Admin Personen verwalten

Personen verwalten

Für wen ist diese Seite?

Für Admins, die Mitarbeitende in SmallTime anlegen, ändern, sperren, entsperren oder austreten lassen. Du erfährst, was jedes Feld bedeutet und was passiert, wenn du es änderst.

Inhalt

1. Die Personenliste
2. Eine Person anlegen (Assistent)
3. Das Startpasswort
4. Die Detailseite einer Person
5. Register «Konto»
6. Register «Personalien» und Foto
7. Register «Arbeitsmodelle»
8. Register «Eröffnungssaldi»
9. Register «Gruppen»
10. Register «Badges»
11. Register «Monat», «Jahr», «Auszahlungen», «Dokumente»
12. Passwort zurücksetzen
13. Konto gesperrt – entsperren
14. Austritt: Person deaktivieren

---

1. Die Personenliste

Administration → Personen

Oben rechts findest du:

• Suche: Tippe einen Teil des Namens oder des Logins.
• Auswahlfeld mit Aktiv, Inaktiv, Alle: Normalerweise siehst du nur aktive Personen. Ausgetretene findest du unter «Inaktiv».
• Person anlegen: öffnet den Assistenten.

Die Spalten:

Spalte	Bedeutung
Name	Anzeigename
Login	Loginname für die Anmeldung
Rolle	«Admin» oder «Mitarbeiter/in»
Gruppen	alle Gruppen der Person
Beginn	Beginn der Zeiterfassung
Saldo	Stundensaldo Ende aktueller Monat (grün = Plus, rot = Minus)
Ferien	Ferien-Restguthaben in Tagen
Hinweise	Anzahl Fehler in noch nicht abgeschlossenen Monaten, die einen Monatsabschluss verhindern (z. B. vergessenes «Gehen»)
Letztes Login	wann sich die Person zuletzt angemeldet hat
Status	Aktiv oder Inaktiv

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailseite der Person.

Tip

Die Spalte Hinweise ist dein Frühwarnsystem. Steht dort eine Zahl über 0, kannst du diesen Monat für die Person nicht abschliessen. Öffne die Person → Monat und behebe die Hinweise. Siehe Monatsabschluss.

2. Eine Person anlegen (Assistent)

Administration → Personen → Person anlegen

Das Fenster hat fünf Abschnitte.

Abschnitt «Konto»

Feld	Bedeutung	Beispiel
Loginname	Damit meldet sich die Person an. Mindestens 2 Zeichen. SmallTime speichert ihn automatisch in Kleinbuchstaben. Jeder Loginname darf nur einmal vorkommen.	anna.muster
Anzeigename	So erscheint die Person in Listen, auf PDFs und am Terminal. Mindestens 2 Zeichen.	Anna Muster
Rolle	Mitarbeiter/in: sieht nur die eigenen Daten. Admin: sieht und ändert alles, auch die Administration.	Mitarbeiter/in
Sprache	Deutsch, English, Français oder Italiano. Bestimmt die Sprache der Oberfläche und der Monats-PDFs dieser Person.	Deutsch

Abschnitt «Zeiterfassung»

Feld	Bedeutung
Beginn Zeiterfassung	Ab diesem Tag rechnet SmallTime für die Person ein Soll. Tage davor zählen nicht.

Tip

Nimm als Beginn den ersten Arbeitstag oder, bei einer Umstellung, einen Monatsersten (z. B. 01.01.2027). Mit einem Monatsersten sind Ferienanspruch und Monatsabschluss am einfachsten nachzuvollziehen.

Abschnitt «Arbeitsmodell»

Hier gibst du Pensum, Wochenstunden, Arbeitstage, Saldomodell, Ferientage, Feiertagskalender usw. ein. Gültig ab wird automatisch auf den Beginn der Zeiterfassung gesetzt.

Unter den Arbeitstagen zeigt SmallTime sofort: «Soll pro Arbeitstag: 8.50 Std.» So siehst du gleich, ob die Werte stimmen.

Jedes Feld mit Beispielen: Arbeitsmodelle.

Tip

Der Feiertagskalender ist mit dem Standard-Feiertagskalender aus den Einstellungen vorbelegt (in der Schweiz also am besten dort «CH – Schweiz» wählen). Beim Wechsel des Kalenders setzt SmallTime die Arbeitsfreien Feiertage automatisch auf die Feiertage, die in den Stammdaten als «Standardmässig frei» markiert sind.

Note

Die Vorgabe für Wochenstunden (100 %) ist 40. Arbeitet deine Firma 42 oder 42.5 Stunden, ändere das bei jeder neuen Person.

Abschnitt «Gruppen»

Hake alle Gruppen an, zu denen die Person gehört. Nur aktive Gruppen werden angezeigt. Ohne Gruppe gelten die Standardberechtigungen aus den Einstellungen. Siehe Gruppen und Berechtigungen.

Abschnitt «Eröffnungssaldo (optional)»

Feld	Bedeutung
Stunden	Überstunden (positiv) oder Minusstunden (negativ, mit -), welche die Person mitbringt
Ferientage	Resttage aus dem Vorjahr oder der alten Lösung

Der Eröffnungssaldo gilt ab dem Beginn der Zeiterfassung. Leer lassen, wenn die Person neu eintritt.

Beispiel: Hans wechselt am 01.01.2027 von der Excel-Liste zu SmallTime. Laut Excel hat er +12.5 Stunden und 3 Ferientage Rest. → Stunden 12.5, Ferientage 3.

Am Schluss klickst du auf Erstellen.

Note

Die Lizenz begrenzt die Anzahl aktiver Benutzer. Ist sie voll, kann keine neue Person angelegt werden. Deaktiviere ausgetretene Personen oder erweitere die Lizenz (Server: Lizenz).

3. Das Startpasswort

Nach Erstellen zeigt SmallTime das Fenster Startpasswort:

Bitte das Startpasswort an Anna Muster weitergeben. Es wird nur jetzt angezeigt und muss beim ersten Login geändert werden.

• Das Passwort besteht aus 12 zufälligen Buchstaben und Ziffern. Verwechselbare Zeichen wie 0, O, 1, l, I kommen nicht vor.
• Schreibe es jetzt auf oder kopiere es. Nach dem Schliessen des Fensters kann es niemand mehr sehen, auch du nicht.
• Beim ersten Login muss die Person ein eigenes Passwort (mindestens 8 Zeichen) festlegen.

Hast du das Passwort verloren? Kein Problem: Passwort zurücksetzen erzeugt ein neues.

Nach dem Schliessen öffnet sich die Detailseite der neuen Person.

4. Die Detailseite einer Person

Oben stehen zehn Register (Reiter):

Konto · Personalien · Arbeitsmodelle · Eröffnungssaldi · Gruppen · Badges · Monat · Jahr · Auszahlungen · Dokumente

Bei den ersten sechs Registern steht links eine Karte mit Foto, Name und Rolle der Person.

Die meisten Karten funktionieren gleich: Klicke auf den Stift (Bearbeiten), ändere die Werte, klicke auf Speichern oder Abbrechen.

5. Register «Konto»

Karte «Anmeldung»

Feld	Bedeutung	Was passiert bei Änderung?
Loginname	Name für die Anmeldung	Die Person muss sich ab sofort mit dem neuen Namen anmelden. Sag es ihr.
Anzeigename	Name in Listen und PDFs	Wirkt sofort überall.
Rolle	Admin oder Mitarbeiter/in	Die Person wird abgemeldet und muss sich neu anmelden. Den letzten aktiven Admin kannst du nicht zu «Mitarbeiter/in» machen.
Sprache	Sprache der Oberfläche und der Monats-PDFs	Neue PDFs erscheinen in dieser Sprache.

Karte «Status»

Zeile	Bedeutung
Status	Aktiv oder Inaktiv
Gesperrt	erscheint nur, wenn das Konto nach zu vielen Fehlanmeldungen gesperrt ist: «Seit … nach zu vielen Fehlanmeldungen»
Passwortwechsel ausstehend	«Ja» = die Person hat ihr Startpasswort noch nicht geändert
Letztes Login	Datum und Zeit der letzten Anmeldung

Unten auf der Karte stehen die Knöpfe Entsperren (nur wenn gesperrt), Deaktivieren bzw. Aktivieren und Passwort zurücksetzen.

6. Register «Personalien» und Foto

Die Personalien sind in fünf Karten aufgeteilt:

Karte	Felder
Zeiterfassung	Beginn Zeiterfassung, Ende Zeiterfassung, Eintritt
Person	Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Kürzel, Personal-Nr., Sozialversicherungs-Nr.
Kontakt	E-Mail, Telefon, Mobile, Webseite
Adresse	Strasse, PLZ / Ort, Land
Anstellung	Beruf, Funktion, Abteilung, Arbeitsort

Nur die Karte Zeiterfassung beeinflusst die Berechnung:

• Beginn Zeiterfassung: Vorher gibt es kein Soll und keinen Ferienanspruch. Sobald ein Monat abgeschlossen ist, kannst du den Beginn nicht mehr auf einen späteren Monat verschieben.
• Ende Zeiterfassung: Nach diesem Tag gibt es kein Soll und keinen Ferienanspruch mehr. Die Person kann danach keine Tage mehr ändern.
• Eintritt: nur zur Information (z. B. für Dienstjubiläen). Für die Berechnung zählt der Beginn Zeiterfassung.

Note

Eintritt und Beginn Zeiterfassung können verschieden sein. Beispiel: Eintritt 01.04.2015, SmallTime seit 01.01.2027 → Beginn Zeiterfassung 01.01.2027.

Foto

Links auf der Personen-Karte: Foto hochladen, später Foto ersetzen oder Foto entfernen. Erlaubt sind JPG, PNG und WebP. Das Foto erscheint in der Anwesenheitsliste, wenn das in den Einstellungen unter Sichtbarkeit Anwesenheit eingeschaltet ist.

7. Register «Arbeitsmodelle»

Hier siehst du alle Versionen des Arbeitsmodells, z. B. «Ab 01.01.2027» mit Pensum, Wochenstunden, Saldomodell und Ferientagen.

• Neue Version: für Änderungen ab einem Datum (z. B. neues Pensum ab 1. Juli). Die neue Version übernimmt alle Werte der letzten Version, Gültig ab ist der 1. des aktuellen Monats.
• Version bearbeiten (Stift): korrigiert eine Version rückwirkend.
• Löschen (Papierkorb): entfernt eine Version. Die letzte verbleibende Version kann nicht gelöscht werden.

Warning

Eine Version kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden, wenn ab ihrem Gültig-ab-Monat schon ein Monat abgeschlossen ist. Öffne dann zuerst die Monate wieder oder erstelle eine neue Version ab dem nächsten offenen Monat.

Alles zu den Feldern: Arbeitsmodelle.

8. Register «Eröffnungssaldi»

Ein Eröffnungssaldo ist eine einmalige Buchung von Stunden und/oder Ferientagen an einem Datum.

1. Saldo erfassen klicken.
2. Wirksam ab: Datum der Buchung. Sie zählt in dem Monat, in dem dieses Datum liegt.
3. Stunden: z. B. 12.5 oder -4.
4. Ferientage: z. B. 3 oder -1.5.
5. Bemerkung: z. B. «Übertrag aus Excel» oder «Korrektur Weihnachten 2026».
6. Speichern.

Einsatz:

• Startwerte beim Umstieg (Stunden und Resttage).
• Korrekturen in bereits abgeschlossenen Monaten: Statt den Monat wieder zu öffnen, buchst du die Korrektur im nächsten offenen Monat.

Ein Eröffnungssaldo kann gelöscht werden (Papierkorb), solange sein Monat nicht abgeschlossen ist. Ändern geht nicht: löschen und neu erfassen.

Wie Eröffnungssaldi rechnen: Ferien und Absenzen (Abschnitt «Eröffnungssaldi») und Saldo und Auszahlungen.

9. Register «Gruppen»

Zeigt alle Gruppen mit Anzahl Mitglieder. Mit dem Stift hakst du die Gruppen der Person an oder ab und speicherst. Die Rechte der Person ergeben sich aus ihren Gruppen. Siehe Gruppen und Berechtigungen.

10. Register «Badges»

Hier verbindest du RFID-Badges oder QR-Codes mit der Person, damit sie am Terminal stempeln kann. Anleitung: Terminals und Badges.

11. Register «Monat», «Jahr», «Auszahlungen», «Dokumente»

Diese Register zeigen dir die Zeiterfassung der Person genau so, wie die Person sie selbst sieht. Als Admin darfst du aber alles ändern (ausser in abgeschlossenen Monaten).

Register	Was du hier machst
Monat	Tage ansehen, Zeiten nachtragen oder ändern, Absenzen erfassen, lange Arbeitszeiten bestätigen, Monats-PDF erstellen. Knopf CSV lädt den Monat als Tabelle herunter. Unten stehen Übertrag, Eröffnungssaldo, Vorholzeit, Auszahlung, Saldo Monatsende und die Ferienzeile.
Jahr	Alle Monate eines Jahres mit Soll, Ist, Absenz, Saldo Monat, Auszahlung, Saldo Ende, Ferientage und Status (Abgeschlossen, Archiv, Offen). Hier kannst du einen abgeschlossenen Monat Wieder öffnen. Klick auf einen Monat öffnet ihn im Register «Monat».
Auszahlungen	Überstunden auszahlen und alle Auszahlungen ansehen. Siehe Saldo und Auszahlungen.
Dokumente	Monats-PDFs (automatisch beim Abschluss erstellt) und Archiv-PDFs aus SmallTime PHP. Mit Erstellen bzw. Neu erstellen erzeugst du ein Monats-PDF von Hand.

12. Passwort zurücksetzen

Die Person hat ihr Passwort vergessen:

1. Administration → Personen → Person öffnen → Konto.
2. Karte Status → Passwort zurücksetzen.
3. Die Frage «Neues Startpasswort für … erzeugen?» mit OK bestätigen.
4. SmallTime zeigt das neue Startpasswort in einem blauen Kasten. Gib es der Person weiter.

Was dabei passiert:

• Das alte Passwort gilt sofort nicht mehr.
• Die Person wird auf allen Geräten abgemeldet.
• Beim nächsten Login muss sie ein eigenes Passwort festlegen.
• Ein allenfalls noch gültiges Alt-Passwort aus SmallTime PHP wird ebenfalls ungültig.

Note

Das Zurücksetzen hebt eine Sperre nicht auf. Ist das Konto gesperrt, klicke zusätzlich auf Entsperren.

13. Konto gesperrt – entsperren

SmallTime schützt jedes Konto vor Passwort-Raten: Nach 30 falschen Passwörtern innerhalb von 60 Minuten wird das Konto gesperrt. Ab dann kommt die Person nicht mehr hinein, auch nicht mit dem richtigen Passwort. Die Sperre bleibt, bis ein Admin sie aufhebt.

So erkennst du es:

• In Konto → Status steht rot: «Gesperrt – Seit 18.09.2026 08:14 nach zu vielen Fehlanmeldungen».
• Im Protokoll → Anmeldungen steht das Ereignis «Konto gesperrt». Dort siehst du auch die IP-Adresse der Fehlversuche.

So entsperrst du:

1. Administration → Personen → Person öffnen → Konto.
2. Karte Status → Entsperren.
3. Fertig. Der Zähler der Fehlversuche steht wieder auf 0.

Tip

Weiss die Person ihr Passwort nicht mehr, klicke danach auch auf Passwort zurücksetzen. Hat die Person gar nicht selbst so oft probiert, versucht vielleicht jemand anderes einzubrechen. Schau im Protokoll nach der IP-Adresse und setze sicherheitshalber das Passwort zurück.

14. Austritt: Person deaktivieren

1. Administration → Personen → Person öffnen → Konto.
2. Karte Status → Deaktivieren.
3. Im Fenster steht: «… deaktivieren? Die Person kann sich danach nicht mehr anmelden. Daten bleiben erhalten.»
4. Trage bei Ende Zeiterfassung (optional) den letzten Arbeitstag ein, z. B. 31.03.2027.
5. Deaktivieren klicken.

Was dabei passiert:

• Die Person kann sich nicht mehr anmelden und wird sofort abgemeldet.
• Ihre Badges funktionieren am Terminal nicht mehr.
• Alle Zeiten, Absenzen und PDFs bleiben erhalten.
• Sie zählt nicht mehr zur Lizenz.
• Mit Ende Zeiterfassung endet das Soll an diesem Tag. Der Ferienanspruch zählt bis und mit diesem Monat (siehe Ferien und Absenzen).

Warning

Schliesse vor dem Deaktivieren die letzten Monate ab und zahle den Saldo allenfalls aus (Saldo und Auszahlungen). Deaktivierte Personen erscheinen im Monatsabschluss nur noch für Monate innerhalb ihrer Zeiterfassung.

Den letzten aktiven Admin kann man nicht deaktivieren. So sperrst du dich nie ganz aus.

Wieder aktivieren: Personenliste auf Inaktiv stellen → Person öffnen → Konto → Aktivieren. Das geht nur, wenn die Lizenz noch Platz hat. Denk daran, das Ende Zeiterfassung unter Personalien zu löschen oder anzupassen.

---

Weiter mit: Arbeitsmodelle · Ferien und Absenzen · Gruppen und Berechtigungen · Häufige Fragen