Producto gestor documental

Gestor documental con IA

Datos (data) · Demo: /demo/gestor-documentos · Modo de acceso recomendado: publico en modo muestra (subir documentos propios y las funciones con costo de IA solo con acceso aprobado por solicitud) · Prioridad: P1 · Esfuerzo total: XL (≈ 4–5 semanas de 1 dev senior para dejar demo + landing vendibles, incluido el endurecimiento del backend; el producto real se estima aparte)

Captura actual de /demo/gestor-documentos en producción: muestra "Error al cargar documentos" con todos los contadores en 0. Ver también Sistema de demos, Catálogo de productos y Roadmap. Productos relacionados: Sistemas RAG, Firma electrónica, Facturación electrónica y Gestión de proyectos.

Contexto de posicionamiento: con el reposicionamiento de Koptup en sistemas RAG (ver Visión de producto), este producto queda formalmente en "Otras soluciones a medida", pero es el más cercano al producto principal. La demo ya hace la mitad de un RAG:

• sube PDF, DOCX y TXT;
• extrae el texto;
• genera resumen, etiquetas y entidades con IA;
• calcula embeddings;
• busca por significado y explica por qué coincide.

Debe venderse como "el archivo ordenado que alimenta tu asistente RAG": el RAG responde citando y el gestor documental organiza, versiona, retiene y controla quién ve qué. Por eso su prioridad es P1 y su backend es candidato a fusionarse con la ingesta del chatbot en un núcleo documental común (Fase 4).

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Resumen

Problema: en las empresas colombianas los contratos, las facturas, las hojas de vida, las actas y los soportes contables viven repartidos en carpetas compartidas, correos, WhatsApp y papel. Las consecuencias:

• Nadie encuentra la última versión.
• Los vencimientos de contratos se pasan.
• Los tiempos de retención no se cumplen.
• Responder a una auditoría, un requerimiento de la DIAN o de la Supersalud, o un proceso judicial toma días de búsqueda manual.

Para quién (cliente ideal en Colombia/LATAM):

• IPS y clínicas: anexos de historia clínica, consentimientos informados, soportes de facturación a EPS y respuestas a glosas.
• Firmas de abogados y áreas jurídicas: contratos, poderes, vencimientos y cláusulas de riesgo.
• Constructoras e inmobiliarias: escrituras, licencias, pólizas, actas de obra y planos.
• Áreas contables y financieras: facturas electrónicas (XML y PDF), soportes contables y certificados.
• Recursos humanos: hojas de vida, contratos laborales y afiliaciones.
• Entidades públicas y sus contratistas: radicación y tablas de retención documental (TRD).

Propuesta de valor: "Sube o reenvía tus documentos y el sistema los lee, los clasifica y te deja encontrarlos preguntando como hablas, con versiones, permisos y tiempos de retención en un solo lugar. Si lo conectas al asistente RAG, tu equipo obtiene respuestas que citan el documento y la página."

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Estado actual

Aspecto	Estado	Evidencia
Demo	Existe. Parcial: el núcleo llama al backend real y la capa "PRO" es maqueta	apps/web/src/app/demo/gestor-documentos/page.tsx usa useDocuments (apps/web/src/hooks/useDocuments.ts), que llama a /api/documents/*
Funciones reales	Listar, subir (arrastrar o seleccionar), favoritos, recientes, papelera con restauración, carpetas, renombrar, mover, búsqueda por texto, búsqueda semántica, "Explicar con IA" y "¿Por qué coincide?" (explain-similarity)	useDocuments.ts (11 llamadas a la API)
Funciones maqueta ("PRO")	OCR, extracción de cláusulas, comparar versiones, marca de agua, retención y retención legal, e-discovery, cifrado, firma por niveles y 5 canales de ingesta	components/OcrDrawer.tsx, ClausesDrawer.tsx, VersionsDiffModal.tsx, WatermarkToggle.tsx, RetentionPanel.tsx, RetentionBadges.tsx, EDiscoveryModal.tsx, EncryptionSettingsModal.tsx, SignatureMenu.tsx, UploadMenu.tsx
Backend	11 rutas montadas en /api/documents. El modelo Mongo Document guarda texto, etiquetas, resumen, entidades y embedding. El análisis usa gpt-4o-mini y los embeddings, text-embedding-ada-002. La extracción se hace con pdf-parse, mammoth y lectura de TXT/CSV. Los archivos van a S3 si está configurado; si no, al disco local del servidor (efímero en Railway)	apps/backend/src/routes/document.routes.ts, controllers/document.controller.ts (633 líneas), models/Document.ts, services/document-ai.service.ts, services/embedding.service.ts
Búsqueda semántica	Compara la consulta contra los embeddings de todos los documentos en la memoria del proceso. No hay índice vectorial	searchDocumentsBySemantic en document.controller.ts
OCR	No hay OCR real: un PDF escaneado no tiene capa de texto, así que queda sin resumen y sin búsqueda. El plan Básico promete "OCR básico Tesseract"	uploadDocument en document.controller.ts
Datos de ejemplo	Ninguno precargado. La vista inicial depende del estado del backend; en producción, error y contadores en 0 (captura de arriba)	—
i18n ES/EN	docManager (75 claves) en apps/web/messages/{es,en}.json y demoDocsPro (139) en apps/web/messages/demos/gestor-documentos.{es,en}.json. Los errores salen con alert() en español fijo	page.tsx (14 alert/console.error)
Tests	Ninguno, ni en el front ni en el backend de documentos	—
Tamaño	2.386 líneas en la carpeta de la demo (page.tsx 1.317 + 11 componentes), más 283 del hook y ≈ 1.160 del backend	wc -l
SEO y nombres	La metadata demo-gestor-documentos dice "Gestor Documental Médico | Organización de Archivos Clínicos" y afirma "Cumple normatividad de archivo clínico" (la rama rag-reposicionamiento lo conserva); el breadcrumb dice "Gestor Documental Médico". La demo se llama "DocuIA", la oferta "Gestor documental con IA" y el home "Gestor Documental"	apps/web/src/lib/seo-config.ts, layout.tsx, page.tsx
CTA	Solo el DemoCTA genérico del layout de /demo	apps/web/src/components/demo/DemoCTA.tsx
Catálogo	Mapeo correcto: offering gestor-documental → demo gestor-documentos. La semilla de Sistema de demos lo marca como "Backend real: No"; debe corregirse a "Parcial"	services-catalog.ts

Lo que hace bien: es una de las pocas demos con IA real. Con el backend funcionando, subir un contrato devuelve en segundos el resumen, las etiquetas y las entidades, y la búsqueda semántica encuentra documentos por significado y explica por qué. Además:

• La papelera se puede restaurar y la búsqueda por texto tiene debounce.
• La interfaz es moderna y la capa PRO tiene i18n completo.
• Los paneles PRO cuentan bien la historia "empresarial": retención por carpeta, retención legal, e-discovery y firma.

Problemas detectados (con ruta)

1. Primera impresión rota: error de carga visible y lista vacía. Sin un corpus de ejemplo, el visitante no puede probar la búsqueda semántica sin subir algo propio.
2. Controles decorativos:
   • El selector BM25 / Dense / Hybrid de DocsTopbar.tsx no cambia nada: searchMode no se usa en la búsqueda.
   • Los filtros de tipo y fecha (<select> en page.tsx) no tienen onChange.
   • Los interruptores de Configuración (procesamiento automático, búsqueda semántica, etiquetado) no se guardan ni tienen efecto.
3. Maquetas que contradicen el documento abierto:
   • OcrDrawer.tsx muestra siempre la misma factura ("Koptup Solutions S.A.S.", $5.940.000), sea cual sea el archivo.
   • ClausesDrawer.tsx muestra siempre las mismas 4 cláusulas de un contrato fijo.
   • La "vista previa" es un esqueleto gris: nunca se ve el documento.
   • La marca de agua lleva un nombre y una fecha fijos en el código.
4. Borrar pide un PIN que el prospecto no conoce: confunde y no reemplaza a los permisos por rol.
5. Promesas sin respaldo:
   • La metadata afirma "Cumple normatividad de archivo clínico".
   • La oferta lista "ECM enterprise (Documentum/OpenText)", "SAP ArchiveLink adapter", "eDiscovery legal" y "Retención WORM" sin que exista nada de eso.
   • La firma habla de niveles "eIDAS" (norma europea) en lugar de los conceptos colombianos: firma electrónica (Decreto 2364 de 2012) y firma digital con certificado de una entidad acreditada ante ONAC.
6. Enfoque mezclado: el SEO es médico, la demo es genérica (retención de Contratos, Facturas, RRHH, Marketing) y la oferta es genérica.
7. No escala al plan que se vende: búsqueda lineal en memoria y modelo de embeddings antiguo frente a 50.000 documentos al mes en Profesional.
8. Duplicación con el RAG:
   • El chatbot tiene su propia ingesta (apps/backend/src/routes/chatbot.routes.ts + data/chatbot-store).
   • Conviven dos servicios de embeddings (embedding.service.ts y embeddings.service.ts).
9. Textos del catálogo (apps/web/messages/offerings/gestor-documental.es.json):
   • Usan voseo ("Ordená, buscá y firmá", "Comprala").
   • La descripción es de plantilla ("Implementación a medida o suscripción SaaS mensual del producto…").
   • "Reportes mensuales del tier" aparece como relleno en Profesional, Avanzado y Enterprise.
   • Hay siglas sin explicar: IDP, DLP, BPMN, WORM.
   • El costoNote dice OCR "USD 30–10.000/mes" y el catálogo dice USD 50–20.000.

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Qué falta para que sea vendible

• Corpus de ejemplo precargado por sector: 20–25 documentos ficticios en español (contratos, facturas electrónicas, actas, hojas de vida, licencias), con análisis y embeddings precalculados. Así la búsqueda semántica funciona desde el primer segundo.
• Ver el documento: visor PDF real con el fragmento encontrado resaltado.
• OCR real para documentos escaneados, al menos en el modo con acceso aprobado.
• Retención explicada en lenguaje claro, ligada a tablas de retención documental (TRD) de ejemplo y marcada como ilustrativa.
• Puente explícito con el RAG: botón "Preguntar a estos documentos" que abre el asistente y responde citando.
• Endurecer y aislar el backend de la demo antes de promocionarla (ver tareas de la Fase 0).
• Quitar promesas no verificables, unificar el nombre y poner insignias "Incluido desde plan X".
• Precio coherente con los planes RAG (ver Planes y precios).
• CTA contextual, capturas y video de 60–90 s.

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Plan detallado

Landing /productos/gestor-documental

Sigue la estructura común de Landing de producto:

1. Hero:
   • Título: "Encuentra cualquier documento de tu empresa en segundos, preguntando como hablas".
   • Subtítulo: "Súbelos o reenvíalos por correo: la IA los lee, los resume y los clasifica. Versiones, permisos y tiempos de retención en un solo lugar."
   • CTA principal "Solicitar demo", secundario "Agendar llamada" y enlace "Probar con documentos de ejemplo".
2. Problemas que resuelve (3 tarjetas):
   • "¿Cuál es la última versión del contrato?"
   • Vencimientos y renovaciones que se pasan.
   • Auditorías y requerimientos que toman días.
3. Cómo funciona (3 pasos):
   1. Entran los documentos: carga web, buzón de correo de radicación, celular o escáner, Google Drive o SharePoint.
   2. La IA los lee y organiza: OCR, tipo de documento, fechas, NIT, partes y valores.
   3. Encuentras, compartes y firmas con permisos por carpeta.
4. Capturas y video:
   • Galería de 4: Archivo con carpetas y retención, Búsqueda por significado con fragmento resaltado, Visor con resumen y entidades, Factura escaneada con OCR.
   • Video de 60–90 s.
5. Por sector (pestañas). Las normas se citan como referencia y cada configuración la valida el archivista o asesor legal del cliente:
   • Salud: anexos de historia clínica y consentimientos (Res. 1995 de 1999 y Res. 839 de 2017).
   • Legal: contratos, vencimientos y cláusulas.
   • Contable: facturas electrónicas y soportes (conservación de libros y papeles del comerciante, Ley 962 de 2005).
   • Sector público: TRD y gestión de archivo (Ley 594 de 2000).
6. Con tu asistente RAG: bloque "Conecta tu archivo a un asistente que responde citando la fuente", con enlace a /rag y a los planes RAG.
7. Integraciones:
   • Google Drive, SharePoint y OneDrive.
   • Gmail y Outlook (buzón de radicación).
   • App de celular para escanear.
   • Firma electrónica.
   • Proveedores de factura electrónica DIAN (XML) y Siigo o Alegra (adjuntar soportes a comprobantes).
   • WhatsApp Business (recibir documentos de clientes).
   • Inicio de sesión con Google o Microsoft.
8. Planes y precios: "Compra / a medida" en COP, con USD de referencia a TRM_REFERENCIA = 3.300. SaaS como "Lista de espera" (DECISIÓN 7), con nota "candidato a SaaS junto con el RAG".
9. Preguntas frecuentes:
   • ¿Dónde quedan mis documentos y quién puede verlos?
   • ¿Funciona con documentos escaneados?
   • ¿Tiene validez legal un documento digitalizado? (Ley 527 de 1999, mensajes de datos).
   • ¿Cómo se manejan los datos sensibles de salud (Ley 1581)?
   • ¿Pueden migrar mis carpetas compartidas actuales?
   • ¿En qué se diferencia del asistente RAG y cómo se combinan?
   • ¿Cuánto cuestan el OCR y la IA al mes?
10. CTA final: formulario "Solicitar demo" con gestor-documental preseleccionado.

Demo interactiva (mejoras por pantalla/módulo)

Pantalla / componente	Agregar	Quitar / corregir	Datos de ejemplo
Carga inicial y estado vacío (page.tsx, useDocuments)	Corpus de ejemplo de solo lectura, cargado al entrar. Insignia "Datos de ejemplo". Si el backend falla: mensaje amable con botón "Reintentar" y corpus estático de respaldo	Texto crudo "Error al cargar documentos". Contadores en 0	"Constructora Altos del Río S.A.S." con 24 documentos (verificar en el RUES que no exista)
Menú lateral y carpetas (page.tsx, RetentionBadges.tsx)	Nombre y logo del prospecto en lugar de "DocuIA". Carpetas por serie documental del preset con una insignia de retención legible ("Se conserva 10 años")	"DocuIA". Políticas p3/p7/p10/perm sin explicación	Contratos, Facturas de proveedores, Actas de comité, Licencias y pólizas, Hojas de vida
Barra de búsqueda (DocsTopbar.tsx)	Un solo buscador con "Buscar por significado" activado por defecto. Filtros funcionales: tipo, fecha, carpeta, etiqueta y entidad (NIT o persona). Preguntas sugeridas	Selector BM25 / Dense / Hybrid (jerga, y no hace nada); moverlo a "Configuración técnica" si se conserva	"Contratos que vencen este trimestre", "Facturas de Ferretería El Puente por más de $10 millones", "Acta donde se aprobó el presupuesto de 2026"
Resultados de búsqueda semántica	Fragmento resaltado. Relevancia en palabras ("Muy relevante") en vez del número. "¿Por qué este resultado?" con la explicación cacheada en modo público	Puntaje de similitud crudo	—
Visor del documento (selectedDoc)	Visor PDF real (PDF.js) con la página del fragmento. Resumen IA, entidades (NIT, fechas, valores, partes) e historial de versiones real (v1, v2) que alimenta VersionsDiffModal.tsx. Botón "Preguntar a este documento" (puente RAG)	Esqueleto gris. Marca de agua fija: debe usar el nombre del prospecto o "Visitante" y la fecha actual	Contrato de obra v1 y v2 con cambio en la cláusula de plazo
OCR (OcrDrawer.tsx)	Mostrar la extracción del documento abierto: precalculada para el corpus y real (Tesseract) con acceso aprobado. Para facturas electrónicas: NIT del emisor, CUFE, fecha, subtotal, IVA y total	La misma factura fija para todos los archivos	Factura escaneada de un proveedor de materiales con IVA del 19 %
Cláusulas (ClausesDrawer.tsx)	Solo en contratos. Cláusulas del contrato abierto: renovación automática, cláusula penal, terminación anticipada y confidencialidad, con fragmento y nivel de riesgo	Las 4 cláusulas fijas	3 contratos del corpus con riesgos distintos
Retención (RetentionPanel.tsx)	TRD de ejemplo por serie con disposición final (conservar, eliminar, seleccionar). Retención legal sobre una carpeta. Nota visible "Tiempos ilustrativos: se configuran con la TRD de tu empresa"	Filas fijas sin fuente	—
E-discovery, cifrado y firma (EDiscoveryModal.tsx, EncryptionSettingsModal.tsx, SignatureMenu.tsx)	Renombrar e-discovery a "Paquete para auditoría o proceso legal" (exporta un ZIP simulado con índice CSV). Insignia "Plan Avanzado/Enterprise". La firma enlaza a la demo de Firma electrónica y usa los conceptos colombianos (firma electrónica / firma digital)	Niveles "eIDAS"	—
Ingesta (UploadMenu.tsx)	Mantener los 5 canales como explicación. En modo público, "Subir" ofrece "Prueba con tu documento": el flujo del RAG con email y Ley 1581, borrado a la hora. Con acceso aprobado, la subida va al espacio del prospecto	Subida directa sin acceso	Dirección ficticia de radicación radicacion@altosdelrio.example
Papelera y borrado	Confirmación normal; los permisos se validan en el servidor	Modal de PIN	—
Configuración (renderSettingsView)	Uso de almacenamiento y documentos del mes contra el límite del plan	Interruptores sin efecto (o hacerlos reales)	—
Global	Insignias "Incluido desde plan X". Banner "Solicita tu demo guiada". CTA contextual con gestor-documental. Reemplazar alert() por avisos de la interfaz. Dividir page.tsx	DemoCTA genérico	—

Recorrido guiado (5 pasos, menos de 3 minutos):

flowchart LR
  A["1. Archivo ya clasificado"] --> B["2. Buscar por significado"]
  B --> C["3. Contrato: resumen y cláusulas"]
  C --> D["4. Factura escaneada con OCR"]
  D --> E["5. Preguntar a estos documentos (RAG)"]
  E --> F["CTA: Prueba con tu documento o Solicitar demo"]

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Ver diagrama como imagen

1. Archivo clasificado: 24 documentos de "Constructora Altos del Río" ya ordenados por carpeta, con etiquetas y tiempo de retención.
2. Buscar por significado: "contratos con renovación automática que vencen en 2026" devuelve 3 resultados con el fragmento resaltado y el porqué.
3. Contrato: resumen IA, partes, valor ($1.280 M COP) y fechas. Cláusulas de riesgo: la penal es del 20 %.
4. Factura escaneada: el OCR extrae NIT, CUFE y total; el documento se archiva en "Facturas de proveedores", que se conserva 10 años.
5. Preguntar a estos documentos: "¿Qué pólizas vencen antes de diciembre?" → respuesta del asistente RAG citando documento y página. Cierre con "Prueba con tu documento" / "Solicitar demo guiada".

Acceso y solicitud de demo

• Modo recomendado: publico en modo muestra:
  • Corpus precargado de solo lectura.
  • Análisis, "Explicar" y "¿Por qué coincide?" precalculados y cacheados.
  • El único costo en vivo es el embedding de cada consulta, con límite de uso por visitante.
  • Así la demo sirve de imán SEO ("gestor documental", "gestión documental con IA") sin exponer costos.
  • Banner "Solicita tu demo guiada" (DECISIÓN 1).
• Subir documentos propios sin registro: se redirige a "Prueba con tu documento" del RAG: email + autorización Ley 1581, 3 documentos por IP al día y borrado a la hora. Es el mismo flujo que ya define la página Sistemas RAG.
• Qué obtiene al solicitar (flujo de Sistema de demos):
  • Sesión guiada de 45 min.
  • Espacio propio y aislado (DemoGrant) con su marca y su preset de sector.
  • Cupo de 50 documentos y 200 consultas de IA, con OCR real.
  • Vigencia de 14 días; al vencer o revocarse, los documentos se borran automáticamente y queda un evento de auditoría.
  • Advertencia visible: no subir historias clínicas ni datos sensibles reales; para salud se usa el corpus sintético.
• Qué ve el visitante antes de solicitar: la landing con capturas y video de 60–90 s, y la demo en modo muestra con el tour.
• Prospecto aprobado (Portal › Mis demos, ver Portal del cliente): tarjeta "Gestor documental — " con días restantes, cupo usado (documentos y consultas) y los botones "Abrir demo", "Agendar llamada" y "Solicitar propuesta".
• Eventos DemoEvent:
  • Apertura, pasos del tour y documento abierto.
  • Búsquedas: solo el modo y la longitud, nunca el texto de la consulta.
  • Paneles OCR y cláusulas abiertos.
  • Documentos subidos: conteo y tamaño, sin contenido.
  • Clic en cada CTA.

Personalización por cliente

Sin código, desde Admin › Solicitudes de demo › Aprobar (o Admin › Demos › Personalizar). Se guarda en DemoGrant.personalizacion. Ver Panel de administración.

Campo	Efecto en la demo
Logo, color y nombre de la empresa	Reemplazan "DocuIA" en el menú lateral, la marca de agua y la dirección ficticia de radicación
Sector (preset)	Carga el corpus, las carpetas, las entidades a extraer y la TRD de ejemplo: Salud (IPS), Legal, Construcción e inmobiliario, Contable y financiero, Sector público
Series documentales (opcional, hasta 8)	Nombres de las carpetas que usa su empresa
Cupos del grant	Documentos y consultas de IA permitidas (por defecto 50 y 200)
Idioma (es/en)	Textos y corpus

Implementación:

• El corpus de cada sector vive en apps/backend/src/demo-fixtures/gestor-documentos/<sector>/: PDF, metadatos, análisis y embeddings precalculados, generados una vez con un script.
• La demo pide GET /api/demo-access/gestor-documentos (DECISIÓN 3) para saber el preset y si hay grant.
• Las rutas de documentos filtran siempre por el espacio del grant o del corpus de ejemplo.
• Los nombres de empresas ficticias se verifican en el RUES.

Producto real

Alcance MVP — modalidad compra (Básico/Profesional, 4–9 semanas):

• Ingesta: carga web, buzón de correo de radicación, captura desde el celular (PWA con cámara), sincronización con Google Drive y SharePoint/OneDrive, y API.
• Procesamiento:
  • Extracción de PDF, DOCX, XLSX e imágenes.
  • OCR con Tesseract en Básico y AWS Textract, Google Document AI o Azure Document Intelligence en Profesional.
  • Clasificación por tipo, extracción de entidades (NIT, cédula, CUFE, fechas, valores, partes) y resumen.
  • Tope de costo de IA por cliente.
• Búsqueda:
  • Texto completo más búsqueda semántica sobre un índice vectorial (MongoDB Atlas Vector Search o pgvector), con filtros por metadatos.
  • Los permisos se aplican antes de devolver resultados.
• Organización: carpetas o series documentales, metadatos, versiones, papelera, retención por TRD con disposición final, retención legal y alertas de vencimiento (contratos, pólizas, licencias).
• Seguridad y cumplimiento:
  • Roles por carpeta y enlaces para compartir con vencimiento.
  • Auditoría de accesos y cifrado en reposo.
  • Autorización siempre en el servidor.
  • Ley 1581 (datos sensibles de salud con controles reforzados) y Ley 527 de 1999 (mensajes de datos).
  • Firma electrónica (Decreto 2364 de 2012) mediante Firma electrónica.
• Integraciones típicas en Colombia: descarga de XML de factura electrónica desde el proveedor tecnológico o el buzón; Siigo o Alegra (adjuntar soportes a comprobantes); WhatsApp Business para recibir documentos de clientes.
• Avanzado/Enterprise:
  • Radicación con consecutivo y ventanilla única para entidades públicas, con TRD y cuadro de clasificación (SGDEA).
  • Flujos de aprobación y paquetes para auditoría.
  • Integración con el ERP o el archivo corporativo existente (en lugar de prometer Documentum, OpenText o SAP ArchiveLink).
• Puente RAG: el mismo núcleo de ingesta alimenta el asistente RAG del cliente. Consolidar document.controller.ts, document-ai.service.ts y la ingesta de chatbot.routes.ts en un núcleo documental compartido: extracción, OCR, fragmentación, embeddings con un modelo actual e índice vectorial.

SaaS (DECISIÓN 7): hoy no hay base multi-tenant ni cobro recurrente, así que se muestra "SaaS: lista de espera". Al compartir el núcleo con el chatbot RAG, es candidato natural a segundo producto SaaS (Fase 4). Requisitos:

• Aislamiento por cliente: prefijo de almacenamiento, tenantId en cada consulta e índice vectorial por cliente.
• Medición de documentos al mes y de almacenamiento contra el plan.
• Cobro recurrente con Wompi o PayU (COP) y Stripe (USD).
• Copias de seguridad, región de los datos declarada y acuerdo de encargo de tratamiento de datos.

Planes y precios

Precios actuales del catálogo (apps/web/src/lib/services-catalog.ts, entrada gestor-documental; COP):

Plan	Compra: setup	Compra: mantenimiento/mes	SaaS: setup	SaaS: mes	Volumen incluido	Usuarios admin / finales	Cuentas	Almacenamiento	Implementación	Costos del cliente al proveedor (USD/mes)
Básico	$35.000.000	$3.200.000	$2.900.000	$1.190.000	2.000 documentos/mes	5 / 100	1	20 GB	2–5 semanas	50–250 (hosting, S3, OCR básico)
Profesional	$90.000.000	$8.000.000	$6.900.000	$2.890.000	50.000 documentos/mes	25 / 2.000	1	200 GB	5–9 semanas	300–1.500 (OCR avanzado, LLM de clasificación)
Avanzado	$210.000.000	$18.000.000	$12.900.000	$5.490.000	500.000 documentos/mes	75 / 25.000	5	1.000 GB	9–14 semanas	1.500–6.000 (almacenamiento por niveles, IDP)
Enterprise	$450.000.000	$35.000.000	$0 (se muestra "Personalizado")	$9.890.000	5 M+ documentos/mes	Ilimitado	Ilimitado	Ilimitado	12–20 semanas	5.000–20.000 (archivo de cumplimiento, DLP)

• Horas de evolutivos incluidas por mes: 5 / 12 / 25 / 50.
• Soporte: correo 24 h hábiles / + WhatsApp 4 h / + Slack Connect 2 h / tickets con SLA de 1 h.
• Ciclos SaaS: semestral −10 %, anual −20 %.
• Referencia en USD con TRM 3.300: setup de compra ≈ USD 10.610 / 27.270 / 63.640 / 136.360; SaaS ≈ USD 360 / 880 / 1.660 / 3.000 al mes.

Recomendaciones de claridad:

1. Choque con los planes RAG. El RAG Esencial cuesta $9,9 M de setup + $1,49 M al mes e incluye hasta 1.000 documentos, citas, hosting y 3.000 preguntas al mes. El Gestor documental Básico pide $35 M de setup (3,5 veces más) por algo que el cliente percibe como parecido. El dueño debe elegir una de dos opciones:
   • (a) Venderlo como complemento "Archivo documental" sobre RAG Profesional o Empresarial (versiones, retención, permisos por carpeta, OCR, radicación), con precio incremental.
   • (b) Mantenerlo como plan propio, pero con un "Piloto documental" de 2 semanas (una serie documental, hasta 500 documentos, búsqueda e informe) análogo al Piloto RAG.
2. Mantenimiento de compra incoherente:
   • 12 × $3,2 M = $38,4 M al año, el 110 % del setup Básico.
   • Es 2,7 veces la cuota SaaS ($1,19 M).
   • Costo total a 12 meses del Básico: compra $73,4 M vs SaaS $17,2 M.
   • El dueño debe pasarlo a un % anual del setup o a una bolsa de horas, y decir qué incluye.
3. SaaS → "Lista de espera" hasta la Fase 4. Enterprise SaaS setup: mostrar "A convenir" en lugar de "Personalizado".
4. Bullets en lenguaje de cliente, sin relleno ni marcas que no se integran:
   • Básico: "Hasta 2.000 documentos al mes · Carga web y por correo · Lectura de escaneados (OCR) · Búsqueda por texto y por significado · Carpetas y permisos".
   • Profesional: "+ Hasta 50.000 documentos al mes · OCR avanzado para facturas y formularios · Sincronización con SharePoint o Google Drive · Firma electrónica · Alertas de vencimiento".
   • Avanzado: "+ Clasificación automática por tipo · Flujos de aprobación · Tiempos de retención por serie (TRD) · Conexión con tu asistente RAG".
   • Enterprise: "+ Radicación y ventanilla única · Paquetes para auditoría y procesos legales · Integración con tu ERP o archivo corporativo · Gerente de proyecto".
   • Quitar las menciones de "Documentum/OpenText", "SAP ArchiveLink" y "Reportes mensuales del tier".
5. Un solo nombre: "Gestor documental con IA" en la oferta, la demo (no "DocuIA"), el home y el SEO. Quitar "Médico" y "Cumple normatividad de archivo clínico" de la metadata; la variante de salud vive en la landing sectorial /rag/salud.
6. costoNote alineado con el catálogo (USD 50–20.000) y expresado también en pesos.

Detalle de la política comercial común en Catálogo de productos y Comercial, marketing y legal.

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Tareas

#	Tarea	Fase	Prioridad	Esfuerzo	Criterio de aceptación
1	Auditar y exigir autenticación y autorización en el servidor en el módulo de documentos, como en el resto de la API; separar los documentos por usuario o DemoGrant; reemplazar el PIN de borrado por permisos por rol	Fase 0 — Endurecimiento	P0	M	Pruebas de integración: cada espacio solo ve y modifica sus propios documentos; las acciones de escritura exigen sesión o grant válido
2	Límites de costo y de uso (rate-limit) en las funciones de IA de documentos (análisis, embeddings, explicar), con tope diario configurable	Fase 0 — Endurecimiento	P0	S	Al superar el tope, la API responde con un aviso claro y no llama al proveedor; el gasto diario queda registrado
3	Almacenamiento de objetos obligatorio en producción (S3, R2 o GCS) y borrado automático de los documentos de grants vencidos	Fase 0 — Endurecimiento	P0	S	Ningún archivo queda en el disco del servidor; un grant revocado deja 0 documentos en ≤ 1 h
4	Corregir el error de carga en producción; estado de error amigable con "Reintentar" y respaldo estático	Fase 0 — Endurecimiento	P0	S	La demo en producción muestra el corpus en < 2 s; con el backend caído muestra el respaldo, nunca "Error al cargar documentos"
5	Unificar el nombre y corregir el SEO (sin "Médico" ni "Cumple normatividad"); reescribir los textos del offering (tuteo, bullets de cliente, sin relleno, costoNote alineado)	Fase 1 — Funnel y solicitud de demos	P1	S	gestor-documental.{es,en}.json sin voseo ni "tier"; metadata y breadcrumb sin afirmaciones de cumplimiento
6	Decidir con el dueño el empaquetado frente al RAG (complemento "Archivo documental" o plan propio + "Piloto documental") y el modelo de mantenimiento	Fase 1 — Funnel y solicitud de demos	P1	S	Decisión registrada en Catálogo de productos; la landing muestra la opción elegida y su precio
7	Landing /productos/gestor-documental con las 10 secciones de este plan y enlace cruzado desde /rag	Fase 1 — Funnel y solicitud de demos	P1	M	Página publicada; "Solicitar demo" abre el formulario con gestor-documental preseleccionado; /rag enlaza a la landing
8	DemoCatalogItem gestor-documentos en publico (modo muestra), subida y OCR habilitados solo con DemoGrant y cupos, eventos DemoEvent; corregir "Backend real" en la semilla	Fase 1 — Funnel y solicitud de demos	P1	M	Sin grant, "Subir" lleva a "Prueba con tu documento"; con grant, el documento 51 muestra "cupo agotado"
9	Corpus de ejemplo para 5 sectores (20–25 documentos ficticios cada uno) con análisis y embeddings precalculados	Fase 2 — Demos vendibles	P1	M	La búsqueda "contratos que vencen este trimestre" devuelve ≥ 2 resultados correctos en cada sector sin llamar al LLM
10	Visor PDF real con fragmento resaltado; filtros funcionales; retirar el selector BM25/Dense/Hybrid de la vista principal	Fase 2 — Demos vendibles	P1	M	Abrir un resultado muestra la página con el fragmento resaltado; los filtros cambian la lista
11	OCR y cláusulas ligados al documento abierto (precalculados en el corpus, Tesseract real con grant); marca de agua dinámica; retención con TRD de ejemplo y nota de "ilustrativo"	Fase 2 — Demos vendibles	P2	M	Abrir dos facturas distintas muestra NIT y totales distintos; ningún dato fijo de "Koptup" en los paneles
12	Tour guiado de 5 pasos, botón "Preguntar a estos documentos" (puente al RAG) e insignias "Incluido desde plan X"	Fase 2 — Demos vendibles	P1	M	Tour completable en < 3 min; el paso 5 muestra una respuesta con cita de documento y página
13	Personalización desde el DemoGrant (logo, nombre, sector, series, cupos), 4 capturas y video de 60–90 s	Fase 2 — Demos vendibles	P2	M	Con grant se ve la marca del prospecto en lugar de "DocuIA"; capturas y video publicados en la landing
14	Tests del controlador de documentos (aislamiento, cupos, borrado) y smoke test de la demo ejecutándose en CI; page.tsx dividido y sin alert()	Fase 0 — Endurecimiento	P2	S	Los tests pasan en CI; page.tsx < 300 líneas; 0 llamadas a alert()
15	Núcleo documental compartido con el chatbot RAG (ingesta, OCR, fragmentación, embeddings actuales, índice vectorial) con tenantId	Fase 4 — Productos SaaS reales	P2	XL	El gestor documental y el chatbot RAG usan el mismo servicio de ingesta; búsqueda p95 < 1 s con 50.000 documentos por cliente

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Métricas de éxito

Son metas iniciales a validar con datos reales; no son resultados actuales.

• 0 errores de carga visibles en la demo de producción (monitoreo diario) y búsqueda p95 < 2 s sobre el corpus de ejemplo.
• ≥ 50 % de los visitantes de la demo hacen al menos una búsqueda por significado, y ≥ 40 % completan 3 pasos del tour.
• Conversión landing → solicitud de demo ≥ 3 %.
• ≥ 30 % de los prospectos con acceso aprobado suben ≥ 5 documentos propios durante la vigencia.
• Costo de IA por grant ≤ USD 2 y costo diario del modo público dentro del tope configurado.
• ≥ 20 % de las oportunidades de gestor documental incluyen un plan RAG (venta cruzada).
• Primer contrato (o piloto documental pagado) en los 6 meses siguientes a la Fase 2.