Admin Stammdaten

Stammdaten

Für wen ist diese Seite?

Für Admins, die die Grundlisten der Firma pflegen: Absenzarten, Feiertage, Betriebsferientage, Pausenregeln und Zuschläge. Diese Listen gelten für alle Personen. Richte sie vor dem Anlegen der Personen ein.

Menü: Administration → Stammdaten. Oben gibt es fünf Register: Absenzarten, Feiertage, Betriebsferientage, Pausenregeln, Zuschläge.

Inhalt

1. Absenzarten
2. Feiertage
3. Betriebsferientage
4. Pausenregeln
5. Zuschläge

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1. Absenzarten

Die Liste

Spalte	Bedeutung
Code	Technischer Name, z. B. VAC. Mit Farbfeld davor.
Kürzel	Kurzform im Kalender, z. B. «F»
Bezeichnung	z. B. «Ferien»
Angerechnet %	wie viel vom Soll gutgeschrieben wird
Zählt als Ferien	Ja = wird vom Ferienguthaben abgezogen
Für Mitarbeitende wählbar	Ja = Mitarbeitende dürfen sie selbst eintragen
Status	Aktiv oder Inaktiv

Die vorhandenen Absenzarten (Ferien, Krankheit, Unfall, Militär, Intern, Weiterbildung, Extern, Kurzarbeit, Überstunden abbauen) mit allen Werten findest du in Ferien und Absenzen.

Eine Absenzart ändern

1. Auf die Zeile klicken.
2. Werte ändern:

Feld	Bedeutung	Beispiel
Code	kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden	–
Angerechnet %	0 bis 200. 100 = volles Soll, 50 = halbes, 0 = nichts	Weiterbildung auf 100 setzen
Status	Inaktiv: kann nicht mehr neu gewählt werden, alte Einträge bleiben und zählen weiter	«Extern» nicht gebraucht → Inaktiv
Farbe	«Farbe in der Absenzplanung»	Ferien grün, Krankheit rot
Zählt als Ferien	Häkchen	nur bei Ferien-ähnlichen Arten
Für Mitarbeitende wählbar	Häkchen	Kurzarbeit nur durch Admin

3. Speichern.

Bei den mitgelieferten Absenzarten sind Bezeichnung und Kürzel in allen Sprachen fest übersetzt. Du siehst dann den Hinweis «Übersetzt in den Sprachdateien (catalog.json).» Diese Texte kannst du hier nicht ändern.

Warning

Eine Änderung von Angerechnet % oder Zählt als Ferien wirkt auf alle offenen Monate, auch rückwirkend, weil SmallTime offene Monate immer neu rechnet. Abgeschlossene Monate bleiben unverändert. Ändere solche Werte deshalb am besten direkt nach einem Monatsabschluss, oder lege eine neue Absenzart an.

Absenzarten kann man nicht löschen, nur auf Inaktiv setzen.

Eine eigene Absenzart anlegen

Beispiel: «Vaterschaftsurlaub», voll bezahlt, zählt nicht als Ferien.

1. Absenzart anlegen.
2. Code: PAT (2 bis 12 Zeichen, nur Grossbuchstaben, Ziffern und _).
3. Angerechnet %: 100.
4. Farbe: z. B. hellblau.
5. Bezeichnung: «Vaterschaftsurlaub», Kürzel: «VU» (bis 12 Zeichen).
6. Zählt als Ferien: kein Häkchen.
7. Für Mitarbeitende wählbar: Häkchen, wenn die Person es selbst eintragen soll.
8. Speichern.

Note

Eigene Absenzarten haben eine Bezeichnung in einer Sprache. Sie erscheint in allen Sprachen gleich.

Weitere Ideen: «Umzug» (100 %), «Arzt» (100 %), «Unbezahlter Urlaub» (0 %), «Kompensation Firmenanlass» (100 %).

2. Feiertage

Die Ansicht

1. Kalender wählen, z. B. «CH – Schweiz».
2. Jahr wählen. Die Liste zeigt jeden Feiertag mit Datum (inkl. Wochentag) für dieses Jahr, Feiertag (Name), Code und Standardmässig frei.

Vorhandene Kalender: CH (Schweiz), DE (Deutschland), AT (Österreich), LI (Liechtenstein). Bewegliche Feiertage wie Ostern, Auffahrt oder Pfingsten rechnet SmallTime für jedes Jahr selbst aus.

Im Kalender «CH» sind diese Feiertage Standardmässig frei vorangehakt: Neujahr, Berchtoldstag, Karfreitag, Ostermontag, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Bundesfeier, 1. Weihnachtstag, 2. Weihnachtstag. Weitere (z. B. Heilige Drei Könige, Tag der Arbeit, Fronleichnam, Mariä Himmelfahrt, Bettagsmontag, Allerheiligen, Mariä Empfängnis, Heiligabend, Silvester) sind vorhanden, aber nicht vorangehakt.

Was bedeutet «Standardmässig frei»?

Es ist nur die Vorauswahl für neue Arbeitsmodelle. Welche Feiertage für eine Person wirklich frei sind, steht in ihrem Arbeitsmodell unter Arbeitsfreie Feiertage.

Important

Setzt oder entfernst du hier ein Häkchen, ändert das bestehende Arbeitsmodelle nicht. Du musst bei den Personen eine neue Version des Arbeitsmodells anlegen (z. B. ab 01.01.) und dort das Häkchen setzen. Richte die Feiertage deshalb vor dem Anlegen der Personen ein.

Beispiel Kanton Luzern (katholisch): Häkchen zusätzlich bei Fronleichnam, Mariä Himmelfahrt, Allerheiligen und Mariä Empfängnis.

Einen eigenen festen Feiertag hinzufügen

Beispiel: Ein Ortsfeiertag, z. B. ein Stadtfest, jedes Jahr am 12.07.

Im Bereich Fester Feiertag hinzufügen:

1. Code: z. B. stadtfest (2 bis 60 Zeichen, Buchstaben, Ziffern, -, _).
2. Feiertag: «Stadtfest».
3. Tag: 12, Monat: 7.
4. Standardmässig frei: Häkchen, falls neue Arbeitsmodelle ihn frei haben sollen.
5. Erstellen.

Über die Oberfläche kannst du nur Feiertage mit festem Datum hinzufügen. Einen Feiertag löschen: Papierkorb in seiner Zeile.

Tip

Soll ein Tag für alle frei sein, ohne jedes Arbeitsmodell anzupassen? Dann nimm besser einen Betriebsferientag (nächster Abschnitt).

3. Betriebsferientage

Tage, an denen die ganze Firma geschlossen ist, z. B. Heiligabend nachmittags, Silvester oder ein Brückentag.

• Ein Betriebsferientag gilt für alle Personen, unabhängig vom Arbeitsmodell.
• Er wiederholt sich jedes Jahr am selben Datum (Tag und Monat).
• Du legst fest, wie viel frei ist (Feld Umfang):

Umfang	Wirkung auf das Soll des Tages	Beispiel bei 8 Std. Soll
Ganzer Tag frei	kein Soll	Soll 0 Std.
Halber Tag frei	halbes Soll	Soll 4 Std.
Stundenweise frei	Soll minus die freien Stunden, nie unter 0	2 Std. frei → Soll 6 Std.

Das gilt auch für Teilzeit: Hat jemand an diesem Wochentag 4 Std. Soll, bleiben bei «Halber Tag frei» 2 Std. und bei «2 Std. frei» ebenfalls 2 Std.

Anlegen:

1. Oben rechts auf Tag hinzufügen klicken.
2. Bezeichnung: z. B. «Heiligabend».
3. Tag: 24, Monat: 12.
4. Umfang: z. B. Halber Tag frei (Heiligabend nachmittags) oder Stundenweise frei und bei Freie Stunden z. B. 2 (Silvester ab 15 Uhr).
5. Speichern.

In der Liste steht pro Tag das Datum, die Bezeichnung und der Umfang, z. B. «24.12. Heiligabend · Halber Tag frei». Mit Bearbeiten änderst du einen Tag, mit Deaktivieren / Aktivieren schaltest du ihn aus und wieder ein.

In der Monatsansicht, im Tagesdialog, in der Planung und im PDF-Monatsrapport steht bei einem halben oder stundenweisen Tag der Zusatz, z. B. «Heiligabend (½ Tag frei)» oder «Silvester (2 Std. frei)».

Beispiele

Situation	Einstellung
Firma am 26.12. ganz geschlossen	26.12., Ganzer Tag frei
Heiligabend nur am Vormittag geöffnet	24.12., Halber Tag frei
Silvester: alle gehen 2 Stunden früher	31.12., Stundenweise frei, Freie Stunden 2
Betriebsausflug am Nachmittag	Datum des Ausflugs, Halber Tag frei (im nächsten Jahr deaktivieren, siehe Hinweis unten)

Ferien oder Absenzen an einem halben oder stundenweisen Betriebsferientag decken nur das verbleibende Soll ab. Ein ganzer Tag Ferien am Heiligabend (halber Tag frei) kostet deshalb nur ½ Ferientag.

Note

Fällt ein Betriebsferientag auf einen arbeitsfreien Feiertag oder einen freien Wochentag (z. B. Samstag), bleibt der Tag ganz frei. Ein halber Betriebsferientag macht aus einem freien Tag nie einen halben Arbeitstag.

Warning

Ein Betriebsferientag kostet keine Ferientage und schreibt keine Stunden gut: Er senkt nur das Soll (ganz, zur Hälfte oder um die Stunden). Willst du, dass die Leute die freien Tage «vorarbeiten», nutze zusätzlich die Vorholzeit / Jahr im Arbeitsmodell (Arbeitsmodelle). Sollen die Tage vom Ferienguthaben abgehen, erfasse stattdessen für alle Personen Ferien an diesen Tagen.

Note

Brückentage wechseln jedes Jahr das Datum (z. B. der Freitag nach Auffahrt). Trage sie jedes Jahr neu ein und deaktiviere die alten nach dem Datum. Sonst wären sie im nächsten Jahr am selben Kalendertag wieder frei. Eine Änderung wirkt in allen offenen Monaten.

4. Pausenregeln

Automatischer Pausenabzug, wenn jemand lange ohne Ausstempeln arbeitet.

Hinweis auf der Seite: «Der Abzug gilt pro Zeitpaar. Bereiche dürfen sich nicht überschneiden.»

Eine Regel hat drei Werte:

Feld	Bedeutung
Ab Stunden	ab dieser Dauer eines Zeitpaars (einschliesslich)
Bis Stunden	bis unter diese Dauer
Abzug Minuten	so viele Minuten werden abgezogen

Beispiel-Regeln:

Ab Stunden	Bis Stunden	Abzug Minuten
5.5	7	15
7	9	30
9	24	60

Wirkung:

Zeitpaar	Dauer	Abzug	Ist
08:00–12:00	4.00	0	4.00
08:00–14:00	6.00	15 Min.	5.75
07:00–16:00	9.00	60 Min.	8.00
07:00–12:00 und 12:45–17:00	5.00 + 4.25	0 + 0	9.25

Important

Die Pause gilt pro Zeitpaar, nicht pro Tag. Wer über Mittag aus- und wieder einstempelt, hat zwei kurze Paare und bekommt meistens keinen Abzug. Das ist gewollt: Die Mittagspause ist dann schon durch das Ausstempeln erfasst.

Bearbeiten: Stift → Regel hinzufügen / Papierkorb → Speichern. Überschneiden sich zwei Bereiche, meldet SmallTime: «Pausenregeln dürfen sich nicht überschneiden.» Die Pausenregeln wirken auf alle offenen Monate.

Keine automatischen Pausen gewünscht? Alle Regeln löschen («Keine Pausenregeln.»).

5. Zuschläge

Zuschläge schreiben für Arbeit zu bestimmten Zeiten mehr Zeit gut, z. B. Nachtarbeit oder Sonntagsarbeit.

Aufbau

• Ein Regelsatz ist eine Sammlung von Regeln, z. B. «Nachtarbeit Produktion».
• Den Regelsatz weist du im Arbeitsmodell einer Person zu (Zuschlagsregeln).
• Personen ohne Regelsatz bekommen keine Zuschläge.

Einen Regelsatz anlegen

1. Regelsatz (Name) eintippen, z. B. «Nacht und Sonntag».
2. Regelsatz anlegen.
3. Beim Regelsatz auf den Stift → Regel hinzufügen. Pro Regel:

Feld	Bedeutung
Tagesart	Wochentag, Sonntag oder Feiertag
Wochentag	nur bei Tagesart «Wochentag»: Mo, Di, …
Von / Bis	Zeitfenster, z. B. 23:00 bis 06:00. Ist «Bis» kleiner als «Von», geht das Fenster über Mitternacht.
Prozent	Wie viel eine Stunde in diesem Fenster zählt: 125 = 1 Std. zählt 1.25 Std. (+25 %)

4. Regeln speichern.

Regeln:

• Feiertag geht vor Sonntag, Sonntag geht vor Wochentag.
• Überlappen sich Fenster, gilt der höchste Prozentsatz (sie werden nicht addiert).
• Ein Fenster über Mitternacht gehört zu dem Tag, an dem es beginnt.

Rechenbeispiel

Regel: Wochentag Mo, Von 23:00, Bis 06:00, Prozent 125. Arbeit von Montag 22:00 bis Dienstag 06:00 (8 Std.), Pause 30 Min.

Dauer                   = 8.00 Std.
− Pause                 = 7.50 Std.
Überlappung 23:00–06:00 = 7.00 Std.
Zuschlag                = 7.00 × (125 − 100) ÷ 100 = 1.75 Std.
Ist                     = 7.50 + 1.75 = 9.25 Std.

Als Zeitgutschrift oder nur ausweisen?

In den Einstellungen unter Berechnung → Zuschläge:

• Als Zeitgutschrift: Der Zuschlag erhöht das Ist und damit den Saldo (im Beispiel 9.25 Std.).
• Nur ausweisen: Der Zuschlag wird angezeigt, das Ist bleibt 7.50 Std. Die Lohnbuchhaltung zahlt den Zuschlag in Geld aus.

Im Tag siehst du pro Zeitpaar «Zuschlag +1.75 Std.». Oben im Fenster Tag bearbeiten steht, welches Arbeitsmodell gilt («Arbeitsmodell ab …: … %, … Std./Woche») und welcher Regelsatz mit welchen Regeln an diesem Tag wirkt (z. B. «Regelsatz «Nacht und Sonntag»» mit «23:00–06:00: 125 %»).

Einen Regelsatz löschen: Papierkorb, Frage «Regelsatz «…» löschen?» bestätigen.

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