Assistent Agenda

English: Assistant Agenda Planner

Der „Agenda-Assistent“ erstellt eine gegliederte Tagesordnung für eine Besprechung, ein Seminar, einen Workshop oder eine Konferenz, mit Zeitfenstern, organisatorischen Hinweisen und Hinweisen für die Moderation.

So nutzen Sie ihn

1. Öffnen Sie „Assistenten“ → „Agenda-Assistent“.
2. Beschreiben Sie die Veranstaltung:
   • „Besprechungsname“ und „Thema“.
   • „Inhaltsverzeichnis“: die Punkte, die behandelt werden sollen, einer je Zeile, jeweils mit einem Bindestrich (-) am Anfang. „Inhaltsverzeichnis aus Datei laden“ lädt sie aus einer Datei.
   • „(Optional) Auf welche Themen sollte der Fokus liegen?“ und „(Optional) Welche Themen sollten nur kurz angesprochen werden?“: Wählen Sie aus Ihrer Liste.
   • „Zielsetzung“: was die Veranstaltung erreichen soll.
   • „Moderator“: wer die Veranstaltung leitet.
   • „Dauer“, zum Beispiel „2 Stunden“ oder „2 Tage (erster Tag 8 Stunden, dann 4 Stunden)“.
   • Die Startzeit, zum Beispiel „9:00 Uhr“. Bei mehrtägigen Veranstaltungen nennen Sie die Startzeit jedes Tages.
   • „(Optional) Wer präsentiert?“: eine Person je Zeile, jeweils mit einem Bindestrich am Anfang.
3. Beschreiben Sie die Teilnehmenden:
   • „Müssen sich die Teilnehmer zuerst kennenlernen?“
   • „Anzahl der Teilnehmer“: von „2 (Peer-to-Peer)“ bis „1.000+ (Großveranstaltung)“.
   • „Sollten die Teilnehmer passiv oder aktiv eingebunden werden?“: Vorträge und Präsentationen oder Diskussionen und Formate wie ein World Café.
4. „Handelt es sich um eine virtuelle Veranstaltung, z. B. einen Anruf oder ein Webinar?“ Falls nicht, ergänzen Sie den „Standort“ und entscheiden über ein gemeinsames Abendessen, eine gemeinsame Aktivität, An- und Abreise und die Länge der Mittags- und Kaffeepausen.
5. Wählen Sie die „Zielsprache“ der Tagesordnung.
6. Wählen Sie einen Anbieter und klicken Sie auf „Agenda erstellen“.

Das Ergebnis

• Die Tagesordnung mit einem Titel und Zeitfenstern wie „09:00 - 09:05 (5 Minuten): Begrüßung“, samt Pausen und, bei Veranstaltungen vor Ort, Abendessen und gemeinsamen Aktivitäten.
• Organisatorische Hinweise, etwa zum Raum und zur Technik.
• Hinweise für die Moderation.

Der Assistent plant Zeit für Fragen ein und schlägt passende Formate vor, etwa World Café, Fishbowl oder BarCamp. Behandeln Sie die Tagesordnung als Entwurf und passen Sie die Zeiten an Ihre Veranstaltung an.

Optionen

In „Assistent: Optionen für den Terminplaner“ lässt „Agendaoptionen vorauswählen?“ Sie mit Ihren üblichen Werten beginnen: Name, Thema, Zielsetzung, Moderation, Dauer, Startzeit, Teilnehmende, Standort, Pausen, Sprache, Profil und Anbieter. Nützlich, wenn Sie oft ähnliche Veranstaltungen planen.

Tipps

• Der Assistent kennt das heutige Datum nicht. Brauchen Sie Daten oder Wochentage in der Tagesordnung, ergänzen Sie sie selbst.
• Mit dem Assistenten E-Mail schreiben Sie die Einladung.

Wie es weitergeht

• Assistenten