bestimmt sind (90 Tage zurück, ein Jahr voraus). Die Adresse ersetzt das Login; „Neue Adresse erzeugen“ macht die alte ungültig. Eltern finden im Eltern-Bereich unter „Termine“ ihre eigene Abo-Adresse mit den Terminen aller ihrer Kinder (bei mehreren Kindern steht der Name vor dem Titel, ein gemeinsamer Termin erscheint einmal mit beiden Namen; ohne Links in die App). Auch sie lässt sich neu erzeugen; die Adresse der Eltern ist von der des Kindes getrennt.
• Schichtplan zum Termin: Ist der Schichtplan eingeschaltet, zeigt ein Termin seine Schichtpläne mit „Helfer eintragen“; Planer legen dort mit „Schichtplan anlegen“ einen Plan mit den Daten des Termins an. Veröffentlichte Schichtpläne erscheinen von selbst im Kalender (siehe Schichtplan).
• Erziehungsberechtigte: Hat ein Kamerad Erziehungsberechtigte eingetragen (siehe Startseite und Navigation), bekommen sie dieselben Termin-Mails mit einem Link, über den sie für das Kind zu- oder absagen, oder sie antworten im Eltern-Bereich (alle kommenden Termine des Kindes der nächsten sechs Monate, mit Bemerkung).
• Rückmeldung von Kind und Eltern: Antwortet ein Kind mit eigenem Login selbst und antworten auch die Eltern, werden beide Antworten getrennt gespeichert. Es zählt die der Eltern – in Zählung, Mindestbesetzung, Erinnerungen und Anwesenheit; antwortet das Kind danach noch einmal, bleibt die Antwort der Eltern maßgeblich. Terminverwalter sehen in der Zusammenfassung und unter „Teilnehmer verwalten“ bei jedem „Eltern (Name): Abgesagt – Bemerkung · selbst: Zugesagt“ und bei abweichenden Antworten die rote Markierung „passt nicht zusammen“ – etwa wenn ein Kind zusagt, obwohl es keine Zeit hat. CSV und Druckansicht haben dafür die Spalten „Eigene Rückmeldung“, „Rückmeldung Erziehungsberechtigte“ und „Passt nicht zusammen“. Das Kind sieht auf der Terminseite „… (Erziehungsberechtigte) hat für dich Abgesagt gemeldet – das zählt“ und seine eigene Antwort. Rückmeldungen, die ein Terminverwalter für andere einträgt, gelten wie bisher.
• Startseite: Die Karte „Nächster Termin“ (nur Termine der eigenen Zielgruppe, auch Übungsdienste) zeigt den nächsten Termin mit Ort, Navigation, Kleidung, dem Countdown bis zum Beginn (unten rechts), der eigenen Rückmeldung oder dem Hinweis „Bitte Rückmeldung geben“. Sie steht bei jedem aktiven Kameraden, auch ohne Zugang zum Kalender – dann ohne Link und ohne Rückmeldung.