Repository navigation
Admin Ferien und Absenzen
Für Admins, die verstehen wollen, wie SmallTime Ferien, Krankheit, Militär und andere Abwesenheiten rechnet: Wie viele Ferientage hat jemand? Warum hat eine neue Mitarbeiterin so wenig Ferien? Was passiert, wenn jemand am selben Tag krank ist und arbeitet? Hier findest du die Antworten mit Zahlenbeispielen.
- Begriffe
- Die Absenzarten
- Absenzen erfassen
- So rechnet SmallTime eine Absenz
- Mehrere Absenzen am gleichen Tag
- Absenz und Arbeit am gleichen Tag
- Der Ferienanspruch pro Jahr
- Vortrag ins nächste Jahr
- Eröffnungssaldi
- Bezogen, geplant, Rest – und «Absenzen nur bis heute zählen»
- Absenzplanung und Absenzkalender
- Typische Fälle
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Absenz | Abwesenheit an einem Arbeitstag mit einem Grund (Absenzart). |
| Absenzart | Der Grund: Ferien, Krankheit, Unfall, Militär usw. |
| Angerechnet % | Wie viel Prozent des Solls die Absenz als Arbeitszeit gutschreibt. |
| Anspruch | Ferientage, die der Person in diesem Jahr zustehen. |
| Vortrag | Ferientage, die aus dem Vorjahr übrig sind (oder fehlen). |
| Bezogen | Ferientage, die bis heute genommen wurden. |
| Geplant | Ferientage, die in der Zukunft eingetragen sind. |
| Rest | Was noch übrig ist. |
Alle Ferienwerte rechnet SmallTime auf 2 Kommastellen genau.
Diese Absenzarten sind bei der Installation schon vorhanden (Administration → Stammdaten → Absenzarten):
| Code | Kürzel | Bezeichnung | Angerechnet % | Zählt als Ferien | Für Mitarbeitende wählbar |
|---|---|---|---|---|---|
| VAC | F | Ferien | 100 | Ja | Ja |
| SICK | K | Krankheit | 100 | Nein | Ja |
| ACC | U | Unfall | 100 | Nein | Ja |
| MIL | M | Militär | 100 | Nein | Ja |
| INT | I | Intern | 100 | Nein | Ja |
| EDU | W | Weiterbildung | 50 | Nein | Ja |
| EXT | E | Extern | 50 | Nein | Ja |
| STW | KUG | Kurzarbeit | 100 | Nein | Nein |
| OTR | ÜA | Überstunden abbauen | 0 | Nein | Ja |
Was die Spalten bewirken:
- Angerechnet %: 100 = die Absenz ersetzt die Arbeit voll, der Saldo bleibt gleich. 50 = nur die Hälfte wird gutgeschrieben. 0 = nichts wird gutgeschrieben, der Saldo sinkt um das Soll (genau das will man bei «Überstunden abbauen»).
- Zählt als Ferien: Nur solche Absenzen werden vom Ferienguthaben abgezogen.
- Für Mitarbeitende wählbar: Nein = nur Admins können diese Absenz eintragen (z. B. Kurzarbeit).
- Farbe: So erscheint die Absenzart in der Absenzplanung.
- Status: Inaktive Absenzarten kann niemand mehr neu auswählen. Bestehende Einträge bleiben.
Eigene Absenzarten anlegen und ändern: Stammdaten.
Als Admin für eine andere Person: Administration → Personen → Person → Monat → auf den Tag klicken. (Mitarbeitende machen dasselbe unter Monat, siehe Anwender: Absenzen und Ferienplanung.)
Im Fenster Tag bearbeiten, Bereich Absenzen:
- Absenz hinzufügen klicken.
- Absenzart wählen, z. B. «Ferien».
- Umfang wählen:
| Umfang | Bedeutung |
|---|---|
| Ganzer Tag | deckt das ganze Soll des Tages |
| Halber Tag | deckt die Hälfte des Solls |
| Stunden | deckt die eingegebene Anzahl Stunden (z. B. 2 für einen Arzttermin) |
| Auffüllen bis Soll | deckt genau die Stunden, die bis zum Soll noch fehlen. SmallTime zeigt dazu: «Deckt genau die Stunden, die bis zum Soll fehlen (aktuell … Std.).» |
- Optional Bemerkung.
- Absenz speichern.
Zum Ändern die Absenz anklicken (Absenz bearbeiten), zum Löschen Absenz entfernen.
Menü Planung (jede Person für sich): Absenzart wählen und auf Arbeitstage klicken. Ein zweiter Klick mit derselben Art entfernt die Absenz wieder. Tage ohne Arbeit (Faktor 0, Feiertage) lassen sich nicht wählen. So trägt man z. B. drei Wochen Ferien mit wenigen Klicks ein.
- Mitarbeitende dürfen Absenzen nur erfassen, wenn ihre Gruppe das Recht Absenzen erfassen hat, und nur mit Absenzarten, die Für Mitarbeitende wählbar sind. Siehe Gruppen und Berechtigungen.
- Die Bearbeitungsfrist gilt auch für Absenzen in der Vergangenheit.
- In abgeschlossenen Monaten kann niemand etwas ändern.
- Admins dürfen alle aktiven Absenzarten verwenden.
Grundformel für einen Tag mit Soll:
gedeckte Stunden = Soll × Anteil (Ganzer Tag: 1, Halber Tag: 0.5)
bzw. die eingegebenen Stunden
bzw. bei «Auffüllen»: Soll − gearbeitete Zeit
angerechnete Stunden = gedeckte Stunden × Angerechnet % ÷ 100
Absenztage = gedeckte Stunden ÷ Soll × Faktor des Tages
Tagessaldo = Ist + angerechnete Stunden − Soll
Beispiele (Montag, Faktor 1, Soll 8.50 Std.):
| Fall | Angerechnet | Absenztage | Tagessaldo |
|---|---|---|---|
| Ferien, Ganzer Tag, keine Arbeit | 8.50 Std. | 1 | 0.00 |
| Ferien, Halber Tag, 4.25 Std. gearbeitet | 4.25 Std. | 0.5 | 0.00 |
| Weiterbildung (50 %), Ganzer Tag | 4.25 Std. | 1 | −4.25 |
| Überstunden abbauen (0 %), Ganzer Tag | 0.00 Std. | 1 | −8.50 |
Krankheit, Stunden 2 (Arzt), 6.50 Std. gearbeitet |
2.00 Std. | 0.24 | 0.00 |
| Krankheit, Auffüllen bis Soll, 5.00 Std. gearbeitet | 3.50 Std. | 0.41 | 0.00 |
An einem Teilzeit-Tag (Dienstag, Faktor 0.5, Soll 4.25 Std.):
| Fall | Angerechnet | Ferientage |
|---|---|---|
| Ferien, Ganzer Tag | 4.25 Std. | 0.5 |
| Ferien, Halber Tag | 2.13 Std. | 0.25 |
Mehr zu Faktoren: Arbeitsmodelle.
An einem halben oder stundenweisen Betriebsferientag deckt die Absenz nur das verbleibende Soll ab. Beispiel: Heiligabend ist ein halber Betriebsferientag, Soll 4 statt 8 Std. Ein ganzer Tag Ferien schreibt 4 Std. gut und kostet 0.5 Ferientage.
An einem Tag ohne Soll (Wochenende, Faktor 0, arbeitsfreier Feiertag, ganzer Betriebsferientag): Die Absenz wirkt nicht. Sie schreibt keine Stunden gut und kostet keine Ferientage. Liegt der Tag in der Vergangenheit, erscheint der Hinweis «Absenz auf freiem Tag am …». Der Hinweis verhindert den Monatsabschluss nicht.
Tip
Fällt ein Feiertag in die Ferien, musst du nichts tun. Der Feiertag hat kein Soll, also kostet er keinen Ferientag, auch wenn die Ferien darüber eingetragen sind.
An einem Tag sind mehrere Absenzen möglich, z. B. vormittags Ferien und nachmittags Arzt.
Beispiel (Soll 8.50 Std.): «Ferien, Halber Tag» + «Krankheit, Halber Tag» → je 4.25 Std. und je 0.5 Tage. Saldo 0.
Regeln:
- SmallTime rechnet zuerst die festen Anteile (ganzer Tag, halber Tag, Stunden) in der Reihenfolge der Erfassung, zuletzt «Auffüllen bis Soll».
- Zusammen decken die Absenzen höchstens das Tagessoll. Ergeben sie mehr, erscheint der Hinweis «Absenzen am … ergeben mehr als das Tagessoll». Angerechnet wird trotzdem nur bis zum Soll. Der Hinweis blockiert den Monatsabschluss nicht.
Beispiel zu viel: «Ferien, Ganzer Tag» + «Krankheit, Halber Tag»: Die Ferien decken schon 8.50 Std. Die Krankheit bekommt 0 Std. und 0 Tage, und der Hinweis erscheint.
Was gilt, wenn jemand am Tag mit Absenz auch arbeitet? Das steuert die Einstellung Ferien und Arbeit am gleichen Tag unter Administration → Einstellungen → Berechnung. Im Arbeitsmodell einer Person kannst du sie mit Absenz und Arbeit am gleichen Tag abweichend setzen.
Die Absenz zählt immer ihren Anteil am Soll. Die Arbeit kommt dazu.
| Fall (Soll 8.50) | Angerechnet | Ferientage | Tagessaldo |
|---|---|---|---|
| Ferien, Halber Tag + 6.00 Std. Arbeit | 4.25 | 0.5 | +1.75 |
| Ferien, Ganzer Tag + 9.00 Std. Arbeit | 0.00 | 0 | +0.50 |
Beim ersten Fall entsteht aus einem halben Ferientag Überzeit.
Für genau eine ganztägige Absenz gilt zusätzlich die Einstellung Arbeitszeit von ganztägiger Absenz abziehen:
| Fall (Soll 8.50) | Einstellung | Angerechnet | Ferientage | Tagessaldo |
|---|---|---|---|---|
| Ferien, Ganzer Tag + 3.00 Std. Arbeit | Ja (Vorgabe) | 5.50 | 0.65 | 0.00 |
| Ferien, Ganzer Tag + 3.00 Std. Arbeit | Nein | 8.50 | 1 | +3.00 |
Mit «Ja» bekommt die Person also 0.35 Ferientage zurück, weil sie einen Teil des Tages gearbeitet hat.
Absenzen füllen nur die Stunden bis zum Soll auf. Aus Absenzen entsteht nie Überzeit. Der Ferienabzug sinkt entsprechend.
| Fall (Soll 8.50) | Angerechnet | Ferientage | Tagessaldo |
|---|---|---|---|
| Ferien, Halber Tag + 6.00 Std. Arbeit | 2.50 | 0.29 | 0.00 |
| Ferien, Ganzer Tag + 3.00 Std. Arbeit | 5.50 | 0.65 | 0.00 |
| Ferien, Ganzer Tag + 9.00 Std. Arbeit | 0.00 | 0 | +0.50 |
An einem Tag mit Arbeitszeit kann keine Absenz erfasst werden. SmallTime meldet: «An diesem Tag ist Arbeitszeit erfasst. Absenzen und Arbeit am gleichen Tag sind nicht erlaubt.»
Kommt die Arbeit später dazu (z. B. jemand stempelt an einem Ferientag), rechnet SmallTime wie bei «Auffüllen bis Soll» und zeigt den Hinweis «Absenz und Arbeitszeit am … (nicht erlaubt)». Dieser Hinweis blockiert den Monatsabschluss, bis du die Absenz oder die Arbeitszeit korrigierst.
Tip
Empfehlung: «Auffüllen bis Soll» ist am fairsten und verhindert unbeabsichtigte Überzeit. «Fest anrechnen» ist die Vorgabe, weil es dem Verhalten von SmallTime PHP entspricht.
SmallTime rechnet den Anspruch pro Monat: Für jeden Monat, in dem die Person mindestens einen Tag angestellt ist (zwischen Beginn und Ende der Zeiterfassung), gibt es ein Zwölftel der Ferientage / Jahr aus dem Arbeitsmodell.
Anspruch (Jahr) = Summe über alle aktiven Monate des Jahres: Ferientage/Jahr ÷ 12
Massgebend ist die Version des Arbeitsmodells am 1. des Monats (im Eintrittsmonat: am Eintrittstag).
Anna beginnt am 01.11.2026, Arbeitsmodell mit 25 Ferientagen.
Aktive Monate 2026: November, Dezember = 2 Monate
Anspruch 2026 = 2 × 25 ÷ 12 = 4.1667 → 4.17 Tage
Anspruch 2027 = 12 × 25 ÷ 12 = 25.00 Tage
Warum so wenig? Anna arbeitet 2026 nur zwei von zwölf Monaten. Ferien entstehen mit der Arbeitszeit: pro Monat gut 2 Tage (25 ÷ 12 = 2.08). Das entspricht der üblichen Pro-rata-Regel (anteilige Ferien bei Eintritt oder Austritt während des Jahres). Die übrigen Tage bekommt sie nicht «geschenkt», sondern ab Januar mit dem vollen Anspruch.
| Situation | Aktive Monate | Anspruch |
|---|---|---|
| ganzes Jahr angestellt | 12 | 25.00 |
| Eintritt 01.11. | 2 | 4.17 |
| Eintritt 15.11. | 2 (November zählt ganz) | 4.17 |
| Eintritt 01.07. | 6 | 12.50 |
| Austritt 31.03. | 3 | 6.25 |
| Austritt 10.03. | 3 (März zählt ganz) | 6.25 |
Note
Ein angefangener Monat zählt als ganzer Monat. Tritt jemand am 28. ein, bekommt er für diesen Monat schon 2.08 Tage. Möchtest du das nicht, korrigiere mit einem Eröffnungssaldo (z. B. −2.08 Ferientage).
Wechselt das Arbeitsmodell im Jahr, zählt jeder Monat mit seiner Version:
Jan–Jun 25 Tage, Jul–Dez 15 Tage:
6 × 25 ÷ 12 + 6 × 15 ÷ 12 = 12.50 + 7.50 = 20.00 Tage
Beispiel mit 30 Tagen ab dem 50. Geburtstag im Mai (Version ab 01.06.): 5 × 25 ÷ 12 + 7 × 30 ÷ 12 = 10.42 + 17.50 = 27.92 Tage.
Am Jahresende überträgt SmallTime den Rest automatisch als Vortrag ins neue Jahr. Das gilt für alle Saldomodelle. Du musst nichts tun. Ein negativer Rest (zu viele Ferien bezogen) wird ebenso übertragen.
Beispiel Anna:
| Jahr | Vortrag | Anspruch | Bezogen | Rest |
|---|---|---|---|---|
| 2026 | 0.00 | 4.17 | 1.00 | 3.17 |
| 2027 | 3.17 | 25.00 | 20.00 | 8.17 |
| 2028 | 8.17 | 25.00 | … | … |
In der Monatsansicht steht unten zum Beispiel:
Ferien: Vortrag 3.17 · Anspruch 25.00 · bezogen 20.00 · geplant 0.00 · Rest 8.17
Note
SmallTime lässt Ferien nicht automatisch verfallen. Soll ein Teil des Vortrags verfallen, erfasst du einen negativen Eröffnungssaldo in Ferientagen (siehe nächster Abschnitt).
Ein Eröffnungssaldo bucht einmalig Stunden und/oder Ferientage an einem Datum. Du erfasst ihn unter Administration → Personen → Person → Eröffnungssaldi → Saldo erfassen (oder beim Anlegen der Person im Abschnitt Eröffnungssaldo (optional)).
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Wirksam ab | Datum der Buchung |
| Stunden | werden im Monat dieses Datums zum Stundensaldo addiert (Zeile «Eröffnungssaldo» in der Monatsansicht) |
| Ferientage | werden im Jahr dieses Datums zum Vortrag addiert, ab dem Monat des Datums |
| Bemerkung | nur zur Information, z. B. «Übertrag Excel» |
Hans wechselt am 01.01.2027 zu SmallTime. Laut Excel: +12.50 Std., 3 Resttage aus 2026. Anspruch 25 Tage.
-
Wirksam ab
01.01.2027, Stunden12.5, Ferientage3, Bemerkung «Übertrag Excel». - Januar 2027: Übertrag 0, Eröffnungssaldo +12.50, dazu der Januar-Saldo.
- Ferien 2027: Vortrag 3.00 · Anspruch 25.00 → Rest 28.00 (vor Bezügen).
Im abgeschlossenen März wurde ein Ferientag vergessen. Statt den März wieder zu öffnen, erfasst du im offenen Mai einen Eröffnungssaldo: Wirksam ab 01.05.2027, Ferientage -1, Bemerkung «Ferientag 17.03. nachgetragen».
Vortrag 2027 = 12 Tage, laut Reglement dürfen nur 5 ins neue Jahr. → Wirksam ab 01.01.2027, Ferientage -7, Bemerkung «Verfall gemäss Reglement».
Warning
Ein Eröffnungssaldo kann nur in einem offenen Monat erfasst oder gelöscht werden. Ab dem Monat seines Datums darf noch kein Monat abgeschlossen sein. Bei übernommenen Daten aus SmallTime PHP steckt der alte Saldo bereits im Eröffnungssaldo am Stichtag. Siehe Umstieg von SmallTime PHP.
- Bezogen = Ferientage an Tagen bis und mit heute.
- Geplant = Ferientage an Tagen nach heute. Künftige Tage haben noch kein Soll. SmallTime rechnet deshalb für geplante Tage mit dem Faktor: Ganzer Tag = 1 × Faktor, Halber Tag = 0.5 × Faktor. Sobald der Tag vorbei ist, wird aus «geplant» «bezogen».
Wie der Rest gerechnet wird, bestimmt die Einstellung Absenzen nur bis heute zählen (Administration → Einstellungen → Berechnung):
| Einstellung | Rest | Bedeutung |
|---|---|---|
| Nein (Vorgabe) | Vortrag + Anspruch − bezogen − geplant | Der Rest zeigt, was nach allen eingetragenen Ferien noch frei ist. |
| Ja | Vortrag + Anspruch − bezogen | Geplante Ferien werden angezeigt, aber erst ab ihrem Tag abgezogen. |
Beispiel: Vortrag 3, Anspruch 25, bezogen 10, geplant 5.
- Einstellung Nein: Rest = 3 + 25 − 10 − 5 = 13
- Einstellung Ja: Rest = 3 + 25 − 10 = 18 (die 5 geplanten Tage stehen daneben)
In der Absenzplanung erscheint bei «Ja» der Hinweis: «Geplante Absenzen werden gespeichert und angezeigt, aber erst ab ihrem Tag angerechnet.»
Tip
Empfehlung: Nein. Dann sieht jede Person sofort, wie viele Ferientage sie noch verplanen kann.
- Planung (oben im Menü): Jede Person plant ihre eigenen Absenzen im Jahreskalender. Oben stehen «Ferien 2027» mit Vortrag, Anspruch 2027, Bezogen, Geplant, Rest. Die Farben kommen aus den Absenzarten. Ohne Recht Absenzen erfassen ist der Kalender nur zur Ansicht: «Du darfst keine Absenzen erfassen; der Kalender ist nur zur Ansicht.»
- Administration → Auswertungen → Absenzkalender: Du siehst für einen Monat und optional eine Gruppe alle Personen mit ihren Absenzen Tag für Tag. Ideal, um Ferien im Team abzustimmen.
- Administration → Auswertungen → Jahresstatistik: pro Person Soll, Ist, Saldo Jahr, Auszahlung, Saldo Ende, Ferien Rest und die Absenztage pro Absenzart. Mit CSV herunterladen für Excel.
- Monat der Person öffnen (oder Planung).
- Absenzart Militär (Kürzel M) für jeden Arbeitstag des Dienstes eintragen, Umfang Ganzer Tag.
- Wochenenden brauchst du nicht einzutragen (Faktor 0 = kein Soll).
Ergebnis: Militär ist zu 100 % angerechnet, der Saldo bleibt gleich, Ferien werden nicht abgezogen. Die Erwerbsersatzordnung (EO) läuft ausserhalb von SmallTime.
Absenzart Krankheit, Umfang Stunden, Anzahl Stunden 1.5. Oder Auffüllen bis Soll, wenn der Rest des Tages einfach gedeckt sein soll.
Absenzart Überstunden abbauen, Ganzer Tag. Der Saldo sinkt um das Soll des Tages (z. B. −8.50 Std.), Ferien bleiben unberührt.
Die Ferienabsenz an den Kranktagen entfernen und Krankheit eintragen. Die Ferientage werden automatisch wieder gutgeschrieben.
Absenzart Weiterbildung (50 %). Ein ganzer Tag schreibt die Hälfte des Solls gut. Soll die Weiterbildung voll zählen, ändere Angerechnet % in den Stammdaten oder lege eine eigene Absenzart an (z. B. «Weiterbildung Firma», 100 %).
Weiter mit: Saldo und Auszahlungen · Arbeitsmodelle · Stammdaten · Anwender: Absenzen und Ferienplanung · Häufige Fragen