Personalverwaltung

Die Personalakte der Wehr: was ein Kamerad wann war, welche Ehrungen er hat und wie oft er zum Dienst kommt. Die aktuellen Mitgliedsdaten (Dienstgrad, Abteilungen, Funktionen, Status, Eintritt) bleiben wie bisher unter Admin → Kameraden; das Modul baut darauf auf. Es ist nach der Installation ausgeschaltet; ein Admin aktiviert es unter Admin → Module. Die Rolle Personalverwalter sieht und pflegt die Akten (Admins dürfen es immer), alle anderen mit Modulzugang sehen nur ihre eigene. Personalverwalter müssen keine Admins sein: Das Modul hat seinen eigenen Verwaltungsbereich – Neue Mitglieder, Änderungswünsche, Ehrungen, Einstellungen sind Reiter der Modulleiste. Admin → Kameraden bleibt davon unberührt.

• Rollen: Personalverwalter pflegen (im Rahmen ihrer Abteilungen), Personaleinsicht (z. B. für die Wehrführung) sieht Liste, Akten, Auswertungen, Stunden und Dienstbeteiligung nur lesend – ohne persönliche Daten (Anschrift, Geburtsdatum, Mobilnummer), Erziehungsberechtigte, Formulare, Sammelverarbeitung, Ehrungen-Verwaltung, Änderungswünsche und Einstellungen. Die Abteilungs-Beschränkung unter „Zugriff“ gilt für beide.
• Neue Mitglieder (/personalverwaltung/neu, Personalverwalter – kein Admin nötig): Name, E-Mail, Eintritt, Dienstgrad, Geschlecht und Abteilungen (beschränkte Personalverwalter nur ihre) – „Anlegen und einladen“ zeigt sofort den QR-Code der Einladung und bietet „Per E-Mail schicken“. Viele auf einmal per CSV (z. B. die alte Excel-Liste): Name oder Vorname/Nachname und E-Mail, optional Abteilung(en), Dienstgrad, Eintritt, Geschlecht sowie Geburtsdatum, Mobil, Straße, PLZ, Ort, soweit diese Felder eingeschaltet sind; die Vorschau zeigt je Zeile „wird angelegt“, „wird ergänzt“ (gleiche E-Mail, Abteilungen kommen dazu) oder den Fehler (unbekannte Abteilung, ungültige E-Mail, fremde Abteilung). Die Akte jedes Kameraden hat „Einladung (QR-Code)“ und „Einladung per Mail“.
• Einstellungen (im Admin-Bereich unter /admin/personalverwaltung/einstellungen, über das Zahnrad „Verwaltung“ in der Modulleiste; Personalverwalter, keine Admin-Rechte nötig): Anschrift, Geburtsdatum und Mobilnummer einzeln ein- und ausschalten (Standard: aus) und die Selbstpflege durch die Kameraden. Die Angaben sehen nur die Personalverwalter (im Rahmen ihrer Abteilungen) und der Kamerad selbst – nicht andere Kameraden, nicht Admin → Kameraden, nicht die Buchungskonflikte und nicht das Aktivitätsprotokoll (dort steht nur „(verborgen)“). Ausgeschaltete Felder verschwinden überall; gespeicherte Angaben bleiben erhalten.
• Persönliche Daten in der Akte: Personalverwalter sehen und pflegen die eingeschalteten Felder (mit Alter). Die Adressliste gibt es als CSV für Excel (Name, E-Mail, Abteilungen und die eingeschalteten Felder).
• Selbstpflege (/personalakte/persoenliche-daten, Menüpunkt „Persönliche Daten“ in der Personalakte, solange eingeschaltet): Jeder Kamerad trägt seine Anschrift, sein Geburtsdatum und seine Mobilnummer selbst ein. Ändert er etwas, bekommen die zuständigen Personalverwalter (ohne Beschränkung oder mit einer seiner Abteilungen; gibt es keine, die Admins) einen Eintrag in der Glocke und eine E-Mail mit den geänderten Feldern – ohne die Werte –, der Link führt zu seiner Akte.
• Kameraden (/personalverwaltung): Liste mit Suche, Filter nach Abteilung und Status, Dienstgrad, Dienstjahren (ab Eintritt), Dienstbeteiligung des Jahres und dem Hinweis „Ehrung fällig“.
• Laufbahn, die sich selbst schreibt: Jede Änderung von Dienstgrad, Abteilung, Funktion und Status wird mit Datum festgehalten – beim Speichern unter Admin → Kameraden sofort, Änderungen auf anderen Wegen (z. B. Import) spätestens nach einer Stunde (personalverwaltung:sync-history, stündlich). Die ersten Einträge übernehmen die bekannten Daten („Im Dienstgrad seit“, Eintritt). Frühere Stationen aus der Papierakte lassen sich nachtragen (mit „seit“ und „bis“), Daten korrigieren und nachgetragene Stationen löschen; die aktuelle Station kommt immer aus den Mitgliedsdaten. Umbenannte Abteilungen oder Funktionen behalten in der Laufbahn den Namen von damals.
• Diensthistorie: Neben den Stationen (Dienstgrad, Abteilung, Funktion, Status) trägt der Personalverwalter Ereignisse mit einem Datum ein (z. B. Verpflichtung, Ernennung, Versetzung, Übertritt) und Dienstzeiten in anderen Wehren (seit/bis, z. B. vor dem Umzug). Zu jedem Eintrag lassen sich Nachweise anhängen (PDF, JPG oder PNG bis 10 MB, gespeichert in der Datenbank): „Nachweis“ am Eintrag; der Kamerad sieht und öffnet sie in seiner Personalakte, sonst nur die zuständigen Personalverwalter. Ein Ereignis lässt sich wieder löschen, seine Nachweise gehen mit.
• Anrechenbare Dienstzeit: Statt nur ab dem Eintritt zu zählen, rechnet die App aus der Diensthistorie: Zeiten mit Status „Aktiv“ plus Dienstzeiten in anderen Wehren, ohne Unterbrechungen (z. B. Austritt und späterer Wiedereintritt). Die Jugendfeuerwehr regelt der Personalverwalter unter Einstellungen → Dienstzeit: Abteilung der Jugendfeuerwehr wählen und „zählt voll“, „zählt ab einem Alter“ (z. B. 16, braucht das Geburtsdatum – ohne zählt sie ganz, mit Hinweis) oder „zählt nicht“. Akte und Personalakte zeigen „Anrechenbare Dienstzeit: x Jahre, y Monate“ mit Beginn und was abgezogen oder dazugezählt wurde; die Liste der Kameraden zeigt die anrechenbaren Dienstjahre. Die fälligen Ehrungen richten sich danach: Wer zwei Jahre unterbrochen hat, ist zwei Jahre später dran. Gibt es keine Status-Historie, zählt wie bisher der Eintritt.
• Runde Geburtstage: Ist das Geburtsdatum eingeschaltet, zeigt die Seite Ehrungen zusätzlich die runden Geburtstage des Jahres (50, 60 … und ab 70 alle fünf Jahre) – für Glückwünsche und Ehrungen.
• Ehrungen (/personalverwaltung/ehrungen): Ehrungsarten frei anlegen, mit oder ohne Dienstjahre (z. B. „Feuerwehr-Ehrenzeichen 25 Jahre“ nach 25, „Leistungsabzeichen“ ohne). Die Liste „Fällig“ zeigt für das gewählte Jahr jeden aktiven Kameraden, der die Dienstjahre bis zum 31.12. erreicht und die Ehrung noch nicht hat – überfällige rot –, bereit für die Jahreshauptversammlung; „Verliehen“ trägt sie mit dem gewählten Datum ein. Dazu die im Jahr verliehenen. Gezählt wird ab dem Eintrittsdatum. In der Akte des Kameraden lassen sich Ehrungen auch frei eintragen (mit „verliehen von“ und Bemerkung). „Übliche Ehrungsarten anlegen“ legt Feuerwehr-Ehrenzeichen 10, 25, 40, 50 und 60 Jahre, Leistungsabzeichen, Ehrennadel des Kreisfeuerwehrverbandes und Deutsches Feuerwehr-Ehrenkreuz an (vorhandene Namen bleiben unberührt – die genauen Namen unterscheiden sich je Land und Verband, also danach anpassen); „Kopieren“ legt eine Ehrungsart als Vorlage für eine ähnliche an.
• Sammelverarbeitung (Liste der Kameraden): Kameraden ankreuzen, dann für alle auf einmal befördern (eine Stufe höher oder auf einen gewählten Dienstgrad, jeweils in der Form des Kameraden – Oberfeuerwehrmann / Oberfeuerwehrfrau –, mit Datum; die Diensthistorie bekommt das Datum der Beförderung), eine Ehrung eintragen (Ehrungsart oder frei, mit Datum) oder eine Funktion zuweisen bzw. entfernen. Wer schon so weit ist oder die Ehrung schon hat, wird übersprungen und genannt. Die Liste zeigt neben Abteilung und Dienstgrad auch die aktuellen Funktionen.
• Auswertungen (/personalverwaltung/auswertungen): für Kommune, Kreis- oder Landesverband direkt aus der Diensthistorie, im Rahmen der eigenen Abteilungen – Funktionsträger (je Funktion, mit „seit“), Dienstgrade (vom höchsten an, mit „seit“ und Abteilung), Beförderungen und Ehrungen eines Zeitraums; druckbar (ohne Bedienelemente) und als CSV.
• Dienstausweis: Nummer, „gültig bis“ und Geburtsort (für den Ausweis) in der Akte; läuft einer in den nächsten 60 Tagen ab, steht es auf der Startseite der Personalverwalter. Unter Einstellungen → „Digitaler Dienstausweis“ zeigen alle aktiven Mitglieder ihn auf dem Handy – auch ohne Zugang zur Personalverwaltung: das Ausweis-Symbol oben rechts neben Glocke und Profilbild öffnet /dienstausweis. Die Karte ist aufgebaut wie der amtliche Feuerwehr-Dienstausweis im Scheckkartenformat – Foto links, Name mit Dienstgrad und Abteilung, darunter Geburtsdatum, Geburtsort, Ausstellende Behörde, Ausweisnummer, Mitglied der Feuerwehr, Gültig bis (Monat/Jahr), unten ein Band mit dem Logo der Wehr und „FEUERWEHR DIENSTAUSWEIS“ –, aber in den Farben der App und ohne Landeswappen oder Verbandslogos: Sie ist die digitale Ausfertigung („Echtheit per QR-Code prüfen“), kein amtlicher Ausweis. Darunter der Prüf-QR-Code (10 Minuten gültig, erneuert sich von selbst). Einstellungen dazu: Ausstellende Behörde (z. B. „Gemeinde Musterstadt“), Geburtsdatum auf dem Ausweis (Standard: an, wenn das Feld Geburtsdatum eingeschaltet und eingetragen ist), Geburtsdatum auch auf der Prüfseite (Standard: aus), nur mit Ausweisnummer zeigen (dann gehört der digitale immer zu einem ausgegebenen Ausweis). Die Prüfseite zeigt Geburtsort, Behörde, Feuerwehr, Dienstgrad, Abteilung, Nummer und Gültigkeit. Standard: aus.
• Änderungswünsche (/personalverwaltung/aenderungswuensche): Unter Personalakte → Laufbahn & Ehrungen meldet jeder Kamerad mit „Änderung melden“, was in seiner Akte fehlt oder falsch ist (Thema: Name/E-Mail/Eintritt/Status, Dienstgrad/Abteilung/Funktion, Ehrungen, Dienstausweis, Lehrgänge, Atemschutz, Sonstiges; höchstens fünf offene). Die zuständigen Personalverwalter (mit seiner Abteilung; ohne Personalverwalter die Admins) bekommen Glocke, Push und Mail; die Liste zeigt die offenen mit Link zur Akte. „Erledigt“ oder „Nicht übernommen“ (dann mit Begründung) schließt den Wunsch ab, der Kamerad bekommt die Antwort und sieht seine Wünsche mit Status in der Personalakte. Die Startseite der Personalverwalter nennt die offenen Änderungswünsche.
• Dienstbeteiligung (/personalverwaltung/dienstbeteiligung, wenn „Kalender & Termine“ eingeschaltet ist): aus der Anwesenheit im Kalender, ohne doppelte Erfassung. Gezählt werden die Termine des Jahres der gewählten Arten (Standard: Übung, Dienst, Arbeitsdienst – auch die Übungsdienste aus dem Übungsdienstplaner), die nicht abgesagt und vorbei sind, für die der Kamerad eingeladen war und bei denen überhaupt Anwesenheit erfasst wurde; vor dem Eintritt zählt nichts. Je Kamerad „anwesend x von y“ und Prozent (grün ab 60 %, gelb ab 30 %), dazu der Durchschnitt und eine CSV für Excel.
• Zugriff je Abteilung (/personalverwaltung/zugriff, nur Admins): Ein Personalverwalter lässt sich auf Abteilungen beschränken – z. B. der Jugendwart auf die Jugendfeuerwehr. Er sieht und bearbeitet dann nur die Kameraden dieser Abteilungen, in Liste, Akten, Ehrungen und Dienstbeteiligung. Ohne Beschränkung sieht er alle.
• Lehrgänge und Atemschutz: Ist das Modul Lehrgänge eingeschaltet, zeigt die Akte des Kameraden seine absolvierten und bestätigten Lehrgänge; ist die Atemschutzüberwachung eingeschaltet, seinen Atemschutz-Stand.
• Personalakte → Laufbahn & Ehrungen (/personalakte/laufbahn): Jeder Kamerad mit Modulzugang sieht seine eigene Laufbahn, Ehrungen, den Dienstausweis und die eigene Dienstbeteiligung (dieses und letztes Jahr).
• Stunden (/personalverwaltung/stunden): der Stundennachweis aller aktiven Kameraden (im Rahmen der eigenen Abteilungen) für ein Jahr – Spalten je Herkunft (Dienste und Termine, Einsätze, Aus- und Fortbildung, Schichten) und Gesamt, die meisten oben, mit CSV (eine Zeile je Dienst, Einsatz, Lehrgangstag oder Schicht), z. B. für die Ehrenamtskarte oder die Gemeinde. Die Akte des Kameraden zeigt seine Stunden des laufenden Jahres. Der Jahresbericht hat den Abschnitt „Geleistete Stunden“.
• Startseite: Personalverwalter sehen offene Änderungswünsche, „x Ehrungen fällig“ und auslaufende Dienstausweise.
• Löschen mit Übertragung: Diensthistorie (mit Nachweisen), Ehrungen und Dienstausweis gehören zur Person und werden mit ihr gelöscht.

Für die übrige App (Profil, Admin → Kameraden, Buchungskonflikte, Geburtstagskarten) bleiben Anschrift, Geburtsdatum und Mobilnummer wie unter „Profil“ beschrieben abgeschaltet (App\Support\MemberFields); die Personalverwaltung schaltet sie nur für sich ein.