Fahrzeugbuchung

Reservierung der Fahrzeuge der Wehr – z. B. MTW oder Anhänger der Jugendfeuerwehr. Mitglieder sehen in einem gemeinsamen Kalender, wann welches Fahrzeug belegt ist, und buchen freie Zeiträume selbst. Die Anmeldung läuft ohne Passwort über einen Magic Link per E-Mail.

Rollen

Rolle	Darf
Mitglied	Kalender ansehen, eigene Buchungen anlegen, ändern und stornieren, Konflikte zur Entscheidung vorlegen, Feedback senden
Entscheider	zusätzlich Buchungskonflikte entscheiden, Entscheidungen ändern und zurücknehmen, laufende Buchungen anderer beenden (Fahrzeug zurückgeben), gelöschte und frühere Fassungen von Nachrichten sehen
Administrator	alles, dazu Admin-Bereich, Buchungen für andere anlegen, Besitzer tauschen, vergangene Buchungen bearbeiten

Entscheider und Administratoren werden im Admin-Bereich pro Benutzer per Häkchen festgelegt. Gibt es keinen aktiven Entscheider, übernehmen die Administratoren diese Rolle.

Kalender

• Ansichten: Woche (Standard), Monat und Liste, farbig nach Fahrzeug. Die bevorzugte Standardansicht stellt jeder unter „Profil → Einstellungen“ ein.
• Filter: Über die Fahrzeug-Chips oben lassen sich Fahrzeuge ein- und ausblenden.
• Liste: Fahrzeug, Zweck und Name stehen mit Icons nebeneinander. Bereits beendete Buchungen sind grau.
• Woche: Fahrzeug, Zweck und Name stehen untereinander, auf dem Handy nur das Fahrzeug. Die Ansicht beginnt um 6 Uhr.
• Monat: Auf dem Handy erscheinen die Buchungen als farbige Punkte. Ein Tipp auf den Tag öffnet die Tagesliste.
• Offene Konfliktanfragen sind gestreift und mit „Angefragt“ markiert.
• Zeitzone: Alle Zeiten werden in Europe/Berlin angezeigt, inklusive Sommer- und Winterzeit.

Buchen

1. Über den Plus-Button oder einen Klick auf einen Tag öffnet sich das Buchungsformular mit Fahrzeug, Von/Bis (Standard: 08:00 Uhr am gewählten Tag, 3 Stunden lang), Zweck, Ziel, Abteilung und Notizen. Verschiebt man den Start, wandert das Ende mit, die Dauer bleibt gleich. Als Gruppe stehen alle Gruppen zur Wahl, nicht nur die eigenen.
2. Beim Ändern von Fahrzeug oder Zeitraum prüft die App sofort die Verfügbarkeit. Ist das Fahrzeug belegt, zeigt sie die kollidierende Buchung und freie Alternativfahrzeuge.
3. Doppelbuchungen verhindert zusätzlich die Datenbank (PostgreSQL-Exclusion-Constraint). Buchungen, die direkt aneinander anschließen (bis 14:00 / ab 14:00), sind erlaubt.
4. Admins wählen im Feld „Gebucht für“ per Suche (Name oder E-Mail) eine andere Person als Besitzer. Beim Bearbeiten lässt sich der Besitzer so auch tauschen.
5. Meine Buchungen zeigt die eigenen Buchungen, aufgeteilt in „Kommend“, „Vergangen“ und „Storniert“, jeweils mit Bearbeiten und Stornieren.

Mitglieder bearbeiten und stornieren nur ihre eigenen Buchungen, und nur solange sie noch nicht begonnen haben. Vergangene Buchungen ändern oder löschen nur Admins.

Änderungen durch andere: Bucht ein Admin für jemanden, ändert, storniert oder beendet ein Admin oder Entscheider eine fremde Buchung (auch im Admin-Bereich), bekommt der Besitzer eine Mail und den Eintrag in der Glocke – mit dem neuen und bei Änderungen dem bisherigen Stand. Eigene Änderungen lösen nichts aus.

Fahrzeug früher zurückgeben: Ist man früher als geplant von einer Fahrt zurück, beendet „Fahrzeug zurückgeben“ (in den Buchungsdetails und unter „Meine Buchungen“) die laufende Buchung sofort. Das Ende wird auf die aktuelle Minute gesetzt, und das Fahrzeug ist ab dann wieder frei. Das geht für den Besitzer, für Entscheider und für Admins. Entscheider sehen den Button bei jeder laufenden Buchung im Kalender, Admins finden ihn zusätzlich im Admin-Bereich unter „Buchungen“ (Aktion „Zurückgeben“). So lässt sich ein Fahrzeug auch freigeben, wenn die buchende Person die Rückmeldung vergessen hat. Hatte die Buchung eine Konfliktentscheidung gewonnen, wird eine unterlegene Buchung im freigewordenen Zeitraum automatisch wieder aktiv.

Erinnerung vor Buchungsende: Eine Stunde vor dem Ende bekommt die buchende Person eine Mail. Darin steht, dass die Reservierung bald endet und das Fahrzeug rechtzeitig zurück sein soll. Über den Button „Fahrzeug ist schon zurück“ lässt sich das Fahrzeug direkt aus der Mail zurückmelden, ohne Anmeldung. Der Link öffnet eine Seite mit Bestätigungsbutton, damit E-Mail-Scanner die Buchung nicht versehentlich beenden. Buchungen, die eine Stunde oder kürzer dauern, bekommen keine Erinnerung. Wird das Ende einer Buchung geändert, kommt die Erinnerung passend zur neuen Endzeit.

Nachrichten zur Buchung

In den Buchungsdetails (Buchung im Kalender antippen) gibt es unter „Nachrichten“ einen Chat zu jeder Buchung, z. B. für Absprachen zur Übergabe oder zum Mitfahren.

• Alle Mitglieder können die Nachrichten lesen und schreiben. Bei stornierten Buchungen lassen sich keine neuen Nachrichten mehr schreiben.
• Eigene Nachrichten lassen sich bearbeiten und löschen. Bearbeitete Nachrichten sind für alle mit „bearbeitet“ markiert, gelöschte verschwinden für Mitglieder.
• Entscheider und Admins sehen zusätzlich gelöschte Nachrichten (durchgestrichen, mit Zeitpunkt) und unter „Frühere Fassungen“ den bisherigen Text bearbeiteter Nachrichten.

Konflikte und Entscheidungen

Ist ein Fahrzeug bereits gebucht, kann man trotzdem eine Entscheidung anfragen.

1. Anfrage: Das geht bei neuen Buchungen und beim Verschieben bestehender Buchungen, jeweils mit Pflicht-Begründung. Die Anfrage wird als „wartet auf Entscheidung“ gespeichert und blockiert das Fahrzeug nicht. Bei einer Änderung bleibt die bisherige Buchung bis zur Entscheidung unverändert.
2. Benachrichtigung: Alle Entscheider bekommen eine Mail mit direktem Link zur Entscheidung. Solange etwas offen ist, zeigt die Navigation den roten Button „Entscheidung (n)“, auf dem Handy als rote Leiste.
3. Entscheiden: Die Entscheidungsseite zeigt Anfrage, Begründung, die bestehende Buchung und gegebenenfalls die bisherige Buchung.
   • „Anfrage genehmigen“ gibt der Anfrage das Fahrzeug und storniert die kollidierenden Buchungen. Bei einer Änderung wird die bisherige Buchung ersetzt.
   • „Bestehende Buchung behalten“ lehnt die Anfrage ab.
   • Eine Anmerkung ist optional. Entscheiden zwei gleichzeitig, zählt nur die erste Entscheidung.
4. Information: Anfragende Person und Besitzer der bestehenden Buchungen bekommen das Ergebnis per Mail. Die übrigen Entscheider erfahren, dass bereits entschieden wurde.
5. Ändern oder zurücknehmen: Eine getroffene Entscheidung kann umgedreht oder zurückgenommen werden. Beim Zurücknehmen wartet die Anfrage wieder, und stornierte Buchungen gelten wieder. Ist der Zeitraum inzwischen anderweitig belegt, lehnt die App das mit einer Meldung ab. Alle Beteiligten werden per Mail informiert.
6. Automatische Reaktivierung: Wird die Buchung, die Vorrang bekam, storniert, gelöscht oder so verschoben, dass sie nicht mehr kollidiert, wird die unterlegene Buchung automatisch wieder aktiv. Das gilt in beide Richtungen, sofern die unterlegene Buchung noch in der Zukunft liegt und ihr Zeitraum frei ist. Alle Beteiligten bekommen eine Mail.
7. Zurückziehen: Wer die eigene offene Anfrage storniert, zieht sie zurück. Die Entscheider werden informiert.
8. Dokumentation: Jede Entscheidung hat einen Verlauf mit Anfrage, Entscheidung, Änderungen und automatischen Reaktivierungen, jeweils mit Person, Zeitpunkt und Anmerkung. Unter „Entscheidungen“ stehen offene und erledigte Fälle.

Wachen-Monitor

Nur-Lese-Ansicht für den Bildschirm in der Wache im Stil von Divera. Sie aktualisiert sich jede Minute von selbst und lädt alle 6 Stunden komplett neu.

• Oben: Uhr, Datum und Zähler für freie, bald belegte und belegte Fahrzeuge.
• Fahrzeugkacheln: Grün heißt frei (mit nächster Buchung). Gelb heißt ab einer Uhrzeit innerhalb der nächsten 2 Stunden gebucht. Rot heißt unterwegs bis …, jeweils mit Zweck und Name.
• Liste: die nächsten Buchungen der kommenden 7 Tage, offene Anfragen mit „Angefragt“ markiert.
• Datenschutz: Namen werden verkürzt angezeigt („Hanna H.“). Es gibt keinerlei Bearbeitungsfunktionen, und die Seite ist keinem Benutzer zugeordnet.
• Zugriff: Der Wachen-PC öffnet /monitor/<DISPLAY_TOKEN> ohne Login. Ohne oder mit falschem Schlüssel antwortet die Seite mit 404. Admins öffnen /monitor direkt. Den fertigen Link zeigt das Admin-Dashboard. Wird DISPLAY_TOKEN in Coolify geändert, ist der alte Link ungültig.