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Admin Haeufige Fragen
Für Admins mit einer konkreten Frage aus dem Alltag. Jede Antwort ist kurz und verweist auf die ausführliche Seite. Fragen deiner Mitarbeitenden findest du unter Anwender: Häufige Fragen.
Ferien und Absenzen
- Warum hat meine Mitarbeiterin mit Start am 1.11. so wenig Ferien?
- Wie viele Ferientage trage ich bei Teilzeit ein?
- Wie trage ich Militär ein?
- Jemand hat an einem Ferientag ein paar Stunden gearbeitet. Was passiert?
- Jemand wurde in den Ferien krank.
- Wie lasse ich alte Resttage verfallen?
- Die Firma ist zwischen Weihnachten und Neujahr zu. Wie erfasse ich das?
- Es erscheint «Absenz auf freiem Tag». Was heisst das?
Arbeitsmodell und Soll
- Was stelle ich ein, wenn jemand Mo und Fr ganz und sonst halbtags arbeitet?
- Warum hat jemand am Montag 12.14 Std. Soll?
- Das Pensum ändert ab Juli. Was tun?
- Ein Feiertag wird nicht als frei gerechnet.
- Warum zeigt der laufende Monat so wenig Soll?
Stempeln und Zeiten
- Ein Mitarbeiter hat vergessen auszustempeln.
- Warum wurde keine Pause abgezogen?
- Die Nachtschicht bleibt offen.
- Was bedeutet «Lange Arbeitszeit … nicht bestätigt»?
- Was bedeutet der Hinweis «Änderungen möglich ab …»?
Saldo, Abschluss, Auszahlung
- Wie mache ich eine Auszahlung von Überstunden?
- Warum kann ich den Monat nicht abschliessen?
- Wie korrigiere ich einen abgeschlossenen Monat?
- Warum ist der Saldovortrag nach der Umstellung 0?
- Warum beginnt der Januar bei 0, obwohl die Person Überstunden hatte?
- Wie richte ich eine Aushilfe im Stundenlohn ein?
Konten, Rechte, Lizenz
- Konto gesperrt – was tun?
- Jemand hat das Passwort vergessen oder das Startpasswort verloren.
- Eine Person tritt aus. Was muss ich tun?
- Warum sieht ein Mitarbeiter die Anwesenheitsliste nicht?
- Ich kann keine neue Person anlegen.
- Wie finde ich heraus, wer etwas geändert hat?
Weil der Ferienanspruch pro Monat entsteht: Für jeden Monat, in dem sie angestellt ist, gibt es ein Zwölftel der Jahresferien.
Start 01.11.2026, 25 Ferientage/Jahr
2026: November + Dezember = 2 Monate × 25 ÷ 12 = 4.17 Tage
2027: 12 Monate × 25 ÷ 12 = 25.00 Tage
Sie hat also nichts verloren. Nicht bezogene Tage aus 2026 kommen 2027 als Vortrag dazu. Ein angefangener Monat zählt ganz: Mit Start am 15.11. wären es ebenfalls 4.17 Tage. Mehr: Ferien und Absenzen.
Ferientage zählen in «Faktor-Tagen». Faustregel:
Ferientage / Jahr = Ferienwochen × Summe der Faktoren einer Woche
| Arbeitstage | Faktoren | Summe | 5 Wochen = |
|---|---|---|---|
| Mo–Fr ganz | 1 1 1 1 1 | 5 | 25 |
| Mo, Mi, Fr ganz | 1 0 1 0 1 | 3 | 15 |
| Mo+Fr ganz, Di–Do halb | 1 0.5 0.5 0.5 1 | 3.5 | 17.5 |
| Mo–Fr vormittags, Faktor 1 | 1 1 1 1 1 (Pensum 50 %) | 5 | 25 |
| Mo–Fr vormittags, Faktor 0.5 | 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 | 2.5 | 12.5 |
Details: Arbeitsmodelle.
Administration → Personen → Person → Monat → Tag anklicken → Absenz hinzufügen → Absenzart «Militär», Umfang «Ganzer Tag» → Absenz speichern. Für jeden Arbeitstag des Dienstes. Schneller geht es in der Planung: Absenzart «Militär» wählen und die Tage anklicken. Wochenenden nicht eintragen, dort gibt es kein Soll.
Wirkung: 100 % angerechnet, Saldo unverändert, keine Ferientage abgezogen. Die EO-Abrechnung machst du wie bisher ausserhalb von SmallTime.
Das hängt von Einstellungen → Berechnung → Ferien und Arbeit am gleichen Tag ab. Beispiel: Soll 8.50, ganzer Ferientag, 3 Std. gearbeitet:
| Einstellung | Ferientage | Saldo |
|---|---|---|
| Fest anrechnen + «Arbeitszeit von ganztägiger Absenz abziehen» = Ja (Vorgabe) | 0.65 | 0.00 |
| Fest anrechnen + Abziehen = Nein | 1 | +3.00 |
| Auffüllen bis Soll | 0.65 | 0.00 |
| Nicht erlaubt | – | Hinweis, Monatsabschluss blockiert |
Mehr: Ferien und Absenzen.
Im Monat der Person an den Kranktagen die Ferien-Absenz öffnen und die Absenzart auf «Krankheit» ändern (oder entfernen und neu erfassen). Die Ferientage werden automatisch wieder gutgeschrieben. Ist der Monat schon abgeschlossen: Frage 21.
SmallTime lässt nichts automatisch verfallen. Erfasse einen negativen Eröffnungssaldo: Personen → Person → Eröffnungssaldi → Saldo erfassen, Wirksam ab z. B. 01.04.2027, Ferientage -7, Bemerkung «Verfall Vorjahresferien gemäss Reglement».
Zwei Möglichkeiten:
- Die Tage gehen von den Ferien ab: Jede Person trägt (oder du trägst) an diesen Tagen Ferien ein. Am schnellsten in der Planung.
- Die Firma schenkt die Tage: Stammdaten → Betriebsferientage → z. B. «Betriebsferien» 29.12., 30.12. usw. einzeln anlegen. An diesen Tagen gibt es kein Soll, keine Ferientage werden abgezogen. Achtung: Betriebsferientage wiederholen sich jedes Jahr am selben Datum. Deaktiviere sie, falls sie im nächsten Jahr nicht mehr gelten.
Sollen die geschenkten Tage vorgearbeitet werden, setze zusätzlich Vorholzeit / Jahr im Arbeitsmodell. Siehe Stammdaten.
7a. Heiligabend ist nur am Vormittag geöffnet, Silvester gehen alle 2 Stunden früher. Wie stelle ich das ein?
Stammdaten → Betriebsferientage → Tag hinzufügen:
- «Heiligabend», 24.12., Umfang: Halber Tag frei → das Soll wird halbiert (8 Std. → 4 Std.).
- «Silvester», 31.12., Umfang: Stundenweise frei, Freie Stunden
2→ das Soll sinkt um 2 Std. (8 Std. → 6 Std.).
In der Monatsansicht steht dann «Heiligabend (½ Tag frei)» bzw. «Silvester (2 Std. frei)». Nimmt jemand an einem solchen Tag ganz frei, trägt er einen ganzen Tag Ferien ein: Das kostet am Heiligabend nur ½ Ferientag.
Eine Absenz liegt auf einem Tag ohne Soll: Wochenende, Tag mit Faktor 0, arbeitsfreier Feiertag oder ganzer Betriebsferientag. Sie wirkt dort nicht (keine Stunden, keine Ferientage). Der Hinweis stört den Monatsabschluss nicht. Du kannst die Absenz entfernen, damit es übersichtlich bleibt.
| Feld | Wert |
|---|---|
| Arbeitstage (Faktor) | Mo 1, Di 0.5, Mi 0.5, Do 0.5, Fr 1, Sa 0, So 0
|
| Pensum % |
70 (Summe 3.5 ÷ 5) |
| Wochenstunden (100 %) | Vollzeit der Firma, z. B. 42.5
|
| Ferientage / Jahr |
17.5 (5 Wochen × 3.5) |
Ergebnis: «Soll pro Arbeitstag: 8.50 Std.» → Mo und Fr 8.50 Std., Di–Do je 4.25 Std., Woche 29.75 Std. Ein Ferientag an einem Halbtag (Umfang «Ganzer Tag») kostet 0.5 Ferientage. Ausführlich: Arbeitsmodelle, Beispiel c.
Pensum und Faktoren passen nicht zusammen. Typisch: Faktoren wie in Frage 9 (Summe 3.5), aber Pensum 100 %. Dann rechnet SmallTime 42.5 ÷ 3.5 = 12.14 Std. für einen ganzen Tag. Lösung: Pensum = Summe der Faktoren ÷ 5 × 100, hier 70. Ändere die Version des Arbeitsmodells (Stift) oder lege eine neue Version an, falls schon Monate abgeschlossen sind.
Personen → Person → Arbeitsmodelle → Neue Version → Gültig ab 01.07.2027, neues Pensum %, neue Arbeitstage (Faktor), angepasste Ferientage / Jahr → Speichern. Die alte Version gilt bis 30.06. Der Ferienanspruch des Jahres wird Monat für Monat gemischt (z. B. 6 × 25/12 + 6 × 15/12 = 20 Tage). Nimm immer einen Monatsersten. Siehe Arbeitsmodelle, Beispiel f.
Prüfe im Arbeitsmodell der Person:
- Ist der richtige Feiertagskalender gewählt (z. B. «CH» statt «DE»)?
- Ist der Feiertag bei Arbeitsfreie Feiertage angehakt?
Das Häkchen Standardmässig frei in den Stammdaten gilt nur für neue Arbeitsmodelle. Bei bestehenden musst du es im Arbeitsmodell setzen. Liegt der Tag in einem abgeschlossenen Monat, erstelle eine neue Version ab dem nächsten offenen Monat und korrigiere die Differenz mit einem Eröffnungssaldo.
SmallTime rechnet das Soll nur bis heute. Künftige Tage haben noch kein Soll. Am 10. des Monats siehst du also nur das Soll vom 1. bis 10. Das ist gewollt: So ist der Saldo immer aktuell und nicht künstlich im Minus.
Du erkennst es am Hinweis «Fehlende Zeit am …» und im Tag an «07:30 – Gehen fehlt». Heute ist eine offene Zeit normal (die Person ist ja noch da).
So korrigierst du:
- Administration → Personen → Person → Monat (oder im Monatsabschluss das Auge Monat ansehen).
- Den Tag anklicken.
- Bei der offenen Zeit Zeit ändern und bei Gehen die richtige Uhrzeit eintragen.
- Speichern.
Mit dem Recht Stempel ändern/löschen kann die Person das auch selbst tun (innerhalb der Bearbeitungsfrist).
Note
Stempelt die Person am nächsten Morgen, ist das ein neues Kommen, kein Gehen. Die Zeit vom Vortag bleibt offen, bis jemand sie korrigiert. Eine offene Zeit blockiert den Monatsabschluss.
Pausenregeln gelten pro Zeitpaar, nicht pro Tag. Wer 07:00–12:00 und 12:30–17:00 stempelt, hat zwei Paare mit 5 und 4.5 Std. Ist die Regel «ab 6 Std. 30 Min.», greift sie bei keinem Paar. Das ist richtig so: Die Pause ist durch das Ausstempeln erfasst. Siehe Stammdaten.
Im Arbeitsmodell der Person muss Schichten über Mitternacht angehakt sein. Ausserdem darf die Schicht nicht länger als die Max. Schichtdauer (Vorgabe 16 Std.) sein. Sonst beginnt beim Stempeln nach Mitternacht eine neue Zeit, und die alte bleibt offen. Korrigiere die offene Zeit wie in Frage 14. Siehe Arbeitsmodelle.
Ein Zeitpaar dauert länger als Bestätigung ab Paardauer (Vorgabe 12 Std.). Oft ist das ein vergessenes Gehen. Prüfe den Tag: Stimmt die Zeit, klicke Lange Arbeitszeit bestätigen. Sonst korrigiere das Gehen. Unbestätigt blockiert es den Monatsabschluss.
Für die Person gilt eine Bearbeitungsfrist (aus ihrer Gruppe oder den Standardberechtigungen). Beispiel: Frist 7 Tage, heute 18.09. → «Änderungen möglich ab 11.09.2026». Ältere Tage kann die Person nicht mehr ändern. Sie muss dich fragen. Du als Admin kannst immer ändern, solange der Monat offen ist. Siehe Gruppen und Berechtigungen.
Administration → Personen → Person → Auszahlungen → Manuelle Auszahlung: Monat (z. B. September 2026), Stunden (0 = entfernen) z. B. 20, Bemerkung → Auszahlung speichern. Der Saldo Ende dieses Monats sinkt um 20 Std. Pro Monat gibt es eine manuelle Auszahlung; nochmals speichern ersetzt den Wert. Nur in offenen Monaten. Mehr: Saldo und Auszahlungen.
Die Spalte Prüfung im Monatsabschluss nennt den Grund:
| Grund | Lösung |
|---|---|
| Monat noch nicht beendet | ab dem 1. des Folgemonats |
| Vormonat offen | zuerst den Vormonat abschliessen |
| Offene Fehler | Monat ansehen: fehlende Gehen-Zeit, unbestätigte lange Zeit, fehlendes Arbeitsmodell oder Absenz mit Arbeit (Modus «Nicht erlaubt») beheben |
| Ausserhalb der Zeiterfassung | nichts zu tun |
| Bereits abgeschlossen | nichts zu tun |
Siehe Monatsabschluss.
- Der letzte abgeschlossene Monat: Monatsabschluss (oder Person → Jahr) → Wieder öffnen → Grund (mind. 3 Zeichen) → korrigieren → wieder abschliessen.
- Ein älterer Monat: Am einfachsten die Differenz als Eröffnungssaldo im aktuellen offenen Monat buchen (Stunden und/oder Ferientage, mit Bemerkung). Oder die Monate von hinten her einzeln wieder öffnen, korrigieren und der Reihe nach wieder abschliessen.
Archivmonate aus SmallTime PHP lassen sich nie öffnen: immer Eröffnungssaldo verwenden.
Meistens ist alles richtig, es steht nur an einer anderen Stelle:
- Im ersten Monat nach dem Umstieg ist der «Übertrag» immer 0. Der Saldo aus SmallTime PHP steht in der Zeile Eröffnungssaldo (gebucht am Stichtag, also am Beginn der neuen Zeiterfassung). Der Saldo Monatsende enthält ihn. Die Ferien-Resttage stecken im Vortrag der Ferienzeile.
- Ist auch der Eröffnungssaldo 0? Schau unter Person → Eröffnungssaldi. Fehlt der Wert oder ist er falsch, erfasse einen Eröffnungssaldo mit dem richtigen Wert (Datum = Stichtag, falls dieser Monat noch offen ist, sonst im nächsten offenen Monat).
- Saldomodell «Jahresabrechnung» oder «Monatlich»: Ist die Vorperiode nicht abgeschlossen, beginnt die neue Periode bei 0 (Hinweis «Vorperiode … ist nicht abgeschlossen»). Siehe Frage 23.
Mehr: Umstieg von SmallTime PHP.
Die Person hat das Saldomodell Jahresabrechnung und der Dezember ist noch nicht abgeschlossen. Erst beim Abschluss des Dezembers entscheidest du: Übertragen, Auszahlen (auf 0) oder Verfällt. Schliesse den Dezember mit der gewünschten Auswahl bei Saldo bei Periodenende ab. Danach stimmt der Januar. Bei «Fortlaufend» passiert das nie.
Arbeitsmodell: Pensum % 0, Arbeitstage z. B. Mo–Fr 1, Saldomodell «Monatlich (Stundenlohn)», Ferientage / Jahr 0 (wenn Ferien im Lohn abgegolten sind). Jede gearbeitete Stunde ist ein Plus. Beim Monatsabschluss werden die Stunden automatisch als Auszahlung gebucht und der Saldo auf 0 gesetzt. Siehe Saldo und Auszahlungen.
Nach 30 falschen Passwörtern innerhalb von 60 Minuten sperrt SmallTime das Konto. Die Person sieht «Konto gesperrt (zu viele Fehlanmeldungen). Bitte an die Administration wenden.»
Administration → Personen → Person → Konto → Karte Status → Entsperren. Weiss die Person das Passwort nicht mehr, zusätzlich Passwort zurücksetzen. Im Protokoll → Anmeldungen siehst du, von welcher IP-Adresse die Fehlversuche kamen.
Personen → Person → Konto → Passwort zurücksetzen → bestätigen. SmallTime zeigt ein neues Startpasswort (nur jetzt sichtbar). Weitergeben; beim nächsten Login muss die Person ein eigenes Passwort festlegen. Siehe Personen verwalten.
- Letzte Monate prüfen und abschliessen.
- Saldo auszahlen (Frage 19) oder mit «Überstunden abbauen» kompensieren lassen. Ferien-Rest prüfen: Der Anspruch zählt bis und mit dem Austrittsmonat.
- Konto → Deaktivieren, Ende Zeiterfassung = letzter Arbeitstag.
- Badges werden automatisch unwirksam.
Die Daten bleiben erhalten, die Person zählt nicht mehr zur Lizenz.
Das Recht Anwesenheitsliste sehen ist standardmässig Nein. Setze es in einer seiner Gruppen (oder in den Standardberechtigungen) auf Ja. Er sieht dann nur Personen seiner eigenen Gruppen. Was genau angezeigt wird, steht in Einstellungen → Sichtbarkeit Anwesenheit.
Mögliche Gründe:
- «Die Lizenz erlaubt höchstens … aktive Benutzer.» → ausgetretene Personen deaktivieren oder Lizenz erweitern (Server: Lizenz).
- «Der Loginname ist bereits vergeben.» → anderen Loginnamen wählen. Auch deaktivierte Personen belegen ihren Loginnamen.
- Der Knopf Erstellen ist grau → Loginname und Anzeigename brauchen mindestens 2 Zeichen, und ein Feiertagskalender muss gewählt sein.
- «Die Lizenz ist abgelaufen oder ungültig. Änderungen sind gesperrt.» → Lizenz erneuern.
Administration → Protokoll → Änderungen. Filter Ereignis (z. B. «Alle: Arbeitszeiten») und Zeitraum Von / Bis setzen. Du siehst Zeit, Ausgeführt von, Ereignis, betroffene Person und Details. Siehe Protokoll und Sicherheit.
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