Admin Arbeitsmodelle
Für Admins, die festlegen, wie viel eine Person arbeiten soll und wie viele Ferien sie hat. Das Arbeitsmodell ist das Herz der Berechnung: Stimmt es nicht, stimmen Soll, Saldo und Ferien nicht. Nimm dir für diese Seite Zeit. Sie enthält viele Rechenbeispiele.
- Was ist ein Arbeitsmodell?
- Wo finde ich es?
- Alle Felder erklärt
- So rechnet SmallTime das Soll pro Tag
- Wie Ferien auf Teilzeit-Tagen zählen
- Beispiel a: Vollzeit 100 %, Mo–Fr, 42.5 Std.
- Beispiel b: 50 %, nur vormittags Mo–Fr
- Beispiel c: Mo und Fr ganz, Di–Do halbtags
- Beispiel d: 3 Tage pro Woche (Mo, Mi, Fr)
- Beispiel e: Sommer 45 Std., Winter 40 Std.
- Beispiel f: Pensum ändert mitten im Jahr
- Versionen: neu, bearbeiten, löschen
- Häufige Fehler
Das Arbeitsmodell beschreibt die Anstellung einer Person:
- Wie viele Stunden pro Woche (Pensum und Wochenstunden)?
- An welchen Tagen und wie viel pro Tag (Arbeitstage mit Faktor)?
- Wie viele Ferientage pro Jahr?
- Welche Feiertage sind frei?
- Wie wird der Stundensaldo abgerechnet (Saldomodell)?
Ein Arbeitsmodell hat Versionen. Jede Version gilt ab einem Datum (Gültig ab) bis zur nächsten Version. So bleibt die Vergangenheit richtig, wenn sich etwas ändert.
Beispiel:
| Version | Gültig ab | Pensum |
|---|---|---|
| 1 | 01.01.2027 | 100 % |
| 2 | 01.07.2027 | 60 % |
Für den 15.03.2027 gilt Version 1, für den 15.08.2027 gilt Version 2.
- Beim Anlegen einer Person: Abschnitt Arbeitsmodell im Assistenten.
- Später: Administration → Personen → Person öffnen → Arbeitsmodelle.
- Neue Version: neue Version ab einem Datum.
- Stift (Version bearbeiten): bestehende Version ändern.
- Papierkorb: Version löschen.
Ab diesem Tag gilt die Version. Die erste Version beginnt normalerweise am Beginn Zeiterfassung.
Tip
Nimm für neue Versionen immer einen Monatsersten. Der Ferienanspruch eines Monats richtet sich nach der Version, die am 1. des Monats gilt. Mit einem Monatsersten gibt es keine Überraschungen (siehe Beispiel f).
Der Anstellungsgrad: 100 = Vollzeit, 80 = 80 %, 0 = kein Soll. Erlaubt sind Werte von 0 bis 100, auch mit Kommastellen (z. B. 49.5).
Die Wochenstunden einer Vollzeitstelle in deiner Firma, nicht die Stunden der Person. Also z. B. 42.5 für alle, auch für Teilzeitangestellte. Erlaubt: 0 bis 80. Vorgabe beim Anlegen: 40.
Note
Die Wochenstunden der Person sind: Wochenstunden (100 %) × Pensum %. Beispiel: 42.5 × 60 % = 25.5 Stunden pro Woche.
Sieben Felder, Montag bis Sonntag. Pro Tag gibst du einen Faktor ein:
| Faktor | Bedeutung |
|---|---|
1 |
ganzer Arbeitstag |
0.5 |
halber Arbeitstag |
0 |
frei (kein Soll) |
Es sind Werte von 0 bis 1 möglich. Normal sind 0, 0.5 und 1.
Der Faktor hat zwei Aufgaben:
- Er verteilt die Wochenstunden auf die Tage (Soll pro Tag).
- Er bestimmt, wie viele Ferientage eine ganztägige Absenz an diesem Tag kostet (Faktor 0.5 = 0.5 Ferientage).
Direkt unter den Faktoren zeigt SmallTime: Soll pro Arbeitstag: … Std. Das ist das Soll für einen Tag mit Faktor 1.
Bestimmt, was mit dem Stundensaldo passiert:
| Auswahl | Bedeutung | Typisch für |
|---|---|---|
| Fortlaufend | Der Saldo läuft immer weiter, Monat für Monat, Jahr für Jahr. Nie automatisch auf 0. | die meisten Festangestellten |
| Jahresabrechnung | Der Saldo läuft übers Jahr. Beim Abschluss im Dezember entscheidest du: übertragen, auszahlen oder verfallen lassen. | Firmen, die Überstunden jährlich abrechnen |
| Monatlich (Stundenlohn) | Jeder Monat wird für sich abgerechnet. Beim Abschluss wird der Saldo standardmässig ausbezahlt und auf 0 gesetzt. | Stundenlöhner, Aushilfen |
Das Saldomodell darf nur an einem Monatsersten wechseln. Wechselst du weg von «Jahresabrechnung», geht das nur auf den 1. Januar. Sonst meldet SmallTime: «Das Saldomodell kann nur zum Periodenanfang gewechselt werden.»
Mehr mit Rechenbeispielen: Saldo und Auszahlungen.
Stunden, die die Person im Lauf des Jahres vorarbeiten muss, z. B. für Brückentage, an denen die Firma geschlossen ist. SmallTime zieht jeden Monat ein Zwölftel davon vom Saldo ab.
Beispiel: Die Firma schliesst jedes Jahr an 3 Brückentagen. Bei 8 Stunden pro Tag sind das 24 Stunden. Du trägst die 3 Tage als Betriebsferientage ein (dort gibt es dann kein Soll) und setzt Vorholzeit / Jahr = 24.
- Jeden Monat werden 24 ÷ 12 = 2 Stunden abgezogen.
- Arbeitet die Person pro Monat 2 Stunden mehr als das Soll, bleibt ihr Saldo bei 0.
| Monat | Monatssaldo | − Vorholzeit | Veränderung Saldo |
|---|---|---|---|
| Januar | +2.00 | −2.00 | 0.00 |
| Februar | +3.50 | −2.00 | +1.50 |
| März | +0.00 | −2.00 | −2.00 |
Die Vorholzeit wird nur in Monaten abgezogen, in denen die Person angestellt ist (Monate mit mindestens einem Tag Zeiterfassung). Normalfall: 0.
Der Ferienanspruch pro Kalenderjahr in Arbeitstagen nach Faktor. Das ist wichtig bei Teilzeit:
Important
Ferientage / Jahr = Anzahl Ferienwochen × Summe der Faktoren einer Woche. Beispiel: 5 Wochen Ferien, Faktoren Mo 1, Di 0.5, Mi 0.5, Do 0.5, Fr 1 (Summe 3.5) → 5 × 3.5 = 17.5.
Bei Eintritt oder Austritt während des Jahres rechnet SmallTime den Anspruch anteilig (pro Monat ein Zwölftel). Siehe Ferien und Absenzen.
Welche Feiertagsliste gilt: z. B. «CH – Schweiz», «DE – Deutschland», «AT – Österreich», «LI – Liechtenstein». Wählst du einen anderen Kalender, setzt SmallTime die Arbeitsfreien Feiertage auf die Vorgaben aus den Stammdaten zurück.
Alle Feiertage des Kalenders mit einem Häkchen. Angehakt = frei: An diesem Tag gibt es kein Soll. Nicht angehakt = normaler Arbeitstag.
Beispiel Kanton Zürich: Angehakt sind Neujahr, Berchtoldstag, Karfreitag, Ostermontag, Tag der Arbeit (1. Mai), Christi Himmelfahrt (Auffahrt), Pfingstmontag, Bundesfeier (1. August), 1. Weihnachtstag und 2. Weihnachtstag (Stephanstag). Welche Tage in deinem Kanton frei sind, weisst du am besten; SmallTime schlägt für «CH» nur die gesamtschweizerisch üblichen vor (z. B. ist der 1. Mai nicht vorangehakt).
Note
Die Vorauswahl kommt aus Stammdaten → Feiertage → Standardmässig frei. Änderst du dort später etwas, ändern sich bestehende Arbeitsmodelle nicht. Du musst die Häkchen dann in den Arbeitsmodellen selbst anpassen (am einfachsten mit einer neuen Version ab dem 1. Januar).
Betriebsferientage (z. B. 24.12.) gelten für alle Personen, unabhängig von diesen Häkchen: ganzer Tag frei, halber Tag frei oder stundenweise frei.
Wähle einen Regelsatz aus den Stammdaten (z. B. «Nachtarbeit») oder Keine. Mit einem Regelsatz bekommt die Person für Arbeit in bestimmten Zeitfenstern mehr Zeit gutgeschrieben (z. B. 125 % zwischen 23:00 und 06:00). Details: Stammdaten.
Häkchen setzen, wenn die Person Schichten über Mitternacht arbeitet (z. B. 22:00–06:00).
- Ohne Häkchen: Die Person kann nicht über Mitternacht stempeln. Stempelt sie um 22:00 «Kommen» und um 06:00 «Gehen», bleibt die Zeit vom Vorabend offen («Fehlende Zeit am …») und um 06:00 beginnt eine neue Zeit. Beim Nachtragen über Mitternacht erscheint ein Fehler.
- Mit Häkchen: Das Gehen nach Mitternacht schliesst die Schicht vom Vortag, sofern sie nicht länger als die Max. Schichtdauer aus den Einstellungen ist (Vorgabe 16 Std.).
Admins können Zeiten über Mitternacht immer nachtragen.
Nur wählbar, wenn Schichten über Mitternacht angehakt ist. Bestimmt, zu welchem Tag eine Schicht über Mitternacht zählt:
| Auswahl | Wirkung bei Schicht 31.01. 22:00 bis 01.02. 06:00 (8 Std.) |
|---|---|
| Einstellung verwenden | wie in den Einstellungen (Vorgabe: Tag des Kommens) |
| Tag des Kommens | 8 Std. am 31.01. |
| Um Mitternacht teilen | 2 Std. am 31.01., 6 Std. am 01.02. |
| Tag des Gehens | 8 Std. am 01.02. |
Der Tag, dem die Zeit zugeordnet ist, bestimmt Soll, Feiertag, Absenz und Monat. Im Beispiel landet die Zeit mit «Tag des Kommens» im Januar, mit «Tag des Gehens» im Februar.
Was gilt, wenn jemand am selben Tag eine Absenz hat und arbeitet?
| Auswahl | Wirkung |
|---|---|
| Wie in den Einstellungen | übernimmt die Firmeneinstellung (Vorgabe: Fest anrechnen) |
| Fest anrechnen | Die Absenz zählt immer ihren Anteil am Soll, Arbeit kommt dazu. Aus halben Ferientagen kann so Überzeit entstehen. |
| Auffüllen bis Soll | Die Absenz füllt nur die fehlenden Stunden bis zum Soll. Aus Absenzen entsteht nie Überzeit. Der Ferienabzug sinkt entsprechend. |
| Nicht erlaubt | An Tagen mit Arbeitszeit kann keine Absenz erfasst werden. |
Rechenbeispiele: Ferien und Absenzen.
Note
Eine andere Anrechnung in Prozent für eine einzelne Person (z. B. Weiterbildung 100 % statt 50 %) ist in der Berechnung vorgesehen, im Formular aber nicht vorhanden. Es gilt immer der Wert Angerechnet % der Absenzart in den Stammdaten. Bei Daten aus SmallTime PHP bleibt eine übernommene Abweichung erhalten.
Die Formel (genau so im Programm):
Soll pro Arbeitstag = Wochenstunden (100 %) × Pensum % ÷ 100 ÷ Summe aller Faktoren
(auf 2 Stellen gerundet)
Soll an einem Tag = Soll pro Arbeitstag × Faktor dieses Tages
Das Soll eines Tages ist 0, wenn mindestens eines zutrifft:
- Der Faktor des Wochentags ist 0.
- Der Tag ist ein arbeitsfreier Feiertag (angehakt im Arbeitsmodell) oder ein Betriebsferientag mit Umfang Ganzer Tag frei.
- Der Tag liegt in der Zukunft (morgen und später).
- Der Tag liegt vor dem Beginn oder nach dem Ende der Zeiterfassung.
- Für den Tag gibt es keine Version des Arbeitsmodells.
Ein Betriebsferientag mit Halber Tag frei halbiert das Soll, einer mit Stundenweise frei zieht die freien Stunden ab (nie unter 0). Beispiel bei 8 Std.: halber Tag → 4 Std., 2 Std. frei → 6 Std.
Note
Weil künftige Tage noch kein Soll haben, siehst du im laufenden Monat immer den Stand bis heute. Am Monatsende stimmt dann der ganze Monat.
Warum teilt SmallTime durch die Summe der Faktoren? Damit die ganze Woche genau die Wochenstunden der Person ergibt, egal wie die Tage verteilt sind:
Summe Soll einer Woche = Soll pro Arbeitstag × Summe der Faktoren
= Wochenstunden (100 %) × Pensum %
Daraus folgt eine Regel, die du dir merken solltest:
Important
Faktor 1 soll einem vollen Arbeitstag entsprechen. Dann gilt: Pensum % = Summe der Faktoren ÷ 5 × 100 (bei einer 5-Tage-Woche). Beispiel: Faktoren 1 + 0.5 + 0.5 + 0.5 + 1 = 3.5 → Pensum 3.5 ÷ 5 = 70 %. Passen Pensum und Faktoren nicht zusammen, wird der «ganze Tag» zu lang oder zu kurz (siehe Beispiel c, falsche Variante).
Eine Absenz kostet Ferientage nach dem Faktor des Tages:
Ferientage einer ganztägigen Absenz = 1 × Faktor des Tages
Ferientage einer halbtägigen Absenz = 0.5 × Faktor des Tages
Angerechnete Stunden = Soll des Tages × Anteil × Angerechnet % ÷ 100
| Tag | Faktor | Soll | Ferien «Ganzer Tag» | Ferien «Halber Tag» |
|---|---|---|---|---|
| Montag | 1 | 8.50 | 1 Tag, 8.50 Std. | 0.5 Tage, 4.25 Std. |
| Dienstag | 0.5 | 4.25 | 0.5 Tage, 4.25 Std. | 0.25 Tage, 2.13 Std. |
| Samstag | 0 | 0 | zählt nicht | zählt nicht |
Deshalb muss Ferientage / Jahr in derselben «Währung» stehen: in Faktor-Tagen.
Situation: Vollzeit, Montag bis Freitag, Firma arbeitet 42.5 Stunden, 5 Wochen Ferien.
| Feld | Eingabe |
|---|---|
| Pensum % | 100 |
| Wochenstunden (100 %) | 42.5 |
| Arbeitstage (Faktor) | Mo 1 · Di 1 · Mi 1 · Do 1 · Fr 1 · Sa 0 · So 0
|
| Saldomodell | Fortlaufend |
| Ferientage / Jahr |
25 (= 5 Wochen × 5) |
Rechnung:
Soll pro Arbeitstag = 42.5 × 100 ÷ 100 ÷ 5 = 8.50 Std.
| Mo | Di | Mi | Do | Fr | Woche |
|---|---|---|---|---|---|
| 8.50 | 8.50 | 8.50 | 8.50 | 8.50 | 42.50 |
Ein Monat mit 22 Arbeitstagen und ohne Feiertag: 22 × 8.50 = 187.00 Std. Soll.
Eine Woche Ferien kostet 5 Ferientage und schreibt 42.50 Std. gut.
Situation: Die Person arbeitet jeden Vormittag, Montag bis Freitag, 4.25 Std. pro Tag. Firma: 42.5 Std. Vollzeit, 5 Wochen Ferien.
Hier gibt es zwei korrekte Varianten. Beide ergeben genau dieselben Stunden. Sie unterscheiden sich nur darin, wie die Ferientage gezählt werden.
| Feld | Eingabe |
|---|---|
| Pensum % | 50 |
| Wochenstunden (100 %) | 42.5 |
| Arbeitstage (Faktor) | Mo–Fr je 1, Sa 0, So 0
|
| Ferientage / Jahr |
25 (= 5 Wochen × 5) |
Soll pro Arbeitstag = 42.5 × 50 ÷ 100 ÷ 5 = 4.25 Std.
Ein Vormittag Ferien kostet 1 Ferientag (Erfassung «Ganzer Tag», denn der ganze Arbeitstag ist ja frei). Eine Woche Ferien kostet 5 Tage. Die Person hat 25 «Tage».
| Feld | Eingabe |
|---|---|
| Pensum % | 50 |
| Wochenstunden (100 %) | 42.5 |
| Arbeitstage (Faktor) | Mo–Fr je 0.5, Sa 0, So 0
|
| Ferientage / Jahr |
12.5 (= 5 Wochen × 2.5) |
Soll pro Arbeitstag = 42.5 × 50 ÷ 100 ÷ 2.5 = 8.50 Std. (für einen ganzen Tag)
Soll an einem Tag = 8.50 × 0.5 = 4.25 Std.
Ein Vormittag Ferien kostet 0.5 Ferientage (Erfassung «Ganzer Tag»). Eine Woche kostet 2.5 Tage.
Tip
Arbeitet jemand jeden Tag gleich lang, nimm Variante 1. Das verstehen die Mitarbeitenden am besten («Ich habe 25 Tage»). Sobald die Tage unterschiedlich lang sind (Beispiel c), brauchst du Faktoren wie in Variante 2. Wichtig ist nur: Ferientage / Jahr muss zur gewählten Variante passen.
Warning
Mischst du die Varianten (Faktoren 0.5, aber 25 Ferientage), bekommt die Person 10 statt 5 Wochen Ferien: 25 ÷ 2.5 = 10.
Situation: «Die Person arbeitet Montag und Freitag den ganzen Tag, Dienstag bis Donnerstag nur halbtags.» Firma: 42.5 Std. Vollzeit, 5 Wochen Ferien.
| Feld | Eingabe |
|---|---|
| Arbeitstage (Faktor) | Mo 1 · Di 0.5 · Mi 0.5 · Do 0.5 · Fr 1 · Sa 0 · So 0
|
| Summe der Faktoren | 1 + 0.5 + 0.5 + 0.5 + 1 = 3.5 |
| Pensum % | 3.5 ÷ 5 × 100 = 70
|
| Wochenstunden (100 %) | 42.5 |
| Ferientage / Jahr | 5 Wochen × 3.5 = 17.5
|
Rechnung:
Soll pro Arbeitstag = 42.5 × 70 ÷ 100 ÷ 3.5 = 29.75 ÷ 3.5 = 8.50 Std.
| Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So | Woche | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Faktor | 1 | 0.5 | 0.5 | 0.5 | 1 | 0 | 0 | 3.5 |
| Soll | 8.50 | 4.25 | 4.25 | 4.25 | 8.50 | 0 | 0 | 29.75 |
29.75 Std. sind genau 70 % von 42.5 Std. Stimmt.
Ferien:
| Absenz | Ferientage | Gutgeschriebene Stunden |
|---|---|---|
| Montag, «Ganzer Tag» | 1 | 8.50 |
| Dienstag, «Ganzer Tag» | 0.5 | 4.25 |
| Dienstag, «Halber Tag» | 0.25 | 2.13 |
| Eine ganze Woche Mo–Fr | 1 + 0.5 + 0.5 + 0.5 + 1 = 3.5 | 29.75 |
| 5 Wochen | 17.5 | = genau der Jahresanspruch |
Note
Auf einem Halbtag (Dienstag) erfasst die Person Ferien mit «Ganzer Tag», denn ihr ganzer Arbeitstag ist frei. Das kostet 0.5 Ferientage. «Halber Tag» wäre nur die Hälfte vom Halbtag.
Gleiche Faktoren, aber Pensum 100 % und 25 Ferientage:
Soll pro Arbeitstag = 42.5 × 100 ÷ 100 ÷ 3.5 = 12.14 Std.
| Mo | Di | Mi | Do | Fr | Woche |
|---|---|---|---|---|---|
| 12.14 | 6.07 | 6.07 | 6.07 | 12.14 | 42.49 |
Die Person müsste 42.49 statt 29.75 Stunden pro Woche arbeiten. Nach einem Monat hätte sie rund 55 Minusstunden. Und mit 25 Ferientagen hätte sie 25 ÷ 3.5 = gut 7 Wochen Ferien.
Tip
Prüfe nach jeder Eingabe die Zeile Soll pro Arbeitstag unter den Faktoren. Sie muss dem Soll eines ganzen Arbeitstags in deiner Firma entsprechen (hier 8.50 Std.).
Situation: Die Person arbeitet Montag, Mittwoch und Freitag je einen ganzen Tag. Firma: 42.5 Std., 5 Wochen Ferien.
| Feld | Eingabe |
|---|---|
| Arbeitstage (Faktor) | Mo 1 · Di 0 · Mi 1 · Do 0 · Fr 1 · Sa 0 · So 0
|
| Pensum % | 3 ÷ 5 × 100 = 60
|
| Wochenstunden (100 %) | 42.5 |
| Ferientage / Jahr | 5 × 3 = 15
|
Soll pro Arbeitstag = 42.5 × 60 ÷ 100 ÷ 3 = 25.5 ÷ 3 = 8.50 Std.
Woche = 3 × 8.50 = 25.50 Std. (= 60 % von 42.5)
- Eine Woche Ferien kostet 3 Ferientage.
- Dienstag und Donnerstag haben Faktor 0: Dort kann man keine Ferien planen. Eine Absenz an diesem Tag zählt nicht und erzeugt den Hinweis «Absenz auf freiem Tag am …».
- Fällt ein Feiertag auf einen Dienstag, ändert das nichts (war sowieso frei). Fällt er auf einen Montag, ist das Soll dieses Montags 0.
Variante: 3 Tage, aber nur 7 Std. pro Tag (21 Std. pro Woche)
Pensum % = 21 ÷ 42.5 × 100 = 49.41
Soll pro Arbeitstag = 42.5 × 49.41 ÷ 100 ÷ 3 = 7.00 Std.
Tipp: Pensum = gewünschte Wochenstunden ÷ Wochenstunden (100 %) × 100. Ferientage bleiben bei 5 × 3 = 15.
Situation: Im Sommer (April bis September) arbeitet die Firma 45 Std., im Winter (Oktober bis März) 40 Std.
Lösung mit Versionen. Jede Version gilt, bis die nächste beginnt:
| Version | Gültig ab | Wochenstunden (100 %) | Soll pro Tag (Mo–Fr, 100 %) |
|---|---|---|---|
| 1 | 01.01.2027 | 40 |
8.00 |
| 2 | 01.04.2027 | 45 |
9.00 |
| 3 | 01.10.2027 | 40 |
8.00 |
| 4 | 01.04.2028 | 45 |
9.00 |
| … | … | … | … |
So gehst du vor:
- Administration → Personen → Person → Arbeitsmodelle → Neue Version.
-
Gültig ab:
01.04.2027, Wochenstunden (100 %):45. Alle anderen Felder bleiben gleich. - Speichern.
- Nochmals Neue Version: Gültig ab
01.10.2027, Wochenstunden (100 %)40, Speichern.
Note
Versionen wiederholen sich nicht automatisch jedes Jahr. Du musst für jedes Jahr zwei neue Versionen anlegen. Du darfst sie auch Monate im Voraus erfassen.
Was das für Ferien bedeutet:
- Ein Ferientag im Juli schreibt 9.00 Std. gut, im November 8.00 Std. Er kostet in beiden Fällen 1 Ferientag.
- Lass Ferientage / Jahr in allen Versionen gleich (z. B. 25). Sonst schwankt der Anspruch von Monat zu Monat.
- Das Saldomodell muss in allen Versionen gleich bleiben (Wechsel siehe oben).
Alternative: Du trägst das ganze Jahr den Durchschnitt ein, z. B. 42.5 Std. Dann baut die Person im Sommer Plusstunden auf und im Winter wieder ab. Das ist einfacher, aber Ferien im Sommer schreiben dann nur 8.50 Std. gut, obwohl die Kollegen 9 Std. arbeiten.
Situation: Ab 1. Juli 2027 reduziert eine Person von 100 % (Mo–Fr) auf 60 % (Mo, Mi, Fr). Bisher 25 Ferientage.
- Administration → Personen → Person → Arbeitsmodelle → Neue Version.
-
Gültig ab:
01.07.2027. -
Pensum %:
60. -
Arbeitstage (Faktor): Mo
1, Di0, Mi1, Do0, Fr1. -
Ferientage / Jahr:
15(5 Wochen × 3). - Kontrolle: «Soll pro Arbeitstag: 8.50 Std.»
- Speichern.
Ergebnis:
- Bis 30.06.: Soll 8.50 Std. an 5 Tagen. Ab 01.07.: Soll 8.50 Std. an 3 Tagen.
- Ferienanspruch 2027 = 6 Monate × 25 ÷ 12 + 6 Monate × 15 ÷ 12 = 12.50 + 7.50 = 20.00 Tage.
- Der Stundensaldo läuft einfach weiter.
Warning
Nimmst du als Gültig ab den 15.07.2027, gilt das neue Soll ab dem 15.07. Für den Ferienanspruch zählt aber die Version, die am 1. des Monats gilt. Der Juli zählt dann noch mit 25 Tagen: 7 × 25 ÷ 12 + 5 × 15 ÷ 12 = 14.58 + 6.25 = 20.83 Tage. Deshalb: Versionen möglichst auf den Monatsersten legen.
Note
Offene (nicht abgeschlossene) Monate rechnet SmallTime bei jeder Anzeige neu. Änderst du eine Version rückwirkend, ändern sich Soll, Saldo und Ferien der offenen Monate sofort mit. Abgeschlossene Monate bleiben, wie sie sind.
| Aktion | Wann? | Einschränkung |
|---|---|---|
| Neue Version | Etwas ändert sich ab einem Datum (Pensum, Tage, Ferien, Sommer/Winter). | Pro Datum nur eine Version («Für dieses Datum existiert bereits eine Version.»). Nicht möglich, wenn ab dem Monat der Version schon ein Monat abgeschlossen ist. |
| Version bearbeiten | Tippfehler oder falsche Einstellung von Anfang an. | Nicht möglich, wenn ab dem Monat der Version schon ein Monat abgeschlossen ist («Die Änderung betrifft bereits abgeschlossene Monate.»). |
| Löschen | Version war ein Irrtum. | Gleiche Sperre wie oben. Die letzte Version kann nicht gelöscht werden. |
Tip
Ist ein Monat schon abgeschlossen und du hast einen Fehler entdeckt? Entweder die betroffenen Monate wieder öffnen (Monatsabschluss) oder die Differenz mit einem Eröffnungssaldo im nächsten offenen Monat ausgleichen (Personen verwalten).
Gültig ab darf in der Vergangenheit liegen. SmallTime rechnet Soll, Saldo und Ferien bei jeder Anzeige neu. Eine rückwirkende Version wirkt deshalb sofort auf alle Monate ab ihrem Datum bis heute: Monatsansicht, Jahresübersicht, fortlaufender Saldo und Ferienanspruch.
Drei Fälle:
| Fall | Was passiert |
|---|---|
| Ab dem Monat der Version ist schon ein Monat abgeschlossen | Speichern wird abgelehnt («Die Änderung betrifft bereits abgeschlossene Monate.»). Zuerst die Monate wieder öffnen (Monatsabschluss). Abgeschlossene Monate behalten ihre Werte, eine spätere Änderung verändert sie nie. Aus SmallTime PHP übernommene Abschlüsse sperren nicht. |
| Gültig ab liegt vor dem Beginn Zeiterfassung | Die Tage vor dem Beginn zählen nicht. Die Version wirkt erst ab dem Beginn und nur, wenn bis dahin keine spätere Version kommt. |
| Die Zeiterfassung läuft schon ab diesem Datum | Die neuen Werte gelten rückwirkend ab Gültig ab bis zur nächsten Version. |
Beispiel: Beginn Zeiterfassung 01.09.2026, Version 1 ab 01.09.2026. Du legst eine Version ab 01.08.2026 an. Diese gilt nur für August, und August liegt vor dem Beginn. Ab dem 01.09. gilt weiterhin Version 1. Die neue Version bewirkt nichts.
Willst du die Werte von Anfang an ändern, bearbeite die bestehende Version (Stift). Soll die Zeiterfassung früher beginnen, ändere zuerst Beginn Zeiterfassung (Personen verwalten).
Note
Wechselt mit der rückwirkenden Version auch das Saldomodell, gilt dieselbe Regel wie immer: nur auf einen Monatsersten, weg von «Jahresabrechnung» nur auf den 1. Januar (siehe Saldomodell).
| Fehler | Folge | Lösung |
|---|---|---|
| Pensum passt nicht zur Summe der Faktoren | Soll pro Tag zu hoch oder zu tief | Pensum = Summe der Faktoren ÷ 5 × 100 |
| Wochenstunden der Person statt der Firma eingetragen (z. B. 21.25 statt 42.5 bei 50 %) | Soll halbiert sich nochmals | Immer die Vollzeit-Wochenstunden der Firma eintragen |
| Ferientage nicht an die Faktoren angepasst | zu viele oder zu wenige Ferien | Ferienwochen × Summe der Faktoren |
| Feiertagskalender «DE» statt «CH» | falsche freie Tage | Kalender «CH» wählen, Häkchen prüfen |
| Alle Faktoren 0 | Soll immer 0 | mindestens einen Tag mit Faktor über 0 |
| Neue Version am 15. statt am 1. | Ferienanspruch im Übergangsmonat nach alter Version | Versionen auf den Monatsersten legen |
| Rückwirkende Version vor dem Beginn Zeiterfassung, danach folgt schon eine Version | Version wirkt nicht, nichts ändert sich | Bestehende Version bearbeiten (siehe Version rückwirkend erfassen) |
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