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Anwender Erste Schritte
Für wen ist diese Seite? Für dich, wenn du SmallTime zum ersten Mal benutzt. Du brauchst kein Vorwissen. Wir erklären alles Schritt für Schritt: wie du dich anmeldest, was du auf dem Bildschirm siehst und wie du die Sprache wechselst.
Note
SmallTime ist deine elektronische Stempeluhr. Du hältst damit fest, wann du arbeitest und wann du abwesend bist (zum Beispiel Ferien oder Krankheit). SmallTime rechnet dann für dich aus, ob du zu viel oder zu wenig gearbeitet hast.
- Was du brauchst
- Anmelden
- Beim ersten Mal: neues Passwort festlegen
- Wenn die Anmeldung nicht klappt
- Die Übersicht – deine Startseite
- Die Menüleiste
- Sprache wechseln
- Hell oder dunkel
- Profil und Passwort ändern
- Abmelden
- So liest du die Zahlen (Stunden und Tage)
- Was du darfst – und was nicht
- Einen Computer, ein Tablet oder ein Handy mit Internet.
- Einen Browser (das ist das Programm, mit dem du Internetseiten öffnest, zum Beispiel Edge, Chrome, Firefox oder Safari).
- Die Adresse von SmallTime (die bekommst du von deiner Firma, zum Beispiel per E-Mail).
- Deinen Loginnamen (dein Benutzername) und dein Startpasswort. Beides bekommst du vom Admin (das ist die Person, die SmallTime in deiner Firma betreut).
Tip
Speichere die Adresse von SmallTime als Lesezeichen (auch «Favorit» genannt). Dann musst du sie nicht jedes Mal neu eintippen. In den meisten Browsern geht das mit dem Stern ☆ oben rechts in der Adresszeile.
- Öffne den Browser.
- Tippe die Adresse von SmallTime oben in die Adresszeile und drücke die Taste Enter.
- Du siehst die Seite Login.
- Klicke in das Feld Loginname und tippe deinen Loginnamen.
- Klicke in das Feld Passwort und tippe dein Passwort. Du siehst dabei nur Punkte – das ist richtig so.
- Klicke auf den Knopf Einloggen.
Wenn alles stimmt, siehst du die Meldung «Erfolgreich angemeldet.» und danach deine Startseite, die Übersicht.
Note
Auf der Login-Seite gibt es manchmal auch einen Reiter Registrieren. Den brauchst du nicht. Dein Konto hat der Admin schon für dich angelegt.
Beim ersten Anmelden (oder wenn der Admin dein Passwort zurückgesetzt hat) erscheint ein Fenster mit dem Titel Neues Passwort festlegen. Du kannst SmallTime erst benutzen, wenn du ein eigenes Passwort gewählt hast.
- Feld Aktuelles Passwort: Tippe das Startpasswort, das du bekommen hast. (Wenn deine Firma früher schon das alte SmallTime benutzt hat, ist es dein altes SmallTime-Passwort.)
- Feld Neues Passwort (mind. 8 Zeichen): Tippe dein neues Passwort. Es muss mindestens 8 Zeichen lang sein.
- Feld Neues Passwort wiederholen: Tippe das neue Passwort noch einmal genau gleich.
- Klicke auf Passwort speichern.
Erscheint «Die Passwörter stimmen nicht überein.», dann hast du dich bei Schritt 2 oder 3 vertippt. Tippe beide Felder noch einmal.
Tip
Ein gutes Passwort ist lang und trotzdem gut zu merken, zum Beispiel ein kurzer Satz: Mein Hund heisst Bello 2027. Schreibe es nicht auf einen Zettel am Bildschirm.
| Was du siehst | Was es bedeutet | Was du tun kannst |
|---|---|---|
| Login fehlgeschlagen. | Loginname oder Passwort ist falsch. | Prüfe Gross- und Kleinschreibung. Ist die Feststelltaste (⇪ Caps Lock) eingeschaltet? Dann schreibt die Tastatur alles gross. Versuche es noch einmal. |
| Konto gesperrt (zu viele Fehlanmeldungen). Bitte an die Administration wenden. | Innerhalb einer Stunde wurde 30 Mal ein falsches Passwort eingegeben. Zum Schutz ist dein Konto jetzt gesperrt. | Melde dich beim Admin. Nur der Admin kann das Konto wieder freigeben. Auch das richtige Passwort funktioniert erst danach wieder. |
| Das Konto ist deaktiviert. | Dein Konto ist ausgeschaltet (zum Beispiel nach einem Austritt). | Melde dich beim Admin. |
| Sitzung abgelaufen. Bitte Seite neu laden. | Du warst längere Zeit nicht aktiv. | Drücke die Taste F5 (oder ziehe auf dem Handy die Seite nach unten) und melde dich neu an. |
Warning
Passwort vergessen? Es gibt keinen Knopf «Passwort vergessen». Melde dich beim Admin. Er setzt dir ein neues Startpasswort. Beim nächsten Anmelden musst du dann wieder ein eigenes Passwort festlegen (siehe Punkt 3).
Nach dem Anmelden siehst du oben «Hallo» und deinen Namen. Darunter sind mehrere Kästchen (wir nennen sie «Karten»):
| Karte | Was du dort siehst |
|---|---|
| Heute | Der grosse Knopf zum Stempeln (Kommen oder Gehen), ob du gerade Anwesend oder Abwesend bist, deine heutigen Zeiten (zum Beispiel 07:30–12:00) und dein heutiges Soll und Ist. |
| Saldo | Die grosse Zahl ist dein Zeitguthaben insgesamt. Darunter steht Saldo dieser Monat. Plus (grün) heisst: du hast mehr gearbeitet als nötig. Minus (rot) heisst: es fehlen noch Stunden. |
| Ferien | Die grosse Zahl ist dein Ferien-Restguthaben in Tagen. Darunter: Vortrag, Anspruch, bezogen, geplant. |
| Hinweise | Hier warnt dich SmallTime, zum Beispiel «Fehlende Zeit am 15.09.2026». Steht dort «Keine offenen Hinweise.», ist alles in Ordnung. Mit dem Knopf Monat öffnen springst du direkt in die Monatsansicht. |
| Letzte Notizen | Nur sichtbar, wenn du Notizen hast. Ein Klick öffnet sie. |
| Anwesenheit | Weiter unten: wer von deinen Kolleginnen und Kollegen gerade da ist (grüner Punkt = anwesend). Nur sichtbar, wenn der Admin dir das erlaubt hat. |
Wie das Stempeln genau geht, steht auf der Seite Stempeln und Zeiten.
Note
Steht auf der Übersicht «Für dieses Konto ist noch keine Zeiterfassung eingerichtet.», dann hat der Admin für dich noch nichts eingerichtet. Melde dich bei ihm. Steht dort «Die Zeiterfassung beginnt am …», dann beginnt deine Zeiterfassung erst an diesem Datum. Vorher ist der Stempelknopf grau und kann nicht gedrückt werden.
Ganz oben auf jeder Seite ist die Menüleiste. Links steht der Name deiner Firma. Daneben findest du diese Punkte:
| Menüpunkt | Wofür |
|---|---|
| Übersicht | Deine Startseite mit dem Stempelknopf. |
| Monat | Alle Tage eines Monats. Hier korrigierst du Zeiten und trägst Absenzen ein. |
| Jahr | Alle zwölf Monate eines Jahres auf einen Blick. |
| Planung | Ein Jahreskalender, um Ferien und andere Absenzen zu planen. |
| Dokumente | Deine Monatsrapporte als PDF (ein Dokument zum Anschauen und Drucken). |
| Notizen | Deine persönlichen Notizen und Belege (zum Beispiel ein Arztzeugnis). |
Rechts oben steht dein Name mit einem kleinen Pfeil. Ein Klick darauf öffnet ein kleines Menü mit Profil & Sicherheit und Logout.
Tip
Auf dem Handy ist der Bildschirm schmal. Dort siehst du rechts oben ein Symbol mit drei Strichen (☰). Tippe darauf. Es öffnet sich von rechts ein Menü mit allen Punkten, dazu Profil & Sicherheit und Logout.
SmallTime gibt es auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch.
- Scrolle ganz nach unten auf der Seite (in den grauen Streifen am Schluss, die «Fusszeile»).
- Dort siehst du eine kleine Flagge und den Namen der aktuellen Sprache, zum Beispiel Deutsch.
- Klicke darauf.
- Wähle die gewünschte Sprache: Deutsch, English, Français oder Italiano.
Die Seite wechselt sofort die Sprache.
Note
Die Sprache merkt sich dein Browser auf diesem Gerät. Wenn du SmallTime auf einem anderen Gerät öffnest (zum Beispiel auf dem Handy), musst du die Sprache dort noch einmal wählen.
Unten in der Fusszeile gibt es auch den Knopf Dunkler Modus (bzw. Heller Modus). Damit wird der Hintergrund dunkel oder hell. Das ist reine Geschmackssache und ändert an deinen Daten nichts.
- Klicke rechts oben auf deinen Namen (auf dem Handy: ☰).
- Klicke auf Profil & Sicherheit.
- Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Teilen:
- Profil: Hier kannst du Loginname und Anzeigename (der Name, der oben angezeigt wird) ändern. Danach auf Profil speichern klicken.
- Passwort ändern: Tippe dein Aktuelles Passwort, dann zweimal das Neue Passwort (mindestens 8 Zeichen) und klicke auf Passwort ändern.
Warning
Wenn du deinen Loginnamen änderst, musst du dich beim nächsten Mal mit dem neuen Namen anmelden. Merke ihn dir gut. Im Zweifel: lieber nicht ändern.
Wenn du an einem fremden oder gemeinsamen Computer arbeitest, melde dich am Schluss immer ab:
- Klicke rechts oben auf deinen Namen (auf dem Handy: ☰).
- Klicke auf Logout.
- Du siehst die Meldung «Logout erfolgreich.»
SmallTime schreibt Stunden als Dezimalzahl (eine Zahl mit Punkt). Das ist anders als bei einer Uhr!
| SmallTime zeigt | Das heisst |
|---|---|
8.00 |
8 Stunden |
8.50 |
8 Stunden 30 Minuten (eine halbe Stunde = 0.50) |
8.25 |
8 Stunden 15 Minuten |
8.75 |
8 Stunden 45 Minuten |
8.40 |
8 Stunden 24 Minuten |
0.10 |
6 Minuten |
+2.50 |
Du hast 2 Stunden 30 Minuten mehr gearbeitet (Guthaben, grün). |
-1.25 |
Dir fehlen 1 Stunde 15 Minuten (rot). |
Tip
Umrechnen ist einfach: Minuten geteilt durch 60. Beispiel: 45 Minuten ÷ 60 = 0.75. Also sind 7 Stunden 45 Minuten = 7.75.
Tage (zum Beispiel bei Ferien) werden auch mit Punkt geschrieben: 0.5 ist ein halber Tag, 12.5 sind zwölfeinhalb Tage.
Wichtige Wörter, die du überall siehst:
| Wort | Bedeutung |
|---|---|
| Soll | So viele Stunden solltest du laut Vertrag an diesem Tag (oder Monat) arbeiten. |
| Ist | So viele Stunden hast du wirklich gearbeitet. |
| Saldo | Der Unterschied: Ist (plus Absenzen) minus Soll. Plus = Guthaben, Minus = es fehlt Zeit. |
| Absenz | Eine Abwesenheit mit Grund, zum Beispiel Ferien, Krankheit, Militär. |
Nicht alle Mitarbeitenden dürfen in SmallTime dasselbe. Das legt der Admin fest (für deine Gruppe, zum Beispiel «Büro» oder «Produktion»). Darum sieht SmallTime bei dir vielleicht etwas anders aus als bei einer Kollegin.
| Recht | Was du damit kannst | Wenn es fehlt |
|---|---|---|
| Zeiten nachtragen | Im Tagesfenster eine vergessene Zeit eintragen. | Der Bereich Neue Arbeitszeit fehlt. |
| Mehrere Zeiten nachtragen | Mehrere Zeiten auf einmal als Liste eintippen. | Der Knopf Mehrere Zeiten als Liste eingeben fehlt. |
| Stempel ändern/löschen | Eine falsche Zeit korrigieren oder löschen. | Die kleinen Knöpfe mit Stift ✏️ und Mülleimer 🗑️ fehlen. |
| Absenzen erfassen | Ferien, Krankheit usw. selbst eintragen. | Der Bereich Neue Absenz fehlt; in der Planung steht «Du darfst keine Absenzen erfassen; der Kalender ist nur zur Ansicht.» |
| Tagesrapporte | Einen kurzen Text zum Tag schreiben. | Das Textfeld Tagesrapport ist grau. |
| Anwesenheitsliste sehen | Sehen, wer gerade da ist. | Der Bereich Anwesenheit auf der Übersicht fehlt. |
| Bearbeitungsfrist | Wie viele Tage zurück du noch etwas ändern darfst (zum Beispiel 7 Tage). | Ältere Tage sind gesperrt. |
| Vormonat drucken bis Tag | Bis zu welchem Tag im Monat du den Rapport vom Vormonat noch erstellen darfst. | Ältere Monatsrapporte kannst du nicht mehr neu erstellen. |
Important
Wenn du einen Knopf oder ein Feld aus dieser Anleitung nicht siehst, hat der Admin es für dich nicht freigegeben. Das ist kein Fehler. Frag einfach beim Admin oder bei deiner vorgesetzten Person nach, wenn du etwas brauchst.
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