MS_OutlookForDynamicsCRM

Outlook用Microsoft Dynamics CRM

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概要

Outlook 用 Microsoft Dynamics CRM で
Web クライアントと同じデータにアクセスできる。

移行メモ（提供終了）: この Outlook 用クライアント（アドイン）は
Dynamics 365 では提供終了しており、後継は
Dynamics 365 App for Outlook（Office アドイン形式）である。
後継はブラウザ技術で作られており、
本ページで扱うオフライン機能
（ローカルに SQL Server Express を持つ）は持たない。
本ページは設置型 CRM 2013 / 2015 時代の記録として残す。

互換性

Outlook 用 Microsoft Dynamics CRM 2011 は、
Dynamics CRM Server 2013 と組み合わせて使用可能。

補足: CRMのアップグレード（2011→2013）の
「段階的なロールアウト」の根拠になっている互換性である。
サーバを先、クライアントを後という順序が守られる限りにおいて成立する。

オフライン機能

• インストール時、オフライン機能を有効にする。

  • オフライン機能がインストールされる。
  • SQL Server 2008 Express がインストールされる。

• インストール後、オフラインにするでオフラインに移行。

  • オフライン機能を使用できるのは 1 人だけ。

補足: CRMのクライアント要件で
「複数人のユーザが PC を共有する」シナリオが
オンライン機能側にのみ挙げられているのは、この「1 人だけ」という制約による。

ハードウェア・ソフトウェア要件

ハードウェア要件

• Outlook 用 Microsoft Dynamics CRM のハードウェア要件
  https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/Hh699680.aspx

ソフトウェア要件

• Outlook 用 Microsoft Dynamics CRM のソフトウェア要件
  https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/Hh699818.aspx

展開方法

• プログラムの配付技術

手動インストール

• 管理者権限が必要（CRM ユーザである必要はない）
• CRM ユーザは各自、構成ウィザードを実行する。

インストーラーのダウンロード リンク

• Dynamics CRM の Web 画面にダウンロード リンクを表示する。

  • ［設定］→［管理］→［システムの設定］→［Outlook］タブを選択。
  • メッセージ バーに "Outlook 用 CRM の取得" オプションを表示で［いいえ］。
  • ［OK］を選択して、システムの設定を閉じる。

• インストールを実行する CRM ユーザは管理者権限が必要

• CRM ユーザは各自、構成ウィザードを実行する。

移行メモ: 元ページの手順は「表示で［いいえ］」となっているが、
ダウンロード リンクを表示する手順として読むなら
［はい］が自然に見える。
元ページの記載どおりに残すが、実際の操作時は画面の文言を確認すること。

GPO による展開

• グループ ポリシー ソフトウェア インストールを使用する。

  • 公開
  • 割り当て

• 管理者権限が不要

SCCM による展開

• System Center（Configuration Manager）

構成マネージャを使用し、構成設定のスクリプトを作成。

補足（3 つの展開方法の選び分け）: プログラムの配付技術の
一般論がそのまま当てはまる。

方法	管理者権限	規模	構成の自動化
手動	各ユーザに必要	小	不可（各自でウィザード）
GPO	不要	中	一部
SCCM	不要	大	可（スクリプト）

「管理者権限が不要」という点が実務では大きく、
一般ユーザに管理者権限を配らない組織では
GPO 以上が事実上の必須になる。

インストール

• Outlook 用 CRM のインストール
  https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/Hh699760.aspx

準備

• 管理者権限が必要（CRM ユーザである必要はない）
• CPU アーキテクチャに一致したセットアップファイルを準備
• セットアップファイル（Setupclient.exe）をダブルクリック

補足: 「CPU アーキテクチャに一致した」というのは、
Outlook のビット数に合わせるという意味である。
VBA移行 や
CRMのクライアント要件で述べた
32bit / 64bit の一致要件と同じ話で、
CRMのアップグレード（2011→2013）にも
「異なる CPU アーキテクチャ間でのアップグレードはサポートされていない」と
記載されている。

使用許諾契約書

［使用許諾契約書に同意する］を選択し、［次へ］を選択。

更新プログラムの確認

［推奨される更新プログラムを取得します］ページで、
Microsoft Update を使用するかどうかを選択し［次へ］をクリック。

※ Microsoft Update は、全てのソフトウェアに適用される。

インストールの選択

インストール

［インストール］を選択。

オプション

［オプション］→［インストールのカスタマイズ］ページ

• オフライン機能を使用する場合

  • ［オフライン機能］→［インストール］を選択する。
    ※ プロセッサとメモリの要求が高くなる。

• インストール場所を変更する場合

その後、

• インストールの進行状況
• インストールの完了

セットアップ ログファイル

ログファイルの既定の場所

• %LocalAppData%\Microsoft\MSCRM\Logs

構成

構成ウィザード

起動方法

• インストール後に Outlook を再起動

• ［スタート］→［すべてのプログラム］
  →［Microsoft Dynamics CRM］→［構成ウィザード］

• Outlook の CRM タブ →［Microsoft Dynamics CRM の構成］

設置型・ホスト型の構成

• ［組織の構成］ページのサーバ URL に組織の URL を入力

  • http://crmserver
  • http://crmserver:5555

• 認証を変更する場合、［変更］をクリックする。

• ［接続テスト］をクリックすると、
  ユーザ名に関連付けられている組織の名前が組織一覧に読み込まれる。

• 当該する組織を選択し［OK］をクリックする。

• 選択した組織が［Microsoft Dynamics CRM の組織の管理］ページに表示される。

• ［閉じる］をクリックする。

オンラインの構成

• ［組織の構成］ページで候補リストをクリックし、［CRM Online］を選択する。

• ［変更］をクリックする（必要に応じて［接続テスト］をクリックする）。

• サインイン ページで、ユーザアカウントを入力すると、
  ユーザ名に関連付けられている組織の名前が組織一覧に読み込まれる。

• 当該する組織を選択し［OK］をクリックする。

• 選択した組織が［Microsoft Dynamics CRM の組織の管理］ページに表示される。

• ［閉じる］をクリックする。

移行メモ（正誤）: 元ページの見出し「オンラン」は「オンライン」の脱字、
本文の「入力してすると」は「入力すると」の誤記と判断し、修正した。

複数の組織の構成

同期対象の組織

1 つだけ。

• 同期対象外の組織には以下の制限事項が適用される。
  • 同期が実行されない。
  • オフライン移行できない。
  • アイテムの追跡は適用されない。

追加

• 構成ウィザードを起動する。
• 組織の詳細を入力する。
• ［組織の構成］ページで［この組織と同期する］チェック ボックスをオン。

変更

• 構成ウィザードを起動する。

• ［Microsoft Dynamics CRM の組織の管理］ページで、
  同期対象の組織を選択して［編集］をクリックする。

• ［組織の構成］ページで［この組織と同期する］チェック ボックスをオン。

※ 過去に同期された他の組織のデータは削除されません。

補足（同期先が 1 つである理由）: Outlook 側の
予定表・連絡先・タスクは 1 セットしかないため、
複数の組織と同時に同期するとどちらの予定か区別できなくなる。
複数組織を扱うユーザ（コンサルタントなど）は、
参照は複数組織、同期は 1 組織という使い分けになる。

ユーザ電子メール設定の構成

メールの管理方法

送受信されるメールの管理方法はユーザ単位で構成できる。

• Web アプリケーションの［設定］→［電子メールアクセス構成］
• メールボックス レコードに対して設定を行う。

メールの処理

電子メールの処理には以下を使用できる。

• サーバー側同期
• E-mail Router
• Outlook 用 Microsoft Dynamics CRM

推奨

Outlook 用 Microsoft Dynamics CRM がなくてもメール処理できるように、

• サーバー側同期
• E-mail Router

の使用を推奨。

また、キューに送信されたメールを管理するには、

• サーバー側同期
• E-mail Router

が必要になる。

補足（著者の推奨は妥当）: クライアント側の処理は
Outlook が起動している間しか動かない。
休暇中の担当者宛のメールが取り込まれない、
キュー（共有の受信箱）が処理されない、といった
業務の穴が生じるため、サーバ処理システムを併用するのが原則になる。
CRMの電子メールの管理の
「1 つのサーバ処理システムとクライアント処理システムの組み合わせが可能」
という組合せ規則は、この使い方を想定している。

コマンドラインで

• コマンド プロンプトを使用した Outlook 用 Microsoft Dynamics CRM のインストール
  https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/Hh699665.aspx

コマンドラインでのインストール

コマンドラインでインストール可能

必要な情報は、

• コマンドライン パラメータ
• XML 構成ファイル

で、セットアップファイル（Setupclient.exe）に渡す。

コマンドラインでの構成

コマンドラインで構成可能

必要な情報は、

• コマンドライン パラメータ
• XML 構成ファイル

で、Microsoft.Crm.Application.Outlook.ConfigWizard.exe に渡す。

コマンドの既定の場所

• C:\Program Files\Microsoft Dynamics CRM\Client\ConfigWizard\

補足: 前述の SCCM による展開で
「構成設定のスクリプトを作成」とあるのは、この 2 つを組み合わせることを指す。
インストールと構成の両方を無人化できるため、
ユーザに構成ウィザードを実行させずに済む。

オフライン機能

• オフライン作業の機能
• オンライン ←→ オフラインの移行
• データ フィルターを使用した同期オプション

機能

CRM Server と切断された状態で CRM のデータを使用できる。

オフライン作業の条件

• 処理がクライアント側で実行される。
  • データは同期により SQL Server 2008 Express データベースに格納される。
• 再生グラフというローカルストアに更新が行われる。
  • オンラインに戻った時に同期するためのキュー。

状態の移行

• オフラインへ

  • Outlook の［オフラインにする］をクリックした場合
    • データの同期が実行される。
  • CRM Server との接続が失われた場合
    • データの同期が実行されない（前回同期した状態）

• オンラインへ

  • Outlook の［オンラインにする］をクリックした場合
  • CRM Server との接続が失われた後、接続が復元された場合

同期

• データ同期（オフライン移行時）

  • 方法
    • Outlook の［オフラインにする］をクリックした場合
    • 個人オプション → x 分おきにローカルデータを更新する
      （ユーザ設定では最小の更新頻度は 15 分、管理者はより短い間隔を設定可能）
  • データ同期フィルター
    （オフラインで利用するデータ、更新するデータなどを設定できる。）
    • オンライン同期フィルターの表示と変更
      CRM と Outlook または Exchange の間で同期するレコードの選択
      http://www.microsoft.com/ja-jp/dynamics/crm-customer-center/choose-the-records-to-synchronize-between-crm-and-outlook-or-exchange.aspx
    • オフライン同期フィルターの表示と変更
      Outlook 用 CRM でオフラインで使用するレコードを選択します
      http://www.microsoft.com/ja-jp/dynamics/crm-customer-center/choose-records-to-work-with-offline-in-crm-for-outlook.aspx
    • Outlook と CRM の間で同期されるフィールドを表示
      http://www.microsoft.com/ja-jp/dynamics/crm-customer-center/view-the-fields-that-are-synchronized-between-crm-and-outlook.aspx

• 変更の同期（オンライン移行時）

  • 方法

    • ローカルの再生グラフが再生され、サーバーが更新される。
    • フィールドレベル、オンライン移行時の後勝ち仕様

  • 変更内容の検証プロセス

    • オフライン中に特権が削除されていた場合、変更は適用されない。
    • 解決済みの営業案件・サポート案件への更新は適用されない。

補足（「後勝ち」であることの意味）: フィールド レベルで後勝ちという仕様は、
競合を検出せず、黙って上書きするということである。
A さんがオフラインで編集している間に B さんが同じ項目を変更していた場合、
A さんがオンラインに戻った時点で B さんの変更が消える。

救いはフィールド単位である点で、
別々の項目を編集していれば両方残る。
それでも、オフライン運用を許可する場合は
この上書きが業務上許容できるかを確認しておく必要がある。
CRMのクライアント要件で
「企業のポリシーによってオフラインでの使用がサポートされていない場合」
という但し書きがあるのは、情報漏洩だけでなく
こうした整合性の観点も含まれると読める。

補足（特権チェックがオンライン復帰時に行われる）: 「オフライン中に
特権が削除されていた場合、変更は適用されない」というのは、
CRM セキュリティモデルの作成の権限が
オフライン中は古いままであることを意味する。
退職者の端末がオフラインのまま残っていれば、
そこには業務データの複製が残り続ける。
オフライン機能を有効にする場合、
端末の回収・データ消去まで含めた退職処理が必要になる。

• 参考
  • Outlook または Exchange でのデータの同期に関する FAQ
    http://www.microsoft.com/ja-jp/dynamics/crm-customer-center/synchronizing-data-with-outlook-or-exchange-faq.aspx
  • CRM と Outlook または Exchange の間の追跡および同期に影響する個人用オプションの設定
    http://www.microsoft.com/ja-jp/dynamics/crm-customer-center/set-personal-options-that-affect-tracking-and-synchronization-between-crm-and-outlook-or-exchange.aspx

参考

• 本 Wiki 内
  • CRMの電子メールの管理
  • CRM サーバー側同期
  • CRM E-mail Router
  • CRMのクライアント要件
  • CRMのアップグレード（2011→2013）
  • プログラムの配付技術

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Tags: Dynamics CRM