Repository navigation
Admin Monatsabschluss
Für Admins, die jeden Monat die Zeiten prüfen und «einfrieren», z. B. vor der Lohnabrechnung. Du erfährst, warum ein Monat manchmal nicht abgeschlossen werden kann, was beim Abschluss passiert und wie du einen Monat wieder öffnest.
- Was bewirkt ein Monatsabschluss?
- Die Seite Monatsabschluss
- Schritt für Schritt abschliessen
- Prüfung: Warum kann ich nicht abschliessen?
- Saldo bei Periodenende
- Monat ansehen und PDF ansehen
- Das automatische Monats-PDF
- Einen Monat wieder öffnen
- Einen älteren Monat korrigieren
- Archivmonate aus SmallTime PHP
- Empfohlene Monatsroutine
Wenn du einen Monat für eine Person abschliesst:
- Die Werte werden eingefroren. SmallTime speichert Soll, Ist, Saldo und Ferien dieses Monats fest ab. Spätere Änderungen an Arbeitsmodell, Feiertagen oder Regeln verändern diesen Monat nicht mehr.
- Der Monat ist gesperrt. Niemand kann mehr Zeiten, Absenzen, Tagesrapporte oder Auszahlungen in diesem Monat ändern, auch Admins nicht. Die Person sieht im Tag: «Dieser Monat ist abgeschlossen. Admins können ihn in der Jahresübersicht wieder öffnen.»
- Arbeitsmodell und Eröffnungssaldi ab diesem Monat sind gesperrt. Versionen, die in oder vor diesem Monat beginnen und ihn betreffen, lassen sich nicht mehr ändern.
- Beim Periodenende (Jahresabrechnung im Dezember, Stundenlohn jeden Monat) wird der Saldo übertragen, ausbezahlt oder gestrichen.
- Ein Monats-PDF wird automatisch erstellt und bei der Person unter Dokumente abgelegt.
- Im Protokoll erscheint «Monat abgeschlossen».
Administration → Monatsabschluss
Oben steht «Monatsabschluss:» mit einer Monatsauswahl. Beim Öffnen ist der Vormonat gewählt (im September also der August).
Darunter:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gruppe | Alle Gruppen oder eine Gruppe, um die Liste zu verkleinern |
| Saldo bei Periodenende | Was bei einem Periodenende mit dem Saldo passiert (Abschnitt 5) |
Die Tabelle zeigt alle Personen, deren Zeiterfassung diesen Monat berührt:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Kästchen | zum Auswählen. Nur Personen mit Prüfung «Bereit» sind anklickbar. Das Kästchen im Tabellenkopf wählt alle bereiten Personen. |
| Person | Name |
| Saldomodell | z. B. «Fortlaufend». Bei einem Periodenende steht die Vorgabe dahinter, z. B. «Monatlich (Stundenlohn) · Auszahlen (auf 0)». |
| Saldo Monat | Saldo nur dieses Monats |
| Saldo Ende | Saldo Monatsende inkl. Übertrag |
| Prüfung | «Bereit» oder die Gründe, warum es nicht geht |
| Knöpfe | Wieder öffnen (nur bei abgeschlossenen), Auge = Monat ansehen, PDF-Symbol = PDF ansehen |
Beispiel: Es ist der 3. Oktober 2026. Du willst den September abschliessen.
- Administration → Monatsabschluss. Der September ist schon gewählt.
- Optional Gruppe wählen.
- Spalte Prüfung ansehen. Steht überall «Bereit»? Wenn nicht: Abschnitt 4.
- Bei Saldo bei Periodenende «Standard je Saldomodell» lassen (ausser im Dezember, siehe Abschnitt 5).
- Die Personen anhaken (oder das Kästchen im Tabellenkopf für alle).
- Ausgewählte abschliessen klicken.
- SmallTime meldet z. B.: «12 abgeschlossen, 0 übersprungen. 12 PDF erstellt (Dokumente der Person).»
In der Spalte Prüfung steht jetzt «Bereits abgeschlossen».
Note
Monate werden der Reihe nach abgeschlossen. Der Oktober lässt sich erst abschliessen, wenn der September abgeschlossen ist.
| Meldung in «Prüfung» | Bedeutung | Was tun? |
|---|---|---|
| Monat noch nicht beendet | Der Monat ist noch nicht vorbei. Auch am letzten Tag des Monats geht es noch nicht. | Ab dem 1. des Folgemonats abschliessen. |
| Ausserhalb der Zeiterfassung | Der Monat liegt vor dem Beginn oder nach dem Ende der Zeiterfassung der Person. | Nichts. Für diese Person gibt es in diesem Monat nichts abzuschliessen. |
| Vormonat offen | Der Monat davor ist bei dieser Person noch nicht abgeschlossen. | Zuerst den Vormonat abschliessen (Monat oben umstellen). |
| Offene Fehler | Im Monat gibt es Fehler, die zuerst behoben werden müssen (siehe unten). | Mit dem Auge Monat ansehen öffnen und korrigieren. |
| Bereits abgeschlossen | Schon erledigt. | Nichts. |
| Hinweis im Monat | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| «Fehlende Zeit am …» | Kommen ohne Gehen (vergessen auszustempeln). | Den Tag öffnen, bei der offenen Zeit das Gehen eintragen. |
| «Lange Arbeitszeit am … nicht bestätigt» | Ein Zeitpaar ist länger als Bestätigung ab Paardauer (Vorgabe 12 Std.). | Prüfen. Stimmt die Zeit, im Tag Lange Arbeitszeit bestätigen klicken. Sonst korrigieren. |
| «Kein Arbeitsmodell am …» | An einem Tag mit Zeiten gilt kein Arbeitsmodell (z. B. Version beginnt zu spät). | Arbeitsmodelle der Person prüfen, Gültig ab korrigieren. |
| «Absenz und Arbeitszeit am … (nicht erlaubt)» | Modus «Nicht erlaubt», aber an einem Tag gibt es Absenz und Arbeit. | Absenz oder Arbeitszeit entfernen. |
Diese Hinweise blockieren nicht: «Absenz auf freiem Tag am …», «Absenzen am … ergeben mehr als das Tagessoll», «Vorperiode … ist nicht abgeschlossen».
Tip
Die Spalte Hinweise in der Personenliste zeigt dir schon während des Monats, wer offene Fehler hat. So kannst du die Leute früh erinnern.
Diese Auswahl wirkt nur bei Personen, deren Monat ein Periodenende ist:
- Saldomodell Monatlich (Stundenlohn): jeder Monat,
- Saldomodell Jahresabrechnung: der Dezember,
- der letzte Monat vor einem Wechsel des Saldomodells.
Bei «Fortlaufend» hat sie keine Wirkung.
| Auswahl | Wirkung |
|---|---|
| Standard je Saldomodell | Stundenlohn → Auszahlen. Jahresabrechnung und Fortlaufend → Übertragen. |
| Auszahlen (auf 0) | Auszahlung in Höhe des Saldos, Saldo danach 0 |
| Verfällt | nächste Periode beginnt bei 0, Stunden gehen verloren |
| Übertragen | nächste Periode beginnt mit dem Saldo |
Beispiel Dezember: Anna (Jahresabrechnung, +18 Std.) soll ausbezahlt werden, Beat (Jahresabrechnung, +6 Std.) soll übertragen.
- Saldo bei Periodenende = Auszahlen (auf 0), nur Anna anhaken, Ausgewählte abschliessen.
- Saldo bei Periodenende = Übertragen (oder Standard), Beat anhaken, Ausgewählte abschliessen.
Rechenbeispiele: Saldo und Auszahlungen.
- Monat ansehen (Auge): öffnet den Monat der Person in einem Fenster. Du kannst dort direkt Zeiten nachtragen, Absenzen erfassen und lange Zeiten bestätigen. Beim Schliessen prüft SmallTime die Person neu.
- PDF ansehen (PDF-Symbol): zeigt eine Vorschau des Monats-PDFs, bevor du abschliesst. Gut für die Kontrolle mit der Lohnbuchhaltung.
Nach dem Abschluss erstellt SmallTime für jede abgeschlossene Person ein Monats-PDF (Monatsrapport):
- Es wird bei der Person unter Dokumente abgelegt (Art «Monatsrapport»). Die Person sieht es unter Dokumente selbst.
- Es ist in der Sprache der Person geschrieben (Feld Sprache im Register Konto), nicht in deiner Sprache. Eine italienischsprachige Person bekommt es auf Italienisch.
- Oben steht der Firmenname aus den Einstellungen.
Klappt ein PDF nicht, meldet SmallTime: «PDF konnte nicht erstellt werden für: … Bitte in der Monatsansicht nachholen.» Dann: Administration → Personen → Person → Dokumente → Erstellen (bzw. Neu erstellen) beim betroffenen Monat.
Manchmal ist nach dem Abschluss noch ein Fehler aufgetaucht. Dann öffnest du den Monat wieder.
Weg 1: über die Seite Monatsabschluss
- Administration → Monatsabschluss, Monat wählen.
- Bei der Person auf den roten Knopf Wieder öffnen klicken.
- Im Fenster steht z. B.: «Anna Muster: September 2026 wieder öffnen. Danach können Zeiten und Absenzen wieder geändert werden; der Monat muss anschliessend erneut abgeschlossen werden.»
- Grund für das Wiederöffnen eintragen (mindestens 3 Zeichen), z. B. «Ferientag 17.09. fehlte».
- Wieder öffnen klicken.
Weg 2: über die Person
Administration → Personen → Person → Jahr → beim Monat Wieder öffnen → Grund eingeben.
Regeln:
- Nur der zuletzt abgeschlossene Monat einer Person kann wieder geöffnet werden. Sonst: «Nur der zuletzt abgeschlossene Monat kann wieder geöffnet werden.»
- Der Grund wird im Protokoll gespeichert («Monat wieder geöffnet»).
- Eine automatische Auszahlung aus dem Periodenabschluss wird gelöscht.
- Danach korrigieren und den Monat erneut abschliessen. Das PDF wird dabei neu erstellt.
Beispiel: Es ist November. Du merkst, dass im Juli ein Ferientag fehlt. Juli bis Oktober sind abgeschlossen.
Variante A (empfohlen): Korrektur im offenen Monat
Erfasse einen Eröffnungssaldo im November: Administration → Personen → Person → Eröffnungssaldi → Saldo erfassen, Wirksam ab 01.11.2026, Ferientage -1, Stunden 8.5 (falls die Stunden auch fehlten), Bemerkung «Ferientag 14.07. nachgetragen». Das geht schnell, und die abgeschlossenen Monate bleiben unverändert.
Variante B: Monate zurück öffnen
- Oktober wieder öffnen, dann September, dann August, dann Juli (immer den zuletzt abgeschlossenen).
- Im Juli den Ferientag eintragen.
- Juli, August, September, Oktober der Reihe nach wieder abschliessen.
Variante B ist sauberer im Monatsblatt, aber aufwendig, und alle PDFs dieser Monate werden neu erstellt.
Wurden beim Umstieg Daten aus SmallTime PHP übernommen, sind alle alten Monate als Archiv gespeichert:
- In der Jahr-Ansicht steht beim Status «Archiv». In der Monat-Ansicht steht «Archiv (SmallTime PHP)» mit dem Hinweis: «Dieser Monat liegt vor dem Beginn der neuen Zeiterfassung. Summen stammen aus der Altversion.»
- Die Werte werden nicht neu berechnet. Sie sind so, wie SmallTime PHP sie angezeigt hat.
- Archivmonate zählen als abgeschlossen, können aber nicht wieder geöffnet werden.
- Der Endsaldo der Altversion steckt im Eröffnungssaldo am Stichtag (Beginn der neuen Zeiterfassung).
- Korrekturen: als Eröffnungssaldo erfassen. Im Tag steht dazu: «Archivmonat aus SmallTime PHP: Die Werte stammen aus der Altversion und sind im Saldovortrag enthalten. Korrekturen bitte als Eröffnungssaldo erfassen (Administration → Personen → Eröffnungssaldi).»
- Die alten PDFs findest du unter Dokumente mit der Art «Archiv SmallTime PHP».
Mehr: Umstieg von SmallTime PHP.
| Wann | Was |
|---|---|
| während des Monats | In Personen die Spalte Hinweise ansehen, Leute an vergessene Stempel erinnern. |
| 1.–3. des Folgemonats | Mitarbeitende kontrollieren ihren Monat (ggf. über die Bearbeitungsfrist steuern). |
| ca. 3.–5. | Monatsabschluss: alle «Bereit» abschliessen, Fehler der übrigen beheben, dann abschliessen. |
| Dezember-Abschluss | Saldo bei Periodenende bewusst wählen (Jahresabrechnung). |
| danach | Auswertungen → Jahresstatistik → CSV herunterladen für die Lohnbuchhaltung. |
Tip
Setzt du in den Gruppen eine Bearbeitungsfrist von z. B. 5 Tagen, können Mitarbeitende nach dem 5. nichts mehr am Vormonat ändern. Dann schliesst du ab dem 6. in Ruhe ab. Siehe Gruppen und Berechtigungen.
Weiter mit: Saldo und Auszahlungen · Personen verwalten · Häufige Fragen