Schichtplan

Schichten für Arbeitsdienste, Feste und Stände planen, etwa den Pommesstand der Jugendfeuerwehr auf dem Dorffest, den Grillstand des aktiven Dienstes oder den Arbeitsdienst am Gerätehaus – vom Planer automatisch gerecht verteilt oder von den Mitgliedern selbst eingetragen. Das Modul ist nach der Installation ausgeschaltet; ein Admin aktiviert es unter Admin → Module und vergibt den Modulzugang. Wer Pläne anlegt, bekommt die Rolle „Schichtplaner“ (Admins dürfen es immer; bis V.0.9.5.5 hieß sie „Planer“, beim Update wird sie umbenannt). Im Folgenden ist mit „Planer“ diese Rolle gemeint.

• Plan anlegen (/schichtplan/neu): wofür, Ort, Datum, Beginn und Ende (liegt das Ende vor dem Beginn, geht der Plan über Mitternacht), Schichtlänge (30 Minuten bis 3 Stunden) und wie viele Schichten jemand höchstens am Stück macht (Standard 2). Optional eine Abteilung und eine Vorlage für die Stationen. Aus Beginn, Ende und Schichtlänge entstehen die Zeitblöcke; der letzte darf kürzer sein. Ändern sich Zeiten oder Schichtlänge, werden die Blöcke neu angelegt und die Einteilung geleert.
• Stationen: Name und wie viele Personen gleichzeitig dort stehen (z. B. Fritteuse 2, Kasse 1). Weniger Plätze entfernen die überzähligen Einteilungen, von Hand gesetzte zuletzt. Die Stationen eines Plans lassen sich als Vorlage speichern („Pommesstand JF“, „Grillstand Aktive“) und beim nächsten Fest übernehmen.
• Teilnehmer: einzeln hinzufügen oder „ganze Abteilung hinzufügen“; in der Auswahl und in der Teilnehmerliste steht hinter jedem Namen die Abteilung. Teilnehmen können nur Kameraden mit Konto und Zugang zum Modul. Pro Teilnehmer lässt sich eine Verfügbarkeit setzen („ab 16 Uhr“, „bis 19 Uhr“); Einteilungen außerhalb fallen dann weg.
• Automatische Verteilung („Plan füllen“ / „Neu verteilen“): Ziel ist, dass jeder jede Station einmal macht, bevor sich etwas wiederholt, und alle gleich viele Schichten haben (höchstens eine Schicht Unterschied). Pro Zeitblock wird zuerst nach Fairness bestimmt, wer arbeitet (wer bisher die wenigsten Schichten hat, wer nicht schon zu viele am Stück hatte, wer gerade Pause hatte); diese Personen werden dann per optimaler Zuordnung so auf die Stationen gesetzt, dass möglichst viele eine für sie neue Station bekommen. Ein Nachlauf tauscht innerhalb eines Blocks Stationen, wenn das Wiederholungen spart, und von 40 Durchläufen wird der beste gespeichert. Niemand steht in einem Block an zwei Stationen. Reichen die Leute nicht, bleiben Plätze frei und werden rot markiert, statt jemanden doppelt einzuteilen; die Pausenregel wird nur gebrochen, wenn sonst ein Platz leer bliebe.
• Von Hand ändern: Jeder Platz ist eine Auswahl. Wer im selben Block schon an einer anderen Station steht, tauscht mit der Person auf dem Platz. Von Hand gesetzte Plätze bekommen ein Schloss und bleiben beim Neuverteilen stehen; das Schloss lässt sich auch an automatisch gefüllten Plätzen setzen und wieder lösen.
• Übersicht: Schichten pro Person (von–bis), unbesetzte Plätze und welche Station jemand noch nicht hatte.
• Veröffentlichen und per E-Mail senden: Erst veröffentlichte Pläne sehen die Teilnehmer. „Veröffentlichen“ benachrichtigt Teilnehmer und Stationsverantwortliche in der App (Glocke, mit den eigenen Schichten und Link zum Plan) – ohne Mail. „Per E-Mail senden“ (erscheint nach dem Veröffentlichen) ist ein eigener Schritt: Jeder bekommt eine Mail mit seinen eigenen Schichten und dem ganzen Plan als Tabelle, beim ersten Mal „Schichtplan: …“, danach „Schichtplan (aktualisiert): …“; so lässt sich nach Änderungen der aktuelle Stand noch einmal an alle schicken. Ohne das bekommen nach dem Veröffentlichen alle, deren Schichten der Planer geändert hat (umgesetzt, getauscht, entfernt, Zeiten geändert), automatisch eine Mail mit ihren neuen Schichten bzw. „nicht mehr eingeteilt“ – sobald 10 Minuten lang nichts mehr am Plan geändert wurde, damit nicht jeder Klick eine Mail auslöst (schichtplan:notify-changes, alle 5 Minuten). Bei Selbst-Eintragung gilt das nicht; dort erfährt jemand sofort, wenn der Planer einen Platz für ihn zurückgibt. Ein Mailfehler bricht nichts ab.
• Stationsverantwortung: Pro Station lässt sich unter „Stationen“ eine Person wählen, die den ganzen Abend für die Station verantwortlich ist – ein Teilnehmer, der zusätzlich Schichten hat, oder jemand anderes mit Zugang zum Schichtplan. Sie steht im Plan, in der Druckansicht, in der CSV und in der Mail („Verantwortlich“) und sieht und bekommt den veröffentlichten Plan auch ohne eigene Schicht.
• Druckansicht: Raster aus Zeiten und Stationen mit Verantwortlichen (freie Plätze rot) und darunter „Wer hat wann was“ zum Aushängen am Stand.
• CSV-Export (Knopf „CSV“ im Plan und im Editor, für alle, die den Plan sehen dürfen): für Excel (UTF-8, Semikolon) aufgebaut wie die Druckansicht – Titel und Zeit, eine Spalte je Station, eine Zeile „Verantwortlich“, eine Zeile je Zeitblock mit den Namen; darunter jede Person mit ihren Schichten und ihrer Stationsverantwortung.
• Selbst-Eintragung (beim Anlegen oder unter „Ereignis bearbeiten“ → „Mitglieder tragen sich selbst ein“): Statt dass der Planer einteilt, suchen sich die Kameraden freie Plätze selbst aus. Einstellbar sind eine Frist (leer = bis zum Beginn), höchstens Schichten je Person und ob Eintragungen bestätigt werden müssen. Die Zielgruppe (Abteilungen und/oder Funktionen; eine Funktion umfasst ihre Unterfunktionen; leer = alle mit Zugang) bestimmt, wer den Plan sieht und sich eintragen darf. Im Planer-Modus hat sie keine Wirkung; dort sehen den Plan wie bisher nur Teilnehmer und Stationsverantwortliche. „Veröffentlichen“ lädt die Zielgruppe in der App (Glocke) zur Eintragung ein; „Per E-Mail senden“ schickt der Zielgruppe die Einladung per Mail – wer schon eingetragen ist, bekommt stattdessen seine Schichten.
  • Eintragen (/schichtplan/{id}/eintragen): Raster aus Zeitblöcken und Stationen mit Namen und freien Plätzen; „Eintragen“ nimmt einen Platz, die eigenen Schichten stehen oben mit „austragen“. Geprüft wird: Platz frei (gleichzeitige Eintragungen können den letzten Platz nicht doppelt vergeben), nur ein Platz je Zeitblock, höchstens so viele Schichten am Stück wie eingestellt, das Limit je Person, Schicht noch nicht begonnen, Frist nicht vorbei. Nach der Frist ändert nur noch der Planer etwas. Selbst eingetragene Plätze bekommen ein Schloss; „Plan füllen“ verteilt danach nur noch die übrigen Lücken.
  • Genehmigung: Ist sie eingeschaltet, steht ein Platz zunächst auf „angefragt“ (und ist reserviert). Planer und die Stationsverantwortung der Station bekommen eine Mail und bestätigen oder lehnen (mit optionaler Begründung) auf der Eintragungsseite ab; der Kamerad bekommt das Ergebnis per Mail. Was der Planer selbst einträgt, ist sofort bestätigt. Angefragte Plätze stehen in Plan, Druck und CSV mit „(angefragt)“.
  • Für wen: Jeder Kamerad trägt sich nur selbst ein und aus. Planer können über „Wer trägt sich ein?“ einen anderen aus der Zielgruppe eintragen oder austragen; gespeichert wird, wer eingetragen hat.
  • Erinnerung: schichtplan:remind läuft stündlich; bis 24 Stunden vor der ersten bestätigten Schicht bekommt jeder einmal eine Mail mit seinen Schichten des Plans (gilt für alle veröffentlichten Pläne, auch vom Planer eingeteilte).
  • Startseite und Übersicht: „Helfer gesucht“ mit der Zahl freier Plätze für alle, die sich noch eintragen können, und „x Schicht-Anfragen zu bestätigen“ für Planer und Stationsverantwortliche.
• Im Kalender (wenn „Kalender & Termine“ eingeschaltet ist): Beim Veröffentlichen legt der Plan einen Kalendertermin (Art „Veranstaltung“) an – bei Selbst-Eintragung für die Zielgruppe, sonst für Teilnehmer, Stationsverantwortliche und den Planer. Titel, Ort, Zeit und Zielgruppe folgen späteren Änderungen am Plan; die Art kann der Terminverwalter ändern. Der Termin zeigt den Plan mit „Helfer eintragen“, der Plan verlinkt „Im Kalender ansehen“. Wird der Plan gelöscht, verschwindet auch sein Termin; löscht der Terminverwalter den Termin, legt der Plan ihn nicht neu an. Umgekehrt bietet jeder Kalendertermin Planern „Schichtplan anlegen“: Titel, Ort, Datum, Uhrzeit und Zielgruppe werden übernommen und der Plan hängt am Termin, ohne ihn zu verändern.
• Für Teilnehmer (/schichtplan): „Meine Schichten“ zeigt die anstehenden veröffentlichten Pläne mit den eigenen Schichten und einer Stationsverantwortung. Der Plan zeigt oben „Deine Schichten“ (Zeit, Station, mit wem man dort steht und wer verantwortlich ist) und die eigene Stationsverantwortung, darunter den gesamten Schichtplan: eigene Plätze rot umrandet und fett, die Zeilen der eigenen Schichten hinterlegt, die Verantwortlichen unter den Stationsnamen. Pläne, in denen man weder steht noch verantwortlich ist, und Entwürfe bleiben unsichtbar. Auf dem Handy steht der gesamte Schichtplan Station für Station untereinander (je Station die Zeitblöcke mit Namen), auf größeren Bildschirmen als Tabelle.